Découvrez ce qu'est la formation des bénévoles, pourquoi elle est importante et comment préparer les volontaires à des rôles significatifs grâce à des conseils clairs et à des étapes pratiques.
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La formation des bénévoles est un élément important de toute institution ou entreprise qui compte sur des personnes pour soutenir sa mission. Il est plus fréquent dans les organisations à but non lucratif. Ce type de formation couvre un large éventail de sujets, tels que les procédures de sécurité, les politiques organisationnelles, les normes de communication et les instructions spécifiques aux tâches.
Malheureusement, 46,8 % des PDG signalent que le recrutement de bénévoles est un problème majeur pour leur organisation. L'un des moyens d'encourager les bénévoles est de leur offrir une formation appropriée. Une formation efficace crée également un sentiment de connexion entre les bénévoles et l'organisation, ce qui permet de clarifier les attentes.
Mais en quoi consiste exactement la formation des bénévoles et pourquoi est-ce important ? Explorons le concept en détail et découvrons quelques bonnes pratiques de formation.
La formation des bénévoles prépare les personnes à assumer des rôles au sein d'une organisation. Il aide les bénévoles à comprendre leurs responsabilités, les normes de sécurité, les exigences de conformité, les attentes de l'organisation et sa mission.
Les sessions peuvent couvrir des tâches pratiques, des règles de sécurité, des directives de communication et des procédures standard. Certaines formations sont pratiques, tandis que d'autres utilisent des guides écrits ou modules en ligne.
L'objectif principal de la formation des bénévoles est de rendre les volontaires confiants et capables. Les bénévoles bien formés sont moins susceptibles de faire des erreurs et plus susceptibles de se sentir engagés. La formation établit également une norme commune, de sorte que tout le monde aborde les tâches de la même manière.
La formation des bénévoles donne aux gens la confiance nécessaire pour entreprendre des tâches sans hésitation. Lorsque les bénévoles comprennent ce qu'ils doivent faire et pourquoi c'est important, ils se sentent préparés et respectés. Un tel sentiment de disponibilité leur permet de contribuer plus efficacement.
Une formation claire permet également de réduire les erreurs et les malentendus. Les bénévoles qui connaissent les règles de sécurité, les procédures, les protocoles et la bonne conduite sont moins susceptibles de commettre des erreurs ou de mettre leur vie ou celle des autres en danger.
Plus important encore, la formation des bénévoles favorise l'engagement à long terme dans les organisations. Les bénévoles qui se sentent compétents et intégrés sont plus susceptibles de rester et de continuer à donner de leur temps. Des conseils et des mises à jour réguliers leur permettent de rester connectés à l'organisation et à ses objectifs.
Un programme de formation des bénévoles bien conçu devrait comporter quelques éléments principaux. Examinons quelques-unes d'entre elles.
Les bénévoles doivent connaître le but et les objectifs de l'organisation. Les organisations doivent partager la mission et les valeurs avec elles afin qu'elles puissent voir comment leur travail contribue à un effort plus important. Le contexte oriente la prise de décisions et le comportement des volontaires.
La formation doit couvrir les devoirs, les tâches, les protocoles et les processus propres à chaque rôle de volontaire. Vous devez leur fournir des conseils sur la conduite et les responsabilités attendues. Cela permet d'éviter toute confusion et permet aux bénévoles de faire leur travail en toute confiance.
Les bénévoles doivent connaître les procédures de sécurité, les règles organisationnelles, les directives de conduite, les exigences de conformité et les protocoles d'urgence afin de réduire les risques pour eux-mêmes et pour les personnes qu'ils servent.
Il est important que les bénévoles aient accès aux manuels, aux guides de référence et aux coordonnées nécessaires à l'exercice de leurs fonctions. Des ressources accessibles leur permettent de trouver des réponses rapidement et d'effectuer leurs tâches avec précision.
L'entraînement ne s'arrête pas après la première séance. Rafraîchissements réguliers et facultatifs opportunités de renforcement des compétences aider les bénévoles à rester informés et à améliorer leur efficacité au fil du temps.
Lorsque vous créez un plan de formation des bénévoles, vous devez avoir une idée claire des besoins de votre organisation et des compétences des bénévoles. Chaque rôle comporte des exigences différentes, et les bénévoles apportent différents niveaux d'expérience et de connaissances.
En gardant ces éléments à l'esprit, suivez les étapes suivantes pour offrir une formation aux bénévoles.
La première étape devrait consister à identifier les compétences et les connaissances dont les bénévoles ont besoin pour réussir. Certains rôles nécessitent des compétences techniques, tandis que d'autres dépendent des capacités interpersonnelles ou de la connaissance des procédures de sécurité.
Clarifiez l'objectif de la formation : que doivent savoir, faire ou ressentir les volontaires après l'avoir terminée ? Vous pouvez répondre à cette question en tenant compte de la complexité du rôle.
Les tâches à haut risque ou en contact direct avec le public peuvent nécessiter une formation plus approfondie que les postes en coulisse. Pensez également aux priorités de votre organisation. Il peut s'agir de la qualité du service, de la rapidité, de la sécurité ou de la cohérence entre plusieurs bénévoles.
Le contenu de la formation doit couvrir les domaines essentiels qui expliquent pourquoi leur travail est important. Le premier élément important est la mission de l'organisation. Les bénévoles doivent comprendre en quoi cela correspond à leurs valeurs et objectifs personnels.
Les instructions spécifiques aux rôles sont tout aussi importantes. Les bénévoles ont besoin de conseils sur les tâches, les processus, la conduite attendue et les responsabilités en matière de rapports. Utiliser exemples et scénarios pratiques pour rendre les instructions tangibles.
Les procédures de sécurité, les règles et les protocoles d'urgence devraient être inclus dans tous les programmes. Les volontaires doivent savoir comment réagir dans diverses situations, ce qui réduit les risques et renforce la confiance.
Dans de nombreuses organisations, la communication est tout aussi importante que tout autre sujet. Les bénévoles doivent comprendre comment partager les mises à jour et se coordonner avec le personnel et les autres bénévoles. S'ils travaillent dans des situations d'urgence, apprenez-leur à demander de l'aide et des listes de contacts auxquelles ils peuvent se référer.
Les volontaires ont des horaires et des préférences d'apprentissage différents. Vous devez donc sélectionner les bons formats pour que la formation soit utilisable et efficace pour eux. Voici quelques options :
Chacune de ces approches a ses avantages. Par exemple, les documents écrits offrent une référence, tandis que les sessions en personne permettent un feedback en temps réel. Si vous créez des cours en ligne, les rendre plus engageants en ajoutant des exercices interactifs qui aident les volontaires à mettre en pratique leurs compétences dans un environnement sûr.
Les bénévoles n'ont pas tous besoin du même niveau ou du même type de formation, car certains peuvent avoir une expérience préalable, d'autres non. Vous devez donc adapter les sessions de formation à la complexité du rôle et à l'expérience du volontaire. Les facteurs suivants entrent en ligne de compte.
Lorsque vous adaptez la formation à ces facteurs, les volontaires reçoivent des instructions pertinentes sans répétition inutile. Il respecte également leur temps et maintient leur engagement.
La formation doit être conçue de manière à ce que tous les volontaires puissent en bénéficier. Utilisez plusieurs formats pour répondre aux différents styles d'apprentissage. Par exemple, des guides écrits, des enregistrements audio, des didacticiels vidéo, des bases de connaissances et des cours en ligne répondent à différentes préférences.
Faites des aménagements pour les bénévoles dont le temps est limité ou qui ont accès à des appareils. Offrez des sessions courtes et modulaires pour aider les bénévoles à temps partiel. Pour les bénévoles à temps plein, vous pouvez proposer des programmes et des cours plus longs.
De plus, les programmes de mentorat permettent à des bénévoles expérimentés de guider les nouveaux arrivants. Le mentorat par les pairs renforce les compétences et crée un sentiment d'appartenance à une communauté.
Assurez-vous de recueillir les commentaires des bénévoles après la formation. Leurs réponses vous aideront à comprendre ce qui fonctionne et à améliorer le programme en permanence. Plus important encore, les bénévoles qui ont la possibilité de s'exprimer dans le processus se sentent valorisés et investis dans le succès de l'organisation.
Surveillez régulièrement l'efficacité du programme. Suivez des indicateurs tels que les performances, la rétention, la satisfaction et l'achèvement des tâches des bénévoles. Vous pouvez également utiliser des enquêtes ou des contrôles informels pour révéler les domaines nécessitant des améliorations. Ajustez ensuite le programme en fonction de ces commentaires.
Une grande partie de la formation des bénévoles consiste à choisir un outil de création de cours que vous pouvez utiliser pour créer du matériel pédagogique. Coursebox est un excellent exemple d'une telle plateforme.
Il transforme des documents, des vidéos, des diapositives ou des sites Web en cours de formation complets en quelques minutes. La plateforme propose des outils alimentés par l'IA pour créer des vidéos, des quiz, des évaluations et des chatbots, offrant ainsi aux apprenants des commentaires et des conseils instantanés.
Le contenu de la formation peut être hautement interactif, avec flashcards, accordéons, tablatures et discussions sociales. Les bénévoles peuvent accéder aux cours sur n'importe quel appareil, et le support multilingue permet d'accéder à des contenus dans plus de 100 langues avec des voix natives.
Coursebox s'intègre également aux systèmes LMS ou aux sites Web existants via SCORM, LTI ou Zapier. En bref, il s'agit d'une solution complète pour créer, dispenser, suivre et vendre des formations pour les bénévoles.
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La durée de la formation dépend du rôle et de la complexité. Les rôles de base peuvent nécessiter quelques heures, tandis que les postes comportant des compétences techniques ou des exigences de conformité peuvent nécessiter plusieurs sessions sur des jours ou des semaines.
Un programme doit couvrir la mission de l'organisation, les tâches spécifiques au rôle, les procédures de sécurité, les normes de communication, les outils, les ressources et les opportunités de développement continu ou de remise à niveau.
Coursebox convertit rapidement des documents, des vidéos, des sites Web et des diapositives en cours structurés. Il comprend des questionnaires sur l'IA, des leçons interactives, des évaluations, des cartes mémoire, des évaluations par l'IA et des vidéos de formation pour rendre les programmes de formation attrayants et efficaces.
Vous pouvez répondre aux besoins de vos volontaires en utilisant des formats flexibles, des modules courts, des exercices interactifs et un contenu multilingue. Des plateformes telles que Coursebox permettent de dispenser des formations dans différents formats et langues afin de répondre aux diverses exigences en matière de volontariat.
Les bénévoles bénéficient d'une orientation initiale et de remises à niveau régulières. Des mises à jour sont recommandées chaque fois que les procédures ou les rôles changent, afin de maintenir les compétences à jour.
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