PDCAとは何か、どのように使用するか

成功しているすべての組織には共通点が1つあります。それは、より良くなり続けたいという意欲です。問題は、どうすればいいかということです。すでに機能しているシステムを壊すことなく、システムを改善するにはどうすればよいでしょうか。

PDCAサイクルは、一見シンプルでありながら非常に強力なフレームワークであり、この点で役立ちます。しかし、PDCA とは何なのでしょうか。品質管理のパイオニアであるW・エドワーズ・デミング博士によって開発されたフレームワークです。PDCAとは、「計画、実行、確認、行動」の略で、この手順に従わなければならない順序です。

この記事では、PDCAモデルの各段階について説明し、さまざまな業界にPDCAモデルを実装するための実践的な方法を紹介します。

PDCAって何？

PDCA（Plan、Do、Check、Act）は、プロセスを改善し、問題を解決し、アイデアをテストするための4段階のアプローチで、時間をかけて繰り返します。一見すると基本的なことのように思えるかもしれません。しかし、その強みはその構造にあります。

各フェーズは最後のフェーズに基づいて構築され、個人やチームが急いだり推測したりすることなく行動を起こすための明確な方法を提供します。

計画フェーズでは、目標を定義し、必要なことを計画します。これには、問題の特定、関連データの収集、実行可能な戦略の策定が含まれます。

そしてドゥがやってくる。さあ、その計画を試してみて。すべてを一度に展開する必要はありません。実際、最初に小規模で変更をテストしたほうがよい場合がよくあります。

その後、チェックが来ます。次に、結果を見て、予想していたものと比較します。この変更によって違いは出ましたか?

最後に、行動とは、変更を採用するか、調整するか、または設計図に戻るかのいずれかです。うまくいけば、もっと幅広く適用できます。うまくいかなかったとしても、何か役に立つことを学んだことになり、サイクルが再び始まります。

PDCAサイクルの構成要素

PDCAに含まれる内容についてはすでに説明しました。このプロセスの内容を理解しやすくするために、実際の例を使用して各フェーズを見ていきましょう。新しい職場方針について従業員をトレーニングするために、社内向けeラーニングコースを作成するとします。

仕組みは次のとおりです。

プラン

コンテンツ作成に取り掛かる前に、一歩下がってください。何を達成しようとしていますか？

このフェーズの目標は、問題を定義し、それに対処するために実行する手順の概要を説明することです。たとえば、従業員がデータセキュリティプロトコルについて確信が持てず、その結果、一貫性のない慣行になっているとしましょう。目的はコンプライアンスを改善することです。

この段階では、次のことを行います。

• を特定してください 主な学習目標
• 正確な内容については、部門長またはIT部門に問い合わせてください
• コースの配信方法（ビデオ、クイズなど）を決定する
• 成功を測定するための指標 (クイズの得点、評価結果、完了率など) を設定する

基本的に、あなたは現実的な計画で明確な方向性を設定しているのです。君はまだ何も解決していない。たとえば、コース配信に関しては、次のような計画を立てることができます。 コースボックス コースを学習者と共有します。次に、同じプラットフォームを通じてフィードバックを記録することにしました。CourseboxのAI評価ジェネレーターを使用してクイズを作成し、 人工知能グレーダー マークします。これで、この計画を次の段階に進めることができます。

行う

いよいよ、このコースの小さなテスト版を作成して実行しましょう。

1 つの部門をパイロットグループとして選択できます。短編を録音してください。 トレーニングビデオ、基本的なクイズを作成し、フィードバックを募集します。このステップは、組織全体に展開しなくても、計画が現実の世界でどのように機能するかを確認するのに役立ちます。この段階では観察しているだけで、何かを完璧にしようとはしていません。

[チェック]

パイロットコースが完了したら、データを収集します。従業員は修了しましたか?クイズの結果は好調でしたか？内容は明確でしたか？アンケートを使用したり、数人の参加者にインタビューしたり、アナリティクスをレビューしたりするかもしれません。

ここでは、仮定と実際の結果を切り離して、何がうまくいったのか、そしてその理由を理解します。

行為

学んだことを基に、次に何をすべきかを決めてください。パイロットグループが資料を理解し、有益なフィードバックを提供すれば、全社的な展開を進めることができます。特定の部分がわかりにくかったり、効果がなかったりした場合は、修正できます。この段階では、小さな変更がより良い結果につながり始めます。

PDCAの歴史

PDCAサイクルのルーツは、物理学者で統計学者のウォルター・A・シューハートが産業環境の継続的な改善方法を導入した1930年代にまでさかのぼります。彼の当初のコンセプトは、非公式にシューハートサイクルと呼ばれていました。

次の 3 つの主要なアクションを中心に構築されました。

• 指定
• プロデュース
• 検査

アイデアは単純明快でした。達成したいことを定義し、それを構築し、その結果を期待と照らし合わせて確認するというものでした。何かがうまくいかなかった場合、プロセスはループバックし、十分な情報を得て最初からやり直していました。

その後、学生でシューハートの作品の崇拝者でもあったW・エドワーズ・デミングは、アイデアを広げ、ビジネスリーダーにとってより身近なものにしました。彼は第二次世界大戦後の数年間、日本企業で働いていました。

この間、彼は検査だけでなく、製品のライフサイクルを通じて継続的に学習することを強調しました。彼のバージョンには、テストを念頭に置いた設計、製造中の製品の検証、市場への投入、そして実際のユーザー体験に基づいて製品を改良するなどのステップが含まれていました。

1950年代初頭までに、日本の科学技術連合（JUSE）はデミングのアイデアを取り入れ、現在ではPDCAとして知られているおなじみの4つの部分からなるループにまとめました。このフレームワークは、特に製造業において急速に広まりました。しかし、その価値はすぐに他の多くの分野でも認められました。

長年にわたり、さまざまなモデルが登場してきました。その1つが、スタートアップの世界におけるエリック・リースの「構築、測定、学習」サイクルです。しかし、核となる原則は同じです。何かを試し、何が起こるかを観察し、そこから学ぶことです。そのリズムは、今日でも数え切れないほどの場面で問題解決の指針となっています。

組織での PDCA の活用方法

チームにPDCAを導入したいなら、既存のシステムを全面的に見直す必要はありません。代わりに、このアプローチをチームの既存の業務の一部に組み込むことができます。

まずは、PDCAをチェックしなければならないチェックリストとして考えないことから始めましょう。むしろ、人々が小さなことを試し、その結果から学ぶためのスペースを作ってください。シンプルに聞こえるかもしれませんが、実際には、それを正しく行うには多くの構造が必要です。

明確なユースケースから始める

まずは、PDCAを集中的にテストできる状況を選びましょう。営業チームがリードのフォローアップに苦労しているとしましょう。新入社員のオンボーディングには時間がかかりすぎているのかもしれません。これらはすべてPDCAを適用できる機会です。

重要だが、現時点では最大の問題ではないものを選択してください。最初のサイクルには、境界が明確で管理しやすい課題の方が適しています。PDCA アプローチでより複雑な問題を解決する前に、勢いと自信をつける必要があります。

人々にテストする余地を与える

最初のユースケースを選んだら、人々がよく考えて計画を立てられるようにする時間を作りましょう。ただし、これは何週間にもわたる会議を意味するものではありません。ただ立ち止まって、「私たちは何を解決しようとしているのか？」と尋ねるだけです。

ここでは、まだ計画段階ですが、すべてを細部まで計画しているわけではありません。あなたはただ方向性を定め、起こり得る結果を考えているだけです。始めるには、簡単な会議や共有文書があれば十分です。

次に、制限された環境でチームにアイデアをテストしてもらいましょう。オンボーディングプロセスを見直す場合は、次の 2 人の採用で新しい形式を試して、各ステップにかかる時間を追跡できるかもしれません。アイデアは、この新しいアプローチで何が起こるかを確認し、観察結果を収集することです。

データから学ぶ

この時点で多くのチームが急いでいます。一度試したことがあると、成功を宣言したり、完全に破棄したりしたくなります。しかし、PDCAはもっと思慮深いレビューを促します。

簡単な質問:思ったとおりに機能しましたか?何が私たちを驚かせたのか？

毎回正式な分析レポートを用意する必要はありません。短いデブリーフィングで十分な場合もあります。誰かが時間をかけて熟考していることを確認したいだけです。それが学習をPDCAにもたらすからです。

アイデアがうまくいかなかったとしても、役に立ちます。道筋を狭め、現実世界の情報を集めました。

サイクルを続けよう

組織がPDCAで犯す最大の間違いは、PDCAを1回限りの解決策として扱うことです。何かを一度改善すれば、良い結果が得られ、次に進みます。しかし、PDCAは、それが普段のリズムの一部になったときに最も役に立ちます。

オンボーディングプロセスを改善し、トレーニング時間を 25% 短縮したとしましょう。素晴らしい。しかし、その改善を次の四半期に持ちこたえるにはどうすればよいでしょうか。

数か月ごとまたは毎年、変更を再確認してください。まだ機能しているか、新しい問題が発生していないかを確認してください。その後、アプローチの新たな調整を試してみることができます。重要なのは、ループを継続して、6 か月後に同じ問題を解決できないようにすることです。

結論

PDCAを単なる経営バズワードに限定しないでください。問題解決やシステム改善のための反復可能な方法として使うと最も効果的です。 トレーニングプログラム または新しいポリシー。

始めるために必要なのは、質問とテストだけです。それ以降は、起こったことから学ぶ覚悟さえあればいいのです。PDCAを適用している組織は、それぞれの試みを学習と適応の機会として利用するため、より適切な意思決定を行う傾向があります。時間が経つにつれて、盲点が少なくなり、変化に圧倒されなくても済む職場環境が生まれます。

よくあるご質問

PDCAは他の継続的改善の枠組みとどう違うのですか？

多くのフレームワークは線形実装に焦点を当てていますが、PDCAは反復学習に重点を置いています。サイクルが終わるたびに意図的にループを再開することで、効果のないソリューションに縛られるリスクを減らすことができます。

資源の浪費を防ぐ上で、「チェック」段階はどのような役割を果たしますか？

チェックステージでは、大規模な展開の前に、変更が意図した結果を満たしているかどうかを確認します。実際の結果を期待値と比較することで、チームは未確認の戦略に時間、予算、労力を費やす必要がなくなります。

PDCAは非技術的プロジェクトやクリエイティブなプロジェクトにも適用できますか？

PDCAは、マーケティングキャンペーン、カリキュラム設計、人事イニシアチブなどの分野で効果的です。循環型アプローチにより、クリエイティブチームは時期尚早に本格的なリリースに取り掛かることなく、アイデアをテストして実行方法を改善できます。

eラーニングチームはどのようにしてPDCAをコース開発に適用できるのでしょうか？

eラーニングでは、PDCAはラピッドプロトタイピングをサポートします。チームは明確な目標に基づいてモジュールを計画したり、パイロットを立ち上げて実行したり、学習者の分析やフィードバックを確認したり、レッスンを洗練して行動したりできます。

PDCAは組織の文化的変化をどのようにサポートしますか？

PDCAには、好奇心と反省という考え方が組み込まれています。時間が経つにつれて、チームは仮定に疑問を投げかけ、証拠を収集し、行動を調整することに慣れてきます。このような絶え間ない繰り返しにより、変化は正常化し、改善は破壊的な出来事ではなく日常業務の一部になります。

最初のサイクル以降もPDCAを維持するにはどのような戦略が役立ちますか？

持続可能性は、四半期ごとのレビューやプロジェクトのふりかえりなどのチームの習慣にPDCAを組み込み、各サイクルの結果を文書化することから生まれます。さらに重要なのは、リーダーシップのサポートが、プロセスが 1 回限りの課題に終わるのを防ぐことです。