Che cos'è la valutazione della conformità? Una guida completa

Che si tratti di rendicontazione finanziaria, privacy dei dati, norme ambientali o sicurezza sul lavoro, ogni settore opera in base a una serie di normative. La mancata osservanza di queste regole comporta multe salate, danni alla reputazione e persino la perdita della fiducia dei clienti.

Ecco perché la valutazione della conformità è essenziale. Una valutazione strutturata della conformità funge da tabella di marcia per l'organizzazione. Identifica le leggi e i regolamenti pertinenti alla tua azienda, la posizione attuale della tua organizzazione ed evidenzia le lacune di conformità nell'organizzazione.

Questa guida ti guiderà attraverso la valutazione del rischio di conformità in dettaglio. Alla fine di questa guida, saprai cos'è una valutazione della conformità, perché è importante e come eseguirla.

Cos'è la valutazione del rischio di conformità?

La valutazione della conformità è una valutazione sistematica del rispetto dei requisiti normativi e delle politiche interne dell'organizzazione. Misura fondamentalmente il tuo attuale livello di conformità. In questo modo, evidenzia i rischi prima che si trasformino in ingenti sanzioni, violazioni dei dati e danni alla reputazione.

Una valutazione regolare identifica le lacune che potrebbero rendere l'organizzazione vulnerabile ai rischi. Fornisce un rapporto dettagliato su come la non conformità alle norme e ai regolamenti legali può influire sulla tua attività.

Per capire perché la conformità normativa e la sua valutazione regolare sono necessarie, prendiamo l'esempio di British Airways. Nel 2018, British Airways è stata multata di 20 milioni di sterline dall'Information Commissioner's Office (ICO) ai sensi del GDPR. Ciò è stato il risultato di una violazione dei dati che ha esposto le informazioni personali di oltre 400.000 clienti. Dimostra come l'incapacità di identificare e colmare le lacune di conformità possa comportare ingenti multe normative e la perdita della fiducia dei clienti.

Perché è necessaria la valutazione della conformità?

Oltre a identificare le carenze, la valutazione della conformità aiuta le organizzazioni a rafforzare la responsabilità e la fiducia. Ecco tre motivi per cui è necessario dare priorità alla valutazione della conformità:

1. Prevenire sanzioni legali

Uno dei motivi più importanti per condurre valutazioni della conformità è evitare costose sanzioni. Le sole sanzioni previste dal GDPR sono state superate 6,2 miliardi di euro di ammende totali a partire dalla metà del 2025. Anche altri organismi di regolamentazione negli Stati Uniti, tra cui CPSC, EPA, FDA, OSHA, FTC e SEC, hanno rafforzato le loro regole.

Anche un solo requisito mancato può innescare costose azioni legali. La valutazione della conformità aiuta fornendo una revisione sistematica di politiche, regole e regolamenti, in modo da poterli correggere prima che le autorità di regolamentazione se ne accorgano.

2. Migliora le operazioni

Quando le organizzazioni valutano i processi di conformità, scoprono anche le inefficienze operative che hanno influito sulla produttività sul posto di lavoro. Potrebbe essere dovuto a una documentazione non necessaria, alla mancanza di collaborazione o persino alla mancanza di formazione dei dipendenti.

Attraverso le valutazioni, le aziende possono ottenere informazioni più approfondite sulle loro operazioni. Successivamente, è possibile riconoscere i problemi operativi e applicare soluzioni mirate per risolverli. In questo modo, le valutazioni della conformità agiscono contro i rischi organizzativi contribuendo al contempo in modo produttivo alla crescita aziendale.

3. Migliora la reputazione aziendale

Clienti, dirigenti e parti interessate osservano come le aziende gestiscono i dati sensibili, gestiscono i rischi e rispettano le normative. Una conformità rigorosa garantisce credibilità all'azienda e rafforza la fiducia dei clienti e degli stakeholder.

Nei principali settori come l'assistenza sanitaria, la finanza e la tecnologia, la conformità è ancora più importante. Questi settori si occupano costantemente di casi ad alto rischio, con conseguenze che vanno da situazioni di vita o di morte a violazioni di dati sensibili. Le valutazioni periodiche della conformità possono proteggerti da queste accuse e proteggere la reputazione del tuo marchio.

Guida dettagliata per la valutazione della conformità

Una valutazione della conformità ben strutturata dà alla tua azienda la sicurezza di operare in modo sicuro e legale. Ecco una procedura dettagliata per valutare la conformità della tua azienda:

1. Definire ambito e obiettivi

Il primo passo è delineare quali aree di conformità stai valutando. L'ambito della valutazione può essere definito da reparti, processi o regolamenti, come il GDPR per la privacy dei dati o OSHA per la sicurezza dei dipendenti. Nel frattempo, gli obiettivi si concentrano sul motivo per cui stai conducendo la valutazione. Gli obiettivi possono variare dalla preparazione per un audit imminente alla risposta alle modifiche normative.

CONSIGLIO PROFESSIONALE: intervista i massimi dirigenti e leader per approfondimenti dettagliati. Fai loro domande, ad esempio, quali sono le funzioni più a rischio secondo loro? Quali sono gli attuali controlli operativi in azienda? Come viene effettuata la rendicontazione sul posto di lavoro? Con che frequenza viene condotta la formazione sulla conformità?

2. Identificazione del rischio

Una volta stabiliti l'ambito e gli obiettivi, il compito successivo è identificare i rischi in cui potrebbero verificarsi problemi di conformità. Le revisioni degli incidenti passati, gli audit interni e i dati di settore possono aiutare a identificare i rischi potenziali. Ad esempio, il Verizon Data Breach Investigations Report evidenzia che il fattore umano è la causa principale della rottura della conformità. Prosegue inoltre rivelando che il phishing e l'uso improprio sono tra i principali rischi.

La mappatura dei rischi aiuta anche ad assegnare compiti a membri esperti del team per mitigare i rischi. Verifica su quali dipartimenti o funzioni il rischio incide maggiormente e assegna il controllo a dipendenti esperti. L'identificazione del rischio garantisce che le risorse siano indirizzate verso le aree con il massimo impatto potenziale.

3. Rivedi i controlli attuali

Ciò comporta la raccolta di documentazione, come politiche, registri di formazione, registri di audit e istruzioni di lavoro. Non dimenticate di verificare se le procedure di controllo vengono applicate in modo coerente in tutta l'organizzazione.

I sondaggi tra i dipendenti e le interviste individuali sulla formazione e la conoscenza della conformità possono evidenziare se il personale comprende e applica le strategie di conformità. Non è sufficiente che esista una politica. Dovrebbe anche essere efficace nel mitigare i rischi potenziali.

4. Analisi delle lacune

L'analisi del divario confronta i controlli esistenti con le leggi normative, gli standard di settore e le politiche interne. Compila i dati raccolti e analizzali per rilevare le lacune di conformità. Puoi anche organizzarli in grafici e diagrammi per facilitare il processo di reporting.

Invece di sovraccaricare i team con una lunga lista di controllo della conformità, l'analisi delle lacune aiuta a dare priorità ai problemi. Visita il sito per osservare personalmente la non conformità e verificare l'urgenza del problema.

5. Risultati del rapporto

Lo scopo principale della valutazione della conformità al rischio è consentire un'azione tempestiva. Ciò può essere fatto solo quando i risultati vengono segnalati alle autorità competenti. Tuttavia, la segnalazione deve essere personalizzata in base all'autorità a cui si effettua la segnalazione. I dirigenti richiedono un breve riepilogo dei principali rischi, delle leggi normative e delle decisioni richieste. D'altra parte, i leader del team di controllo necessitano di prove dettagliate e di misure di controllo specifiche da implementare.

Assicurati di organizzare i tuoi risultati in una presentazione professionale facile da capire senza alcun gergo. Inoltre, organizza i rischi in base alla gravità in modo che le parti interessate sappiano cosa richiede un'attenzione immediata. Coinvolgi le parti interessate e i leader durante le presentazioni e incoraggiali a porre domande.

6. Aggiorna e monitora le strategie di conformità

Invece di considerarlo un obbligo annuale, la valutazione della conformità dovrebbe essere effettuata regolarmente. Ciò significa creare un programma di monitoraggio basato sul rischio che includa revisioni periodiche dei domini ad alto e basso rischio. Gli strumenti di valutazione della conformità possono aiutare automatizzando questo processo, programmando test di controllo ricorrenti e notificando l'insorgenza di problemi.

Il monitoraggio continuo significa anche fornire feedback per migliorare il processo. Documenta gli incidenti, gli aggiornamenti normativi e i risultati degli audit per aggiornare politiche e controlli. Inoltre, monitorare i progressi della formazione sulla conformità per determinare il tasso di completamento e il grado di comprensione dei concetti da parte dei dipendenti. Ciò consente alle organizzazioni di adattarsi rapidamente alle mutevoli normative e condizioni aziendali.

5 strategie chiave per gestire i rischi di conformità

Adottando queste cinque strategie, è possibile gestire i rischi di conformità senza pagare ingenti sanzioni e/o affrontare cause legali.

1. Effettuare valutazioni regolari

Le valutazioni periodiche della conformità mostrano se le politiche, i processi e i controlli funzionano o meno. Investire in valutazioni di routine può esporre precocemente le vulnerabilità organizzative, prima che i revisori esterni le scoprano.

Inoltre, le valutazioni stabiliscono i criteri aziendali in base agli standard e ai regolamenti del settore. Mostra ai leader dove devono focalizzare la loro attenzione. Con il giusto approccio, le aziende possono passare dalla conformità reattiva alla conformità proattiva, consentendo un processo decisionale basato sul rischio.

2. Usa la tecnologia

Le tecnologie innovative, come le piattaforme di valutazione del rischio basate su cloud, l'intelligenza artificiale e la blockchain, possono migliorare il processo di valutazione. Questi strumenti semplificano il monitoraggio, l'assegnazione e la misurazione della responsabilità associando i controlli ai rischi. L'automazione tramite intelligenza artificiale accelera ulteriormente il rilevamento e la risposta agli incidenti. Ciò aiuta anche a ridurre i costi e gli errori manuali.

La tecnologia mantiene inoltre aggiornati tutti i reparti. I dipartimenti legale, finanziario, di sicurezza e delle risorse umane sono tutti interconnessi tramite dashboard e report condivisi. Pertanto, con gli strumenti giusti, il processo di valutazione della conformità può essere semplificato e gestito in modo più efficiente.

3. Formate i vostri dipendenti

Nessuna misura di controllo aiuterà la tua azienda se i tuoi dipendenti non le comprendono e non le applicano correttamente. Secondo un sondaggio del 2023, 42% dei professionisti della conformità e del rischio considerano la formazione dei dipendenti sulle politiche la sfida gestionale più difficile. Formazione sulla conformità assicura che i dipendenti siano consapevoli delle proprie responsabilità e dell'importanza della conformità normativa.

La formazione dovrebbe essere specifica per ruolo, con i dipendenti che vengono formati solo nei loro domini. Ad esempio, i team finanziari dovrebbero essere formati sulle leggi sulla protezione dei dati, mentre i membri IT dovrebbero conoscere le misure di sicurezza informatica pertinenti. Anche il modo in cui erogate la formazione è un fattore importante per renderla produttiva. Marca divertimento nella formazione sulla conformità attraverso microlearning, gamification, esercizi di gioco di ruolo e sessioni interattive.

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4. Rimani aggiornato sulle modifiche normative

Le aziende che non tengono il passo con le normative in evoluzione rischiano gravi conseguenze. Per stare al passo con i cambiamenti normativi, è necessaria un'intelligenza normativa strutturata. Ciò può includere avvisi automatici e la partecipazione attiva a gruppi di settore che prevedono i futuri cambiamenti normativi.

Questa previsione consente ai leader di pianificare le risorse, adeguare i processi e comunicare le modifiche in modo efficace. Inoltre, la gestione delle modifiche normative richiede anche l'assegnazione di responsabilità all'interno dell'organizzazione. I leader dovrebbero agire prontamente e tradurre le nuove regole in politiche interne pratiche. Invece, i dipendenti dovrebbero ricevere una formazione e applicare le conoscenze nelle operazioni lavorative.

5. Garantire una documentazione adeguata

Senza una documentazione adeguata, le organizzazioni faticano a dimostrare la conformità quando vengono controllate. Pertanto, è importante mantenere una libreria di policy centralizzata con modifiche normative, controlli implementati e registri della formazione dei dipendenti.

I registri di completamento della formazione dimostrano il coinvolgimento dei dipendenti, il che dimostra che i dipendenti sono informati sui cambiamenti delle normative. È inoltre necessaria una buona documentazione per rassicurare le parti interessate sul fatto che l'azienda è in buone mani. Consente alle organizzazioni di giustificare i propri registri in caso di incidenti.

Valuta i rischi di conformità per un'azienda più sicura

La valutazione della conformità scopre tutti i punti ciechi della tua organizzazione. Inoltre, rafforza la responsabilità e mantiene la fiducia delle parti interessate, fornendo un vantaggio competitivo alla tua azienda.

Per gestire meglio i rischi, è necessario creare un ambiente di lavoro in cui la conformità non sia temuta. I tuoi dipendenti dovrebbero essere curiosi di conoscere le normative in evoluzione e applicarle nelle operazioni quotidiane.

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FAQs

1. Quali sono le 3 C della conformità?

Le tre C della conformità sono collaborazione, comprensione e comunicazione.

• La collaborazione si concentra sul coinvolgimento dei massimi dirigenti e dei responsabili di reparto prima di elaborare politiche di conformità interne.
• Comprensione significa garantire che le politiche siano chiare, pratiche e facili da capire per ogni dipendente, in tutti i reparti.
• La comunicazione utilizza quiz di formazione e post-formazione per assicurarsi che tutti i dipendenti siano aggiornati sulle politiche.

2. Cos'è una lista di controllo della conformità?

Una lista di controllo della conformità delinea le leggi e i regolamenti relativi a reparti specifici di un'organizzazione. Fornisce un quadro strutturato per stare al passo con gli audit e mantenere la conformità normativa. Include la revisione degli standard di sicurezza, delle leggi fiscali, delle normative sulla privacy dei dati e delle normative sull'occupazione.

3. Come misurare i KPI di conformità?

La misurazione dei KPI di conformità implica la revisione di alcune metriche chiave attraverso piattaforme tecnologiche di conformità. Questi includono:

• Il numero esatto di volte in cui le politiche sono state riviste e aggiornate.
• Revisione dettagliata delle violazioni delle politiche.
• Percentuali di completamento del programma di formazione.
• Risultati dei test post-allenamento.
• Tassi di segnalazione.

4. Quali sono alcuni problemi di conformità comuni?

Alcuni problemi di conformità comuni includono il mancato rispetto delle modifiche normative, la formazione inefficiente dei dipendenti e le violazioni dei dati. Fortunatamente, è possibile superare facilmente questi problemi attraverso regolari valutazioni della conformità e implementando una formazione professionale sulla conformità sul posto di lavoro.

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