¿Tiene problemas de rendimiento o no cumple con los objetivos? Descubra cómo el análisis de las necesidades de capacitación (TNA) ayuda a identificar las brechas de habilidades y a crear un equipo más fuerte y capaz.
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¿Están sus empleados aprendiendo las habilidades adecuadas o simplemente se mantienen ocupados?
Incluso cuando piense que sus empleados están aprendiendo, es posible que no se deba a que el material de capacitación y las habilidades estén desactualizados. Y cuando los equipos no tienen las habilidades adecuadas, el rendimiento se estanca, se cometen errores y el crecimiento se ralentiza.
Ahí es donde entra en juego un análisis de necesidades de capacitación (TNA).
Le ayuda a identificar exactamente dónde existen brechas de habilidades y qué entrenamiento realmente marcará la diferencia. Analicemos cómo una TNA sólida puede transformar la forma en que su equipo aprende y se desempeña.
Un análisis de las necesidades de capacitación es el proceso de identificar las brechas entre lo que sus empleados pueden hacer y lo que deben hacer para cumplir los objetivos comerciales. Le ayuda a determinar exactamente quién necesita capacitación, qué tipo de capacitación se necesita y por qué.
En términos sencillos, TNA se asegura de que tu entrenamiento resuelva los problemas correctos. Incluso el 49% de los profesionales de la formación y el desarrollo están de acuerdo en que las habilidades se han convertido en una gran crisis, según el Informe de aprendizaje en el lugar de trabajo de LinkedIn 2025.
Al aplicar la TNA para mejorar la productividad de los empleados, las organizaciones pueden reducir la brecha de habilidades e impulsar un mejor desempeño en todos los equipos.
Se supone que la formación impulsa un mejor rendimiento, equipos más fuertes y una toma de decisiones más inteligente. Pero eso solo ocurre cuando la capacitación es realmente necesaria y está claramente dirigida. Sin un análisis adecuado de la capacitación, la mayoría de los programas de capacitación son insuficientes.
Cuando las organizaciones se saltan la TNA y se lanzan directamente a la capacitación, a menudo se enfrentan a:
Únicamente 8% de los directores ejecutivos informan haber visto un impacto empresarial de sus programas de aprendizaje y desarrollo (L&D). Esa es una señal clara de que algo no funciona y, por lo general, comienza con saltarse la etapa de análisis.
¿No estás seguro de si tu equipo necesita un análisis de las necesidades de formación? La verdad es que muchas organizaciones pasan por alto las señales de advertencia claras hasta que la productividad disminuye o la frustración de los empleados aumenta.
Si ves alguno de los problemas que aparecen a continuación, puede que sea el momento de dar un paso atrás y evaluar las necesidades de formación de tu equipo antes de iniciar el próximo curso o taller.
Cuando los empleados se van con frecuencia o parecen desconectados del trabajo, la causa principal suele ser la falta de apoyo y desarrollo de habilidades. Muchos trabajadores se desvinculan no porque no les importe, sino porque se sienten poco preparados, sin apoyo o con expectativas poco claras.
Esto también lo demuestra una encuesta reciente que mostró 74% de los empleados se sentían activamente desconectados de su trabajo debido a la falta de apoyo o desarrollo.
Si tus equipos siguen teniendo un rendimiento inferior incluso después del entrenamiento, es probable que signifique que el entrenamiento estuvo fuera del objetivo. Tal vez se centró en los temas equivocados o no se impartió de una manera que abordara los desafíos reales.
Cuando los empleados no tienen claro qué se espera de ellos o cómo tener éxito en su puesto, se dificulta el rendimiento del equipo. Esto ocurre cuando las funciones laborales evolucionan, pero la formación no les sigue el ritmo.
Siempre que introduzcas una nueva herramienta, plataforma o flujo de trabajo, tu equipo necesita una incorporación adecuada y no solo un PDF o un tutorial rápido en vídeo. Sin una formación estructurada, la adopción se ve afectada, los errores aumentan y el ROI disminuye.
Lista de verificación rápida: ¿Necesitas una TNA?
Pregúntese lo siguiente:
*Si marcaste 3 o más, es probable que tu organización necesite un análisis de las necesidades de formación.
El análisis de las necesidades de capacitación le brinda una manera paso a paso de averiguar qué habilidades faltan, quién necesita apoyo y cómo la capacitación puede realmente marcar la diferencia. Vamos a desglosarlo en términos sencillos y explicar por qué cada paso es importante.
Antes de empezar, pregúntese qué es lo que está intentando lograr como empresa. Si sigues ofreciendo formación sin un objetivo claro, solo estás volando sin destino. Es posible que pueda cubrir una gran cantidad de terreno, pero nunca aterrice en ningún lado.
Sus objetivos siempre deben alinearse con una necesidad empresarial tangible. Por ejemplo, supongamos que la puntuación de satisfacción de sus clientes ha bajado de 4,5 a 3,6 en el último trimestre. Ahora bien, eso no es una cuestión de formación, es una cuestión empresarial.
En este caso, tu objetivo de formación podría ser «volver a aumentar las valoraciones medias del servicio de atención al cliente a 4,5 en los próximos 90 días». Esto es importante porque 59% de los empleados están totalmente de acuerdo en que la formación que reciben mejora su rendimiento.
Por lo tanto, antes de seguir adelante, tómese el tiempo para escribir Objetivos de aprendizaje SMART para mantener todo en orden.
En este paso, debe descubrir por qué el rendimiento actual no cumple con las expectativas. Esto significa recopilar información de varias fuentes en lugar de basarse en suposiciones.
Empieza por preguntar directamente a los empleados y utiliza encuestas breves para entender dónde se sienten seguros y dónde tienen dificultades. Herramientas como Google Forms o Microsoft Forms facilitan su distribución.
Además, revisa las métricas de rendimiento o los registros del sistema a los que tengas acceso. Te sorprendería saber cuánto pueden revelar los paneles de control de CRM, los sistemas de venta de tickets del servicio de atención al cliente o los KPI internos. También puedes hacerlo mediante un cuestionario de análisis de necesidades de formación y una plantilla gratuita.
Después de recopilar los datos, es el momento de identificar lo que falta. En este punto, se trata de entender su puntos fuertes de los empleados y lo que se espera de ellos. En otras palabras, ¿qué capacidades necesitan los empleados para cumplir los objetivos empresariales?
Supongamos que se espera que su equipo de soporte cierre 30 tickets de clientes por día. Si la mayoría de los miembros del equipo cierran solo entre 18 y 22 años, se trata de una clara brecha de rendimiento. Pero en lugar de asumir que son perezosos o están desmotivados, tu TNA te ayudará a hacer las preguntas correctas.
Para mayor claridad, haz una lista de las tareas clave del rol y, junto a cada una, califica la habilidad actual en comparación con el nivel esperado. Esto se puede hacer simplemente en una hoja de cálculo, donde puedes marcar las brechas como «Alto», «Medio» o «Bajo». Este tipo de análisis convierte las preocupaciones vagas en información práctica.
No todas las brechas requieren atención inmediata. Una vez que hayas mapeado las habilidades que faltan, el siguiente paso lógico es decidir cuáles deben abordarse primero. Aquí es donde se priorizan en función del impacto, la urgencia y el alcance.
UN brecha de rendimiento lo que afecta a su equipo principal generador de ingresos y afecta directamente a la satisfacción del cliente es probablemente una alta prioridad. Por otro lado, una habilidad técnica menor utilizada por un solo empleado podría ser menos urgente.
Por ejemplo, si una mala incorporación contribuye a una alta rotación de empleados, es una señal de alerta que requiere atención inmediata. La incorporación ineficaz consume tiempo, reduce la moral y aumenta los costos de contratación. Por otro lado, un proceso de incorporación estructurado puede aumentar la retención hasta en un 82%.
Ahora que sabe qué enseñar y quién lo necesita, debe elegir cómo impartir la capacitación. Debe comprender el formato con el que es más probable que sus empleados interactúen y del que realmente aprendan.
Para obtener un conocimiento sencillo, puede optar por un tutorial en línea o un video corto. Pero para habilidades más complejas, las sesiones interactivas serían una mejor opción con escenarios de entrenamiento y juegos de rol.
Usa herramientas como Coursebox que emplean inteligencia artificial para que este paso sea mucho más rápido. Puede crear Vídeos de formación generados por IA en cuestión de minutos utilizando sus documentos existentes.
Las investigaciones muestran que las empresas que ofrecen capacitación en habilidades relevantes ven un Aumento del 17% en la productividad y un aumento del 21% en la rentabilidad. Simplemente se debe a que las personas aprenden mejor cuando el contenido les parece útil.
El entrenamiento no termina con la sesión, porque es necesario hacer un seguimiento de si funcionó o no. Para ello, establece métricas claras en función de tu objetivo empresarial original. Por ejemplo, si tu objetivo era aumentar las puntuaciones de satisfacción de los clientes, compáralas antes y después de la formación.
También puedes postularte Modelo de evaluación de Kirkpatrick, que dice:
Esta medición no consiste solo en demostrar el ROI. Muestra lo que funciona, lo que no y lo que debe ajustarse la próxima vez.
Estos son los beneficios más importantes de llevar a cabo una TNA en su organización:
Cuando la capacitación está vinculada directamente a los objetivos de la organización, ofrece resultados mensurables. TNA se asegura de que no se entrena por el simple hecho de capacitarse, sino que se centra en las habilidades exactas que llevan a su empresa al siguiente nivel.
Según Docebo, cuando los programas de capacitación y desarrollo se alinean con los objetivos comerciales, se vuelven 9 veces más efectivos. Esto demuestra lo beneficiosa que puede ser para su organización una formación correctamente alineada.
En promedio, los humanos olvidan el 70% de la nueva información en un plazo de 24 horas. Es uno de los mayores problemas conocidos relacionados con la formación genérica. La mejor solución para ello es TNA.
Hace que la capacitación sea más enfocada, personalizada y fácil de recordar. Cuando la capacitación coincide con las necesidades reales, la retención mejora automáticamente.
Sin una TNA, el entrenamiento a menudo se convierte en una solución general. Sin embargo, si analizas primero las necesidades de capacitación, solo gastas en programas que abordan las brechas reales de habilidades e impulsan los resultados empresariales. Esto hace que su inversión en aprendizaje sea mucho más eficiente e impactante.
La empresa que implementa programas de formación bien estructurados obtiene una rentabilidad de 30$ por cada 1$ gastó en ello. Esto significa que cada dólar invertido en formación puede amortizarse treinta veces más.
En tiempos de transformación digital o cambios de roles, es urgente saber qué habilidades faltan. TNA ayuda a las organizaciones a mantenerse ágiles mediante cerrar las brechas de habilidades antes de que se conviertan en problemas de rendimiento.
La encuesta de PwC también respalda esta afirmación. Descubrieron que hasta 77% de los trabajadores están listos para aprender nuevas habilidades para crecer. TNA cierra esa brecha y se asegura de que sus equipos evolucionen con su negocio, no se queden atrás.
Un análisis de las necesidades de capacitación bien ejecutado puede transformar la forma en que su organización capacita, apoya y hace crecer a su personal. Le brinda la claridad necesaria para dejar de adivinar y empezar a resolver problemas reales. Pero saber qué entrenar es solo la mitad de la batalla. También es necesario impartir esa formación de forma atractiva, rentable y escalable.
Ahí es donde entra Coursebox. Ayudamos a empresas como la tuya a dar vida a su estrategia de formación con contenido personalizable sin la necesidad de recurrir a costosos programas de producción ni a formadores externos.
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Algunas herramientas útiles que puede utilizar para analizar las necesidades de formación son:
Si las brechas de desempeño persisten a pesar de la capacitación regular, o si los empleados parecen desconectados, es una señal de que su capacitación no está alineada con las necesidades reales. Busca errores recurrentes, baja productividad o malos resultados. Estas señales de alerta sugieren que el contenido puede ser irrelevante, anticuado o no estar centrado en las habilidades.
Como mínimo, realice una TNA anualmente. También deberías utilizarla cada vez que cambien los objetivos empresariales, la tecnología cambie o se incorporen nuevos equipos. Los análisis periódicos de las necesidades de formación garantizan que sus programas de formación se mantengan alineados con las exigencias laborales actuales y las prioridades empresariales.
Las brechas de habilidades se refieren a la falta de conocimientos o habilidades que impiden un buen desempeño. La falta de recursos, la motivación o los procesos poco claros también pueden provocar problemas de rendimiento. La TNA ayuda a descubrir la verdadera raíz del problema, para que puedas abordarlo con precisión.
Una TNA simple para un equipo pequeño puede tomar solo de 1 a 2 semanas. Sin embargo, un análisis más amplio de toda la organización puede tardar de 4 a 6 semanas, según la cantidad de datos que recopiles. La clave es equilibrar la velocidad con la precisión. No se apresure, pero tampoco se deje llevar por un análisis excesivo.
