Che cos'è il PDCA e come usarlo

Ogni organizzazione di successo ha una cosa in comune: la voglia di continuare a migliorare. La domanda è: come? Come si possono migliorare i sistemi senza interrompere ciò che già funziona?

Il ciclo PDCA, un framework ingannevolmente semplice ma incredibilmente potente, aiuta in questo senso. Ma cos'è il PDCA? È un framework sviluppato dal pioniere del controllo qualità Dr. W. Edwards Deming. PDCA è l'acronimo di Plan, Do, Check, Act, che è l'ordine in cui devi seguire questa procedura.

In questo articolo, spieghiamo ogni fase del modello PDCA e condividiamo modi pratici per implementarlo in diversi settori.

Che cos'è il PDCA?

PDCA, o Plan, Do, Check, Act, è un approccio in quattro fasi per migliorare i processi, risolvere problemi e testare le idee in un ciclo che si ripete nel tempo. A prima vista, potrebbe sembrare semplice. Tuttavia, la sua forza sta nella sua struttura.

Ogni fase si basa sulla precedente e offre ai singoli e ai team un modo chiaro per agire senza fretta o indovinare.

La fase del piano è quella in cui si definisce l'obiettivo e si delinea ciò che deve accadere. Include l'identificazione del problema, la raccolta di dati pertinenti e la definizione di una strategia praticabile.

Poi arriva Do. Ecco, provate il piano. Non è necessario distribuirlo su tutto in una volta. In effetti, spesso è meglio testare prima le modifiche su piccola scala.

Dopodiché arriva Check. Ora guardi i risultati e li confronti con quelli che ti aspettavi. La modifica ha fatto la differenza?

Infine, Act significa che si adotta la modifica, la si aggiusta o si torna al tavolo da disegno. Se funziona, puoi applicarlo più ampiamente. In caso contrario, hai comunque imparato qualcosa di utile e il ciclo ricomincia.

Componenti del ciclo PDCA

Abbiamo già spiegato cosa è incluso nel PDCA. Esaminiamo ogni fase utilizzando un esempio reale per capire facilmente cosa comporta questo processo. Supponiamo che tu stia creando un corso di eLearning interno per formare i dipendenti su una nuova politica sul posto di lavoro.

Ecco come funziona.

Piano

Prima di passare alla creazione di contenuti, fai un passo indietro. Cosa stai cercando di ottenere?

In questa fase, il tuo obiettivo è definire il problema e delineare i passaggi da intraprendere per risolverlo. Supponiamo che i dipendenti non siano sicuri dei protocolli di sicurezza dei dati, il che si traduce in pratiche incoerenti. Il tuo obiettivo è migliorare la conformità.

In questa fase, dovrai:

• Identifica il obiettivi di apprendimento chiave
• Consulta i responsabili di reparto o l'IT per contenuti accurati
• Decidi come verrà erogato il corso (video, quiz e così via)
• Imposta metriche per misurare il successo (punteggi dei quiz, risultati delle valutazioni, percentuali di completamento, ecc.)

Fondamentalmente, stai stabilendo una direzione chiara con un piano realistico. Non stai ancora risolvendo niente. Ad esempio, per quanto riguarda l'erogazione dei corsi, puoi pianificare di utilizzare Scatola dei corsi per condividere il corso con gli studenti. Quindi, decidi di registrare il feedback tramite la stessa piattaforma. Il generatore di valutazione AI di Coursebox verrà utilizzato per creare quiz e Livellatore AI li segnerà. Ora puoi portare questo piano alla fase successiva.

Fare

Ora è il momento di creare ed eseguire una piccola versione di prova del corso.

Puoi selezionare un dipartimento come gruppo pilota. Registra un cortometraggio video di formazione, crea un quiz di base e invita al feedback. Questo passaggio ti aiuta a vedere come regge il tuo piano nel mondo reale senza estenderlo all'intera organizzazione. Stai solo osservando in questa fase e non stai cercando di perfezionare nulla.

Verifica

Una volta completato il corso pilota, raccogli i dati. I dipendenti l'hanno finito? I risultati del quiz sono stati buoni? Il contenuto era chiaro? Potresti utilizzare sondaggi, intervistare alcuni partecipanti o analizzare le analisi.

Qui, separi le ipotesi dai risultati effettivi per capire cosa ha funzionato e perché.

atto

In base a ciò che hai imparato, decidi cosa fare dopo. Se il gruppo pilota ha compreso il materiale e ha fornito un feedback utile, puoi procedere con un'implementazione a livello aziendale. Se alcune parti erano confuse o inefficaci, ora puoi modificarle. In questa fase, piccoli cambiamenti iniziano a portare a risultati migliori.

Storia del PDCA

Le radici del ciclo PDCA risalgono agli anni '30, quando il fisico e statistico Walter A. Shewhart introdusse un metodo per il miglioramento continuo degli ambienti industriali. Il suo concetto originale era chiamato informalmente ciclo di Shewhart.

È stato costruito attorno a tre azioni chiave:

• Specificare
• Produrre
• Ispezionare

L'idea era semplice: definisci cosa intendi ottenere, costruiscilo e poi confronta i risultati rispetto alle aspettative. Se qualcosa non funzionava, il processo tornava indietro e ricominciava da capo, meglio informato.

Successivamente, W. Edwards Deming, studente e ammiratore del lavoro di Shewhart, ha ampliato l'idea e l'ha resa più accessibile ai dirigenti aziendali. Ha lavorato con aziende giapponesi negli anni successivi alla seconda guerra mondiale.

Durante questo periodo, ha sottolineato non solo l'ispezione, ma l'apprendimento continuo per tutta la vita di un prodotto. La sua versione includeva fasi come la progettazione tenendo conto dei test, la verifica del prodotto durante la produzione, l'immissione sul mercato e quindi il perfezionamento in base a esperienze utente reali.

All'inizio degli anni '50, l'Unione giapponese degli scienziati e degli ingegneri (JUSE) prese le idee di Deming e le trasformò nel familiare ciclo in quattro parti che ora conosciamo come PDCA. Il framework si è diffuso rapidamente, in particolare nel settore manifatturiero. Tuttavia, il suo valore è stato presto riconosciuto in molti altri campi.

Nel corso degli anni sono emersi molti modelli diversi. Uno di questi è il ciclo «Build, Measure, Learn» di Eric Ries nel mondo delle startup. Tuttavia, il principio fondamentale è lo stesso: prova qualcosa, osserva cosa succede e impara da esso. Questo ritmo continua a guidare la risoluzione dei problemi in innumerevoli contesti odierni.

Come usare il PDCA nella tua organizzazione

Se desideri presentare il PDCA al tuo team, non dovrai revisionare i sistemi esistenti. Invece, puoi rendere questo approccio parte del modo in cui il tuo team già lavora.

Inizia non pensando al PDCA come a una lista di controllo da spuntare. Piuttosto, crea uno spazio in cui le persone possano provare qualcosa di piccolo e imparare dai risultati. Potrebbe sembrare semplice, ma in pratica ci vuole molta struttura per farlo bene.

Inizia con un caso d'uso chiaro

Per prima cosa, scegli una situazione in cui puoi testare il PDCA in modo mirato. Supponiamo che il tuo team di vendita abbia difficoltà a seguire i lead. Forse l'onboarding di nuovi assunti richiede troppo tempo. Queste sono tutte opportunità in cui puoi applicare il PDCA.

Seleziona qualcosa che conta, ma non è il tuo problema principale in questo momento. Una sfida gestibile con confini chiari è più adatta per il primo ciclo. Desiderate acquisire slancio e fiducia prima di passare alla risoluzione di problemi più complessi con un approccio PDCA.

Offri alle persone lo spazio per testare

Dopo aver scelto il primo caso d'uso, dedica del tempo alle persone per pianificare attentamente. Tuttavia, questo non significa settimane di riunioni. Significa solo che ti fermi a chiedere: cosa stiamo cercando di risolvere?

Qui sei nella fase del Piano, ma non stai pianificando tutto nei minimi dettagli. Stai semplicemente stabilendo la direzione e pensando ai possibili risultati. Una riunione veloce o un documento condiviso possono essere sufficienti per iniziare.

Quindi, consenti al tuo team di testare la propria idea in un ambiente contenuto. Se stanno rielaborando il processo di onboarding, magari possono provare il nuovo formato con le prossime due assunzioni e tenere traccia della durata di ciascuna fase. L'idea è di vedere cosa succede con questo nuovo approccio e raccogliere osservazioni.

Impara dai dati

Molte squadre si affrettano a questo punto. Dopo aver provato qualcosa una volta, vogliono dichiararlo un successo o eliminarlo del tutto. Tuttavia, il PDCA incoraggia una revisione più ponderata.

Fai domande semplici: ha funzionato come pensavamo? Cosa ci ha sorpreso?

Non hai bisogno di un rapporto di analisi formale ogni volta. A volte è sufficiente un breve debriefing. Volete solo assicurarvi che qualcuno si sia preso il tempo di riflettere, poiché è questo che porta l'apprendimento al PDCA.

Anche se l'idea non ha funzionato, è utile. Hai ristretto il percorso e raccolto input dal mondo reale.

Mantieni il ciclo in corso

L'errore più grande che le organizzazioni commettono con il PDCA è considerarlo una soluzione una tantum. Si migliora qualcosa una volta, si ottengono buoni risultati e poi si va avanti. Ma il PDCA è molto utile quando entra a far parte del tuo ritmo regolare.

Supponiamo che tu abbia migliorato il processo di onboarding e ridotto i tempi di formazione del 25%. Ottimo. Ma come vi assicurate che il miglioramento regga il prossimo trimestre?

Rivedi la modifica ogni pochi mesi o ogni anno. Verifica se funziona ancora o se sono emersi nuovi problemi. Quindi, puoi provare nuove modifiche al tuo approccio. Il punto è mantenere il ciclo continuo in modo da non risolvere nuovamente lo stesso problema tra sei mesi.

Conclusione

Non limitatevi al PDCA a una parola d'ordine per la gestione dei passaggi. Funziona al meglio quando lo usi come metodo ripetibile per risolvere problemi e migliorare i sistemi, che si tratti programmi di formazione o nuove politiche.

Tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare è una domanda e un test. Da quel momento in poi, devi solo essere disposto a imparare da ciò che accade. Le organizzazioni che applicano il PDCA tendono a prendere decisioni migliori perché sfruttano ogni tentativo come un'opportunità per imparare e adattarsi. Nel tempo, ciò si traduce in un minor numero di punti ciechi e in un ambiente di lavoro in cui il cambiamento non deve essere travolgente.

Domande frequenti

In che modo il PDCA si differenzia dagli altri framework di miglioramento continuo?

Mentre molti framework si concentrano sull'implementazione lineare, PDCA enfatizza l'apprendimento iterativo. Riapre deliberatamente il ciclo dopo ogni ciclo, il che aiuta a ridurre il rischio di rinchiudersi in soluzioni inefficaci.

Che ruolo svolge la fase «Check» nella prevenzione degli sprechi di risorse?

La fase di verifica verifica se le modifiche soddisfano i risultati previsti prima dell'implementazione su larga scala. Quando i risultati reali vengono confrontati con le aspettative, i team possono evitare di dedicare tempo, budget e sforzi a strategie non collaudate.

Il PDCA può essere applicato a progetti non tecnici o creativi?

Il PDCA funziona bene in aree come le campagne di marketing, la progettazione del curriculum o le iniziative relative alle risorse umane. L'approccio ciclico consente ai team creativi di testare le idee e perfezionarne l'esecuzione senza impegnarsi prematuramente a un lancio completo.

In che modo i team di eLearning possono adattare il PDCA per lo sviluppo dei corsi?

Nell'eLearning, PDCA supporta la prototipazione rapida. I team possono pianificare i moduli in base a obiettivi chiari, eseguire operazioni avviando un progetto pilota, verificando l'analisi e il feedback degli studenti e intervenendo perfezionando le lezioni.

In che modo il PDCA supporta il cambiamento culturale nelle organizzazioni?

Il PDCA incorpora una mentalità di curiosità e riflessione. Col tempo, i team si abituano a mettere in discussione le ipotesi, raccogliere prove e modificare il comportamento. Questa ripetizione costante normalizza il cambiamento e rende il miglioramento una parte delle operazioni quotidiane piuttosto che un evento dirompente.

Quali strategie aiutano a sostenere il PDCA oltre il primo ciclo?

La sostenibilità deriva dall'integrazione del PDCA nei rituali di squadra, come le revisioni trimestrali o le retrospettive dei progetti, e dalla documentazione dei risultati di ogni ciclo. Ancora più importante, il supporto alla leadership impedisce che il processo diventi un esercizio una tantum.