Découvrez ce qu'il faut inclure dans votre appel d'offres LMS pour choisir la bonne plateforme d'apprentissage. Explorez les principales exigences et les critères d'évaluation des fournisseurs.
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Qu'est-ce qui distingue un système de gestion de l'apprentissage (LMS) d'un autre ? Pour de nombreuses organisations, la différence commence par la demande de proposition (RFP).
Le document donne le ton à l'ensemble du processus de sélection et façonne la façon dont les fournisseurs réagissent. Trop souvent, cependant, les appels d'offres sont remplis de vagues exigences qui entraînent des incohérences entre les plateformes et une perte de temps.
Un appel d'offres LMS bien préparé peut changer cela. Dans ce guide, vous apprendrez ce qu'il faut inclure dans un appel d'offres LMS afin que votre équipe puisse poser des questions claires et choisir une plateforme en toute confiance.
UNE système de gestion de l'apprentissage La demande de proposition (LMS RFP) est un document officiel que les organisations utilisent pour communiquer leurs exigences aux fournisseurs potentiels.
Il s'agit à la fois d'un plan et d'un filtre, car il décrit les spécifications techniques, les besoins d'intégration, les attentes en matière de conformité et les objectifs généraux que la nouvelle plateforme doit atteindre. Lorsque vous lancez un appel d'offres, vous créez un processus structuré permettant aux fournisseurs de répondre avec des solutions qui correspondent à vos objectifs.
Toutes les situations ne nécessitent pas une demande de proposition. Si votre organisation compare quelques petits outils ou expérimente des solutions légères, un appel d'offres peut sembler excessif.
Mais lorsque les enjeux sont plus importants, comme investir dans une plateforme qui sera utilisée dans tous les départements ou déployée à l'échelle de l'entreprise, cela devient essentiel. Vous aurez besoin d'un appel d'offres LMS lorsque plusieurs fournisseurs sont en lice et que vous souhaitez pouvoir les comparer de manière structurée selon les mêmes critères.
C'est particulièrement utile si vos besoins concernent des intégrations avec des systèmes existants, des normes de conformité strictes ou un grand nombre d'apprenants. Un appel d'offres permet également de créer un alignement au sein de votre organisation. Elle exige que les parties prenantes s'accordent sur les budgets et les attentes. Cette compréhension partagée facilite le processus de sélection.
Votre appel d'offres LMS ne doit pas simplement répertorier les fonctionnalités. Cela devrait créer une compréhension commune entre votre organisation et les fournisseurs potentiels.
Voici ce que doit comprendre un appel d'offres solide.
Les fournisseurs ont besoin de contexte pour comprendre vos besoins. Partagez une brève introduction sur qui vous êtes et sur ce qui motive vos initiatives de formation. Incluez des détails tels que :
La première section aidera les fournisseurs à concevoir leurs solutions en tenant compte de votre contexte.
Sans objectifs clairs, les appels d'offres se transforment souvent en une longue liste de fonctionnalités. Décrivez plutôt les résultats spécifiques que vous visez :
Idéalement, vous devez leur faire savoir exactement quels objectifs vous avez en tête. Plus vous êtes précis, plus les réponses des fournisseurs seront pertinentes.
Pour la plupart des appels d'offres, il s'agit de la section la plus détaillée. Il capture ce que votre système de gestion de l'apprentissage doit être capable de faire.
Vous pouvez organiser vos besoins dans les catégories suivantes :
Lorsque vous dressez la liste des exigences fonctionnelles, identifiez celles qui sont obligatoires et celles qui sont facultatives. La différence entre les deux dépendra des objectifs que vous avez décrits plus haut.
Prendre Boîte de cours à titre d'exemple. Il dispose d'une multitude de fonctionnalités interactives destinées à améliorer l'expérience des apprenants. En plus de cela, il est également livré avec un Tuteur de chatbot IA pour l'évaluation des apprenants en temps réel. De même, il dispose d'un générateur d'évaluation et d'un évaluateur basés sur l'IA.
Par conséquent, si les évaluations et l'assistance en temps réel sont des exigences obligatoires répertoriées dans votre appel d'offres, Coursebox pourrait être une bonne option.
De même, un autre outil peut avoir des fonctionnalités d'évaluation exceptionnelles. Cependant, il se peut qu'il ne dispose pas de support en temps réel. Ainsi, en ce qui concerne votre choix final, vous opterez en conséquence.
Au-delà des fonctionnalités, les fournisseurs doivent connaître votre environnement technique. Les détails importants à inclure sont les suivants :
Ces fonctionnalités ont également un impact Création de contenu LMS car ils déterminent comment le contenu sera accessible et s'il est conforme aux réglementations de votre secteur d'activité. Par exemple, si vous avez un personnel à distance, vous aurez besoin d'un LMS basé sur le cloud qui fournit des fonctionnalités de sécurité et s'intègre aux plateformes de conférence.
Un appel d'offres détermine également la manière dont la solution sera fournie. Vous devez clarifier vos attentes en ce qui concerne les dates de début et de mise en service souhaitées, la formation, l'intégration et la migration. Si vous souhaitez que la plateforme soit configurée, spécifiez vos besoins de personnalisation ou vos flux de travail.
Un soutien continu peut faire ou défaire votre expérience avec un LMS. Décrivez ce que vous attendez en termes de :
Ces attentes vous aident à évaluer le potentiel de partenariat à long terme.
Demandez aux fournisseurs de ventiler les coûts en détail, par exemple :
Demandez aux fournisseurs d'expliquer comment les prix évoluent au fur et à mesure de la croissance de votre organisation, car cette transparence vous permet de comparer les propositions sur un pied d'égalité.
Puisque vous choisissez également un partenaire, demandez-lui de fournir l'historique, la taille, la stabilité et l'expérience de travail avec des organisations de votre secteur d'activité. Vous pouvez également leur demander de partager des références ou des études de cas issues de projets similaires. S'ils ont reçu des prix ou une reconnaissance indépendante, demandez-les également.
Vous devez également indiquer aux fournisseurs comment répondre à votre appel d'offres LMS. Spécifiez le format, par exemple une feuille de calcul ou des réponses narratives. Ensuite, mentionnez la date limite, le processus d'évaluation et les coordonnées. Des instructions claires réduisent la confusion et améliorent la qualité des réponses.
Dans les critères d'évaluation, indiquez-leur comment vous allez juger la proposition. Les critères communs sont les suivants :
Lorsque vous communiquez vos critères dès le départ, les fournisseurs peuvent adapter leurs propositions en conséquence, ce qui vous facilite grandement le processus de comparaison.
De nombreuses organisations font l'erreur de traiter un appel d'offres comme une formalité. Cependant, c'est le document qui apporte de la clarté à une décision complexe. Plus important encore, cela permet à votre équipe interne de s'aligner sur les priorités, les budgets et les attentes avant la signature de tout contrat.
Avec une forte demande de propositions, votre organisation se positionne pour choisir un LMS qui soutient la croissance et fournit des résultats mesurables. En parlant de solution d'apprentissage fiable, Coursebox répond aux critères grâce à ses fonctionnalités basées sur l'IA et à ses éléments interactifs. Planifiez une démonstration gratuite pour avoir un aperçu de ses fonctionnalités.
La préparation peut prendre de quelques semaines à quelques mois, selon le nombre de parties prenantes impliquées. Plus vos besoins et vos intégrations sont complexes, plus vous devez consacrer du temps à la collecte des exigences et à la coordination des informations.
Les réponses aux appels d'offres vous fournissent des informations, mais les démonstrations montrent comment un système se sent en action. L'observation de la façon dont les apprenants et les administrateurs interagissent avec une plateforme fournit des informations que vous ne pouvez pas obtenir uniquement à partir d'une proposition écrite. Associez toujours les deux avant de prendre une décision finale.
Un appel d'offres officiel peut ne pas être nécessaire si un ou deux fournisseurs seulement sont pris en compte. Néanmoins, il est utile de documenter vos objectifs et les fonctionnalités indispensables par écrit, car cela évite les malentendus lors des discussions avec les fournisseurs.
La réputation est importante car elle reflète la fiabilité et la qualité du service. Les références et les évaluations permettent de confirmer que les fournisseurs peuvent livrer de manière cohérente. Recherchez des fournisseurs ayant de solides références clients et une stabilité à long terme, tels que Coursebox, qui possède un portefeuille de clients issus de différents secteurs d'activité.
Certaines solutions offrent les deux. Coursebox fonctionne comme un outil de création et un LMS car il permet aux organisations de concevoir des cours alimentés par l'IA, de gérer les apprenants, de suivre les progrès et de les intégrer à d'autres systèmes.
