ما يجب تضمينه في LMS RFP: دليل المشتري

ما الذي يجعل أحد أنظمة إدارة التعلم (LMS) متميزًا عن الآخر؟ بالنسبة للعديد من المنظمات، يبدأ الفرق بطلب العرض (RFP).

تحدد الوثيقة نغمة عملية التحديد بأكملها وتشكل كيفية استجابة البائعين. على الرغم من ذلك، غالبًا ما تمتلئ طلبات تقديم العروض بمتطلبات غامضة تؤدي إلى منصات غير متطابقة ووقت ضائع.

يمكن لـ LMS RFP المُعد جيدًا تغيير ذلك. في هذا الدليل، ستتعلم ما يجب تضمينه في طلب LMS RFP حتى يتمكن فريقك من طرح أسئلة واضحة واختيار منصة بثقة.

ما هو طلب تقديم العروض لنظام إدارة التعلم؟

أ نظام إدارة التعلم طلب العرض (LMS RFP) هو مستند رسمي تستخدمه المنظمات لتوصيل متطلباتها إلى البائعين المحتملين.

إنه مخطط وفلتر في نفس الوقت، حيث يحدد المواصفات الفنية واحتياجات التكامل وتوقعات الامتثال والأهداف العامة التي يجب أن تلبيها المنصة الجديدة. عندما تقوم بإصدار طلب تقديم العروض، فإنك تقوم بإنشاء عملية منظمة للموردين للاستجابة بحلول تتوافق مع أهدافك.

متى تحتاج إلى LMS RFP؟

لا تتطلب كل حالة طلب اقتراح. إذا كانت مؤسستك تقارن بين عدة أدوات صغيرة أو تجرب حلولًا خفيفة الوزن، فقد يبدو طلب تقديم العروض مفرطًا.

ولكن عندما تكون المخاطر أعلى، مثل الاستثمار في منصة سيتم استخدامها عبر الإدارات أو طرحها على مستوى الشركة، يصبح ذلك ضروريًا. ستحتاج إلى LMS RFP عندما يكون هناك العديد من البائعين قيد التشغيل وتريد طريقة منظمة لمقارنتهم وفقًا لنفس المعايير.

إنه مفيد بشكل خاص إذا كانت متطلباتك تتضمن عمليات تكامل مع الأنظمة الحالية أو معايير الامتثال الصارمة أو عدد كبير من المتعلمين. يقوم طلب تقديم العروض أيضًا بإنشاء محاذاة داخل مؤسستك. يتطلب من أصحاب المصلحة الاتفاق على الميزانيات والتوقعات. هذا الفهم المشترك يجعل عملية الاختيار أكثر سلاسة.

ما الذي يجب تضمينه في طلب LMS RFP؟

المصدر: BMC

يجب ألا يقتصر طلب LMS RFP على الميزات فقط. يجب أن تخلق فهمًا مشتركًا بين مؤسستك والموردين المحتملين.

إليك ما ينتمي إليه طلب تقديم العروض القوي.

1. الخلفية التنظيمية

يحتاج البائعون إلى سياق لفهم احتياجاتك. شارك مقدمة موجزة عن هويتك وما الذي يدفع مبادراتك التدريبية. قم بتضمين تفاصيل مثل:

• ملف الشركة: يشمل الصناعة والحجم والوصول الجغرافي وأنواع الجمهور (الموظفين والشركاء والعملاء).
• بيئة التعلم الحالية: وصف الأدوات الموجودة اليوم، وكيفية استخدامها، والتحديات الموجودة.
• أهداف التعلم: على سبيل المثال، تحسين مهارات الموظفين، والتدريب على الامتثال، والإعداد، أو تثقيف العملاء.
• رؤية للنجاح: اشرح كيف ستقيس تأثير النظام الأساسي الجديد.

سيساعد القسم الأول البائعين على تأطير حلولهم مع وضع السياق الخاص بك في الاعتبار.

2. أهداف المشروع

بدون أهداف واضحة، غالبًا ما تتحول طلبات تقديم العروض إلى قوائم شاملة للميزات. بدلاً من ذلك، حدد النتائج المحددة التي تهدف إليها:

• زيادة مشاركة المتعلم عبر الأقسام
• تقليل وقت التدريب للموظفين الجدد
• تلبية متطلبات الامتثال في الصناعات المنظمة
• دعم التطوير الوظيفي من خلال مسارات التعلم المخصصة
• تحسين التقارير حتى تتمكن القيادة من اتخاذ قرارات أفضل

من الناحية المثالية، تحتاج إلى إخبارهم بالضبط بالأهداف التي تفكر فيها. كلما كنت أكثر تحديدًا هنا، ستكون ردود المورّدين أكثر ملاءمة.

3. المتطلبات الوظيفية

بالنسبة لمعظم طلبات تقديم العروض، هذا هو القسم الأكثر تفصيلاً. إنه يلتقط ما يجب أن يكون نظام إدارة التعلم الخاص بك قادرًا على القيام به.

يمكنك تنظيم متطلباتك في الفئات التالية:

• إدارة الدورة: تكرار القدرة على إنشاء الدورات التدريبية وتعيينها وتتبعها، إلى جانب دعم الوسائط المتعددة والتقييمات والشهادات.
• تجربة المتعلم: ستحتاج إلى لوحات معلومات سهلة الاستخدام وتتبع التقدم والتوافق مع الأجهزة المحمولة.
• أدوات التعاون: يحتاج المتعلمون إلى منتديات المناقشة أو الدردشة أو ميزات التعلم الاجتماعي.
• التقييم والاختبار: لهذا الغرض، يلزم إجراء اختبارات واختبارات ومراقبة وإعداد تقارير مفصلة عن أداء المتعلم.
• التحليلات وإعداد التقارير: ابحث عن لوحات معلومات قابلة للتخصيص والتتبع حسب الدور وتصدير البيانات إلى أنظمة أخرى.
• ميزات التوافق: ستحتاج إلى تذكيرات تلقائية للتدريب المطلوب والتقارير الجاهزة للتدقيق والتحكم في الإصدار.

عند إدراج المتطلبات الوظيفية، حدد المتطلبات الإلزامية مقابل الاختيارية. يعتمد التمييز بين الاثنين على الأهداف التي وصفتها سابقًا.

خذ صندوق الدورة كمثال. يحتوي على مجموعة من الميزات التفاعلية لتحسين تجربة المتعلم. علاوة على ذلك، يأتي أيضًا مع مدرس روبوت الدردشة بالذكاء الاصطناعي لتقييم المتعلم في الوقت الفعلي. وبالمثل، فإنه يحتوي على مولد تقييم الذكاء الاصطناعي ومصنف.

لذلك، إذا كانت التقييمات والدعم في الوقت الفعلي من المتطلبات الإلزامية المدرجة في طلب تقديم العروض الخاص بك، فقد يكون Coursebox خيارًا جيدًا.

وبالمثل، قد تحتوي أداة أخرى على ميزات تقييم ممتازة. ومع ذلك، قد تفتقر إلى الدعم في الوقت الفعلي. لذلك، عندما يتعلق الأمر باختيارك النهائي، ستختار وفقًا لذلك.

4. المواصفات الفنية

بالإضافة إلى الميزات، يحتاج البائعون إلى معرفة بيئتك التقنية. التفاصيل المهمة التي يجب تضمينها هي:

• تفضيل الاستضافة: قائم على السحابة أو محلي أو مختلط.
• احتياجات التكامل: التوافق مع أنظمة الموارد البشرية أو أدوات CRM أو مكتبات المحتوى أو منصات مؤتمرات الفيديو.
• تسجيل الدخول الأحادي (SSO): متطلبات المصادقة وبروتوكولات الأمان.
• أمان البيانات: يجب أن يفي بائعو المعايير (على سبيل المثال، شهادات GDPR و HIPAA و ISO).
• قابلية التوسع: النمو المتوقع في المستخدمين أو المحتوى.
• إمكانية الوصول: الامتثال لمعايير WCAG أو القسم 508.

تؤثر هذه الميزات أيضًا إنشاء محتوى LMS نظرًا لأنها تحدد كيفية الوصول إلى المحتوى وما إذا كان يتوافق مع لوائح الصناعة الخاصة بك. على سبيل المثال، إذا كانت لديك قوة عاملة عن بُعد، فستحتاج إلى نظام إدارة التعلم المستند إلى السحابة يوفر ميزات الأمان ويتكامل مع منصات المؤتمرات.

5. توقعات التنفيذ

المصدر: إرشادات المستخدم

يحدد طلب تقديم العروض أيضًا كيفية تسليم الحل. يجب عليك توضيح توقعاتك لتاريخ البدء المطلوب والموعد النهائي لبدء التشغيل والتدريب والإعداد والترحيل. إذا كنت تريد تكوين النظام الأساسي، فحدد احتياجات التخصيص أو عمليات سير العمل.

6. الدعم والصيانة

يمكن أن يؤدي الدعم المستمر إلى تحسين تجربتك مع LMS أو كسرها. حدد ما تتوقعه من حيث:

• قنوات الدعم: الهاتف، البريد الإلكتروني، الدردشة، نظام التذاكر.
• أوقات الاستجابة: اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) لحل المشكلات.
• التحديثات والترقيات: تكرار الإصدارات الجديدة وكيفية طرحها.
• إدارة حساب مخصصة: نقطة اتصال للتصعيد أو المناقشات الاستراتيجية.

تساعدك هذه التوقعات على تقييم إمكانات الشراكة طويلة الأجل.

7. هيكل التسعير

المصدر: مقترحات أفضل

اطلب من الموردين تفصيل التكاليف بالتفصيل، مثل:

• رسوم الترخيص (لكل مستخدم أو لكل متعلم نشط أو على مستوى المؤسسة)
• رسوم التنفيذ والإعداد
• تكاليف التدريب للمسؤولين أو المتعلمين
• رسوم الدعم المستمر
• الإضافات الاختيارية أو الوحدات المميزة

اطلب من الموردين شرح كيفية قياس الأسعار مع نمو مؤسستك، حيث تسمح لك هذه الشفافية بمقارنة المقترحات على قدم المساواة.

8. تأهيل البائع

المصدر: أبسيلون

نظرًا لأنك تختار أيضًا شريكًا، اطلب منه تقديم تاريخ الشركة وحجمها واستقرارها وخبرتها في العمل مع المؤسسات في مجال عملك. يمكنك أيضًا أن تطلب منهم مشاركة المراجع أو دراسات الحالة من مشاريع مماثلة. إذا حصلوا على جوائز أو تقدير مستقل، فاطلب ذلك أيضًا.

9. إرشادات تقديم الاقتراح

يجب عليك أيضًا السماح للبائعين بمعرفة كيفية الرد على طلب LMS RFP الخاص بك. حدد التنسيق، مثل جدول البيانات أو الردود السردية. ثم اذكر الموعد النهائي وعملية التقييم ومعلومات الاتصال. تعمل التعليمات الواضحة على تقليل الارتباك وتحسين جودة الردود.

في معايير التقييم، أخبرهم كيف ستحكم على الاقتراح. المعايير الشائعة هي كما يلي:

• التوافق مع المتطلبات الوظيفية والتقنية
• جودة خدمات الدعم والتدريب
• التسعير والقيمة مقابل المال
• سمعة البائع والمراجع
• المرونة من أجل النمو والتغيير

عندما تشارك معاييرك مقدمًا، يمكن للبائعين تصميم مقترحاتهم وفقًا لذلك، مما يساعد على جعل عملية المقارنة أسهل بكثير بالنسبة لك.

الخاتمة

ترتكب العديد من المنظمات خطأ التعامل مع طلب تقديم العروض كإجراء شكلي. ومع ذلك، فإن الوثيقة هي التي توضح القرار المعقد. والأهم من ذلك، أنها تحافظ على توافق فريقك الداخلي مع الأولويات والميزانيات والتوقعات قبل توقيع أي عقود.

من خلال الطلب القوي لتقديم العروض، تضع مؤسستك نفسها في وضع يسمح لها باختيار نظام إدارة التعلم الذي يدعم النمو ويحقق نتائج قابلة للقياس. عند الحديث عن حل تعليمي موثوق به، فإن Coursebox يناسب المعايير بميزاته المدعومة بالذكاء الاصطناعي والعناصر التفاعلية. حدد موعدًا لعرض تجريبي مجاني للحصول على نظرة خاطفة على ميزاته.

أسئلة متكررة

ما المدة التي يستغرقها عادةً إعداد طلب LMS RFP؟

يمكن أن يستغرق الإعداد من بضعة أسابيع إلى شهرين، اعتمادًا على عدد أصحاب المصلحة المشاركين. كلما زادت تعقيد احتياجاتك وعمليات الدمج الخاصة بك، زاد الوقت الذي يجب أن تسمح به لجمع المتطلبات وتنسيق المدخلات.

ما دور العروض التوضيحية بعد إصدار طلب تقديم العروض؟

تمنحك ردود RFP حقائق، لكن العروض التوضيحية توضح كيف يشعر النظام أثناء العمل. توفر مشاهدة كيفية تفاعل المتعلمين والمسؤولين مع النظام الأساسي رؤية لا يمكنك الحصول عليها من اقتراح مكتوب وحده. قم دائمًا بإقران كليهما قبل اتخاذ القرار النهائي.

هل تحتاج المؤسسات الصغيرة إلى LMS RFP؟

قد لا يكون طلب تقديم العروض الرسمي ضروريًا إذا كان هناك بائع واحد أو اثنين فقط قيد النظر. ومع ذلك، فإن توثيق أهدافك والميزات التي لا غنى عنها كتابيًا يعد أمرًا ذا قيمة، لأنه يمنع سوء الفهم أثناء مناقشات البائع.

ما مدى أهمية سمعة البائع في قرارات طلب تقديم العروض؟

السمعة مهمة لأنها تعكس الموثوقية وجودة الخدمة. تساعد المراجع والمراجعات في التأكد من أن البائعين يمكنهم التسليم باستمرار. ابحث عن البائعين الذين يتمتعون بمراجع قوية للعملاء واستقرار طويل الأجل، مثل Coursebox، مع محفظتها من العملاء عبر الصناعات.

هل من الممكن الجمع بين إنشاء المقرر الدراسي ووظيفة LMS في أداة واحدة؟

تقدم بعض الحلول كليهما. يعمل Coursebox كأداة تأليف ونظام إدارة التعلم لأنه يتيح للمؤسسات تصميم دورات مدعومة بالذكاء الاصطناعي وإدارة المتعلمين وتتبع التقدم والتكامل مع الأنظمة الأخرى.