¿Tiene problemas con el proceso de formación de RRHH? Descubra las dificultades más comunes que dificultan el aprendizaje de los empleados y cómo las empresas exitosas las superan.
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Los directores de recursos humanos de todo el mundo se están tomando la formación más en serio que nunca. Los datos recientes muestran que el 66% ha aumentado sus presupuestos de aprendizaje y desarrollo, y que el 77% planea invertir en capacitación en habilidades para la vida en los próximos 12 meses.
Sin embargo, a pesar de estas inversiones, muchas organizaciones siguen teniendo problemas con los procesos de capacitación. Siguen surgiendo varios desafíos, independientemente de las medidas implementadas. Tras una investigación exhaustiva, hemos identificado estos problemas y hemos encontrado soluciones prácticas.
En este artículo, compartiremos estas soluciones para que puedas superar los problemas comunes del proceso de formación de RRHH y hacer que tus programas tengan más éxito.
Incluso los planes de entrenamiento mejor diseñados suelen fracasar en la práctica. Los equipos de recursos humanos se enfrentan a obstáculos recurrentes que debilitan el impacto de los programas de aprendizaje y frustran a los empleados. Estos problemas no son nuevos, pero lo que es diferente ahora es que contamos con investigaciones, encuestas e información sobre RRHH.
Esto es lo que necesita saber sobre los problemas comunes del proceso de formación de RRHH y cómo resolverlos:
Un problema frecuente en el proceso de formación de RRHH es la débil participación de los líderes. Cuando los ejecutivos o los jefes de departamento no asignan los recursos adecuados, los equipos de recursos humanos no tienen los fondos necesarios para crear programas de capacitación.
Esto crea un efecto dominó. Sin el respaldo de los líderes, las iniciativas de capacitación tienen dificultades para ganar credibilidad en toda la organización. Además, los estudios muestran que menos de la mitad de los gerentes (48%) no reciben formación en habilidades clave.
Eso demuestra a los empleadores y a los empleados lo serio que lo tomas. No solo eso. El problema es que cuando los RRHH no entienden un tema por sí mismos, no son lo suficientemente capaces de apoyar la formación y reforzarla con comentarios.
Solución: Para abordar este problema, los recursos humanos deben alinear las propuestas de formación con los objetivos empresariales y presentar un ROI claro. De esta manera, sus gerentes comprenderán por qué es importante invertir en inversiones adecuadas sesiones de formación.
Obtener la aprobación temprana de los líderes ayuda a asegurar los recursos y garantiza que la capacitación se convierta en una parte reconocida de la estrategia organizacional.
Un presupuesto limitado generalmente significa baja calidad, y eso también se extiende a los procesos de capacitación en recursos humanos. Por este motivo, es posible que no puedas contratar formadores cualificados, comprar recursos actualizados o realizar la cantidad de sesiones que necesitan tus equipos.
¿Qué pasa después? Tu equipo no retiene el aprendizaje y, como resultado, la brecha de habilidades solo empeora con el tiempo.
Solución: Una forma de abordar las restricciones presupuestarias es ser creativo con la entrega. En lugar de depender de costosas sesiones presenciales, puede utilizar aprendizaje combinado. Esto combina módulos digitales cortos con debates entre pares.
Además, muestre a los líderes cómo la capacitación aumenta las ventas y estarán más inclinados a aumentar el presupuesto de capacitación y desarrollo.
Pasar semanas o meses desarrollando un programa de capacitación solo para ver un bajo compromiso es la pesadilla de todo gerente de recursos humanos. Sin embargo, este es un desafío al que se enfrentan la mayoría de los equipos de recursos humanos.
Las consecuencias de la desconexión son importantes. Según Informe sobre el lugar de trabajo de Gallup para 2024, solo el 31% de los empleados estadounidenses están comprometidos en el trabajo, el nivel más bajo en más de una década.
La suposición común es que la baja participación significa que la capacitación en sí misma es defectuosa. En realidad, este no suele ser el caso.
El compromiso también disminuye cuando no hay tiempo o el formato no es adecuado para los empleados. Por ejemplo, programar la capacitación durante los períodos de mucho estrés puede consumir energía en lugar de aumentarla, lo que hace que los empleados se sientan frustrados en lugar de motivados.
Solución: La fijación del compromiso a menudo comienza con el momento y el formato adecuados. Además, evite programar la capacitación durante los picos de carga de trabajo, cuando los empleados ya están agotados. En su lugar, alinee las sesiones con los períodos más tranquilos o distribúyalas en módulos flexibles.
En cuanto al formato de entrenamiento, sustituya las largas presentaciones de diapositivas por métodos como talleres interactivos o ejercicios basados en escenarios. De esta manera, el entrenamiento parece relevante, menos agotador y más fácil de asimilar.
«No tengo tiempo para entrenar».
Es posible que haya escuchado estas palabras exactas de sus empleados, y eso no es una excusa sino un reflejo de lo ocupados que están los lugares de trabajo. Los empleados hacen malabares con las tareas, los plazos y las responsabilidades inesperadas, sin dejar tiempo para capacitarse.
Este problema está más extendido de lo que la mayoría de los líderes creen. Un artículo reciente sobre Forbes reveló que el 41% de los empleados citan sus apretadas agendas y limitaciones de tiempo como una de las mayores barreras para el aprendizaje.
La mayoría de los empleados dudan en completar los programas de capacitación en casa porque es el único momento que tienen para sus familias y para ellos mismos. Esto se traduce en brechas de conocimiento dentro de los equipos, que con el tiempo se traducen en una reducción del rendimiento y de los problemas de colaboración.
Solución: Uso microaprendizaje módulos que pueden adaptarse fácilmente al flujo de trabajo de un empleado en lugar de trabajar en horas exigentes. Además, haga que estos módulos sean accesibles desde dispositivos móviles con un LMS para que los empleados puedan aprender incluso mientras viajan.
Uno de los mejores LMS que puedes encontrar hoy es ofrecido por Coursebox. Te permite generar cursos interactivos en cuestión de minutos y también tener tutores de chatbots para responder a cualquier pregunta que puedan tener los alumnos.
El siguiente problema de nuestra lista de problemas en el proceso de formación de RRHH es la incorporación inadecuada. Sin embargo, la incorporación en sí misma no es el problema, pero a menudo sí lo es la forma en que RRHH gestiona la formación durante la incorporación. Demasiados equipos siguen utilizando métodos anticuados, como gestionar un montón de políticas o mostrar un sinfín de diapositivas el primer día.
En lugar de crear claridad, esto deja a los nuevos empleados abrumados y confundidos. El verdadero problema es que el proceso carece de estructura. Sin un marco de formación coherente, RRHH termina repitiendo las mismas instrucciones una y otra vez.
Los estudios demuestran que una fuerte incorporación mejora la contratación de nuevos empleados retención en un 82%. Eso es enorme para cualquier empresa.
Solución: Los equipos de recursos humanos pueden solucionar este problema creando listas de verificación estandarizadas para la capacitación de incorporación que describan claramente lo que los nuevos empleados deben aprender en su primera semana, mes y trimestre. Las plataformas digitales facilitan aún más esta tarea, ya que garantizan que no se omita ningún paso y que todo esté actualizado.
Muchos equipos de RRHH llevan a cabo sesiones de formación sin saber si la formación está funcionando. Hacen un seguimiento de cosas como «cuántas personas asistieron» o «terminaron» pero no los efectos más profundos, como el hecho de que los empleados cambien su comportamiento o mejoren su desempeño.
Sin estas métricas, no puedes saber qué funciona o qué necesita ser arreglado. Esta falta de mediciones significativas crea puntos ciegos.
Por ejemplo, una encuesta de McKinsey descubrió que solo alrededor del 50% de las organizaciones recopilan los comentarios de los participantes. Por este motivo, los esfuerzos de capacitación pueden desperdiciarse en programas que se ven bien sobre el papel, pero que no avanzan como se esperaba.
Solución: Puede utilizar una combinación de tipos de medición para que el entrenamiento sea más eficaz. Esto incluye las evaluaciones posteriores a la formación, las comprobaciones del comportamiento en el trabajo y los resultados empresariales, como la velocidad o los ingresos.
Además, no se limite a recopilar las métricas; revíselas con regularidad. Si una determinada formación no mejora los resultados elegidos, perfecciona el formato, el contenido o el método de entrega.
La formación de una fuerza laboral remota o híbrida presenta dificultades únicas.
Cuando no tienes las herramientas de aprendizaje adecuadas, es difícil crear experiencias coherentes en todas las ubicaciones. Muchas empresas no invierten en sistemas de gestión del aprendizaje adecuados, por lo que el departamento de RRHH se queda con herramientas gratuitas que carecen de funciones de seguimiento.
Esto crea grandes brechas en la formación. Algunos empleados reciben orientación mientras que otros se quedan atrás, lo que reduce el rendimiento y hace que el aprendizaje sea más difícil de medir. De hecho, una encuesta de uso de herramientas de administración del trabajo descubrió que casi la mitad de los empleados no tienen las herramientas o los recursos que necesitan para ser más productivos.
Para RRHH, esto significa que desarrollar programas de formación eficaces se convierte en una tarea difícil, ya que no pueden hacer un seguimiento de su finalización.
Solución: Los recursos humanos deberían adoptar un LMS diseñado para configuraciones híbridas. Una buena plataforma ofrece funciones como el análisis en tiempo real, el fácil acceso móvil y las herramientas de colaboración integradas. Esto le permite ofrecer una formación que sea importante.
También le brinda información e ideas claras sobre lo que funciona, para que pueda mejorar los programas y brindar un mejor apoyo a los empleados.
Hace unos años, el Foro Económico Mundial nos advirtió que para 2025, la mitad de la fuerza laboral necesitaría mejorar sus habilidades, y ahora vivimos en esta realidad. Aun así, muchos profesionales de RRHH siguen los mismos programas de formación de hace años.
Por ejemplo, un equipo de ventas podría haber recibido capacitación sobre el software del año pasado y descubrir que una nueva plataforma ya lo reemplazó. ¿El resultado? Desperdicio de esfuerzo y costes de formación.
Todos los programas de capacitación se diseñan sin tener en cuenta las habilidades futuras, lo que corre el riesgo de desperdiciar recursos y dejar atrás a los empleados. Sin embargo, el verdadero desafío aquí es la previsión. Los equipos de recursos humanos no saben qué habilidades se demandan y cuáles ahora se consideran obsoletas.
Este descuido tiene un impacto directo en los empleados, que luchan por adaptarse a los nuevos requisitos.
Solución: Para reducir las brechas de habilidades, realice análisis periódicos de las carencias de habilidades y elabore un plan de reciclaje de 6 a 12 meses para las funciones prioritarias. También es útil utilizar el mapeo de tareas para vincular los cursos con las tareas futuras previstas.
Asegúrese de asociarse con expertos en la materia para crear trayectorias profesionales. Esto le ayuda a mantenerse informado sobre las nuevas habilidades que sus empleados necesitan para ayudar a la empresa a crecer.
Estas son algunas formas en las que puede evitar que se produzcan problemas en el proceso de formación de RRHH en su empresa para mantener a los empleados comprometidos.
Las plataformas de aprendizaje digital simplifican la gestión de la formación de los equipos de RRHH. Proporcionan un seguimiento en tiempo real del progreso de los empleados y generan informes instantáneos.
Con la ayuda de estas herramientas, puede permitir que los empleados aprendan a su propio ritmo, revisen los módulos según sea necesario y utilicen varios formatos para adaptarse a su estilo de aprendizaje. Esto incluye vídeos, cuestionarios y simulaciones.
Un programa de formación nunca debe existir de forma aislada. Si las habilidades que los empleados están aprendiendo no coinciden con los objetivos de la empresa, se desperdicia dinero. La alineación de la formación con los objetivos empresariales garantiza que lo que aprenden los empleados esté directamente relacionado con el crecimiento y el desarrollo de la empresa.
Por ejemplo, si una empresa desea ampliar el servicio al cliente, la capacitación debe centrarse en las habilidades de comunicación y resolución de problemas.
Los empleados son los que reciben la formación, por lo que sus comentarios son fundamentales. Pedir comentarios demuestra respeto por su tiempo y esfuerzo, al tiempo que proporciona a RRHH una visión práctica de lo que funciona y lo que no.
Los equipos de recursos humanos pueden recopilarlo fácilmente y rápidamente encuestas de opinión, grupos focales o incluso visitas ocasionales. Actuar sobre la base de esta información ayuda a refinar los programas y mantiene la relevancia de la capacitación.
El entrenamiento no debe parecer un evento único. Cuando el aprendizaje se convierte en una parte integral del trabajo diario, los empleados siguen creciendo.
Los equipos de recursos humanos pueden fomentar esto recompensando a las personas que comparten conocimientos, estableciendo programas de tutoría y asignando tiempo al personal para el desarrollo de habilidades. Una cultura de aprendizaje no solo motiva a los empleados, sino que también mejora retención de empleados.
Sin mediciones, es difícil saber si el entrenamiento realmente funciona. Por eso es necesario establecer KPI claros para ver los resultados.
Las mejores métricas que puede utilizar son las tasas de finalización, la retención de conocimientos y las mejoras en el desempeño laboral. El seguimiento de estos resultados ayuda a los departamentos de RRHH a demostrar el ROI de los directivos, por lo que son más propensos a invertir en programas de formación.
Un problema del proceso de formación de RRHH del que no hablamos directamente fue la creación de contenido que los empleados realmente disfruten. Las organizaciones suelen carecer de esta información porque se necesitan semanas para desarrollar cursos de formación atractivos y garantizar que funcionan según lo previsto.
Pero ya no tienes que preocuparte. Con Coursebox, puedes crear Vídeos de formación generados por IA en cuestión de minutos utilizando sus documentos existentes. Esto significa que no tendrá que perder tiempo creando contenido y puede ayudar a sus empleados a crecer.
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Las mejores herramientas que puede usar RRHH incluyen el LMS, una herramienta de creación de cursos basada en inteligencia artificial, y plataformas con evaluaciones integradas. Una plataforma que combina todo esto es Coursebox. Permite a los administradores convertir vídeos, documentos o incluso sitios web en cursos interactivos en cuestión de minutos.
La IA simplifica la formación de RRHH al reducir las tareas repetitivas y crear rutas de aprendizaje personalizadas. Genera cuestionarios al instante, proporciona comentarios en tiempo real y adapta el contenido al rendimiento de los alumnos. Para RRHH, esto significa que la formación se puede impartir más rápido y es más relevante para cada empleado.
El mejor enfoque es la integración. En lugar de separar los dos, RRHH puede diseñar programas que combinen la formación técnica con la práctica de habilidades blandas. Por ejemplo, combinar tareas de codificación con ejercicios de trabajo en equipo.
Para capacitar a los empleados remotos, utilice sesiones virtuales dirigidas por un instructor combinadas con módulos interactivos de aprendizaje electrónico. También puedes añadir funciones como foros de debate y salas de reuniones virtuales para ayudar a los empleados a sentirse más conectados y comprometidos.
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