PDCA란 무엇이며 사용 방법

모든 성공적인 조직에는 한 가지 공통점이 있습니다. 바로 계속 발전하려는 추진력입니다.문제는 어떻게 할 것인가입니다.어떻게 하면 이미 작동하는 것을 망치지 않고 시스템을 개선할 수 있을까요?

믿을 수 없을 정도로 단순하지만 믿을 수 없을 정도로 강력한 프레임워크인 PDCA 사이클이 이러한 점에 도움이 됩니다.그런데 PDCA란 무엇일까요?품질 관리의 선구자인 W. 에드워즈 데밍 박사가 개발한 프레임워크입니다.PDCA는 Plan, Do, Check, Act의 약자로, 이 절차를 따라야 하는 순서입니다.

이 글에서는 PDCA 모델의 각 단계를 설명하고 다양한 산업 전반에서 PDCA 모델을 구현하는 실용적인 방법을 공유합니다.

PDCA란 무엇입니까?

PDCA, 즉 Plan, Do, Check, Act는 시간이 지남에 따라 반복되는 주기로 프로세스를 개선하고 문제를 해결하며 아이디어를 테스트하기 위한 4단계 접근 방식입니다.언뜻 보면 기본적인 것처럼 보일 수도 있습니다.하지만 그 강점은 구조에 있습니다.

각 단계는 마지막 단계를 기반으로 하며 개인과 팀이 서두르거나 추측하지 않고도 조치를 취할 수 있는 명확한 방법을 제공합니다.

계획 단계에서는 목표를 정의하고 필요한 사항을 계획합니다.여기에는 문제 식별, 관련 데이터 수집, 실행 가능한 전략 수립이 포함됩니다.

그런 다음 Do가 나옵니다.자, 이제 플랜을 시험해 보세요.한 번에 모든 것에 적용할 필요는 없습니다.사실 먼저 소규모로 변경 사항을 테스트하는 것이 더 나은 경우가 많습니다.

그 후에 체크가 나옵니다.이제 결과를 보고 예상했던 것과 비교해 보세요.변화가 변화를 가져왔나요?

마지막으로 Act는 변경 사항을 적용하거나 조정하거나 처음부터 다시 시작하는 것을 의미합니다.효과가 있다면 더 폭넓게 적용할 수 있습니다.그렇지 않았더라도 여전히 유용한 것을 배운 것이므로 주기가 다시 시작됩니다.

PDCA 사이클의 구성 요소

PDCA에 포함된 내용은 이미 다루었습니다.이 프로세스에 수반되는 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 실제 사례를 사용하여 각 단계를 살펴보겠습니다.직원들에게 새로운 직장 정책을 교육하기 위해 내부 eLearning 과정을 만든다고 가정해 보겠습니다.

작동 원리는 다음과 같습니다.

계획

콘텐츠 제작에 뛰어들기 전에 한 발 물러서세요.무엇을 이루려고 하시나요?

이 단계의 목표는 문제를 정의하고 이를 해결하기 위해 취할 단계를 설명하는 것입니다.직원들이 데이터 보안 프로토콜에 대해 잘 모르기 때문에 일관성 없는 관행이 발생한다고 가정해 보겠습니다.목표는 규정 준수를 개선하는 것입니다.

이 단계에서는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 식별하기 주요 학습 목표
• 정확한 내용은 부서장 또는 IT 부서에 문의하십시오.
• 교육 과정 제공 방법 결정 (비디오, 퀴즈 등)
• 성공을 측정하기 위한 지표 설정 (퀴즈 점수, 평가 결과, 완료율 등)

기본적으로 현실적인 계획으로 명확한 방향을 설정하고 있습니다.아직 아무것도 해결하지 못했잖아예를 들어 강좌를 전달할 때는 다음과 같이 계획을 세울 수 있습니다. 코스박스 학습자와 강좌를 공유할 수 있습니다.그런 다음 동일한 플랫폼을 통해 피드백을 기록하기로 결정합니다.Coursebox의 AI 평가 생성기를 사용하여 퀴즈를 생성하고 AI 그레이더 표시할 것입니다.이제 이 계획을 다음 단계로 넘어갈 수 있습니다.

해야 할 것

이제 강좌의 작은 테스트 버전을 빌드하고 실행할 차례입니다.

한 부서를 파일럿 그룹으로 선택할 수 있습니다.단편을 녹음하세요. 교육 비디오, 기본 퀴즈를 만들고 피드백을 초대하세요.이 단계를 통해 전체 조직에 계획을 적용하지 않고도 실제 환경에서 계획이 어떻게 적용되는지 확인할 수 있습니다.이 단계에서는 관찰만 할 뿐 아무것도 완벽하게 만들려고 하지 않습니다.

체크

파일럿 과정이 완료되면 데이터를 수집하십시오.직원들이 완료했나요?퀴즈 결과가 좋았나요?내용이 명확했나요?설문조사, 일부 참가자 인터뷰 또는 리뷰 분석을 사용할 수 있습니다.

여기서는 가정을 실제 결과와 분리하여 무엇이 효과가 있었는지, 왜 효과가 있었는지 이해할 수 있습니다.

행동하십시오

학습한 내용을 바탕으로 다음에 무엇을 할지 결정하세요.파일럿 그룹이 자료를 이해하고 유용한 피드백을 제공했다면 전사적 출시를 진행할 수 있습니다.특정 부분이 혼란스럽거나 효과가 없었다면 이제 수정할 수 있습니다.이 단계에서는 작은 변화가 더 나은 결과로 이어지기 시작합니다.

PDCA의 역사

PDCA 사이클의 뿌리는 물리학자이자 통계학자인 월터 A. 셰하트가 산업 환경을 지속적으로 개선하기 위한 방법을 도입한 1930년대로 거슬러 올라갑니다.그의 원래 개념은 비공식적으로는 셰하트 사이클 (Shewhart Cycle) 이라고 불렸습니다.

다음과 같은 세 가지 주요 작업을 중심으로 구축되었습니다.

• 지정하기
• 프로듀스
• 검사

아이디어는 간단했습니다. 달성하려는 목표를 정의하고 구축한 다음 기대와 비교하여 결과를 확인하는 것이었습니다.무언가 제대로 작동하지 않으면 프로세스가 반복되었다가 다시 시작되곤 합니다. 더 정확한 정보를 얻을 수 있으니까요.

나중에 학생이자 Shewhart의 작업을 좋아했던 W. Edwards Deming은 아이디어를 확장하여 비즈니스 리더들이 더 쉽게 접근할 수 있도록 했습니다.그는 제2차 세계대전 이후 몇 년 동안 일본 기업들과 함께 일했다.

이 기간 동안 그는 단지 검사뿐만 아니라 제품 수명 전반에 걸친 지속적인 학습을 강조했습니다.그의 버전에는 테스트를 염두에 두고 설계하고, 생산 과정에서 제품을 검증하고, 시장에 출시하고, 실제 사용자 경험을 바탕으로 제품을 개선하는 등의 단계가 포함되었습니다.

1950년대 초, 일본의 과학자 및 엔지니어 연합 (JUSE) 은 데밍의 아이디어를 취합하여 오늘날 PDCA로 알려진 친숙한 네 부분으로 구성된 루프로 구성했습니다.이 프레임워크는 특히 제조 분야에서 빠르게 확산되었습니다.하지만 곧 다른 많은 분야에서도 그 가치를 인정받게 되었습니다.

수년에 걸쳐 다양한 모델이 등장했습니다.그 중 하나가 Eric Ries가 스타트업 세계에서 “구축, 측정, 학습” 사이클을 들 수 있다는 점입니다.하지만 핵심 원칙은 같습니다. 무언가를 시도하고, 어떤 일이 일어나는지 관찰하고, 그로부터 배우는 것입니다.이러한 리듬은 오늘날에도 셀 수 없이 많은 상황에서 계속해서 문제 해결의 지침으로 작용하고 있습니다.

조직에서 PDCA를 사용하는 방법

팀에 PDCA를 소개하려는 경우 기존 시스템을 점검할 필요가 없습니다.대신 이러한 접근 방식을 팀의 기존 업무 방식에 포함시킬 수 있습니다.

먼저 PDCA를 체크해야 하는 체크리스트로 생각하지 않는 것부터 시작하십시오.그보다는 사람들이 작은 것을 시도하고 그 결과로부터 배울 수 있는 공간을 만드세요.간단하게 들릴 수도 있지만 실제로 제대로 하려면 많은 구조가 필요합니다.

명확한 사용 사례로 시작

먼저 PDCA를 집중적으로 테스트할 수 있는 상황을 선택하십시오.영업팀이 잠재 고객을 추적하는 데 어려움을 겪고 있다고 가정해 보겠습니다.신입 직원을 온보딩하는 데 시간이 너무 오래 걸릴 수 있습니다.이 모든 기회를 통해 PDCA를 신청할 수 있습니다.

중요하지만 지금은 가장 큰 문제가 아닌 것을 선택하세요.첫 번째 사이클에는 명확한 경계와 함께 관리 가능한 챌린지가 더 적합합니다.PDCA 접근법으로 더 복잡한 문제를 해결하기 전에 추진력과 자신감을 쌓아야 합니다.

사람들에게 테스트할 공간 제공

첫 번째 사용 사례를 고른 후 시간을 내서 사람들이 신중하게 계획할 수 있도록 하세요.하지만 이것이 몇 주간의 회의를 의미하지는 않습니다.그냥 잠시 멈춰서 우리가 해결하려고 하는 게 뭐냐고 물어보는 거죠.

지금은 계획 단계에 있지만 마지막 세부 사항까지 모든 것을 계획하고 있지는 않습니다.방향을 설정하고 가능한 결과에 대해 생각하는 것뿐입니다.간단한 회의나 공유 문서만으로도 충분히 시작할 수 있습니다.

그런 다음 팀이 격리된 환경에서 아이디어를 테스트하도록 하세요.온보딩 프로세스를 재작업하고 있다면 다음 두 명의 채용에서 새로운 형식을 시도해보고 각 단계에 소요되는 시간을 추적해 볼 수도 있습니다.아이디어는 이 새로운 접근 방식이 어떤 결과를 가져오는지 확인하고 관찰한 내용을 수집하는 것입니다.

데이터에서 배우기

이 시점에서 많은 팀들이 서두릅니다.한 번 시도한 후에는 성공으로 선언하거나 아예 폐기하고 싶어하죠.하지만 PDCA에서는 좀 더 신중하게 검토할 것을 권장합니다.

간단한 질문을 해보세요. 우리가 생각한 대로 작동했을까요?무엇이 우리를 놀라게 했나요?

매번 공식적인 분석 보고서를 작성할 필요는 없습니다.때로는 짧은 보고로도 충분할 때가 있습니다.단지 누군가가 시간을 내어 숙고했는지 확인하고 싶을 것입니다. 그래야 PDCA에서 배운 내용을 얻을 수 있기 때문입니다.

아이디어가 효과가 없더라도 유용합니다.경로를 좁히고 실제 세계의 의견을 수집했습니다.

사이클을 계속 이어가세요

조직에서 PDCA를 사용할 때 저지르는 가장 큰 실수는 PDCA를 일회성 해결책으로 취급하는 것입니다.무언가를 한 번 개선하면 좋은 결과를 얻게 되고, 그 다음에는 다음 단계로 넘어갑니다.하지만 PDCA는 규칙적인 리듬의 일부가 될 때 가장 유용합니다.

온보딩 프로세스를 개선하고 교육 시간을 25% 단축했다고 가정해 보겠습니다.훌륭합니다.하지만 다음 분기에도 이러한 개선이 지속되도록 하려면 어떻게 해야 할까요?

몇 달마다 또는 매년 변경 사항을 다시 확인하십시오.아직 작동 중인지 또는 새로운 문제가 발생했는지 확인해 보세요.그런 다음 접근 방식을 새롭게 조정해 볼 수 있습니다.요점은 반복해서 반복해서 진행해서 6개월 후에 같은 문제를 다시 풀지 않도록 하는 것입니다.

결론

PDCA를 지나가는 경영진의 유행어로만 제한하지 마십시오.어떤 상황에서든 문제를 해결하고 시스템을 개선하기 위한 반복 가능한 방법으로 사용할 때 가장 효과적입니다. 교육 프로그램 또는 새 정책.

시작하는 데 필요한 것은 질문과 테스트뿐입니다.그때부터는 어떤 일이 벌어지는지 기꺼이 배우기만 하면 됩니다.PDCA를 적용하는 조직은 각 시도를 배우고 조정할 기회로 삼기 때문에 더 나은 결정을 내리는 경향이 있습니다.시간이 지남에 따라 사각지대가 줄어들고 변화가 심하지 않아도 되는 업무 환경이 조성됩니다.

자주 묻는 질문

PDCA는 다른 지속적 개선 프레임워크와 어떻게 다른가요?

많은 프레임워크가 선형 구현에 초점을 맞추고 있지만 PDCA는 반복 학습을 강조합니다.각 주기가 끝나면 의도적으로 루프를 다시 열어 비효율적인 솔루션에 빠질 위험을 줄일 수 있습니다.

'체크' 단계는 자원 낭비를 방지하는 데 어떤 역할을 할까요?

점검 단계에서는 대규모 배포 전에 변경 사항이 의도한 결과를 충족하는지 여부를 확인합니다.실제 결과를 기대치와 비교할 때 팀은 검증되지 않은 전략에 시간, 예산 및 노력을 들이는 것을 피할 수 있습니다.

PDCA를 비기술 프로젝트 또는 크리에이티브 프로젝트에 적용할 수 있습니까?

PDCA는 마케팅 캠페인, 커리큘럼 설계 또는 HR 이니셔티브와 같은 영역에서 잘 작동합니다.주기적 접근 방식을 통해 크리에이티브 팀은 본격적인 출시를 성급히 진행하지 않고도 아이디어를 테스트하고 실행을 구체화할 수 있습니다.

e러닝 팀은 교육 과정 개발에 PDCA를 어떻게 적용할 수 있을까요?

e러닝에서 PDCA는 신속한 프로토타이핑을 지원합니다.팀은 명확한 목표를 중심으로 모듈을 계획하고, 파일럿을 실행하여 실행하고, 학습자 분석 및 피드백을 통해 확인하고, 수업을 구체화하여 실행할 수 있습니다.

PDCA는 조직의 문화적 변화를 어떻게 지원합니까?

PDCA에는 호기심과 성찰의 사고방식이 담겨 있습니다.시간이 흐르면서 팀은 가정에 의문을 제기하고, 증거를 수집하고, 행동을 조정하는 데 익숙해집니다.이러한 꾸준한 반복은 변화를 정상화하고 개선을 파괴적인 이벤트가 아닌 일상 업무의 일부로 만듭니다.

첫 주기 이후에도 PDCA를 유지하는 데 도움이 되는 전략은 무엇입니까?

지속가능성은 PDCA를 분기별 검토 또는 프로젝트 회고와 같은 팀 의식에 통합하고 각 주기의 결과를 문서화하는 데서 비롯됩니다.더 중요한 것은 리더십 지원을 통해 프로세스가 일회성 작업으로 전락하는 것을 방지할 수 있다는 것입니다.