Migração do LMS: o único guia de que você precisa

Você já se sentiu preso a um LMS que não atende mais às suas necessidades? Carregamento lento, relatórios inadequados ou alunos reclamando constantemente?

Tudo o que você precisa saber nessa situação é a maneira correta de lidar com a migração do LMS. É o processo de migrar todos os seus dados, cursos e usuários para uma plataforma mais avançada. No começo, parece complicado, mas com as etapas certas, pode ser fácil e gratificante.

Imagine oferecer aos seus alunos um sistema mais rápido, inovador e envolvente sem perder um único registro.

Não é esse o upgrade que seu programa de treinamento merece? Vamos descobrir como isso funciona.

O que é migração de LMS?

A migração do LMS é o processo de mover todos os seus conteúdo de treinamento, dados do usuário e histórico de aprendizado de um LMS para outro. Em palavras simples, é como mudar de casa; você não carrega apenas os móveis, você também precisa trazer as memórias, os registros e a estrutura com você.

As organizações geralmente migram porque seu LMS atual não atende mais às necessidades modernas. Talvez seja muito lento, não se integre com outras ferramentas ou que os alunos simplesmente não gostem de usá-lo.

Estudos mostram que 52% dos usuários estão insatisfeitos com seu LMS, destacando a necessidade de sistemas de migração de LMS transferirem conteúdo e dados rapidamente.

Por que as organizações migram seu LMS?

Você já se perguntou por que quase metade das organizações abandonam seu LMS atual e começam a procurar um novo? Existem benefícios reais e problemas reais que pressionam o interruptor, e aqui está o que eles são.

1. Melhora o engajamento do aluno

As plataformas LMS antigas parecem lentas, desajeitadas e simplesmente difíceis de usar. Os alunos perdem o interesse rapidamente quando ficam presos navegando em menus confusos. É por isso que muitas organizações buscam uma nova plataforma; ela deve parecer moderna e fácil de usar.

Na verdade, 72% das organizações dizem que um LMS oferece a eles uma vantagem competitiva e um melhor engajamento. Então, se seu sistema está arrastando os usuários para baixo em vez de levantá-los, é hora de mudar.

2. Obtendo insights reais das ferramentas de relatórios

Uma coisa é saber quantas pessoas terminam um curso. Mas outra é entender como eles interagem com ela, onde ficam presos e se estão realmente aprendendo.

Muitos sistemas legados apenas acompanham a conclusão. As plataformas modernas, por outro lado, oferecem painéis, análises avançadas e até Padrões xAPI que vinculam o aprendizado diretamente aos resultados de negócios.

3. Permitindo mais aprendizado em qualquer lugar

O aprendizado não deve esperar até que alguém se sente em uma mesa. Os alunos de hoje querem acessar o treinamento pelo telefone enquanto se deslocam ou esperam na fila. Um estudo descobriu que alunos móveis envolva-se 20% a mais do que aqueles que usam apenas desktops.

Isso significa que, se seu LMS for somente para desktop, você está cortando uma grande parte da experiência do usuário, e a solução é simples: uma atualização.

4. Reduzindo custos ocultos

Os LMSs antigos podem custar muito mais do que você pensa. Os custos incluem complementos caros para integrações, taxas de suporte mais altas e atualizações personalizadas, todas necessárias para manter esses sistemas funcionando.

É por isso que não é de admirar que 42% das empresas estão procurando ativamente atualizar ou substituir seu LMS. Tudo isso porque eles sabem que os custos ocultos aumentam rapidamente.

Guia passo a passo para a migração do LMS

Se você está se perguntando como a migração do LMS realmente funciona, aqui está um guia passo a passo que você pode seguir:

Etapa 1: Avalie seu LMS atual

O primeiro passo é entender o que você já tem. Pense no seu LMS atual como um carro antigo: antes de substituí-lo, você precisa saber o que está funcionando e o que não está. Talvez ele funcione bem, mas não tenha recursos modernos, como GPS ou tela sensível ao toque.

Da mesma forma, seu LMS pode armazenar registros bem, mas falhar quando se trata de aprendizado móvel ou análise avançada.

Faça uma lista detalhada dos pontos fortes e fracos do LMS que você está usando. Peça feedback aos instrutores, administradores e alunos.

Por exemplo, os alunos se queixam de uma navegação confusa? Os gerentes acham difícil gerar relatórios? Quanto mais você entender o que está faltando, mais fácil será selecionar um sistema que atenda às suas necessidades Requisitos do LMS.

Etapa 2: Selecione um novo LMS

Depois de saber o que está faltando, é hora de fazer compras. Existem centenas de plataformas de LMS disponíveis, e nem todas elas se adequam à sua organização. Comece identificando suas prioridades: você precisa de um forte monitoramento de conformidade, recursos de aprendizagem social ou integração com seu sistema de RH?

Solicite demonstrações de fornecedores e teste você mesmo os sistemas. Não se deixe enganar pelos chavões do marketing; concentre-se em recursos práticos. Por exemplo, se o aprendizado móvel for uma prioridade, experimente ministrar um curso em seu telefone durante a demonstração, pois foi demonstrado que ele aumenta conclusão do curso em até 45%.

Uma plataforma que você pode considerar é LMS de IA do Coursebox. Com ele, você pode converter instantaneamente seu conteúdo existente em cursos totalmente interativos. Os alunos também se beneficiam dos tutores de IA, que atuam como assistentes de ensino 24 horas por dia, 7 dias por semana, fornecendo respostas em tempo real.

E se a marca é importante para você, o Coursebox oferece uma etiqueta totalmente branca, para que a plataforma tenha a aparência e a sensação de sua.

Etapa 3: planejar a migração

Comutando Plataformas LMS não é algo que você possa fazer da noite para o dia. Requer planejamento, assim como se mudar para uma nova casa. Crie um cronograma de migração que divida o processo em fases pequenas e gerenciáveis.

Você pode agendar o backup de dados para a primeira semana, testar para a segunda semana e, em seguida, o treinamento da equipe para a terceira semana.

Determine quem deve estar envolvido no processo. As equipes de TI cuidarão dos detalhes técnicos, enquanto os gerentes de RH ou de treinamento garantirão que os cursos certos sejam implementados, e alguns alunos podem fornecer feedback honesto.

Todos deveriam conhecer seu papel. Sem planejamento, você corre o risco de confusão, atrasos e erros que podem atrasar todo o projeto.

Etapa 4: testar a migração em um ambiente de sandbox

Faça um pequeno teste primeiro. Use um ambiente de teste (ou sandbox) para mover um lote de amostra de usuários e cursos. Envolva alguns usuários, instrutores ou alunos para obter feedback adequado sobre como o conteúdo está funcionando no novo LMS.

Essa etapa ajuda a detectar erros de mapeamento, links quebrados ou problemas de login sem afetar a todos. É uma rede de segurança que evita dores de cabeça mais tarde.

Etapa 5: Transferir seus dados

A próxima etapa é a preocupação da maioria das pessoas: mover os dados. Seu LMS armazena informações críticas, incluindo arquivos de cursos, contas de usuários, registros de treinamento e documentos de conformidade. Perder até mesmo uma pequena parte disso pode criar grandes problemas mais tarde. É por isso que você deve abordar a transferência de dados com cuidado.

Você pode começar fazendo backup de tudo. Depois, com a ajuda do fornecedor ou da equipe de TI, mova os arquivos para o novo LMS.

Depois, verifique se tudo foi transferido corretamente, por exemplo, se os questionários e as tarefas estão funcionando conforme o esperado.

Etapa 6: treinar funcionários e alunos

Quando você treina bem administradores e usuários, você faz com que o novo LMS pareça natural e não intimidante. Diga adeus aos tíquetes de suporte frequentes e aos alunos frustrados. Na verdade, as organizações que usam treinamento baseado em simulação veem um Taxa de adoção 23% maior.

Isso representa quase um quarto a mais de pessoas usando o sistema conforme o esperado, simplesmente porque tiveram a chance de explorá-lo na prática, fazer perguntas e aprender fazendo.

Você descobrirá que investir um pouco de tempo pode deixar todos mais confiantes e ajudá-lo a migrar o trabalho exatamente como planejado.

Práticas recomendadas para uma migração suave do LMS

Mesmo com um plano sólido, a migração do LMS pode parecer difícil. A verdade é que a maioria dos problemas surge de pequenos descuidos, como esquecer de fazer backup do conteúdo ou não preparar os usuários para a mudança.

Seguindo algumas práticas inteligentes, você pode economizar tempo, reduzir o estresse e manter sua migração em andamento. Vamos detalhar o que realmente funciona.

1. Comece aos poucos com um lançamento em fases

Em vez de apertar o botão para todos de uma vez, comece com um grupo menor de alunos ou departamentos. Isso fornece espaço para testar, coletar feedback e resolver problemas antes de um lançamento completo.

2. Comunique-se cedo com as partes interessadas

As pessoas resistem à mudança quando não a entendem. Mantenha as partes interessadas informadas desde o primeiro dia, sejam elas gerentes, treinadores ou equipe de TI. Compartilhe atualizações, cronogramas e expectativas de forma clara e concisa.

De acordo com a McKinsey & Company, 70% das mudanças nos programas falham devido à falta de comunicação e apoio. Isso mostra por que a comunicação regular transforma resistência em cooperação.

3. Envolva os usuários finais nos testes

Seus alunos e administradores são os que usarão o LMS diariamente, então não os deixe de fora. Convide-os a testar novos recursos e compartilhar um feedback honesto. Isso não apenas torna o sistema mais fácil de usar, mas também promove um senso de propriedade. Quando os usuários se sentem envolvidos, é muito mais provável que adotem o novo sistema.

4. Mantenha os planos de backup prontos

Mesmo com o melhor planejamento, problemas técnicos ainda podem ocorrer. É por isso que os backups são importantes. Sempre salve seus dados antigos e mantenha uma opção de reversão caso a migração não ocorra conforme o esperado. Ter um plano B significa que você não entrará em pânico se algo quebrar; você já saberá o próximo passo.

5. Conte com o suporte do fornecedor

Seu fornecedor de LMS não é apenas um provedor; eles são seus parceiros. Use sua experiência, recursos e suporte técnico para facilitar a migração do LMS.

Os fornecedores geralmente conhecem as armadilhas comuns e podem orientá-lo com mais rapidez do que você poderia descobrir sozinho. Não hesite em pedir demonstrações, treinamento extra ou ajuda direta quando necessário.

Quatro erros comuns a serem evitados durante a migração do LMS

Os gerentes de treinamento geralmente caem em armadilhas que retardam ou até atrapalham a migração do LMS. A boa notícia? A maioria desses erros é fácil de evitar quando você sabe o que procurar. Aqui estão os erros comuns que você sempre deve evitar:

1. Correndo sem planejamento adequado

Um dos maiores erros é entrar na migração sem um plano detalhado. Ignorar etapas ou definir prazos irrealistas quase garante problemas como perda de dados ou usuários frustrados. Uma migração apressada pode fazer com que você viva mais rápido, mas você gastará o dobro do tempo corrigindo problemas posteriormente.

2. Ignorando o treinamento do usuário

Seu novo LMS pode ter todos os recursos certos, mas se você não souber como usá-lo, a adoção provavelmente falhará. Deixar de investir em treinamento significa que seus alunos continuarão aderindo a velhos hábitos, e os administradores terão dificuldades com o básico.

3. Migração de conteúdo desnecessário ou desatualizado

Nem todo arquivo ou curso antigo merece um novo lar. Se você migrar conteúdo desatualizado, duplicado ou irrelevante, seu novo LMS parecerá confuso desde o primeiro dia. Pense nisso como se mudar para uma casa nova. Você realmente quer carregar caixas de lixo que nunca mais usará?

4. Subestimando as necessidades de integração

Seu LMS não vive isolado. Ele se conecta a sistemas de RH, CRMs ou plataformas de vídeo. Esquecendo de verificar Integração com LMS a compatibilidade pode criar obstáculos posteriormente, como dados incompatíveis ou soluções alternativas manuais.

Pronto para tornar sua migração de LMS um sucesso?

A migração do LMS pode parecer cansativa, mas também é uma chance de transformar a forma como você oferece treinamento. Com a abordagem correta, você pode superar ferramentas desatualizadas e criar uma experiência de aprendizado mais envolvente.

No entanto, a maioria das organizações hesita em migrar porque está presa a um LMS existente no qual já investiu.

Com Coursebox, você pode integrar suas ferramentas de criação de IA, questionários, avaliações e certificados em plataformas como Canvas, Moodle e BrightSpace. Se você quiser transformar PDFs em cursos instantaneamente ou automatizar a avaliação, o Coursebox se conecta diretamente aos seus sistemas existentes.

Não se contente com uma migração que pareça mais do mesmo. Escolha o Coursebox!

Perguntas frequentes

1. Perderemos nossos dados durante a migração do LMS?

Não se você planejar com antecedência. Os backups são essenciais antes da mudança. A maioria dos fornecedores fornece ferramentas de migração que transferem registros de usuários, histórico do curso e dados de conclusão. Sempre teste primeiro com um lote de amostra. Dessa forma, você pode confirmar se tudo está funcionando corretamente antes de realizar uma migração completa do sistema.

2. Como faço para lidar com conteúdo desatualizado ou duplicado durante a migração do LMS?

Trate a migração como se estivesse organizando sua casa. Analise todos os cursos, documentos e registros de usuários. Arquive ou exclua materiais desatualizados antes de movê-los. Isso mantém seu novo LMS limpo, fácil de navegar e livre de bagunça desnecessária. Um sistema mais leve e organizado ajuda alunos e administradores a se adaptarem mais rapidamente.

3. A migração do LMS realmente vale o esforço?

Sim, quando bem feito. Um novo LMS melhora a experiência do aluno, simplifica o trabalho administrativo e fornece análises melhores. Pode parecer um projeto assustador, mas as organizações que migram com sucesso experimentam maior engajamento, custos mais baixos e um crescimento mais forte a longo prazo. O esforço compensa rapidamente.

4. 1. Quais ferramentas podem facilitar a migração do LMS?

Ferramentas como o Moodle e o Blackboard podem ajudar a transferir cursos para sistemas modernos sem perder a estrutura. No entanto, se você quiser mais do que suporte à migração, o Coursebox é sua melhor escolha. Com ele, você pode transformar instantaneamente arquivos, vídeos e documentos em cursos interativos e tornar sua experiência de LMS muito mais envolvente.