Qué incluir en una RFP de un LMS: una guía para el comprador

¿Qué hace que un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) destaque de otro? Para muchas organizaciones, la diferencia comienza con la solicitud de propuesta (RFP).

El documento marca la pauta para todo el proceso de selección y determina la forma en que responden los proveedores. Sin embargo, con demasiada frecuencia, las solicitudes de propuestas están repletas de requisitos vagos que conducen a plataformas incompatibles y a pérdidas de tiempo.

Una RFP de LMS bien preparada puede cambiar eso. En esta guía, aprenderás qué incluir en una solicitud de propuesta de LMS para que tu equipo pueda hacer preguntas claras y elegir una plataforma con confianza.

¿Qué es una RFP de LMS?

UN sistema de gestión del aprendizaje La solicitud de propuesta (LMS RFP) es un documento formal que las organizaciones utilizan para comunicar sus requisitos a los posibles proveedores.

Es tanto un modelo como un filtro, ya que describe las especificaciones técnicas, las necesidades de integración, las expectativas de cumplimiento y los objetivos generales que debe cumplir la nueva plataforma. Cuando emites una solicitud de propuestas, creas un proceso estructurado para que los proveedores respondan con soluciones que se ajusten a tus objetivos.

¿Cuándo necesitas una RFP de LMS?

No todas las situaciones requieren una solicitud de propuesta. Si su organización está comparando un par de herramientas pequeñas o experimentando con soluciones ligeras, una solicitud de propuesta puede parecer excesiva.

Sin embargo, cuando hay más en juego, como invertir en una plataforma que se utilizará en todos los departamentos o se implementará en toda la empresa, se vuelve esencial. Necesitarás una solicitud de propuesta del LMS cuando haya varios proveedores en competencia y desees una forma estructurada de compararlos según los mismos criterios.

Es especialmente útil si sus requisitos implican integraciones con los sistemas existentes, estándares de cumplimiento estrictos o un gran número de alumnos. Una solicitud de propuesta también crea una alineación dentro de su organización. Exige que las partes interesadas lleguen a un acuerdo sobre los presupuestos y las expectativas. Ese entendimiento compartido facilita el proceso de selección.

¿Qué incluir en una RFP de LMS?

Fuente: BMC

Tu RFP de LMS no solo debe incluir funciones. Debe crear un entendimiento compartido entre su organización y los posibles proveedores.

Esto es lo que debe tener una RFP sólida.

1. Antecedentes organizacionales

Los proveedores necesitan un contexto para entender sus necesidades. Comparta una breve introducción sobre quién es usted y qué impulsa sus iniciativas de formación. Incluye detalles como:

• Perfil de la empresa: Incluye la industria, el tamaño, el alcance geográfico y los tipos de audiencia (empleados, socios, clientes).
• Entorno de aprendizaje actual: Describa las herramientas que existen en la actualidad, cómo se utilizan y qué desafíos existen.
• Metas de aprendizaje: Por ejemplo, la mejora de las habilidades del personal, la capacitación en cumplimiento, la incorporación o la educación de los clientes.
• Visión para el éxito: Explica cómo medirás el impacto de la nueva plataforma.

La primera sección ayudará a los proveedores a enmarcar sus soluciones teniendo en cuenta su contexto.

2. Objetivos del proyecto

Sin objetivos claros, las solicitudes de propuestas a menudo se convierten en largas listas de características. En su lugar, describa los resultados específicos que busca:

• Incrementar participación de los alumnos en todos los departamentos
• Reduzca el tiempo de formación de los nuevos empleados
• Cumpla con los requisitos de cumplimiento en las industrias reguladas
• Apoye el desarrollo profesional con itinerarios de aprendizaje personalizados
• Mejore la presentación de informes para que los líderes puedan tomar mejores decisiones

Lo ideal es que les hagas saber exactamente qué objetivos tienes en mente. Cuanto más específico sea aquí, más relevantes serán las respuestas de los proveedores.

3. Requisitos funcionales

Para la mayoría de las solicitudes de propuestas, esta es la sección más detallada. Captura lo que su sistema de gestión del aprendizaje debe ser capaz de hacer.

Puede organizar sus requisitos en las siguientes categorías:

• Gestión del curso: Incremente la capacidad de crear, asignar y realizar un seguimiento de los cursos, junto con la compatibilidad con multimedia, evaluaciones y certificaciones.
• Experiencia del alumno: Necesitarás paneles fáciles de usar, seguimiento del progreso y compatibilidad móvil.
• Herramientas de colaboración: Los alumnos necesitan foros de debate, chat o funciones de aprendizaje social.
• Evaluación y pruebas: Para ello, se requieren cuestionarios, exámenes, supervisión e informes detallados sobre el desempeño de los alumnos.
• Análisis e informes: Busque paneles personalizables, rastree por rol y exporte datos a otros sistemas.
• Características de cumplimiento: Necesitarás recordatorios automáticos para la formación requerida, los informes listos para la auditoría y el control de versiones.

Al enumerar los requisitos funcionales, identifique cuáles son obligatorios y cuáles son opcionales. La diferenciación entre los dos dependerá de los objetivos que describiste anteriormente.

Toma Caja de curso como ejemplo. Cuenta con una serie de funciones interactivas para mejorar la experiencia del alumno. Además de eso, también viene con un Tutor de chatbot de IA para la evaluación de los alumnos en tiempo real. Del mismo modo, cuenta con un generador de evaluaciones y un calificador de inteligencia artificial.

Por lo tanto, si las evaluaciones y el soporte en tiempo real son requisitos obligatorios que figuran en su RFP, Coursebox podría ser una buena opción.

Del mismo modo, otra herramienta puede tener características de evaluación excelentes. Sin embargo, es posible que carezca de soporte en tiempo real. Por lo tanto, cuando se trate de su elección final, optará en consecuencia.

4. Especificaciones técnicas

Más allá de las funciones, los proveedores necesitan conocer su entorno técnico. Los detalles importantes que se deben incluir son:

• Preferencia de hospedaje: Basado en la nube, local o híbrido.
• Necesidades de integración: Compatibilidad con sistemas de recursos humanos, herramientas de CRM, bibliotecas de contenido o plataformas de videoconferencia.
• Inicio de sesión único (SSO): Requisitos para los protocolos de autenticación y seguridad.
• Seguridad de datos: Los estándares que deben cumplir los proveedores (p. ej., certificaciones GDPR, HIPAA e ISO).
• Escalabilidad: Crecimiento previsto de usuarios o contenido.
• Accesibilidad: Cumplimiento de las normas WCAG o de la Sección 508.

Estas características también afectan Creación de contenido LMS ya que determinan cómo se accederá al contenido y si cumple con las regulaciones de su industria. Por ejemplo, si tiene una fuerza laboral remota, necesitará un LMS basado en la nube que proporciona funciones de seguridad y se integra con las plataformas de conferencias.

5. Expectativas de implementación

Fuente: Guía de usuario

Una RFP también determina cómo se entregará la solución. Debe aclarar sus expectativas en cuanto a la fecha de inicio y la fecha límite de puesta en marcha deseadas, así como a la formación, la incorporación y la migración. Si quieres configurar la plataforma, especifica tus necesidades de personalización o flujos de trabajo.

6. Soporte y mantenimiento

El soporte continuo puede mejorar o arruinar tu experiencia con un LMS. Describa lo que espera en términos de:

• Canales de soporte: Teléfono, correo electrónico, chat, sistema de venta de entradas.
• Tiempos de respuesta: Acuerdos de nivel de servicio (SLA) para resolver problemas.
• Actualizaciones y mejoras: Frecuencia de los nuevos lanzamientos y cómo se lanzan.
• Administración de cuentas dedicada: Punto de contacto para escalaciones o discusiones sobre estrategias.

Estas expectativas le ayudan a evaluar el potencial de asociación a largo plazo.

7. Estructura de precios

Fuente: Mejores propuestas

Solicite a los proveedores que desglosen los costos en detalle, por ejemplo:

• Tarifas de licencia (por usuario, por alumno activo o en toda la empresa)
• Cargos de implementación y configuración
• Costos de formación para administradores o alumnos
• Tarifas de soporte continuo
• Complementos opcionales o módulos premium

Pide a los proveedores que te expliquen cómo escalan los precios a medida que crece tu organización, ya que esta transparencia te permite comparar las propuestas en igualdad de condiciones.

8. Calificación del proveedor

Fuente: Upsilon

Como también vas a elegir un socio, pídele que te dé la historia, el tamaño, la estabilidad y la experiencia de su empresa trabajando con organizaciones de tu sector. También puedes pedirles que compartan referencias o estudios de casos de proyectos similares. Si han recibido premios o reconocimientos independientes, solicítelos también.

9. Pautas para la presentación de propuestas

También debes informar a los proveedores cómo responder a tu RFP de LMS. Especifica el formato, como una hoja de cálculo o respuestas narrativas. Luego, menciona la fecha límite, el proceso de evaluación y la información de contacto. Las instrucciones claras reducen la confusión y mejoran la calidad de las respuestas.

En los criterios de evaluación, hágales saber cómo juzgará la propuesta. Los criterios comunes son los siguientes:

• Alineación con los requisitos funcionales y técnicos
• Calidad de los servicios de apoyo y formación
• Precios y relación calidad-precio
• Reputación y referencias de los proveedores
• Flexibilidad para el crecimiento y el cambio

Cuando compartes tus criterios por adelantado, los proveedores pueden adaptar sus propuestas en consecuencia, lo que te facilita mucho el proceso de comparación.

Conclusión

Muchas organizaciones cometen el error de tratar una solicitud de propuesta como una formalidad. Sin embargo, es el documento el que aporta claridad a una decisión compleja. Y lo que es más importante, mantiene a su equipo interno alineado con respecto a las prioridades, los presupuestos y las expectativas antes de firmar cualquier contrato.

Con una solicitud de propuesta sólida, su organización se posiciona para elegir un LMS que respalde el crecimiento y ofrezca resultados medibles. Hablando de una solución de aprendizaje confiable, Coursebox cumple los criterios con sus funciones y elementos interactivos basados en inteligencia artificial. Programa una demostración gratuita para echar un vistazo a sus características.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se tarda normalmente en preparar una RFP de un LMS?

La preparación puede llevar desde unas pocas semanas hasta un par de meses, según la cantidad de partes interesadas involucradas. Cuanto más complejas sean sus necesidades e integraciones, más tiempo deberá dedicar a recopilar los requisitos y coordinar las aportaciones.

¿Cuál es la función de las demostraciones después de emitir una solicitud de propuesta?

Las respuestas a las RFP brindan datos, pero las demostraciones muestran cómo se siente un sistema en acción. Observar cómo los alumnos y los administradores interactúan con una plataforma proporciona información que no se puede obtener únicamente de una propuesta escrita. Combina siempre ambas antes de tomar una decisión final.

¿Las organizaciones más pequeñas necesitan una RFP de LMS?

Es posible que no sea necesaria una RFP formal si solo se están considerando uno o dos proveedores. Aun así, es valioso documentar por escrito tus objetivos y las características imprescindibles, ya que evita malentendidos durante las conversaciones con los proveedores.

¿Qué importancia tiene la reputación del proveedor en las decisiones de RFP?

La reputación es importante porque refleja la confiabilidad y la calidad del servicio. Las referencias y las reseñas ayudan a confirmar que los proveedores pueden ofrecer servicios de manera consistente. Busque proveedores con referencias sólidas de clientes y estabilidad a largo plazo, como Coursebox, con su cartera de clientes de todos los sectores.

¿Es posible combinar la creación de cursos y la funcionalidad del LMS en una sola herramienta?

Algunas soluciones ofrecen ambas cosas. Coursebox funciona como una herramienta de creación y un LMS, ya que permite a las organizaciones diseñar cursos basados en la inteligencia artificial, gestionar a los alumnos, hacer un seguimiento del progreso e integrarse con otros sistemas.