ما هو PDCA وكيفية استخدامه

تشترك كل منظمة ناجحة في شيء واحد: الدافع للاستمرار في التحسن. السؤال هو كيف؟ كيف يمكنك تحسين الأنظمة دون كسر ما يعمل بالفعل؟

تساعد دورة PDCA، وهي إطار بسيط مخادع ولكنه قوي للغاية، في هذا الصدد. ولكن ما هو PDCA؟ إنه إطار تم تطويره من قبل رائد مراقبة الجودة الدكتور دبليو إدواردز ديمينغ. PDCA تعني التخطيط والتنفيذ والتحقق والتصرف، وهو الترتيب الذي يجب عليك اتباع هذا الإجراء به.

في هذه المقالة، نشرح كل مرحلة من مراحل نموذج PDCA ونشارك الطرق العملية لتنفيذه عبر الصناعات المختلفة.

ما هي PDCA؟

PDCA، أو Plan، Do، Check، Act، هو نهج من أربع خطوات لتحسين العمليات وحل المشكلات واختبار الأفكار في دورة تتكرر بمرور الوقت. للوهلة الأولى، قد يبدو الأمر أساسيًا. ومع ذلك، تكمن قوتها في هيكلها.

تعتمد كل مرحلة على المرحلة الأخيرة وتمنح الأفراد والفرق طريقة واضحة لاتخاذ الإجراءات دون التسرع أو التخمين.

مرحلة التخطيط هي المكان الذي تحدد فيه الهدف وترسم ما يجب أن يحدث. ويشمل تحديد المشكلة وجمع البيانات ذات الصلة وتشكيل استراتيجية عملية.

ثم يأتي دو. هنا، يمكنك تجربة الخطة. لا تحتاج إلى طرحها على كل شيء دفعة واحدة. في الواقع، غالبًا ما يكون من الأفضل اختبار التغييرات على نطاق صغير أولاً.

بعد ذلك يأتي الفحص. الآن، يمكنك إلقاء نظرة على النتائج ومقارنتها بما كنت تتوقعه. هل أحدث التغيير فرقًا؟

أخيرًا، يعني القانون أنك إما تتبنى التغيير أو تعدله أو تعود إلى لوحة الرسم. إذا نجحت، يمكنك تطبيقها على نطاق أوسع. إذا لم يحدث ذلك، فستظل قد تعلمت شيئًا مفيدًا، وتبدأ الدورة مرة أخرى.

مكونات دورة PDCA

لقد قمنا بالفعل بتغطية ما تم تضمينه في PDCA. دعونا ننتقل إلى كل مرحلة باستخدام مثال من العالم الحقيقي لتسهيل فهم ما تنطوي عليه هذه العملية. لنفترض أنك تقوم بإنشاء دورة تعليم إلكتروني داخلية لتدريب الموظفين على سياسة مكان العمل الجديدة.

إليك كيفية عملها.

خطة

قبل الانتقال إلى إنشاء المحتوى، تراجع خطوة إلى الوراء. ما الذي تحاول تحقيقه؟

في هذه المرحلة، هدفك هو تحديد المشكلة وتحديد الخطوات التي ستتخذها لمعالجتها. لنفترض أن الموظفين غير متأكدين من بروتوكولات أمان البيانات، مما يؤدي إلى ممارسات غير متسقة. هدفك هو تحسين الامتثال.

في هذه المرحلة، ستقوم بما يلي:

• حدد أهداف التعلم الرئيسية
• استشر رؤساء الأقسام أو تكنولوجيا المعلومات للحصول على محتوى دقيق
• حدد كيفية تقديم الدورة (الفيديو والاختبارات وما إلى ذلك)
• حدد مقاييس لقياس النجاح (درجات الاختبار ونتائج التقييم ومعدلات الإكمال وما إلى ذلك)

في الأساس، أنت تحدد اتجاهًا واضحًا بخطة واقعية. أنت لا تحل أي شيء حتى الآن. على سبيل المثال، عندما يتعلق الأمر بتسليم الدورة التدريبية، يمكنك التخطيط لاستخدامها صندوق الدورة لمشاركة الدورة التدريبية مع المتعلمين. بعد ذلك، تقرر تسجيل التعليقات من خلال نفس المنصة. سيتم استخدام مولد تقييم الذكاء الاصطناعي الخاص بـ Coursebox لإنشاء الاختبارات، و درجة الذكاء الاصطناعي سوف تضع علامة عليها. الآن، يمكنك نقل هذه الخطة إلى المرحلة التالية.

فعل

حان الوقت الآن لإنشاء نسخة تجريبية صغيرة من الدورة التدريبية وتشغيلها.

يمكنك اختيار قسم واحد كمجموعة تجريبية. سجل قصيرًا فيديو تدريبيوأنشئ اختبارًا أساسيًا وادعُ التعليقات. تساعدك هذه الخطوة على معرفة مدى ثبات خطتك في العالم الحقيقي دون طرحها على المؤسسة بأكملها. أنت تراقب فقط في هذه المرحلة ولا تحاول إتقان أي شيء.

تحقق

بمجرد اكتمال الدورة التجريبية، قم بجمع البيانات. هل انتهى الموظفون من ذلك؟ هل كانت نتائج الاختبار قوية؟ هل كان المحتوى واضحًا؟ يمكنك استخدام الاستطلاعات أو مقابلة عدد قليل من المشاركين أو مراجعة التحليلات.

هنا، يمكنك فصل الافتراضات عن النتائج الفعلية لفهم ما نجح ولماذا.

قانون

بناءً على ما تعلمته، حدد ما يجب القيام به بعد ذلك. إذا فهمت المجموعة التجريبية المواد وقدمت ملاحظات مفيدة، فيمكنك المضي قدمًا في طرح المنتج على مستوى الشركة. إذا كانت بعض الأجزاء مربكة أو غير فعالة، يمكنك الآن مراجعتها. في هذه المرحلة، تبدأ التغييرات الصغيرة في تحقيق نتائج أفضل.

تاريخ PDCA

تعود جذور دورة PDCA إلى الثلاثينيات، عندما قدم الفيزيائي والإحصائي Walter A. Shewhart طريقة للتحسين المستمر في البيئات الصناعية. كان مفهومه الأصلي يسمى بشكل غير رسمي دورة Shewhart.

تم بناؤه حول ثلاثة إجراءات رئيسية:

• حدد
• ينتج
• افحص

كانت الفكرة واضحة: حدد ما تهدف إلى تحقيقه، وقم ببنائه، ثم تحقق من النتائج مقابل التوقعات. إذا لم ينجح شيء ما، فستعود العملية مرة أخرى وتبدأ من جديد، على دراية أفضل.

في وقت لاحق، قام W. Edwards Deming، وهو طالب ومعجب بعمل Shewhart، بتوسيع الفكرة وجعلها في متناول قادة الأعمال. عمل مع الشركات اليابانية في السنوات التي أعقبت الحرب العالمية الثانية.

خلال هذا الوقت، ركز ليس فقط على الفحص، ولكن على التعلم المستمر طوال عمر المنتج. تضمنت نسخته خطوات مثل التصميم مع وضع الاختبار في الاعتبار، والتحقق من المنتج أثناء الإنتاج، وتقديمه إلى السوق، ثم تحسينه بناءً على تجارب المستخدم الحقيقية.

بحلول أوائل الخمسينيات من القرن الماضي، أخذ اتحاد العلماء والمهندسين الياباني (JUSE) أفكار ديمينغ وصاغها في حلقة مألوفة من أربعة أجزاء نعرفها الآن باسم PDCA. انتشر الإطار بسرعة، لا سيما في التصنيع. ومع ذلك، سرعان ما تم التعرف على قيمتها في العديد من المجالات الأخرى.

على مر السنين، ظهرت العديد من النماذج المختلفة. واحدة منها هي دورة «البناء والقياس والتعلم» لإريك ريس في عالم الشركات الناشئة. ومع ذلك، فإن المبدأ الأساسي هو نفسه: جرب شيئًا ما، ولاحظ ما يحدث، وتعلم منه. يستمر هذا الإيقاع في توجيه حل المشكلات في أماكن لا تعد ولا تحصى اليوم.

كيفية استخدام PDCA في مؤسستك

إذا كنت ترغب في تقديم فريقك إلى PDCA، فلن تضطر إلى إصلاح الأنظمة الحالية. بدلاً من ذلك، يمكنك جعل هذا النهج جزءًا من كيفية عمل فريقك بالفعل.

ابدأ بعدم التفكير في PDCA كقائمة مرجعية يجب عليك وضع علامة عليها. بدلاً من ذلك، قم بتوفير مساحة للأشخاص لتجربة شيء صغير والتعلم من النتيجة. قد يبدو الأمر بسيطًا، ولكن من الناحية العملية، يتطلب الأمر الكثير من البنية لفهمه بشكل صحيح.

ابدأ بحالة استخدام واضحة

أولاً، اختر موقفًا يمكنك فيه اختبار PDCA بطريقة مركزة. لنفترض أن فريق المبيعات الخاص بك يواجه صعوبة في متابعة العملاء المحتملين. ربما يستغرق تأهيل الموظفين الجدد وقتًا طويلاً. هذه كلها فرص يمكنك من خلالها تطبيق PDCA.

حدد شيئًا مهمًا، ولكنه ليس أكبر مشكلة لديك الآن. يعد التحدي الذي يمكن التحكم فيه بحدود واضحة مناسبًا بشكل أفضل لدورتك الأولى. تريد بناء الزخم والثقة قبل الانتقال إلى حل المشكلات الأكثر تعقيدًا باستخدام نهج PDCA.

امنح الناس مساحة للاختبار

بعد اختيار حالة الاستخدام الأولى، خصص وقتًا للأشخاص للتخطيط بعناية. ومع ذلك، هذا لا يعني أسابيع من الاجتماعات. هذا يعني فقط أنك تتوقف لتسأل: ما الذي نحاول حله؟

هنا، أنت في مرحلة التخطيط، لكنك لا تخطط لكل شيء حتى آخر تفصيل. أنت ببساطة تحدد الاتجاه وتفكر في النتائج المحتملة. يمكن أن يكون الاجتماع السريع أو المستند المشترك كافيًا للبدء.

بعد ذلك، اسمح لفريقك باختبار فكرتهم في إعداد مضمّن. إذا كانوا يعيدون صياغة عملية الإعداد، فربما يمكنهم تجربة التنسيق الجديد مع الموظفين التاليين وتتبع المدة التي تستغرقها كل خطوة. الفكرة هي معرفة ما يحدث مع هذا النهج الجديد وجمع الملاحظات.

تعلم من البيانات

يندفع الكثير من الفرق في هذه المرحلة. بعد تجربة شيء ما مرة واحدة، يريدون إعلان نجاحه أو إلغائه تمامًا. ومع ذلك، يشجع PDCA على إجراء مراجعة أكثر عمقًا.

اطرح أسئلة بسيطة: هل نجحت بالطريقة التي اعتقدنا أنها ستعمل بها؟ ما الذي فاجأنا؟

لا تحتاج إلى تقرير تحليلات رسمي في كل مرة. في بعض الأحيان، يكون استخلاص المعلومات القصير كافيًا. تريد فقط التأكد من أن شخصًا ما قد خصص وقتًا للتفكير، لأن هذا هو ما يجلب التعلم إلى PDCA.

حتى لو لم تنجح الفكرة، فهي مفيدة. لقد قمت بتضييق المسار وجمع مدخلات من العالم الحقيقي.

حافظ على استمرار الدورة

أكبر خطأ ترتكبه المنظمات مع PDCA هو التعامل معها كحل لمرة واحدة. تقوم بتحسين شيء ما مرة واحدة، وتحصل على نتائج جيدة، ثم تمضي قدمًا. لكن PDCA يكون مفيدًا للغاية عندما يصبح جزءًا من إيقاعك المعتاد.

لنفترض أنك قمت بتحسين عملية الإعداد وتقليل وقت التدريب بنسبة 25٪. رائع. ولكن كيف تتأكد من استمرار التحسن في الربع التالي؟

قم بإعادة النظر في التغيير كل بضعة أشهر أو كل عام. تحقق مما إذا كان لا يزال يعمل أو إذا ظهرت مشكلات جديدة. بعد ذلك، يمكنك تجربة تعديلات جديدة على النهج الخاص بك. الهدف هو الاستمرار في الحلقة حتى لا تحل نفس المشكلة مرة أخرى بعد ستة أشهر.

الخاتمة

لا تقصر PDCA على كلمة طنانة إدارية عابرة. يعمل بشكل أفضل عند استخدامه كطريقة قابلة للتكرار لحل المشكلات وتحسين الأنظمة، سواء كان ذلك برامج تدريبية أو سياسات جديدة.

كل ما تحتاجه للبدء هو سؤال واختبار. من الآن فصاعدًا، عليك فقط أن تكون على استعداد للتعلم مما يحدث. تميل المنظمات التي تطبق PDCA إلى اتخاذ قرارات أفضل لأنها تستخدم كل محاولة كفرصة للتعلم والتكيف. وبمرور الوقت، ينتج عن ذلك عدد أقل من النقاط العمياء ومكان عمل لا يجب أن يكون فيه التغيير ساحقًا.

أسئلة متكررة

كيف تختلف PDCA عن أطر التحسين المستمر الأخرى؟

بينما تركز العديد من الأطر على التنفيذ الخطي، تؤكد PDCA على التعلم التكراري. إنها تعيد فتح الحلقة عن عمد بعد كل دورة، مما يساعد على تقليل مخاطر الدخول في حلول غير فعالة.

ما الدور الذي تلعبه مرحلة «التحقق» في منع إهدار الموارد؟

تتحقق مرحلة الفحص مما إذا كانت التغييرات تلبي النتائج المرجوة قبل طرحها على نطاق واسع. عند مقارنة النتائج الحقيقية بالتوقعات، يمكن للفرق تجنب تخصيص الوقت والميزانية والجهد لاستراتيجيات غير مثبتة.

هل يمكن تطبيق PDCA على المشاريع غير الفنية أو الإبداعية؟

تعمل PDCA بشكل جيد في مجالات مثل الحملات التسويقية أو تصميم المناهج الدراسية أو مبادرات الموارد البشرية. يسمح النهج الدوري للفرق الإبداعية باختبار الأفكار وتحسين التنفيذ دون الالتزام بالإطلاق الكامل قبل الأوان.

كيف يمكن لفرق التعليم الإلكتروني تكييف PDCA لتطوير الدورة التدريبية؟

في التعليم الإلكتروني، تدعم PDCA النماذج الأولية السريعة. يمكن للفرق تخطيط الوحدات حول أهداف واضحة، والقيام بذلك من خلال إطلاق برنامج تجريبي، والتحقق من تحليلات المتعلمين وتعليقاتهم، والتصرف من خلال تحسين الدروس.

كيف تدعم PDCA التغيير الثقافي في المنظمات؟

تدمج PDCA عقلية الفضول والتفكير. ومع مرور الوقت، أصبحت الفرق معتادة على التشكيك في الافتراضات وجمع الأدلة وتعديل السلوك. مثل هذا التكرار المستمر يعمل على تطبيع التغيير ويجعل التحسين جزءًا من العمليات اليومية وليس حدثًا مدمرًا.

ما هي الاستراتيجيات التي تساعد في الحفاظ على PDCA بعد الدورة الأولى؟

تأتي الاستدامة من دمج PDCA في طقوس الفريق، مثل المراجعات الفصلية أو استذكار المشروع، وتوثيق نتائج كل دورة. والأهم من ذلك، أن دعم القيادة يمنع العملية من التلاشي إلى ممارسة لمرة واحدة.