Was ist PDCA und wie kann es dazu beitragen, Ihre Lernprozesse zu verbessern? Erfahren Sie, wie Sie dieses bewährte Framework anwenden können, um im Bereich eLearning innovativ und führend zu sein.
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Jedes erfolgreiche Unternehmen hat eines gemeinsam: den Drang, immer besser zu werden. Die Frage ist, wie? Wie verbessert man Systeme, ohne das zu beschädigen, was bereits funktioniert?
Der PDCA-Zyklus, ein täuschend einfaches, aber unglaublich leistungsstarkes Framework, hilft in dieser Hinsicht. Aber was ist PDCA? Es ist ein Framework, das vom Pionier der Qualitätskontrolle, Dr. W. Edwards Deming, entwickelt wurde. PDCA steht für Plan, Do, Check, Act. Dies ist die Reihenfolge, in der Sie dieses Verfahren befolgen müssen.
In diesem Artikel erläutern wir jede Phase des PDCA-Modells und erläutern praktische Möglichkeiten, es in verschiedenen Branchen zu implementieren.
PDCA, oder Plan, Do, Check, Act, ist ein vierstufiger Ansatz zur Verbesserung von Prozessen, zur Lösung von Problemen und zum Testen von Ideen in einem Zyklus, der sich im Laufe der Zeit wiederholt. Auf den ersten Blick mag es einfach erscheinen. Seine Stärke liegt jedoch in seiner Struktur.
Jede Phase baut auf der letzten auf und bietet Einzelpersonen und Teams eine klare Möglichkeit, Maßnahmen zu ergreifen, ohne sich zu beeilen oder zu raten.
In der Planungsphase definieren Sie das Ziel und legen fest, was geschehen muss. Dazu gehören die Identifizierung des Problems, das Sammeln relevanter Daten und die Entwicklung einer praktikablen Strategie.
Dann kommt Do. Dann probierst du den Plan aus. Sie müssen ihn nicht für alles auf einmal einführen. Tatsächlich ist es oft besser, Änderungen zuerst in kleinem Maßstab zu testen.
Danach kommt Check. Jetzt schauen Sie sich die Ergebnisse an und vergleichen sie mit Ihren Erwartungen. Hat die Änderung einen Unterschied gemacht?
Schließlich bedeutet Handeln, dass Sie entweder die Änderung übernehmen, anpassen oder von vorne beginnen. Wenn es funktioniert, können Sie es in größerem Umfang anwenden. Wenn nicht, hast du trotzdem etwas Nützliches gelernt und der Zyklus beginnt von vorne.
Wir haben bereits behandelt, was in PDCA enthalten ist. Lassen Sie uns jede Phase anhand eines Beispiels aus der Praxis durchgehen, um leicht zu verstehen, was dieser Prozess beinhaltet. Angenommen, Sie erstellen einen internen E-Learning-Kurs, um Mitarbeiter in Bezug auf eine neue Arbeitsplatzrichtlinie zu schulen.
So funktioniert das.
Bevor Sie mit der Erstellung von Inhalten beginnen, treten Sie einen Schritt zurück. Was versuchst du zu erreichen?
In dieser Phase ist es Ihr Ziel, das Problem zu definieren und die Schritte zu skizzieren, die Sie zu seiner Lösung ergreifen werden. Nehmen wir an, die Mitarbeiter sind sich bezüglich der Datensicherheitsprotokolle nicht sicher, was zu inkonsistenten Praktiken führt. Ihr Ziel ist es, die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern.
In dieser Phase werden Sie:
Im Grunde geben Sie mit einem realistischen Plan eine klare Richtung vor. Du löst noch nichts. Wenn es zum Beispiel um die Durchführung von Kursen geht, können Sie Folgendes planen Kursbox um den Kurs mit den Lernenden zu teilen. Anschließend beschließen Sie, Feedback über dieselbe Plattform aufzuzeichnen. Der AI-Assessment-Generator von Coursebox wird zur Erstellung von Quizfragen verwendet, und KI-Grader wird sie markieren. Jetzt können Sie diesen Plan zur nächsten Stufe bringen.
Jetzt ist es an der Zeit, eine kleine Testversion des Kurses zu erstellen und auszuführen.
Sie können eine Abteilung als Pilotgruppe auswählen. Nehmen Sie einen Kurzfilm auf Trainingsvideo, erstellen Sie ein einfaches Quiz und bitten Sie um Feedback. Dieser Schritt hilft Ihnen zu sehen, wie sich Ihr Plan in der Praxis bewährt, ohne ihn auf das gesamte Unternehmen auszudehnen. Sie beobachten in dieser Phase nur und versuchen nicht, etwas zu perfektionieren.
Sammeln Sie nach Abschluss des Pilotkurses Daten. Haben die Mitarbeiter es beendet? Waren die Quizergebnisse überzeugend? War der Inhalt klar? Sie könnten Umfragen verwenden, einige Teilnehmer interviewen oder Analysen überprüfen.
Hier trennen Sie Annahmen von tatsächlichen Ergebnissen, um zu verstehen, was funktioniert hat und warum.
Entscheiden Sie auf der Grundlage dessen, was Sie gelernt haben, was als Nächstes zu tun ist. Wenn die Pilotgruppe das Material verstanden und hilfreiches Feedback gegeben hat, können Sie mit einer unternehmensweiten Einführung fortfahren. Wenn bestimmte Teile verwirrend oder ineffektiv waren, können Sie sie jetzt überarbeiten. In dieser Phase beginnen kleine Änderungen zu besseren Ergebnissen zu führen.
Die Wurzeln des PDCA-Zyklus reichen bis in die 1930er Jahre zurück, als der Physiker und Statistiker Walter A. Shewhart eine Methode zur kontinuierlichen Verbesserung des industriellen Umfelds einführte. Sein ursprüngliches Konzept wurde informell Shewhart-Zyklus genannt.
Es beruhte auf drei Schlüsselaktionen:
Die Idee war einfach: Definieren Sie, was Sie erreichen möchten, bauen Sie es auf und vergleichen Sie dann die Ergebnisse mit den Erwartungen. Wenn etwas nicht funktionierte, würde der Prozess zurückgehen und von vorne beginnen, besser informiert.
Später erweiterte W. Edwards Deming, ein Student und Bewunderer von Shewharts Werk, die Idee und machte sie Geschäftsführern zugänglicher. In den Jahren nach dem Zweiten Weltkrieg arbeitete er mit japanischen Unternehmen zusammen.
Während dieser Zeit legte er nicht nur Wert auf Inspektion, sondern auch auf kontinuierliches Lernen während der gesamten Lebensdauer eines Produkts. Seine Version beinhaltete Schritte wie die Entwicklung unter Berücksichtigung des Testens, die Überprüfung des Produkts während der Produktion, die Markteinführung und die anschließende Verfeinerung auf der Grundlage realer Benutzererfahrungen.
In den frühen 1950er Jahren nahm die japanische Union of Scientists and Engineers (JUSE) Demings Ideen auf und formte sie zu der bekannten vierteiligen Schleife, die wir heute als PDCA kennen. Das Rahmenwerk verbreitete sich schnell, insbesondere im verarbeitenden Gewerbe. Sein Wert wurde jedoch bald in vielen anderen Bereichen erkannt.
Im Laufe der Jahre sind viele verschiedene Modelle aufgetaucht. Eines davon ist der Zyklus „Build, Measure, Learn“ von Eric Ries in der Startup-Welt. Das Kernprinzip ist jedoch dasselbe: Probiere etwas aus, beobachte, was passiert, und lerne daraus. Dieser Rhythmus bestimmt auch heute noch in unzähligen Situationen das Lösen von Problemen.
Wenn Sie Ihrem Team PDCA vorstellen möchten, müssen Sie bestehende Systeme nicht überarbeiten. Stattdessen können Sie diesen Ansatz zu einem Teil der bestehenden Arbeitsweise Ihres Teams machen.
Stellen Sie sich PDCA zunächst nicht als Checkliste vor, die Sie abhaken müssen. Schaffen Sie vielmehr Raum, in dem die Leute etwas Kleines ausprobieren und aus dem Ergebnis lernen können. Es mag einfach klingen, aber in der Praxis erfordert es viel Struktur, um es richtig zu machen.
Wählen Sie zunächst eine Situation aus, in der Sie PDCA gezielt testen können. Angenommen, Ihr Vertriebsteam hat Schwierigkeiten, Leads weiterzuverfolgen. Vielleicht dauert das Onboarding neuer Mitarbeiter zu lange. Dies sind alles Möglichkeiten, bei denen Sie PDCA anwenden können.
Wählen Sie etwas aus, das wichtig ist, aber momentan nicht Ihr größtes Problem ist. Eine bewältigbare Herausforderung mit klaren Grenzen passt besser zu deinem ersten Zyklus. Sie möchten Dynamik und Selbstvertrauen aufbauen, bevor Sie komplexere Probleme mit einem PDCA-Ansatz lösen.
Nachdem du deinen ersten Anwendungsfall ausgewählt hast, schaffe den Leuten Zeit für eine durchdachte Planung. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es wochenlange Besprechungen gibt. Es bedeutet nur, dass Sie innehalten und fragen: Was versuchen wir zu lösen?
Hier befinden Sie sich in der Planungsphase, aber Sie planen nicht alles bis ins letzte Detail. Sie geben lediglich die Richtung vor und denken über mögliche Ergebnisse nach. Ein kurzes Meeting oder ein gemeinsames Dokument können ausreichen, um loszulegen.
Lassen Sie Ihr Team dann seine Idee in einer geschlossenen Umgebung testen. Wenn sie den Onboarding-Prozess überarbeiten, können sie vielleicht das neue Format mit den nächsten beiden Mitarbeitern ausprobieren und verfolgen, wie lange jeder Schritt dauert. Die Idee ist, zu sehen, was mit diesem neuen Ansatz passiert, und Beobachtungen zu sammeln.
Viele Teams beeilen sich zu diesem Zeitpunkt. Nachdem sie etwas einmal ausprobiert haben, wollen sie es für erfolgreich erklären oder ganz verwerfen. PDCA rät jedoch zu einer gründlicheren Überprüfung.
Stellen Sie einfache Fragen: Hat es so funktioniert, wie wir es uns vorgestellt haben? Was hat uns überrascht?
Sie benötigen nicht jedes Mal einen formellen Analysebericht. Manchmal reicht eine kurze Nachbesprechung aus. Sie möchten nur sicherstellen, dass sich jemand die Zeit zum Nachdenken genommen hat, denn das ist es, was das Lernen bei PDCA ausmacht.
Auch wenn die Idee nicht funktioniert hat, ist sie nützlich. Sie haben den Pfad eingegrenzt und Informationen aus der realen Welt gesammelt.
Der größte Fehler, den Unternehmen mit PDCA machen, besteht darin, es als einmalige Lösung zu behandeln. Man verbessert etwas einmal, erzielt gute Ergebnisse und dann macht man weiter. PDCA ist jedoch am nützlichsten, wenn es Teil Ihres normalen Rhythmus wird.
Nehmen wir an, Sie haben den Onboarding-Prozess verbessert und die Trainingszeit um 25% reduziert. Großartig. Aber wie stellen Sie sicher, dass diese Verbesserung im nächsten Quartal anhält?
Überprüfe die Änderung alle paar Monate oder jedes Jahr erneut. Prüfen Sie, ob es noch funktioniert oder ob neue Probleme aufgetreten sind. Anschließend können Sie neue Anpassungen an Ihrem Ansatz ausprobieren. Es geht darum, den Kreislauf am Laufen zu halten, damit Sie nicht sechs Monate später dasselbe Problem erneut lösen.
Beschränken Sie PDCA nicht auf ein vorübergehendes Management-Buzzword. Es funktioniert am besten, wenn Sie es als wiederholbare Methode zur Lösung von Problemen und zur Verbesserung von Systemen verwenden, unabhängig davon, ob Trainingsprogramme oder neue Richtlinien.
Alles, was Sie für den Einstieg benötigen, ist eine Frage und ein Test. Von da an müssen Sie nur noch bereit sein, aus dem zu lernen, was passiert. Organisationen, die PDCA anwenden, neigen dazu, bessere Entscheidungen zu treffen, weil sie jeden Versuch als Chance nutzen, zu lernen und sich anzupassen. Im Laufe der Zeit führt dies zu weniger blinden Flecken und zu einem Arbeitsplatz, an dem Veränderungen nicht überwältigend sein müssen.
Während sich viele Frameworks auf die lineare Implementierung konzentrieren, legt PDCA Wert auf iteratives Lernen. Es öffnet bewusst den Kreislauf nach jedem Zyklus erneut, was dazu beiträgt, das Risiko zu verringern, ineffektive Lösungen zu finden.
In der Check-Phase wird überprüft, ob die Änderungen den beabsichtigten Ergebnissen entsprechen, bevor sie in großem Maßstab eingeführt werden. Wenn die tatsächlichen Ergebnisse mit den Erwartungen verglichen werden, können Teams vermeiden, Zeit, Budget und Mühe für unbewiesene Strategien aufzuwenden.
PDCA eignet sich gut für Bereiche wie Marketingkampagnen, Lehrplangestaltung oder Personalinitiativen. Der zyklische Ansatz ermöglicht es kreativen Teams, Ideen zu testen und die Umsetzung zu verfeinern, ohne sich vorzeitig auf eine vollständige Markteinführung festlegen zu müssen.
Im Bereich eLearning unterstützt PDCA Rapid Prototyping. Teams können Module anhand klarer Ziele planen, indem sie ein Pilotprojekt starten, die Analysen und das Feedback der Lernenden überprüfen und die Lektionen entsprechend verfeinern.
PDCA verkörpert eine Denkweise der Neugier und Reflexion. Im Laufe der Zeit gewöhnen sich Teams daran, Annahmen zu hinterfragen, Beweise zu sammeln und Verhalten anzupassen. Eine solche stetige Wiederholung normalisiert Veränderungen und macht Verbesserungen zu einem Teil des täglichen Betriebs und nicht zu einem störenden Ereignis.
Nachhaltigkeit entsteht dadurch, dass PDCA in Teamrituale wie vierteljährliche Überprüfungen oder Projektrückblicke integriert und die Ergebnisse jedes Zyklus dokumentiert werden. Noch wichtiger ist, dass die Unterstützung durch die Führung verhindert, dass der Prozess zu einer einmaligen Übung wird.
