Erfahren Sie, was Sie in Ihr LMS-RFP aufnehmen müssen, um die richtige Lernplattform auszuwählen. Informieren Sie sich über die wichtigsten Anforderungen und Bewertungskriterien für Anbieter.
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Was unterscheidet ein Lernmanagementsystem (LMS) von einem anderen? Für viele Organisationen beginnt der Unterschied bei der Angebotsanfrage (RFP).
Das Dokument gibt den Ton für den gesamten Auswahlprozess an und bestimmt, wie Anbieter reagieren. Allzu oft sind RFPs jedoch mit vagen Anforderungen gefüllt, was dazu führt, dass die Plattformen nicht übereinstimmen und Zeit verschwendet wird.
Ein gut vorbereitetes LMS-RFP kann das ändern. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Sie in eine LMS-RFP aufnehmen müssen, damit Ihr Team klare Fragen stellen und mit Zuversicht eine Plattform auswählen kann.
EIN Lernmanagementsystem Eine Angebotsanfrage (LMS RFP) ist ein formelles Dokument, das Unternehmen verwenden, um potenziellen Anbietern ihre Anforderungen mitzuteilen.
Es ist sowohl eine Blaupause als auch ein Filter, da es technische Spezifikationen, Integrationsanforderungen, Compliance-Erwartungen und die allgemeinen Ziele umreißt, die die neue Plattform erfüllen sollte. Wenn Sie eine Ausschreibung herausgeben, erstellen Sie einen strukturierten Prozess, in dem Anbieter mit Lösungen antworten können, die Ihren Zielen entsprechen.
Nicht jede Situation erfordert eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen. Wenn Ihr Unternehmen ein paar kleine Tools vergleicht oder mit einfachen Lösungen experimentiert, könnte sich eine Angebotsanfrage übertrieben anfühlen.
Wenn jedoch mehr auf dem Spiel steht, beispielsweise in eine Plattform zu investieren, die abteilungsübergreifend genutzt oder unternehmensweit eingeführt wird, wird dies unerlässlich. Sie benötigen eine LMS-Ausschreibung, wenn mehrere Anbieter im Rennen sind und Sie eine strukturierte Methode benötigen, um sie anhand derselben Kriterien zu vergleichen.
Dies ist besonders nützlich, wenn Ihre Anforderungen Integrationen in bestehende Systeme, strenge Compliance-Standards oder eine große Anzahl von Lernenden beinhalten. Eine Ausschreibung sorgt auch für eine Abstimmung innerhalb Ihres Unternehmens. Es erfordert, dass sich die Interessengruppen auf Budgets und Erwartungen einigen. Dieses gemeinsame Verständnis erleichtert den Auswahlprozess.
Ihr LMS-RFP sollte nicht nur Funktionen auflisten. Es sollte zu einem gemeinsamen Verständnis zwischen Ihrem Unternehmen und potenziellen Anbietern führen.
Folgendes gehört zu einer starken Ausschreibung.
Anbieter benötigen Kontext, um Ihre Bedürfnisse zu verstehen. Stellen Sie sich kurz vor, wer Sie sind und was Ihre Schulungsinitiativen antreibt. Fügen Sie Details hinzu wie:
Der erste Abschnitt hilft Anbietern dabei, ihre Lösungen unter Berücksichtigung Ihres Kontextes zu gestalten.
Ohne klare Ziele werden RFPs oft zu einer Vielzahl von Funktionen. Beschreiben Sie stattdessen die spezifischen Ergebnisse, die Sie anstreben:
Im Idealfall müssen Sie ihnen genau mitteilen, welche Ziele Sie vor Augen haben. Je spezifischer Sie hier sind, desto relevanter werden die Antworten der Anbieter sein.
Für die meisten RFPs ist dies der detaillierteste Abschnitt. Er erfasst, wozu Ihr Lernmanagementsystem in der Lage sein muss.
Sie können Ihre Anforderungen in die folgenden Kategorien einteilen:
Identifizieren Sie bei der Auflistung funktionaler Anforderungen, welche verpflichtend und welche optional sind. Die Differenzierung zwischen den beiden hängt von den Zielen ab, die Sie zuvor beschrieben haben.
Nehmen Kursbox als Beispiel. Es verfügt über eine Vielzahl interaktiver Funktionen zur Verbesserung der Lernerfahrung. Darüber hinaus kommt es auch mit einem KI-Chatbot-Tutor für die Bewertung der Lernenden in Echtzeit. In ähnlicher Weise verfügt es über einen KI-Bewertungsgenerator und einen Grader.
Daher könnte Coursebox eine gute Option sein, wenn Assessments und Support in Echtzeit die obligatorischen Anforderungen sind, die in Ihrer Ausschreibung aufgeführt sind.
In ähnlicher Weise kann ein anderes Tool hervorragende Bewertungsmerkmale aufweisen. Möglicherweise fehlt es jedoch an Echtzeitunterstützung. Wenn es also um Ihre endgültige Entscheidung geht, werden Sie sich entsprechend entscheiden.
Neben den Funktionen müssen Anbieter auch Ihre technische Umgebung kennen. Wichtige Angaben, die es einzubeziehen gilt, sind:
Diese Funktionen wirken sich auch aus Erstellung von LMS-Inhalten da sie bestimmen, wie auf die Inhalte zugegriffen wird und ob sie den Vorschriften Ihrer Branche entsprechen. Wenn Sie beispielsweise Mitarbeiter im Homeoffice haben, benötigen Sie eine Cloud-basiertes LMS das Sicherheitsfunktionen bietet und in Konferenzplattformen integriert werden kann.
Ein RFP bestimmt auch, wie die Lösung geliefert wird. Sie müssen Ihre Erwartungen in Bezug auf das gewünschte Startdatum und die Frist für die Inbetriebnahme, die Schulung, das Onboarding und die Migration klären. Wenn Sie möchten, dass die Plattform konfiguriert wird, geben Sie Ihre Anpassungsanforderungen oder Workflows an.
Kontinuierlicher Support kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Erfahrung mit einem LMS entscheiden. Beschreiben Sie, was Sie erwarten in Bezug auf:
Diese Erwartungen helfen Ihnen bei der Bewertung des langfristigen Partnerschaftspotenzials.
Bitten Sie die Anbieter um eine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten, z. B.:
Bitten Sie die Anbieter, zu erklären, wie die Preisgestaltung mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert, da diese Transparenz es Ihnen ermöglicht, Angebote auf Augenhöhe zu vergleichen.
Da Sie sich auch für einen Partner entscheiden, bitten Sie ihn, seine Unternehmensgeschichte, Größe, Stabilität und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen in Ihrer Branche anzugeben. Sie können sie auch bitten, Referenzen oder Fallstudien aus ähnlichen Projekten mitzuteilen. Wenn sie Auszeichnungen oder eine unabhängige Anerkennung erhalten haben, fordern Sie dies ebenfalls an.
Sie sollten die Anbieter auch darüber informieren, wie sie auf Ihre LMS-Ausschreibung reagieren sollen. Geben Sie das Format an, z. B. eine Tabelle oder erläuternde Antworten. Geben Sie dann die Frist, den Bewertungsprozess und die Kontaktinformationen an. Klare Anweisungen reduzieren Verwirrung und verbessern die Qualität der Antworten.
Teilen Sie ihnen in den Bewertungskriterien mit, wie Sie den Vorschlag beurteilen werden. Allgemeine Kriterien lauten wie folgt:
Wenn Sie Ihre Kriterien im Voraus mitteilen, können Anbieter ihre Vorschläge entsprechend anpassen, was Ihnen den Vergleichsprozess erheblich erleichtert.
Viele Organisationen machen den Fehler, eine Ausschreibung wie eine Formalität zu behandeln. Es ist jedoch das Dokument, das einer komplexen Entscheidung Klarheit verleiht. Noch wichtiger ist, dass Ihr internes Team auf dem Laufenden bleibt, was Prioritäten, Budgets und Erwartungen angeht, bevor Verträge unterzeichnet werden.
Mit einer starken Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen positioniert sich Ihr Unternehmen in der Lage, ein LMS zu wählen, das Wachstum unterstützt und messbare Ergebnisse liefert. Apropos zuverlässige Lernlösung: Coursebox erfüllt die Kriterien mit seinen KI-gestützten Funktionen und interaktiven Elementen. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo um einen Blick in seine Funktionen zu werfen.
Die Vorbereitung kann zwischen einigen Wochen und einigen Monaten dauern, je nachdem, wie viele Beteiligte beteiligt sind. Je komplexer Ihre Anforderungen und Integrationen sind, desto mehr Zeit sollten Sie für die Erfassung der Anforderungen und die Koordination der Beiträge einplanen.
Antworten auf Angebotsanfragen geben Ihnen Fakten, aber Demos zeigen, wie sich ein System in Aktion anfühlt. Wenn Sie beobachten, wie Lernende und Administratoren mit einer Plattform interagieren, erhalten Sie Einblicke, die Sie nicht allein aus einem schriftlichen Angebot gewinnen können. Kombinieren Sie immer beide, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Eine formelle Ausschreibung ist möglicherweise nicht erforderlich, wenn nur ein oder zwei Anbieter in Betracht gezogen werden. Dennoch ist es wichtig, Ihre Ziele und unverzichtbaren Funktionen schriftlich zu dokumentieren, da so Missverständnisse bei Lieferantengesprächen vermieden werden.
Der Ruf ist wichtig, weil er Zuverlässigkeit und Servicequalität widerspiegelt. Referenzen und Bewertungen bestätigen, dass Anbieter konsistent liefern können. Halten Sie Ausschau nach Anbietern mit starken Kundenreferenzen und langfristiger Stabilität, wie Coursebox mit einem Portfolio von Kunden aus allen Branchen.
Bestimmte Lösungen bieten beides. Coursebox fungiert als Autorentool und als LMS, da Unternehmen damit KI-gestützte Kurse entwerfen, Lernende verwalten, Fortschritte verfolgen und in andere Systeme integrieren können.
