Scopri cosa includere nella tua richiesta di offerta LMS per scegliere la piattaforma di apprendimento giusta. Esplora i requisiti chiave e i criteri di valutazione dei fornitori.
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Cosa distingue un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) da un altro? Per molte organizzazioni, la differenza inizia con la richiesta di proposta (RFP).
Il documento dà il tono all'intero processo di selezione e definisce il modo in cui i fornitori rispondono. Troppo spesso, tuttavia, le RFP sono piene di requisiti vaghi che comportano piattaforme non corrispondenti e perdite di tempo.
Una RFP LMS ben preparata può cambiare questa situazione. In questa guida, scoprirai cosa includere in una RFP LMS in modo che il tuo team possa porre domande chiare e scegliere una piattaforma con sicurezza.
UN sistema di gestione dell'apprendimento la richiesta di proposta (LMS RFP) è un documento formale che le organizzazioni utilizzano per comunicare i propri requisiti ai potenziali fornitori.
È sia un progetto che un filtro, in quanto delinea le specifiche tecniche, le esigenze di integrazione, le aspettative di conformità e gli obiettivi generali che la nuova piattaforma dovrebbe soddisfare. Quando emetti una richiesta di offerta, crei un processo strutturato per consentire ai fornitori di rispondere con soluzioni in linea con i tuoi obiettivi.
Non tutte le situazioni richiedono una richiesta di proposta. Se la tua organizzazione sta confrontando un paio di piccoli strumenti o sperimentando soluzioni leggere, una richiesta di offerta potrebbe sembrare eccessiva.
Ma quando la posta in gioco è più alta, ad esempio investire in una piattaforma che verrà utilizzata in tutti i reparti o implementata a livello aziendale, diventa essenziale. Avrai bisogno di una richiesta di offerta LMS quando sono attivi più fornitori e desideri un modo strutturato per confrontarli in base agli stessi criteri.
È particolarmente utile se i tuoi requisiti prevedono integrazioni con sistemi esistenti, rigidi standard di conformità o un numero elevato di studenti. Una RFP crea anche l'allineamento all'interno dell'organizzazione. Richiede alle parti interessate di concordare budget e aspettative. Questa comprensione condivisa rende il processo di selezione più agevole.
Il tuo LMS RFP non dovrebbe limitarsi a elencare le funzionalità. Dovrebbe creare una comprensione condivisa tra l'organizzazione e i potenziali fornitori.
Ecco cosa fa parte di una RFP forte.
I fornitori hanno bisogno di un contesto per comprendere le tue esigenze. Condividi una breve introduzione su chi sei e su cosa guida le tue iniziative di formazione. Includi dettagli come:
La prima sezione aiuterà i fornitori a formulare le loro soluzioni tenendo conto del tuo contesto.
Senza obiettivi chiari, le RFP si trasformano spesso in lunghe liste di funzionalità. Descrivi invece i risultati specifici a cui miri:
Idealmente, devi far loro sapere esattamente quali obiettivi hai in mente. Quanto più specifico sarai qui, tanto più pertinenti saranno le risposte dei fornitori.
Per la maggior parte delle RFP, questa è la sezione più dettagliata. Cattura ciò che il tuo sistema di gestione dell'apprendimento deve essere in grado di fare.
Puoi organizzare i tuoi requisiti nelle seguenti categorie:
Nell'elencare i requisiti funzionali, identifica quali sono obbligatori e opzionali. La differenziazione tra i due dipenderà dagli obiettivi che hai descritto in precedenza.
Prendi Scatola dei corsi come esempio. Ha una serie di funzionalità interattive per migliorare l'esperienza degli studenti. Inoltre, è dotato anche di un Tutor di chatbot AI per la valutazione in tempo reale degli studenti. Allo stesso modo, ha un generatore e un classificatore di valutazione AI.
Pertanto, se le valutazioni e il supporto in tempo reale sono requisiti obbligatori elencati nella tua RFP, Coursebox potrebbe essere una buona opzione.
Allo stesso modo, un altro strumento potrebbe avere caratteristiche di valutazione stellari. Tuttavia, potrebbe mancare il supporto in tempo reale. Quindi, quando si tratta della tua scelta finale, opterai di conseguenza.
Oltre alle funzionalità, i fornitori devono conoscere il tuo ambiente tecnico. I dettagli importanti da includere sono:
Queste funzionalità influiscono anche Creazione di contenuti LMS poiché determinano in che modo sarà possibile accedere ai contenuti e se sono conformi alle normative del settore. Ad esempio, se hai una forza lavoro remota, avrai bisogno di LMS basato su cloud che fornisce funzionalità di sicurezza e si integra con le piattaforme di conferenza.
Una richiesta di offerta determina anche come verrà fornita la soluzione. È necessario chiarire le proprie aspettative in merito alla data di inizio e alla scadenza di avvio desiderate, alla formazione, all'onboarding e alla migrazione. Se desideri configurare la piattaforma, specifica le tue esigenze di personalizzazione o i flussi di lavoro.
Il supporto continuo può creare o distruggere la tua esperienza con un LMS. Descrivi cosa ti aspetti in termini di:
Queste aspettative ti aiutano a valutare il potenziale di una partnership a lungo termine.
Richiedi ai fornitori di suddividere i costi in dettaglio, ad esempio:
Chiedi ai fornitori di spiegare in che modo i prezzi aumentano man mano che la tua organizzazione cresce, poiché questa trasparenza ti consente di confrontare le proposte su un piano di parità.
Poiché stai anche scegliendo un partner, chiedi loro di fornire la storia, le dimensioni, la stabilità e l'esperienza di lavoro con le organizzazioni del tuo settore. Puoi anche chiedere loro di condividere referenze o casi di studio relativi a progetti simili. Se hanno ricevuto premi o riconoscimenti indipendenti, richiedi anche quello.
Dovresti inoltre far sapere ai fornitori come rispondere alla tua richiesta di offerta LMS. Specifica il formato, ad esempio un foglio di calcolo o risposte narrative. Quindi, indica la scadenza, il processo di valutazione e le informazioni di contatto. Istruzioni chiare riducono la confusione e migliorano la qualità delle risposte.
Nei criteri di valutazione, fai sapere loro come giudicherai la proposta. I criteri comuni sono i seguenti:
Quando condividi i tuoi criteri in anticipo, i fornitori possono personalizzare le loro proposte di conseguenza, il che aiuta a semplificare notevolmente il processo di confronto.
Molte organizzazioni commettono l'errore di trattare una RFP come una formalità. Tuttavia, è il documento che fa chiarezza su una decisione complessa. Ancora più importante, mantiene il team interno allineato su priorità, budget e aspettative prima della firma di qualsiasi contratto.
Con una forte richiesta di proposta, la tua organizzazione si posiziona per scegliere un LMS che supporti la crescita e fornisca risultati misurabili. Parlando di una soluzione di apprendimento affidabile, Coursebox soddisfa i criteri con le sue funzionalità basate sull'intelligenza artificiale e gli elementi interattivi. Pianifica una demo gratuita per dare un'occhiata alle sue caratteristiche.
La preparazione può richiedere da alcune settimane a un paio di mesi, a seconda del numero di parti interessate coinvolte. Quanto più complesse sono le tue esigenze e integrazioni, tanto più tempo dovresti dedicare alla raccolta dei requisiti e al coordinamento degli input.
Le risposte alla RFP forniscono dati, ma le demo mostrano come si sente un sistema in azione. Osservare come gli studenti e gli amministratori interagiscono con una piattaforma fornisce informazioni che non si possono ottenere solo con una proposta scritta. Abbina sempre entrambi prima di prendere una decisione definitiva.
Una RFP formale potrebbe non essere necessaria se vengono presi in considerazione solo uno o due fornitori. Tuttavia, documentare per iscritto gli obiettivi e le funzionalità indispensabili è utile, in quanto evita malintesi durante le discussioni con i fornitori.
La reputazione è importante perché riflette l'affidabilità e la qualità del servizio. I riferimenti e le recensioni aiutano a confermare che i fornitori sono in grado di fornire risultati coerenti. Cerca fornitori con solide referenze e stabilità a lungo termine, come Coursebox, con il suo portafoglio di clienti in tutti i settori.
Alcune soluzioni offrono entrambe le cose. Coursebox funziona come uno strumento di creazione e un LMS in quanto consente alle organizzazioni di progettare corsi basati sull'intelligenza artificiale, gestire gli studenti, tenere traccia dei progressi e integrarsi con altri sistemi.
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