Qu'est-ce que le PDCA et comment peut-il vous aider à améliorer vos processus d'apprentissage ? Découvrez comment appliquer ce cadre éprouvé pour innover et être à la pointe de l'apprentissage en ligne.
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Toutes les organisations prospères ont une chose en commun : la volonté de continuer à s'améliorer. La question est de savoir comment ? Comment améliorer les systèmes sans détruire ce qui fonctionne déjà ?
Le cycle PDCA, un cadre d'une simplicité trompeuse mais incroyablement puissant, aide à cet égard. Mais qu'est-ce que le PDCA ? Il s'agit d'un cadre développé par le pionnier du contrôle qualité, le Dr W. Edwards Deming. PDCA signifie Plan, Do, Check, Act, qui est l'ordre dans lequel vous devez suivre cette procédure.
Dans cet article, nous expliquons chaque étape du modèle PDCA et partageons des moyens pratiques de le mettre en œuvre dans différents secteurs.
Le PDCA, ou Plan, Do, Check, Act, est une approche en quatre étapes visant à améliorer les processus, à résoudre des problèmes et à tester des idées selon un cycle qui se répète au fil du temps. À première vue, cela peut sembler basique. Cependant, sa force réside dans sa structure.
Chaque phase s'appuie sur la précédente et donne aux individus et aux équipes un moyen clair d'agir sans se précipiter ni deviner.
La phase de planification vous permet de définir l'objectif et de définir ce qui doit se passer. Cela comprend l'identification du problème, la collecte de données pertinentes et l'élaboration d'une stratégie réalisable.
Puis vient Do. Ici, tu essaies le plan. Vous n'avez pas besoin de le déployer sur tout en même temps. En fait, il est souvent préférable de tester d'abord les modifications à petite échelle.
Ensuite vient Check. Maintenant, vous examinez les résultats et vous les comparez à ce que vous attendiez. Le changement a-t-il fait une différence ?
Enfin, Agir signifie que vous adoptez le changement, que vous l'ajustez ou que vous revenez à la table à dessin. Si cela fonctionne, vous pouvez l'appliquer plus largement. Si ce n'est pas le cas, vous avez tout de même appris quelque chose d'utile et le cycle recommence.
Nous avons déjà abordé ce qui est inclus dans le PDCA. Passons en revue chaque phase à l'aide d'un exemple concret pour comprendre facilement ce que ce processus implique. Supposons que vous créiez un cours d'apprentissage en ligne interne pour former les employés à une nouvelle politique en matière d'environnement de travail.
Voici comment cela fonctionne.
Avant de vous lancer dans la création de contenu, prenez du recul. Qu'est-ce que tu essaies d'accomplir ?
Au cours de cette phase, votre objectif est de définir le problème et de définir les mesures que vous allez prendre pour le résoudre. Supposons que les employés ne soient pas certains des protocoles de sécurité des données, ce qui entraîne des pratiques incohérentes. Votre objectif est d'améliorer la conformité.
À ce stade, vous allez :
En gros, vous définissez une orientation claire à l'aide d'un plan réaliste. Tu n'es pas encore en train de résoudre quoi que ce soit. Par exemple, en ce qui concerne la prestation de cours, vous pouvez prévoir d'utiliser Boîte de cours pour partager le cours avec les apprenants. Ensuite, vous décidez d'enregistrer les commentaires via la même plateforme. Le générateur d'évaluation basé sur l'IA de Coursebox sera utilisé pour créer des questionnaires, et le Niveleur AI les marquera. Vous pouvez maintenant passer à l'étape suivante de ce plan.
Il est maintenant temps de créer et d'exécuter une petite version de test du cours.
Vous pouvez sélectionner un département en tant que groupe pilote. Enregistrez un court métrage vidéo de formation, créez un questionnaire de base et sollicitez des commentaires. Cette étape vous permet de voir comment fonctionne votre plan dans le monde réel sans le déployer dans l'ensemble de l'organisation. Vous ne faites qu'observer à ce stade et vous n'essayez pas de perfectionner quoi que ce soit.
Une fois le cours pilote terminé, collectez des données. Les employés l'ont-ils terminé ? Les résultats du quiz ont-ils été bons ? Le contenu était-il clair ? Vous pouvez utiliser des enquêtes, interroger quelques participants ou examiner des analyses.
Ici, vous devez séparer les hypothèses des résultats réels pour comprendre ce qui a fonctionné et pourquoi.
Sur la base de ce que vous avez appris, décidez de la marche à suivre. Si le groupe pilote a compris le contenu et a fourni des commentaires utiles, vous pouvez procéder à un déploiement à l'échelle de l'entreprise. Si certaines parties étaient confuses ou inefficaces, vous pouvez désormais les modifier. À ce stade, de petits changements commencent à donner de meilleurs résultats.
Les origines du cycle PDCA remontent aux années 1930, lorsque le physicien et statisticien Walter A. Shewhart a introduit une méthode d'amélioration continue dans les environnements industriels. Son concept original s'appelait de manière informelle le cycle de Shewhart.
Il a été construit autour de trois actions clés :
L'idée était simple : définissez ce que vous souhaitez atteindre, développez-le, puis comparez les résultats aux attentes. Si quelque chose ne fonctionnait pas, le processus recommençait en boucle et recommençait, mieux informé.
Plus tard, W. Edwards Deming, étudiant et admirateur du travail de Shewhart, a développé l'idée et l'a rendue plus accessible aux chefs d'entreprise. Il a travaillé pour des entreprises japonaises dans les années qui ont suivi la Seconde Guerre mondiale.
Au cours de cette période, il a mis l'accent non seulement sur l'inspection, mais aussi sur l'apprentissage continu tout au long de la vie d'un produit. Sa version comprenait des étapes telles que la conception en tenant compte des tests, la vérification du produit pendant la production, sa mise sur le marché, puis son affinement sur la base d'expériences utilisateur réelles.
Au début des années 1950, l'Union japonaise des scientifiques et des ingénieurs (JUSE) a repris les idées de Deming et les a façonnées dans la boucle en quatre parties familière que nous connaissons aujourd'hui sous le nom de PDCA. Le cadre s'est rapidement répandu, en particulier dans le secteur manufacturier. Cependant, sa valeur a rapidement été reconnue dans de nombreux autres domaines.
Au fil des ans, de nombreux modèles différents sont apparus. L'un d'eux est le cycle « Build, Measure, Learn » d'Eric Ries dans le monde des startups. Cependant, le principe de base est le même : essayer quelque chose, observer ce qui se passe et en tirer des leçons. Ce rythme continue de guider la résolution de problèmes dans de nombreux contextes aujourd'hui.
Si vous souhaitez présenter le PDCA à votre équipe, vous n'aurez pas à remanier les systèmes existants. Vous pouvez plutôt intégrer cette approche à la façon dont votre équipe travaille déjà.
Commencez par ne pas considérer le PDCA comme une liste de contrôle à cocher. Créez plutôt un espace pour que les gens puissent essayer quelque chose de petit et tirer des leçons des résultats. Cela peut sembler simple, mais dans la pratique, il faut beaucoup de structure pour bien faire les choses.
Tout d'abord, choisissez une situation dans laquelle vous pouvez tester le PDCA de manière ciblée. Supposons que votre équipe commerciale ait du mal à suivre les prospects. L'intégration des nouveaux employés prend peut-être trop de temps. Ce sont toutes des opportunités où vous pouvez appliquer le PDCA.
Choisissez quelque chose qui compte, mais qui n'est pas votre plus gros problème pour le moment. Un défi gérable avec des limites claires convient mieux à votre premier cycle. Vous souhaitez créer une dynamique et gagner en confiance avant de passer à la résolution de problèmes plus complexes avec une approche PDCA.
Une fois que vous avez choisi votre premier cas d'utilisation, donnez le temps aux gens de planifier de manière réfléchie. Cependant, cela ne signifie pas des semaines de réunions. Cela signifie simplement que vous vous arrêtez pour vous demander : qu'est-ce que nous essayons de résoudre ?
Ici, vous êtes dans la phase de planification, mais vous ne planifiez pas tout dans les moindres détails. Vous définissez simplement une orientation et réfléchissez aux résultats possibles. Une réunion rapide ou un document partagé peuvent suffire pour démarrer.
Ensuite, laissez votre équipe tester son idée dans un environnement confiné. S'ils retravaillent le processus d'intégration, ils peuvent peut-être essayer le nouveau format avec les deux prochaines recrues et suivre la durée de chaque étape. L'idée est de voir ce qui se passe avec cette nouvelle approche et de recueillir des observations.
Beaucoup d'équipes se précipitent à ce stade. Après avoir essayé quelque chose une fois, ils veulent le déclarer réussi ou l'abandonner complètement. Cependant, le PDCA encourage un examen plus approfondi.
Posez des questions simples : cela a-t-il fonctionné comme nous le pensions ? Qu'est-ce qui nous a surpris ?
Vous n'avez pas besoin d'un rapport d'analyse officiel à chaque fois. Parfois, un bref compte rendu suffit. Vous voulez simplement vous assurer que quelqu'un a pris le temps de réfléchir, car c'est ce qui apporte l'apprentissage au PDCA.
Même si l'idée n'a pas marché, elle est utile. Vous avez réduit le chemin et recueilli des informations du monde réel.
La plus grande erreur que les organisations commettent avec le PDCA est de le traiter comme une solution ponctuelle. Vous améliorez quelque chose une fois, vous obtenez de bons résultats, puis vous passez à autre chose. Mais le PDCA est particulièrement utile lorsqu'il fait partie de votre rythme régulier.
Supposons que vous ayez amélioré le processus d'intégration et réduit le temps de formation de 25 %. Super. Mais comment vous assurez-vous que cette amélioration se maintiendra au prochain trimestre ?
Revoyez le changement tous les quelques mois ou tous les ans. Vérifiez si cela fonctionne toujours ou si de nouveaux problèmes sont apparus. Ensuite, vous pouvez essayer de nouveaux ajustements à votre approche. Le but est de maintenir la boucle afin de ne pas avoir à résoudre le même problème six mois plus tard.
Ne limitez pas le PDCA à un mot à la mode de gestion passager. Il fonctionne mieux lorsque vous l'utilisez comme moyen reproductible de résoudre des problèmes et d'améliorer les systèmes, qu'il s'agisse de programmes de formation ou de nouvelles politiques.
Tout ce dont vous avez besoin pour commencer, c'est d'une question et d'un test. À partir de là, il suffit d'être prêt à tirer les leçons de ce qui se passe. Les organisations qui appliquent le PDCA ont tendance à prendre de meilleures décisions car elles utilisent chaque tentative comme une chance d'apprendre et de s'adapter. Au fil du temps, cela se traduit par une diminution des angles morts et un lieu de travail où les changements ne doivent pas nécessairement être accablants.
Alors que de nombreux frameworks se concentrent sur la mise en œuvre linéaire, le PDCA met l'accent sur l'apprentissage itératif. Il rouvre délibérément la boucle après chaque cycle, ce qui contribue à réduire le risque de blocage dans des solutions inefficaces.
L'étape de vérification permet de vérifier si les modifications donnent les résultats escomptés avant un déploiement à grande échelle. Lorsque les résultats réels sont comparés aux attentes, les équipes peuvent éviter de consacrer du temps, du budget et des efforts à des stratégies non éprouvées.
Le PDCA fonctionne bien dans des domaines tels que les campagnes marketing, la conception de programmes ou les initiatives RH. L'approche cyclique permet aux équipes créatives de tester des idées et d'en affiner l'exécution sans s'engager prématurément dans un lancement complet.
Dans le domaine de l'apprentissage en ligne, le PDCA prend en charge le prototypage rapide. Les équipes peuvent planifier des modules autour d'objectifs clairs, réaliser en lançant un projet pilote, vérifier les analyses et les commentaires des apprenants, et agir en affinant les leçons.
Le PDCA intègre un état d'esprit de curiosité et de réflexion. Au fil du temps, les équipes s'habituent à remettre en question les hypothèses, à recueillir des preuves et à ajuster les comportements. Cette répétition régulière normalise le changement et fait de l'amélioration une partie intégrante des opérations quotidiennes plutôt que d'être un événement perturbateur.
La durabilité passe par l'intégration du PDCA dans les rituels d'équipe, tels que les revues trimestrielles ou les rétrospectives de projets, et par la documentation des résultats de chaque cycle. Plus important encore, le soutien du leadership empêche que le processus ne se transforme en un exercice ponctuel.
