Qué es el PDCA y cómo usarlo

Todas las organizaciones exitosas tienen una cosa en común: el deseo de seguir mejorando. La pregunta es ¿cómo? ¿Cómo se mejoran los sistemas sin romper lo que ya funciona?

El ciclo PDCA, un marco engañosamente simple pero increíblemente poderoso, ayuda en este sentido. Pero, ¿qué es el PDCA? Es un marco desarrollado por el Dr. W. Edwards Deming, pionero en el control de calidad. PDCA son las siglas de Planificar, Hacer, Verificar, Actuar, que es el orden en el que hay que seguir este procedimiento.

En este artículo, explicamos cada etapa del modelo PDCA y compartimos formas prácticas de implementarlo en diferentes industrias.

¿Qué es el PDCA?

El PDCA, o Planificar, Hacer, Verificar, Actuar, es un enfoque de cuatro pasos para mejorar los procesos, resolver problemas y probar ideas en un ciclo que se repite con el tiempo. A primera vista, puede parecer básico. Sin embargo, su fuerza reside en su estructura.

Cada fase se basa en la anterior y brinda a las personas y equipos una forma clara de actuar sin prisas ni conjeturas.

La fase de planificación es donde se define el objetivo y se planifica lo que debe suceder. Incluye la identificación del problema, la recopilación de datos relevantes y la elaboración de una estrategia viable.

Luego viene Do. Aquí tienes que probar el plan. No es necesario que lo extienda a todo de una vez. De hecho, con frecuencia es mejor probar primero los cambios a pequeña escala.

Después de eso viene Check. Ahora, observa los resultados y los compara con lo que esperaba. ¿El cambio hizo alguna diferencia?

Por último, actuar significa adoptar el cambio, ajustarlo o volver a la mesa de dibujo. Si funciona, puedes aplicarlo más ampliamente. Si no lo hizo, todavía has aprendido algo útil y el ciclo comienza de nuevo.

Componentes del ciclo PDCA

Ya hemos explicado lo que incluye el PDCA. Repasemos cada fase con un ejemplo real para que sea más fácil entender lo que implica este proceso. Supongamos que está creando un curso interno de aprendizaje electrónico para capacitar a los empleados sobre una nueva política laboral.

Así es como funciona.

Planear

Antes de lanzarte a la creación de contenido, da un paso atrás. ¿Qué estás intentando lograr?

En esta fase, tu objetivo es definir el problema y describir los pasos que tomarás para abordarlo. Supongamos que los empleados no están seguros de los protocolos de seguridad de los datos, lo que se traduce en prácticas inconsistentes. Su objetivo es mejorar el cumplimiento.

En esta etapa, podrá:

• Identifique el objetivos clave de aprendizaje
• Consulte a los jefes de departamento o de TI para obtener contenido preciso
• Decida cómo se impartirá el curso (vídeo, cuestionarios, etc.)
• Establezca métricas para medir el éxito (puntajes de los cuestionarios, resultados de las evaluaciones, tasas de finalización, etc.)

Básicamente, estás estableciendo una dirección clara con un plan realista. Aún no estás resolviendo nada. Por ejemplo, en lo que respecta a la impartición de cursos, puedes planear usar Caja de curso para compartir el curso con los alumnos. A continuación, decide registrar los comentarios a través de la misma plataforma. El generador de evaluaciones con IA de Coursebox se utilizará para crear cuestionarios y el Motoniveladora AI los marcará. Ahora puedes llevar este plan a la siguiente etapa.

Hacer

Ahora es el momento de crear y ejecutar una pequeña versión de prueba del curso.

Puede seleccionar un departamento como grupo piloto. Graba un corto vídeo de entrenamiento, cree un cuestionario básico e invite a sus comentarios. Este paso te ayuda a ver cómo funciona tu plan en el mundo real sin extenderlo a toda la organización. En esta etapa solo estás observando y no estás intentando perfeccionar nada.

Comprobar

Una vez finalizado el curso piloto, recopile los datos. ¿Lo terminaron los empleados? ¿Fueron buenos los resultados del cuestionario? ¿El contenido era claro? Puedes usar encuestas, entrevistar a algunos participantes o revisar los análisis.

Aquí, separas las suposiciones de los resultados reales para entender qué funcionó y por qué.

ley

En función de lo que hayas aprendido, decide qué hacer a continuación. Si el grupo piloto entendió el material y proporcionó comentarios útiles, puedes continuar con la implementación en toda la empresa. Si algunas partes resultaban confusas o ineficaces, ahora puedes revisarlas. En esta etapa, los pequeños cambios comienzan a conducir a mejores resultados.

Historia del PDCA

Las raíces del ciclo PDCA se remontan a la década de 1930, cuando el físico y estadístico Walter A. Shewhart introdujo un método para la mejora continua en los entornos industriales. Su concepto original se denominó informalmente Ciclo de Shewhart.

Se creó en torno a tres acciones clave:

• Especifique
• Producir
• Inspeccionar

La idea era sencilla: definir lo que pretendes lograr, crearlo y, a continuación, comparar los resultados con las expectativas. Si algo no funcionaba, el proceso se repetía y volvía a empezar, mejor informado.

Más tarde, W. Edwards Deming, estudiante y admirador del trabajo de Shewhart, amplió la idea y la hizo más accesible para los líderes empresariales. Trabajó con empresas japonesas en los años posteriores a la Segunda Guerra Mundial.

Durante este tiempo, hizo hincapié no solo en la inspección, sino también en el aprendizaje continuo durante toda la vida útil de un producto. Su versión incluía pasos como diseñar teniendo en cuenta las pruebas, verificar el producto durante la producción, llevarlo al mercado y, después, refinarlo basándose en experiencias de usuario reales.

A principios de la década de 1950, la Unión de Científicos e Ingenieros de Japón (JUSE) tomó las ideas de Deming y las plasmó en el conocido ciclo de cuatro partes que ahora conocemos como PDCA. El marco se difundió rápidamente, sobre todo en la industria manufacturera. Sin embargo, pronto se reconoció su valor en muchos otros campos.

A lo largo de los años, han surgido muchos modelos diferentes. Uno de ellos es el ciclo «Construye, mide y aprende» de Eric Ries en el mundo de las empresas emergentes. Sin embargo, el principio básico es el mismo: probar algo, observar lo que sucede y aprender de ello. Ese ritmo sigue guiando la resolución de problemas en innumerables entornos en la actualidad.

Cómo usar el PDCA en su organización

Si quieres que tu equipo conozca el PDCA, no tendrás que revisar los sistemas existentes. En su lugar, puedes hacer que este enfoque forme parte de la forma en que tu equipo ya trabaja.

Comience por no pensar en el PDCA como una lista de verificación que debe marcar. Más bien, cree un espacio para que las personas prueben algo pequeño y aprendan del resultado. Puede parecer simple, pero en la práctica, se necesita mucha estructura para hacerlo bien.

Comience con un caso de uso claro

Primero, elige una situación en la que puedas probar el PDCA de manera enfocada. Supongamos que su equipo de ventas tiene dificultades para hacer un seguimiento de los clientes potenciales. Tal vez la incorporación de nuevos empleados esté tardando demasiado. Todas estas son oportunidades en las que puede solicitar el PDCA.

Selecciona algo que importe, pero que no sea tu mayor problema en este momento. Un desafío manejable con límites claros es la mejor opción para tu primer ciclo. Desea generar impulso y confianza antes de pasar a resolver problemas más complejos con un enfoque de PDCA.

Dé a las personas espacio para realizar pruebas

Una vez que hayas elegido tu primer caso de uso, dedica tiempo a las personas a planificar con detenimiento. Sin embargo, esto no significa semanas de reuniones. Solo significa que haces una pausa para preguntarte: ¿qué estamos intentando resolver?

En este caso, estás en la fase de planificación, pero no estás planificando todo hasta el último detalle. Simplemente estás marcando la dirección y pensando en los posibles resultados. Una reunión rápida o un documento compartido pueden ser suficientes para empezar.

Luego, deja que tu equipo pruebe su idea en un entorno cerrado. Si están rediseñando el proceso de incorporación, tal vez puedan probar el nuevo formato con las dos próximas contrataciones y hacer un seguimiento del tiempo que lleva cada paso. La idea es ver qué ocurre con este nuevo enfoque y recopilar observaciones.

Aprenda de los datos

Muchos equipos se apresuran en este momento. Después de probar algo una vez, quieren declararlo un éxito o desecharlo por completo. Sin embargo, el PDCA fomenta una revisión más profunda.

Haga preguntas sencillas: ¿Funcionó de la manera que pensamos que lo haría? ¿Qué nos sorprendió?

No necesita un informe analítico formal cada vez. A veces, basta con un breve resumen. Solo debes asegurarte de que alguien se haya tomado el tiempo de reflexionar, ya que eso es lo que aporta el aprendizaje al PDCA.

Incluso si la idea no funcionó, es útil. Has reducido el camino y has recopilado información del mundo real.

Mantén el ciclo en marcha

El mayor error que cometen las organizaciones con el PDCA es tratarlo como una solución única. Mejoras algo una vez, obtienes buenos resultados y luego sigues adelante. Sin embargo, el PDCA es más útil cuando se convierte en parte de su ritmo regular.

Supongamos que has mejorado el proceso de incorporación y has reducido el tiempo de formación en un 25%. Genial. Pero, ¿cómo se asegura de que la mejora se mantenga el próximo trimestre?

Revisa el cambio cada pocos meses o cada año. Comprueba si sigue funcionando o si han surgido nuevos problemas. Luego, puedes probar nuevos ajustes en tu enfoque. El objetivo es mantener el ciclo para no volver a resolver el mismo problema dentro de seis meses.

Conclusión

No limite el PDCA a una palabra de moda pasajera sobre la administración. Funciona mejor cuando se usa como una forma repetible de resolver problemas y mejorar los sistemas, ya sea programas de formación o nuevas políticas.

Todo lo que necesita para empezar es una pregunta y una prueba. A partir de ese momento, solo tienes que estar dispuesto a aprender de lo que sucede. Las organizaciones que aplican el PDCA tienden a tomar mejores decisiones porque utilizan cada intento como una oportunidad para aprender y adaptarse. Con el tiempo, esto se traduce en menos puntos ciegos y en un lugar de trabajo en el que el cambio no tiene por qué ser abrumador.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia el PDCA de otros marcos de mejora continua?

Si bien muchos marcos se centran en la implementación lineal, el PDCA hace hincapié en el aprendizaje iterativo. Reabre deliberadamente el ciclo después de cada ciclo, lo que ayuda a reducir el riesgo de quedarse atrapado en soluciones ineficaces.

¿Qué papel desempeña la fase de verificación en la prevención del desperdicio de recursos?

La etapa de verificación verifica si los cambios cumplen con los resultados esperados antes de la implementación a gran escala. Cuando los resultados reales se comparan con las expectativas, los equipos pueden evitar dedicar tiempo, presupuesto y esfuerzo a estrategias no comprobadas.

¿Se puede aplicar el PDCA a proyectos creativos o no técnicos?

El PDCA funciona bien en áreas como las campañas de marketing, el diseño curricular o las iniciativas de recursos humanos. El enfoque cíclico permite a los equipos creativos poner a prueba las ideas y perfeccionar la ejecución sin comprometerse a lanzarlas a gran escala de forma prematura.

¿Cómo pueden los equipos de aprendizaje electrónico adaptar el PDCA para el desarrollo de los cursos?

En el aprendizaje electrónico, el PDCA admite la creación rápida de prototipos. Los equipos pueden planificar los módulos en torno a objetivos claros, lanzar un proyecto piloto, comprobar los análisis y comentarios de los alumnos y actuar perfeccionando las lecciones.

¿Cómo apoya el PDCA el cambio cultural en las organizaciones?

El PDCA incorpora una mentalidad de curiosidad y reflexión. Con el tiempo, los equipos se acostumbran a cuestionar las suposiciones, recopilar pruebas y ajustar el comportamiento. Esta repetición constante normaliza los cambios y convierte la mejora en una parte de las operaciones diarias en lugar de en un evento disruptivo.

¿Qué estrategias ayudan a mantener el PDCA más allá del primer ciclo?

La sostenibilidad proviene de integrar el PDCA en los rituales de equipo, como las revisiones trimestrales o las retrospectivas de los proyectos, y de documentar los hallazgos de cada ciclo. Y lo que es más importante, el apoyo de los líderes evita que el proceso se convierta en un ejercicio único.