O que é avaliação de conformidade? Um guia abrangente

Quer se trate de relatórios financeiros, privacidade de dados, regras ambientais ou segurança no local de trabalho, cada setor opera sob um conjunto de regulamentações. O não cumprimento dessas regras resulta em multas pesadas, danos à reputação e até mesmo na perda da confiança de seus clientes.

É por isso que a avaliação da conformidade é essencial. Uma avaliação de conformidade estruturada atua como um roteiro para sua organização. Ele identifica as leis e os regulamentos relevantes para sua empresa, a situação atual de sua organização e expõe as lacunas de conformidade em sua organização.

Este guia o guiará detalhadamente pela avaliação de risco de conformidade. Ao final deste guia, você saberá o que é uma avaliação de conformidade, por que ela é importante e como conduzi-la.

O que é avaliação de risco de conformidade?

A avaliação de conformidade é uma avaliação sistemática de se sua organização está atendendo aos requisitos normativos e às políticas internas. Basicamente, ele mede sua situação atual de conformidade. Dessa forma, destaca os riscos antes que eles se transformem em grandes penalidades, violações de dados e danos à reputação.

A avaliação regular identifica lacunas que podem deixar sua organização vulnerável a riscos. Ele fornece um relatório detalhado sobre como a não conformidade com regras e regulamentações legais pode afetar seus negócios.

Para entender por que a conformidade regulatória e sua avaliação regular são necessárias, veja o exemplo da British Airways. Em 2018, A British Airways foi multada em 20 milhões de libras pelo Gabinete do Comissário da Informação (ICO) sob o GDPR. Isso foi resultado de uma violação de dados que expôs informações pessoais de mais de 400.000 clientes. Isso mostra como a falha em identificar e fechar lacunas de conformidade pode levar a enormes multas regulatórias e à perda da confiança do cliente.

Por que a avaliação de conformidade é necessária?

Além de identificar deficiências, a avaliação de conformidade ajuda as organizações a fortalecer a responsabilidade e a confiança. Aqui estão três razões pelas quais você deve priorizar a avaliação de conformidade:

1. Evite penalidades legais

Uma das razões mais importantes para realizar avaliações de conformidade é evitar penalidades caras. Só as multas do GDPR foram excedidas 6,2 bilhões de euros em multas totais a partir de meados de 2025. Outros órgãos reguladores nos EUA, incluindo CPSC, EPA, FDA, OSHA, FTC e SEC, também reforçaram suas regras.

Até mesmo uma única exigência perdida pode desencadear ações judiciais caras. A avaliação de conformidade ajuda fornecendo uma revisão sistemática de políticas, regras e regulamentações, para que você possa corrigi-las antes que os reguladores notifiquem.

2. Melhore as operações

Quando as organizações avaliam os processos de conformidade, elas também descobrem ineficiências operacionais que estão afetando a produtividade no local de trabalho. Pode ser devido a documentação desnecessária, falta de colaboração ou até mesmo falta de treinamento dos funcionários.

Por meio de avaliações, as empresas podem obter insights mais profundos sobre suas operações. Depois disso, você pode reconhecer os problemas operacionais e aplicar soluções específicas para resolvê-los. Dessa forma, as avaliações de conformidade agem contra os riscos organizacionais e, ao mesmo tempo, contribuem de forma produtiva para o crescimento dos negócios.

3. Aumente a reputação da empresa

Clientes, executivos e partes interessadas observam como as empresas lidam com dados confidenciais, gerenciam riscos e cumprem as regulamentações. Uma forte conformidade gera credibilidade para a empresa, fortalecendo a confiança dos clientes e das partes interessadas.

Nos principais setores, como saúde, finanças e tecnologia, a conformidade é ainda mais importante. Esses setores lidam constantemente com casos de alto risco, com consequências que vão desde situações de vida ou morte até violações de dados confidenciais. Avaliações regulares de conformidade podem protegê-lo contra essas alegações e proteger a reputação de sua marca.

Guia passo a passo para avaliação de conformidade

Uma avaliação de conformidade bem estruturada dá à sua empresa a confiança para operar de forma segura e legal. Aqui está um processo passo a passo para avaliar a conformidade da sua empresa:

1. Defina o escopo e os objetivos

A primeira etapa é descrever quais áreas de conformidade você está avaliando. O escopo da avaliação pode ser definido por departamentos, processos ou regulamentos, como o GDPR para privacidade de dados ou OSHA para a segurança dos funcionários. Enquanto isso, os objetivos se concentram no motivo pelo qual você está conduzindo a avaliação. Os objetivos podem variar desde a preparação para uma auditoria futura até a resposta às mudanças regulatórias.

DICA PROFISSIONAL: Entreviste os principais executivos e líderes para obter informações detalhadas. Faça perguntas como: Quais funções correm maior risco, na opinião deles? Quais são os controles operacionais atuais na empresa? Como os relatórios são feitos no local de trabalho? Com que frequência o treinamento de conformidade é realizado?

2. Identificação de riscos

Depois que o escopo e os objetivos estiverem definidos, a próxima tarefa é identificar os riscos em que falhas de conformidade possam ocorrer. Análises de incidentes anteriores, auditorias internas e dados do setor podem ajudar a identificar possíveis riscos. Por exemplo, o Relatório de Investigações de Violação de Dados da Verizon destaca que o fator humano é a principal causa da quebra de conformidade. Além disso, revela que o phishing e o uso indevido estão entre os principais riscos.

O mapeamento de riscos também ajuda na atribuição de tarefas aos membros da equipe especializada para mitigar os riscos. Verifique quais departamentos ou funções o risco afeta mais e designe o controle para funcionários especializados. A identificação de riscos garante que os recursos sejam direcionados às áreas com maior impacto potencial.

3. Revise os controles atuais

Isso envolve a coleta de documentação, como políticas, registros de treinamento, registros de auditoria e instruções de trabalho. Não se esqueça de verificar se os procedimentos de controle são aplicados de forma consistente em toda a organização.

Pesquisas com funcionários e entrevistas individuais sobre treinamento e conhecimento sobre conformidade podem destacar se a equipe entende e aplica estratégias de conformidade. Não basta que exista uma política. Também deve ser eficaz na mitigação de riscos potenciais.

4. Análise de lacunas

A análise de lacunas compara os controles existentes com as leis regulatórias, os padrões do setor e as políticas internas. Compile os dados que você coletou e analise-os para detectar lacunas de conformidade. Você também pode organizá-lo em gráficos e tabelas para auxiliar no processo de geração de relatórios.

Em vez de sobrecarregar as equipes com uma longa lista de verificação de conformidade, a análise de lacunas ajuda a priorizar os problemas. Visite o site para observar você mesmo a não conformidade e verificar a urgência do problema.

5. Conclusões do relatório

O objetivo principal de avaliar a conformidade com os riscos é permitir uma ação oportuna. Isso só pode ser feito quando as descobertas são relatadas às autoridades relevantes. No entanto, os relatórios precisam ser personalizados de acordo com a autoridade à qual você está se reportando. Os executivos exigem um resumo conciso dos principais riscos, das leis regulatórias e das decisões necessárias. Por outro lado, os líderes da equipe de controle precisam de evidências detalhadas e medidas de controle específicas para serem implementadas.

Organize suas descobertas em uma apresentação profissional que seja fácil de entender, sem nenhum jargão. Além disso, organize os riscos com base na gravidade para que as partes interessadas saibam o que precisa de atenção imediata. Envolva as partes interessadas e os líderes durante as apresentações e incentive-os a fazer perguntas.

6. Atualize e monitore estratégias de conformidade

Em vez de tratá-la como uma obrigação anual, a avaliação de conformidade deve ser realizada regularmente. Isso significa criar um cronograma de monitoramento baseado em riscos que inclua revisões periódicas de domínios de alto e baixo risco. As ferramentas de avaliação de conformidade podem ajudar a automatizar esse processo, programar testes de controle recorrentes e notificar quando surgirem problemas.

O monitoramento contínuo também significa fornecer feedback para melhorar o processo. Documente incidentes, atualizações regulatórias e resultados de auditoria para atualizar políticas e controles. Além disso, monitorar o progresso do treinamento de conformidade para determinar a taxa de conclusão e o quão bem seus funcionários compreendem os conceitos. Isso permite que as organizações se adaptem rapidamente às mudanças nas regulamentações e nas condições comerciais.

Cinco estratégias principais para gerenciar os riscos de conformidade

Ao adotar essas cinco estratégias, você pode gerenciar os riscos de conformidade sem pagar grandes penalidades e/ou lidar com ações judiciais.

1. Realizar avaliações regulares

Avaliações regulares de conformidade mostram se as políticas, os processos e os controles estão funcionando ou não. Investir em avaliações de rotina pode expor vulnerabilidades organizacionais mais cedo, antes que auditores externos as descubram.

Além disso, as avaliações estabelecem critérios para a empresa com base nos padrões e regulamentações do setor. Mostra aos líderes onde eles precisam focar sua atenção. Com a abordagem correta, as empresas podem fazer a transição da conformidade reativa para a conformidade proativa, permitindo a tomada de decisões baseada em riscos.

2. Use a tecnologia

Tecnologias inovadoras, como plataformas de avaliação de risco baseadas em nuvem, IA e blockchain, podem aprimorar o processo de avaliação. Essas ferramentas facilitam o rastreamento, a atribuição e a mensuração da responsabilidade ao mapear os controles aos riscos. A automação por meio da IA acelera ainda mais a detecção e a resposta a incidentes. Isso também ajuda a reduzir custos e erros manuais.

A tecnologia também mantém todos os departamentos informados. Os departamentos jurídico, financeiro, de segurança e de RH estão todos interconectados por meio de um painel e relatórios compartilhados. Assim, com as ferramentas certas, o processo de avaliação de conformidade pode ser simplificado e gerenciado com mais eficiência.

3. Treine seus funcionários

Nenhuma quantidade de medidas de controle ajudará sua empresa se seus funcionários não as entenderem e não as aplicarem corretamente. De acordo com uma pesquisa de 2023, 42% dos profissionais de conformidade e risco considere o treinamento de funcionários sobre políticas como o desafio gerencial mais difícil. Treinamento de conformidade garante que seus funcionários conheçam suas responsabilidades, bem como a importância da conformidade regulatória.

O treinamento deve ser específico para cada função, com os funcionários sendo treinados apenas em seus domínios. Por exemplo, as equipes financeiras devem ser treinadas sobre as leis de proteção de dados, enquanto os membros de TI devem conhecer as medidas de segurança cibernética relevantes. A forma como você oferece o treinamento também é um fator importante para torná-lo produtivo. Faça diversão de treinamento de conformidade por meio de microlearning, gamificação, exercícios de dramatização e sessões interativas.

Plataforma de treinamento de IA Coursebox: Coursebox oferece treinamento profissional de conformidade para seus funcionários com sua variedade de recursos orientados por IA. Você pode criar, oferecer e monitorar o treinamento profissional de conformidade por meio de recursos orientados por IA, como um gerador de vídeo de IA, um gerador de questionários e um chatbot.

4. Fique por dentro das mudanças regulatórias

As empresas que não acompanham as mudanças nas regulamentações correm o risco de graves consequências. Para acompanhar as mudanças regulatórias, você precisa de inteligência regulatória estruturada. Isso pode incluir alertas automatizados e participação ativa em grupos do setor que preveem futuras mudanças regulatórias.

Essa previsão permite que os líderes orçem recursos, ajustem processos e comuniquem mudanças de forma eficaz. Além disso, o gerenciamento de mudanças regulatórias também exige a atribuição de responsabilidades dentro da organização. Os líderes devem agir prontamente e traduzir as novas regras em políticas internas práticas. Por outro lado, os funcionários devem ser treinados e aplicar o conhecimento nas operações de trabalho.

5. Garanta a documentação adequada

Sem a documentação adequada, as organizações lutam para provar a conformidade quando auditadas. Portanto, é importante manter uma biblioteca de políticas centralizada com mudanças regulatórias, controles implementados e registros de treinamento de funcionários.

Os registros de conclusão do treinamento comprovam o engajamento dos funcionários, o que mostra que seus funcionários estão bem informados sobre as mudanças nas regulamentações. Também é necessária uma boa documentação para garantir às partes interessadas que a empresa está em boas mãos. Ele permite que as organizações justifiquem seus registros em caso de qualquer incidente.

Avalie os riscos de conformidade para uma empresa mais segura

A avaliação de conformidade revela todos os pontos cegos da sua organização. Também fortalece a responsabilidade e mantém a confiança das partes interessadas, proporcionando uma vantagem competitiva à sua empresa.

Para gerenciar melhor os riscos, você precisa criar um ambiente de trabalho em que a conformidade não seja temida. Seus funcionários devem estar curiosos para saber mais sobre as mudanças nas regulamentações e aplicá-las nas operações diárias.

Quer criar uma força de trabalho treinada que saiba como gerenciar riscos de forma proativa por meio de estratégias de conformidade? Coursebox é a opção perfeita. Com essa plataforma baseada em IA, você pode oferecer treinamento de conformidade que capacita as equipes a gerenciar as principais ameaças do setor.

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Perguntas frequentes

1. Quais são os 3 Cs da conformidade?

Os três Cs da conformidade são colaboração, compreensão e comunicação.

• A colaboração se concentra em envolver os principais executivos e chefes de departamento antes de criar políticas internas de conformidade.
• Compreensão significa garantir que as políticas sejam claras, práticas e fáceis de entender para todos os funcionários, em todos os departamentos.
• A comunicação utiliza questionários de treinamento e pós-treinamento para garantir que todos os funcionários estejam atualizados sobre as políticas.

2. O que é uma lista de verificação de conformidade?

Uma lista de verificação de conformidade descreve as leis e regulamentos relacionados a departamentos específicos de uma organização. Ele fornece uma estrutura estruturada para se manter à frente das auditorias e manter a conformidade regulatória. Inclui a revisão de padrões de segurança, leis tributárias, regulamentações de privacidade de dados e regulamentações trabalhistas.

3. Como medir os KPIs de conformidade?

A medição dos KPIs de conformidade envolve a revisão de algumas métricas importantes por meio de plataformas de tecnologia de conformidade. Isso inclui:

• O número exato de vezes que as políticas foram revisadas e atualizadas.
• Análise detalhada das violações da política.
• Taxas de conclusão do programa de treinamento.
• Resultados do teste pós-treinamento.
• Taxas de relatórios.

4. Quais são alguns problemas comuns de conformidade?

Alguns problemas comuns de conformidade incluem ficar para trás em mudanças regulatórias, treinamento ineficiente de funcionários e violações de dados. Felizmente, você pode facilmente superar esses problemas por meio de avaliações regulares de conformidade e da implementação de treinamento profissional de conformidade em seu local de trabalho.

O Coursebox é uma excelente opção para criar e oferecer treinamentos de conformidade personalizados. Ele oferece uma variedade de recursos orientados por IA que ajudam a gerenciar o treinamento e garantir sua produtividade.