Migración de LMS: la única guía que necesita

¿Alguna vez te has sentido atrapado en un LMS que ya no satisface tus necesidades? ¿La carga es lenta, los informes son deficientes o los alumnos se quejan constantemente?

Todo lo que necesita saber en esta situación es la forma correcta de gestionar la migración del LMS. Es el proceso de migrar todos sus datos, cursos y usuarios a una plataforma más avanzada. Al principio, parece complicado, pero con los pasos correctos, puede ser fácil y gratificante.

Imagine ofrecer a sus alumnos un sistema más rápido, innovador y atractivo sin perder ni un solo registro.

¿No es esa la mejora que se merece tu programa de entrenamiento? Vamos a averiguar cómo funciona esto.

¿Qué es la migración de LMS?

La migración de LMS es el proceso de mover todos sus contenido de formación, datos de usuario e historial de aprendizaje de un LMS a otro. En pocas palabras, es como cambiar de casa; no solo llevas los muebles, sino que también tienes que llevar contigo los recuerdos, los registros y la estructura.

Las organizaciones suelen migrar porque su LMS actual ya no satisface las necesidades modernas. Tal vez es demasiado lento, no se integra con otras herramientas o, simplemente, a los alumnos no les gusta usarlo.

Los estudios muestran que 52% de los usuarios no están satisfechos con su LMS, lo que pone de manifiesto la necesidad de que los sistemas de migración del LMS transfieran contenido y datos rápidamente.

¿Por qué las organizaciones migran su LMS?

¿Alguna vez te has preguntado por qué casi la mitad de las organizaciones abandonan su LMS actual y comienzan a buscar uno nuevo? Hay beneficios reales y problemas reales que impulsan el cambio, y estos son los que hay.

1. Mejora la participación de los alumnos

Las plataformas LMS antiguas parecen lentas, torpes y simplemente incómodas de usar. Los alumnos pierden el interés rápidamente cuando están atrapados navegando por menús desordenados. Es por eso que muchas organizaciones buscan una nueva plataforma; debe ser moderna y fácil de usar.

De hecho, 72% de las organizaciones dicen que un LMS les da una ventaja competitiva y un mejor compromiso. Por lo tanto, si su sistema reduce el número de usuarios en lugar de aumentarlos, es hora de hacer un cambio.

2. Obtener información real a partir de las herramientas de generación de informes

Una cosa es saber cuántas personas terminan un curso. Pero otra cosa es entender cómo interactúan con él, dónde se quedan atascados y si realmente están aprendiendo.

Muchos sistemas heredados solo rastrean la finalización. Las plataformas modernas, por otro lado, ofrecen paneles de control, análisis avanzados e incluso Estándares xAPI que vinculan el aprendizaje directamente con los resultados empresariales.

3. Permitir un mayor aprendizaje sobre la marcha

El aprendizaje no debe esperar hasta que alguien se siente en un escritorio. Los estudiantes de hoy quieren acceder a la formación desde su teléfono mientras viajan al trabajo o esperan en la cola. Un estudio descubrió que los estudiantes móviles involucre un 20% más en lugar de aquellos que solo usan escritorios.

Esto significa que, si su LMS es solo para escritorio, está reduciendo una gran parte de la experiencia del usuario y la solución es simple: una actualización.

4. Reducir los costos ocultos

Los LMS antiguos pueden costar mucho más de lo que cree. Los costos incluyen costosos complementos para integraciones, tarifas de soporte más altas y actualizaciones personalizadas, todo lo cual es necesario para mantener esos sistemas en funcionamiento.

Por eso no es de extrañar que 42% de las empresas buscan activamente actualizar o reemplazar su LMS. Todo se debe a que saben que los costos ocultos se acumulan rápidamente.

Guía paso a paso para la migración de LMS

Si te preguntas cómo funciona realmente la migración de LMS, aquí tienes una guía paso a paso que puedes seguir:

Paso 1: Evalúe su LMS actual

El primer paso es entender lo que ya tienes. Piensa en tu LMS actual como si fuera un coche viejo: antes de sustituirlo, necesitas saber qué funciona y qué no. Quizás funcione bien, pero no tiene funciones modernas como el GPS o la pantalla táctil.

Del mismo modo, su LMS puede almacenar bien los registros, pero fallar cuando se trata del aprendizaje móvil o el análisis avanzado.

Haz una lista detallada de las fortalezas y debilidades del LMS que estás usando. Pide a los formadores, administradores y alumnos que te den su opinión.

Por ejemplo, ¿los alumnos se quejan de que la navegación es confusa? ¿A los gerentes les resulta difícil generar informes? Cuanto más comprenda lo que falta, más fácil será seleccionar un sistema que se adapte a sus necesidades Requisitos de LMS.

Paso 2: Seleccione un nuevo LMS

Una vez que sepas lo que falta, es hora de comparar precios. Existen cientos de plataformas de LMS y no todas son adecuadas para su organización. Comience por identificar sus prioridades: ¿necesita un seguimiento sólido del cumplimiento, funciones de aprendizaje social o una integración con su sistema de recursos humanos?

Solicite demostraciones a los proveedores y pruebe los sistemas usted mismo. No se deje engañar por las palabras de moda del marketing; céntrese en las características prácticas. Por ejemplo, si el aprendizaje móvil es una prioridad, intenta impartir un curso desde tu teléfono durante la demostración, ya que se ha demostrado que aumenta finalización del curso hasta en un 45%.

Una plataforma que puedes considerar es LMS de IA de Coursebox. Con él, puede convertir instantáneamente su contenido existente en cursos totalmente interactivos. Los alumnos también se benefician de los tutores de IA, que actúan como asistentes de enseñanza ininterrumpidos y proporcionan respuestas en tiempo real.

Y si la marca es importante para ti, Coursebox ofrece etiquetas blancas completas, por lo que la plataforma se ve y se siente como si fuera tuya.

Paso 3: Planificar la migración

Conmutación Plataformas LMS no es algo que puedas hacer de la noche a la mañana. Requiere planificación, igual que mudarse a una casa nueva. Cree un cronograma de migración que divida el proceso en fases pequeñas y manejables.

Puede programar la copia de seguridad de los datos para la primera semana, las pruebas para la segunda semana y, luego, la capacitación del personal para la tercera semana.

Determine quién debe participar en el proceso. Los equipos de TI se encargarán de los detalles técnicos, mientras que los gerentes de recursos humanos o de capacitación se asegurarán de que se implementen los cursos correctos, y algunos alumnos podrán ofrecer comentarios honestos.

Todos deben conocer su función. Si no planifica, corre el riesgo de confusiones, retrasos y errores que podrían ralentizar todo el proyecto.

Paso 4: Probar la migración en un entorno sandbox

Realice primero una pequeña prueba. Utilice un entorno de prueba (o sandbox) para repasar un lote de muestra de usuarios y cursos. Involucre a algunos usuarios, formadores o alumnos para obtener comentarios adecuados sobre el funcionamiento del contenido del nuevo LMS.

Este paso ayuda a detectar errores de mapeo, enlaces rotos o problemas de inicio de sesión sin afectar a todos. Es una red de seguridad que te ahorra dolores de cabeza más adelante.

Paso 5: Transfiera sus datos

El siguiente paso es lo que preocupa a la mayoría de la gente: mover los datos. Su LMS almacena información crítica, incluidos los archivos de los cursos, las cuentas de usuario, los registros de formación y los documentos de cumplimiento. Perder incluso una pequeña parte de esto puede crear grandes problemas más adelante. Es por eso que debe abordar la transferencia de datos con cuidado.

Puedes empezar por hacer una copia de seguridad de todo. Luego, con la ayuda de su proveedor o equipo de TI, mueva los archivos al nuevo LMS.

Después, verifica que todo se transfirió correctamente, por ejemplo, si los cuestionarios y las tareas funcionan según lo esperado.

Paso 6: Capacitar al personal y a los alumnos

Cuando capacitas bien a los administradores y usuarios, haces que el nuevo LMS parezca natural y no intimidante. Despídete de las frecuentes solicitudes de soporte y de los estudiantes frustrados. De hecho, las organizaciones que utilizan la formación basada en la simulación ven un Tasa de adopción un 23% más alta.

Eso significa que casi una cuarta parte más de personas utilizan el sistema según lo previsto, simplemente porque tuvieron la oportunidad de explorarlo de forma práctica, hacer preguntas y aprender con la práctica.

Descubrirá que invertir un poco de tiempo puede hacer que todos tengan más confianza y ayudarlo a migrar el trabajo exactamente según lo planeado.

Mejores prácticas para una migración fluida de LMS

Incluso con un plan sólido, la migración del LMS puede resultar abrumadora. La verdad es que la mayoría de los problemas se deben a pequeños descuidos, como olvidarse de hacer una copia de seguridad del contenido o no preparar a los usuarios para el cambio.

Si sigue algunas prácticas inteligentes, puede ahorrar tiempo, reducir el estrés y mantener la migración por buen camino. Analicemos lo que realmente funciona.

1. Comience de a poco con una implementación gradual

En lugar de activar el interruptor para todos a la vez, comience con un grupo más pequeño de alumnos o departamentos. De este modo, dispondrás de espacio para realizar pruebas, recopilar comentarios y solucionar problemas antes de que comience el lanzamiento completo.

2. Comuníquese pronto con las partes interesadas

La gente se resiste al cambio cuando no lo entiende. Mantenga a las partes interesadas informadas desde el primer día, ya sean gerentes, formadores o personal de TI. Comparta las actualizaciones, los plazos y las expectativas de forma clara y concisa.

Según McKinsey & Company, 70% de cambios en los programas fallan debido a la falta de comunicación y apoyo. Esto demuestra por qué la comunicación regular convierte la resistencia en cooperación.

3. Involucre a los usuarios finales en las pruebas

Tus alumnos y administradores son los que usarán el LMS a diario, así que no los dejes fuera. Invítalos a probar nuevas funciones y a compartir comentarios sinceros. Esto no solo hace que el sistema sea más fácil de usar, sino que también fomenta el sentido de propiedad. Cuando los usuarios se sienten involucrados, es mucho más probable que adopten el nuevo sistema.

4. Mantenga listos los planes de respaldo

Incluso con la mejor planificación, aún pueden producirse contratiempos técnicos. Por eso son importantes las copias de seguridad. Guarda siempre tus datos antiguos y mantén una opción de reversión en caso de que la migración no se realice según lo esperado. Tener un plan B significa que no te asustarás si algo se estropea; ya sabrás cuál es el siguiente paso.

5. Apóyese en el soporte de los proveedores

Su proveedor de LMS no es solo un proveedor; es su socio. Utilice su experiencia, recursos y soporte técnico para facilitar la migración al LMS.

Los vendedores a menudo conocen las dificultades más comunes y pueden guiarlo a través de ellas más rápido de lo que podría descubrir por su cuenta. No dudes en solicitar demostraciones, formación adicional o ayuda directa cuando sea necesario.

Cuatro errores comunes que se deben evitar durante la migración de un LMS

Los gerentes de capacitación suelen caer en trampas que ralentizan o incluso descarrilan la migración de su LMS. ¿La buena noticia? La mayoría de estos errores son fáciles de evitar una vez que sepa a qué atenerse. Estos son los errores comunes que siempre debes evitar:

1. Apresurarse sin una planificación adecuada

Uno de los mayores errores es iniciar la migración sin un plan detallado. Omitir pasos o establecer plazos poco realistas casi garantiza problemas como la pérdida de datos o la frustración de los usuarios. Una migración apresurada puede hacer que te pongas en marcha más rápido, pero más adelante dedicarás el doble de tiempo a solucionar los problemas.

2. Ignorar la formación de usuarios

Es posible que tu nuevo LMS tenga todas las funciones adecuadas, pero si no sabes cómo usarlo, es probable que la adopción fracase. Si no inviertes en formación, tus alumnos seguirán manteniendo sus viejos hábitos y los administradores tendrán dificultades con lo básico.

3. Migración de contenido innecesario u obsoleto

No todos los archivos o cursos antiguos merecen un nuevo hogar. Si migras contenido obsoleto, duplicado o irrelevante, tu nuevo LMS se sentirá desordenado desde el primer día. Piensa en ello como mudarte a una casa nueva. ¿De verdad quieres llevar cajas de basura que no volverás a usar?

4. Subestimar las necesidades de integración

Tu LMS no vive aislado. Se conecta con sistemas de recursos humanos, CRM o plataformas de vídeo. ¿Olvidó comprobarlo Integración con LMS la compatibilidad puede crear obstáculos más adelante, como datos que no coinciden o soluciones manuales.

¿Está preparado para que la migración de su LMS sea un éxito?

La migración del LMS puede resultar abrumadora, pero también es una oportunidad para transformar la forma en que se imparte la formación. Con el enfoque correcto, puede dejar atrás las herramientas anticuadas y crear una experiencia de aprendizaje más atractiva.

Sin embargo, la mayoría de las organizaciones dudan en migrar porque están bloqueadas en un LMS existente en el que ya han invertido.

Con Caja de curso, puede integrar sus herramientas de creación, cuestionarios, evaluaciones y certificados de IA en plataformas como Canvas, Moodle y BrightSpace. Ya sea que quieras convertir archivos PDF en cursos al instante o automatizar la calificación, Coursebox se conecta directamente a tus sistemas actuales.

No te conformes con una migración que parezca más de lo mismo. ¡Elige Coursebox!

Preguntas frecuentes

1. ¿Perderemos nuestros datos durante la migración del LMS?

No si planificas con antelación. Las copias de seguridad son esenciales antes de la mudanza. La mayoría de los proveedores ofrecen herramientas de migración que transfieren los registros de los usuarios, el historial de los cursos y los datos de finalización. Pruebe siempre primero con un lote de muestras. De esta forma, puede confirmar que todo se mueve correctamente antes de realizar una migración completa del sistema.

2. ¿Cómo gestiono el contenido obsoleto o duplicado durante la migración del LMS?

Trata la migración como si estuvieras desordenando tu hogar. Revisa todos los cursos, documentos y registros de usuarios. Archive o elimine los materiales obsoletos antes de mudarse. Esto mantiene tu nuevo LMS limpio, fácil de navegar y libre de desorden innecesario. Un sistema más ligero y organizado ayuda a los alumnos y a los administradores a adaptarse más rápido.

3. ¿Realmente vale la pena el esfuerzo de migrar un LMS?

Sí, cuando se hace bien. Un nuevo LMS mejora la experiencia de los alumnos, simplifica el trabajo administrativo y proporciona mejores análisis. Puede parecer un proyecto abrumador, pero las organizaciones que migran con éxito obtienen un mayor compromiso, menores costos y un mayor crecimiento a largo plazo. El esfuerzo se amortiza rápidamente.

4. 1. ¿Qué herramientas pueden facilitar la migración del LMS?

Herramientas como Moodle y Blackboard pueden ayudar a trasladar los cursos a sistemas modernos sin perder estructura. Sin embargo, si quieres algo más que soporte para la migración, Coursebox es tu mejor opción. Con él, puedes convertir al instante archivos, vídeos y documentos en cursos interactivos y hacer que tu experiencia con el LMS sea mucho más atractiva.