Formazione dei volontari: cos'è e come formare i volontari

La formazione dei volontari è una parte importante di qualsiasi istituzione o azienda che si affida alle persone per sostenere la propria missione. È più comune nelle organizzazioni senza scopo di lucro. Questo tipo di formazione copre una serie di argomenti, come procedure di sicurezza, politiche organizzative, standard di comunicazione e istruzioni specifiche per le attività.

Purtroppo, 46,8% degli amministratori delegati segnalano che il reclutamento di volontari è un grosso problema per la loro organizzazione. Un modo per incentivare i volontari è attraverso una formazione adeguata. Una formazione efficace crea anche un senso di connessione tra i volontari e l'organizzazione, il che aiuta a chiarire le aspettative.

Ma cos'è esattamente la formazione dei volontari e perché è importante? Esploriamo il concetto in dettaglio e impariamo alcune delle migliori pratiche di formazione.

Che cos'è la formazione per volontari?

La formazione dei volontari prepara le persone ad assumere ruoli all'interno di un'organizzazione. Aiuta i volontari a comprendere le proprie responsabilità, gli standard di sicurezza, i requisiti di conformità, le aspettative dell'organizzazione e la sua missione.

Le sessioni possono riguardare attività pratiche, regole di sicurezza, linee guida per la comunicazione e procedure standard. Alcuni corsi di formazione sono pratici, mentre altri utilizzano guide scritte o moduli online.

L'obiettivo principale della formazione dei volontari è rendere i volontari sicuri e capaci. I volontari ben formati hanno meno probabilità di commettere errori e più propensi a sentirsi coinvolti. La formazione stabilisce inoltre uno standard condiviso, quindi tutti affrontano le attività allo stesso modo.

Perché è importante la formazione dei volontari?

La formazione dei volontari dà alle persone la sicurezza necessaria per affrontare i compiti senza esitazione. Quando i volontari capiscono cosa fare e perché è importante, si sentono preparati e rispettati. Un tale senso di disponibilità rende più facile per loro contribuire in modo efficace.

Una formazione chiara riduce anche gli errori e le incomprensioni. I volontari che conoscono le regole, le procedure, i protocolli e la corretta condotta di sicurezza hanno meno probabilità di commettere errori o di mettere a rischio se stessi o gli altri.

Ancora più importante, la formazione dei volontari sostiene l'impegno a lungo termine nelle organizzazioni. I volontari che si sentono competenti e inclusi hanno maggiori probabilità di rimanere e continuare a dedicare il loro tempo. Una guida e un aggiornamento regolari li mantengono collegati all'organizzazione e ai suoi obiettivi.

Elementi fondamentali di un programma di formazione per volontari

Un programma di formazione per volontari ben progettato dovrebbe avere alcuni componenti principali. Diamo un'occhiata ad alcuni di essi.

1. Panoramica della missione e dei valori

I volontari devono conoscere lo scopo e gli obiettivi dell'organizzazione. Le organizzazioni devono condividere con loro la missione e i valori in modo che possano vedere come il loro lavoro contribuisce a uno sforzo maggiore. Il contesto guida il processo decisionale e il comportamento dei volontari.

2. Istruzioni specifiche per il ruolo

La formazione dovrebbe comprendere mansioni, compiti, protocolli e processi specifici per ogni ruolo di volontario. È necessario fornire loro indicazioni sulla condotta e sulle responsabilità previste. Ciò aiuta a prevenire la confusione e consente ai volontari di svolgere il proprio lavoro con sicurezza.

3. Regole e politiche di sicurezza

I volontari devono conoscere le procedure di sicurezza, le regole organizzative, le linee guida di condotta, i requisiti di conformità e i protocolli di emergenza per ridurre i rischi per se stessi e per le persone che assistono.

4. Strumenti e risorse

È importante che i volontari abbiano accesso a manuali, guide di riferimento e informazioni di contatto necessarie per i loro ruoli. Le risorse accessibili consentono loro di trovare rapidamente le risposte e di svolgere i propri compiti in modo accurato.

5. Supporto e sviluppo continui

L'allenamento non termina dopo la prima sessione. Aggiornamenti regolari e facoltativi opportunità di sviluppo delle competenze aiutare i volontari a rimanere aggiornati e a migliorare la loro efficacia nel tempo.

Come fornire formazione ai volontari?

Quando crei un piano di formazione per i volontari, dovresti avere un'idea chiara di quali sono le esigenze della tua organizzazione e quali sono le competenze dei volontari. Ogni ruolo ha requisiti diversi e i volontari apportano diversi livelli di esperienza e conoscenza.

Tenendo a mente queste cose, usa i seguenti passaggi per fornire formazione ai volontari.

Fase 1: Valutare le esigenze dei volontari

Il primo passo dovrebbe essere identificare le competenze e le conoscenze di cui i volontari hanno bisogno per avere successo. Alcuni ruoli richiedono competenze tecniche, mentre altri dipendono dalle capacità interpersonali o dalla conoscenza delle procedure di sicurezza.

Chiarire lo scopo della formazione: cosa dovrebbero sapere, fare o provare i volontari dopo averla completata? Puoi rispondere a questa domanda considerando la complessità del ruolo.

Le attività ad alto rischio o a contatto diretto con il pubblico possono richiedere una formazione più approfondita rispetto alle posizioni dietro le quinte. Inoltre, pensa alle priorità della tua organizzazione. Queste possono includere la qualità del servizio, la velocità, la sicurezza o la coerenza tra più volontari.

Fase 2: Sviluppare contenuti di formazione

I contenuti della formazione dovrebbero coprire aree essenziali che spieghino perché il loro lavoro è importante. La prima parte importante è la missione dell'organizzazione. I volontari devono capire come si allinea ai loro valori e obiettivi personali.

Le istruzioni specifiche per il ruolo sono altrettanto importanti. I volontari hanno bisogno di una guida su compiti, processi, condotta prevista e responsabilità di rendicontazione. Usa esempi e scenari pratici per rendere tangibili le istruzioni.

Le procedure di sicurezza, le regole e i protocolli di emergenza dovrebbero essere inclusi in tutti i programmi. I volontari devono sapere come rispondere in varie situazioni, il che riduce i rischi e aumenta la fiducia.

In molte organizzazioni, la comunicazione è importante tanto quanto qualsiasi altra materia. I volontari devono capire come condividere gli aggiornamenti e coordinarsi con il personale e gli altri volontari. Se lavorano in situazioni di emergenza, insegna loro come chiedere aiuto e elenchi di contatti a cui possono fare riferimento.

Fase 3: Scegli i formati di formazione e i metodi di erogazione

I volontari hanno orari e preferenze di apprendimento diversi, quindi è necessario selezionare i formati giusti per rendere la formazione utilizzabile ed efficace per loro. Ecco alcune opzioni:

• Manuali o guide scritti che i volontari possono leggere secondo i propri ritmi
• Workshop di persona o sessioni di orientamento per l'apprendimento pratico e le domande
• Moduli online, video o e-learning autogestito per l'apprendimento a distanza
• Programmi ibridi che combinano sessioni faccia a faccia con risorse digitali
• Metodi interattivi come giochi di ruolo, esercizi di scenario, discussioni di gruppo e tutoraggio tra pari

Ognuno di questi approcci ha i suoi vantaggi. Ad esempio, i materiali scritti offrono un riferimento, mentre le sessioni di persona consentono un feedback in tempo reale. Se stai creando corsi online, renderli più coinvolgenti aggiungendo esercizi interattivi che aiutano i volontari a mettere in pratica le abilità in un ambiente sicuro.

Fase 4: Abbina la formazione ai ruoli e ai profili dei volontari

Non tutti i volontari hanno bisogno dello stesso livello o tipo di formazione, poiché alcuni possono avere un'esperienza precedente mentre altri no. Quindi, è necessario adattare le sessioni di formazione alla complessità del ruolo e all'esperienza del volontario. Entrano in gioco i seguenti fattori.

• Ruoli di supporto di base rispetto ad attività che richiedono competenze tecniche o interazione diretta con il cliente
• Posizioni con requisiti di conformità più elevati, come lavorare con popolazioni vulnerabili
• Esperienza precedente e preferenze di apprendimento dei volontari
• Pianificazione flessibile per volontari part-time o con accesso limitato alla tecnologia

Quando si adatta la formazione a questi fattori, i volontari ricevono istruzioni pertinenti senza inutili ripetizioni. Inoltre, rispetta il loro tempo e mantiene il coinvolgimento.

Fase 5: Creare un approccio inclusivo

La formazione dovrebbe essere progettata in modo che tutti i volontari possano trarne beneficio. Utilizza più formati per adattarli a diversi stili di apprendimento. Ad esempio, guide scritte, registrazioni audio, tutorial video, basi di conoscenza e corsi online soddisfano preferenze diverse.

Crea alloggi per volontari con tempo o accesso ai dispositivi limitati. Offri sessioni brevi e modulari per aiutare i volontari a tempo parziale. Per i volontari a tempo pieno, puoi offrire programmi e corsi più lunghi.

Inoltre, i programmi di tutoraggio consentono a volontari esperti di guidare i nuovi arrivati. Il tutoraggio tra pari rafforza le competenze e crea un senso di comunità.

Assicurati di raccogliere il feedback dei volontari dopo la formazione. Le loro risposte ti aiuteranno a capire cosa funziona e a migliorare continuamente il programma. Ancora più importante, i volontari a cui viene data voce nel processo si sentono apprezzati e coinvolti nel successo dell'organizzazione.

Fase 6: Valuta e aggiusta

Monitora regolarmente l'efficacia del programma. Tieni traccia di metriche come il rendimento, la fidelizzazione, la soddisfazione e il completamento delle attività dei volontari. Puoi anche utilizzare sondaggi o check-in informali per rivelare le aree che necessitano di miglioramenti. Quindi, modifica il programma in base a questo feedback.

In che modo Coursebox supporta la formazione dei volontari?

Una parte importante della formazione dei volontari consiste nella scelta di uno strumento per la creazione di corsi che puoi utilizzare per creare materiali didattici. Coursebox è un ottimo esempio di tale piattaforma.

Trasforma documenti, video, diapositive o siti Web in corsi di formazione completi in pochi minuti. La piattaforma offre strumenti basati sull'intelligenza artificiale per creare video, quiz, valutazioni e chatbot, fornendo agli studenti feedback e indicazioni istantanei.

I contenuti della formazione possono essere altamente interattivi, con flashcard, fisarmoniche, schede e discussioni sociali. I volontari possono accedere ai corsi su qualsiasi dispositivo e il supporto multilingue consente contenuti in oltre 100 lingue con voci native.

Coursebox si integra anche con i sistemi LMS o i siti Web esistenti tramite SCORM, LTI o Zapier. In breve, è una soluzione completa per creare, fornire, tracciare e vendere corsi di formazione per volontari.

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Domande frequenti sulla formazione dei volontari

Quanto dura la formazione dei volontari?

La durata della formazione dipende dal ruolo e dalla complessità. I ruoli di base possono richiedere alcune ore, mentre le posizioni con competenze tecniche o requisiti di conformità potrebbero richiedere più sessioni nell'arco di giorni o settimane.

Cosa dovrebbe includere un programma di formazione per volontari?

Un programma dovrebbe coprire la missione dell'organizzazione, le attività specifiche del ruolo, le procedure di sicurezza, gli standard di comunicazione, gli strumenti, le risorse e le opportunità di sviluppo o aggiornamento continui.

In che modo Coursebox aiuta a creare corsi di formazione per volontari?

Coursebox converte rapidamente documenti, video, siti Web e diapositive in corsi strutturati. Include quiz sull'intelligenza artificiale, lezioni interattive, valutazioni, flashcard, classificazione AI e video di formazione per rendere i programmi di formazione coinvolgenti ed efficaci.

In che modo la formazione può soddisfare le diverse esigenze dei volontari?

Puoi soddisfare le esigenze dei tuoi volontari utilizzando formati flessibili, moduli brevi, esercizi interattivi e contenuti multilingue. Piattaforme come Coursebox aiutano a fornire formazione in vari formati e lingue per soddisfare le diverse esigenze dei volontari.

Con quale frequenza i volontari devono ricevere una formazione?

I volontari beneficiano di un orientamento iniziale e di aggiornamenti regolari. Gli aggiornamenti sono consigliati ogni volta che le procedure o i ruoli cambiano, per mantenere aggiornate le competenze.