Aprenda qué es la capacitación de voluntarios, por qué es importante y cómo preparar a los voluntarios para funciones significativas con una guía clara y pasos prácticos.
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La capacitación de voluntarios es una parte importante de cualquier institución o empresa que dependa de personas para apoyar su misión. Es más común en las organizaciones sin fines de lucro. Este tipo de capacitación abarca una variedad de temas, como los procedimientos de seguridad, las políticas organizacionales, las normas de comunicación y las instrucciones para tareas específicas.
Por desgracia, El 46,8% de los directores ejecutivos informan que el reclutamiento de voluntarios es un gran problema para su organización. Una forma de incentivar a los voluntarios es mediante una formación adecuada. La capacitación eficaz también crea un sentido de conexión entre los voluntarios y la organización, lo que ayuda a aclarar las expectativas.
Pero, ¿qué es exactamente la formación de voluntarios y por qué es importante? Exploremos el concepto en detalle y conozcamos algunas de las mejores prácticas de formación.
La formación de voluntarios prepara a las personas para asumir funciones dentro de una organización. Ayuda a los voluntarios a comprender sus responsabilidades, las normas de seguridad, los requisitos de cumplimiento, las expectativas de la organización y su misión.
Las sesiones pueden cubrir tareas prácticas, reglas de seguridad, pautas de comunicación y procedimientos estándar. Algunas capacitaciones son prácticas, mientras que otras utilizan guías escritas o módulos en línea.
El objetivo principal de la formación de voluntarios es hacer que los voluntarios tengan confianza y sean capaces. Los voluntarios bien entrenados tienen menos probabilidades de cometer errores y es más probable que se sientan comprometidos. La capacitación también establece un estándar compartido, por lo que todos abordan las tareas de la misma manera.
La formación de voluntarios brinda a las personas la confianza necesaria para asumir tareas sin dudarlo. Cuando los voluntarios entienden qué hacer y por qué es importante, se sienten preparados y respetados. Esta sensación de preparación les facilita contribuir de manera eficaz.
Una formación clara también reduce los errores y los malentendidos. Los voluntarios que conocen las reglas de seguridad, los procedimientos, los protocolos y la conducta adecuada tienen menos probabilidades de cometer errores o de ponerse en riesgo a sí mismos o a otras personas.
Más importante aún, la formación de voluntarios apoya la participación a largo plazo en las organizaciones. Los voluntarios que se sienten competentes e incluidos tienen más probabilidades de quedarse y seguir dedicando su tiempo. La orientación y los refrigerios regulares los mantienen conectados con la organización y sus objetivos.
Un programa de capacitación de voluntarios bien diseñado debe tener algunos componentes principales. Veamos algunos de ellos.
Los voluntarios deben conocer el propósito y los objetivos de la organización. Las organizaciones deben compartir la misión y los valores con ellas para que puedan ver cómo su trabajo contribuye a un mayor esfuerzo. El contexto guía la toma de decisiones y el comportamiento de los voluntarios.
La capacitación debe cubrir los deberes, las tareas, los protocolos y los procesos exclusivos de cada rol de voluntario. Debe proporcionarles orientación sobre la conducta y las responsabilidades esperadas. Esto ayuda a evitar confusiones y permite a los voluntarios hacer su trabajo con confianza.
Los voluntarios deben conocer los procedimientos de seguridad, las reglas de la organización, las pautas de conducta, los requisitos de cumplimiento y los protocolos de emergencia para reducir el riesgo para ellos y las personas a las que sirven.
Es importante que los voluntarios tengan acceso a los manuales, las guías de referencia y la información de contacto necesaria para sus funciones. Los recursos accesibles les permiten encontrar respuestas rápidamente y realizar sus tareas con precisión.
La formación no termina después de la primera sesión. Refrescos regulares y opcionales oportunidades de desarrollo de habilidades ayudan a los voluntarios a mantenerse actualizados y a mejorar su eficacia con el tiempo.
Al crear un plan de capacitación para voluntarios, debes tener una idea clara de cuáles son las necesidades de tu organización y cuáles son las habilidades de los voluntarios. Cada puesto tiene requisitos diferentes, y los voluntarios aportan diferentes niveles de experiencia y conocimiento.
Teniendo en cuenta estas cosas, siga los siguientes pasos para capacitar a los voluntarios.
El primer paso debe ser identificar las habilidades y los conocimientos que los voluntarios necesitan para tener éxito. Algunas funciones requieren habilidades técnicas, mientras que otras dependen de las habilidades interpersonales o del conocimiento de los procedimientos de seguridad.
Aclare el propósito de la capacitación: ¿qué deben saber, hacer o sentir los voluntarios después de completarla? Puede responder a esta pregunta teniendo en cuenta la complejidad del puesto.
Las tareas con alto riesgo o contacto directo con el público pueden requerir una formación más profunda que los puestos entre bastidores. Además, piense en las prioridades de su organización. Estas pueden incluir la calidad del servicio, la rapidez, la seguridad o la coherencia entre varios voluntarios.
El contenido de la formación debe cubrir áreas esenciales que expliquen por qué su trabajo es importante. La primera parte importante aquí es la misión de la organización. Los voluntarios deben entender cómo se alinea con sus valores y objetivos personales.
Las instrucciones específicas de cada función son igualmente importantes. Los voluntarios necesitan orientación sobre las funciones, los procesos, la conducta esperada y las responsabilidades en materia de presentación de informes. Utilice ejemplos prácticos y escenarios para hacer tangibles las instrucciones.
Los procedimientos de seguridad, las reglas y los protocolos de emergencia deben incluirse en todos los programas. Los voluntarios deben saber cómo responder en diversas situaciones, lo que reduce el riesgo y genera confianza.
En muchas organizaciones, la comunicación es tan importante como cualquier otro tema. Los voluntarios deben saber cómo compartir las actualizaciones y coordinarse con el personal y los compañeros voluntarios. Si están trabajando en situaciones de emergencia, enséñeles cómo pedir ayuda y las listas de contactos a las que puedan consultar.
Los voluntarios tienen diferentes horarios y preferencias de aprendizaje, por lo que debes seleccionar los formatos correctos para que la capacitación sea útil y efectiva para ellos. Estas son algunas opciones:
Cada uno de estos enfoques tiene sus ventajas. Por ejemplo, los materiales escritos ofrecen una referencia, mientras que las sesiones presenciales permiten obtener comentarios en tiempo real. Si estás creando cursos en línea, hacerlos más atractivos añadiendo ejercicios interactivos que ayudan a los voluntarios a practicar sus habilidades en un entorno seguro.
No todos los voluntarios necesitan el mismo nivel o tipo de capacitación, ya que algunos pueden tener experiencia previa y otros no. Por lo tanto, debes adaptar las sesiones de capacitación a la complejidad del puesto y a la experiencia del voluntario. Entran en juego los siguientes factores.
Cuando adaptas la capacitación a estos factores, los voluntarios reciben la instrucción pertinente sin repeticiones innecesarias. También respeta su tiempo y mantiene su compromiso.
La capacitación debe diseñarse de manera que todos los voluntarios puedan beneficiarse. Utilice varios formatos para adaptarse a los diferentes estilos de aprendizaje. Por ejemplo, las guías escritas, las grabaciones de audio, los tutoriales en vídeo, las bases de conocimientos y los cursos en línea se adaptan a diferentes preferencias.
Haga adaptaciones para los voluntarios con tiempo limitado o acceso a dispositivos. Ofrezca sesiones breves y modulares para ayudar a los voluntarios a tiempo parcial. Para los voluntarios de tiempo completo, puedes ofrecer programas y cursos más largos.
Además de eso, los programas de tutoría permiten a voluntarios con experiencia guiar a los recién llegados. La tutoría entre pares fortalece las habilidades y crea un sentido de comunidad.
Asegúrese de recopilar los comentarios de los voluntarios después de la capacitación. Sus respuestas le ayudarán a entender qué es lo que funciona y a mejorar el programa de forma continua. Y lo que es más importante, los voluntarios a los que se les da voz en el proceso se sienten valorados y comprometidos con el éxito de la organización.
Supervise la eficacia del programa con regularidad. Realice un seguimiento de métricas como el desempeño, la retención, la satisfacción y la finalización de las tareas de los voluntarios. También puedes usar encuestas o controles informales para descubrir las áreas que necesitan mejoras. Luego, ajusta el programa en función de estos comentarios.
Una gran parte de la capacitación de voluntarios consiste en elegir una herramienta de creación de cursos que pueda usar para crear materiales de aprendizaje. Coursebox es un excelente ejemplo de una plataforma de este tipo.
Convierte documentos, vídeos, diapositivas o sitios web en cursos de formación completos en cuestión de minutos. La plataforma ofrece herramientas basadas en inteligencia artificial para crear vídeos, cuestionarios, evaluaciones y chatbots, lo que brinda a los alumnos comentarios y orientación instantáneos.
El contenido de la formación puede ser muy interactivo, con tarjetas de vocabulario, acordeones, tablaturas y debates sociales. Los voluntarios pueden acceder a los cursos desde cualquier dispositivo, y el soporte multilingüe permite el contenido en más de 100 idiomas con voces nativas.
Coursebox también se integra con los sistemas LMS o sitios web existentes a través de SCORM, LTI o Zapier. En resumen, es una solución completa para crear, impartir, rastrear y vender capacitación para voluntarios.
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La duración de la formación depende del puesto y de la complejidad. Los puestos básicos pueden requerir unas horas, mientras que los puestos con habilidades técnicas o requisitos de cumplimiento pueden necesitar varias sesiones durante días o semanas.
Un programa debe cubrir la misión de la organización, las tareas específicas del rol, los procedimientos de seguridad, los estándares de comunicación, las herramientas, los recursos y las oportunidades de desarrollo continuo o actualización.
Coursebox convierte rápidamente documentos, vídeos, sitios web y diapositivas en cursos estructurados. Incluye cuestionarios basados en la IA, lecciones interactivas, evaluaciones, tarjetas didácticas, calificaciones mediante IA y vídeos de formación para que los programas de formación sean atractivos y eficaces.
Puede adaptarse a las necesidades de sus voluntarios mediante el uso de formatos flexibles, módulos cortos, ejercicios interactivos y contenido multilingüe. Las plataformas como Coursebox ayudan a ofrecer formación en varios formatos e idiomas para cumplir con los diversos requisitos de los voluntarios.
Los voluntarios se benefician de la orientación inicial y de los refrigerios regulares. Se recomiendan actualizaciones siempre que cambien los procedimientos o las funciones, para mantener las habilidades actualizadas.
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