Wat is een conformiteitsbeoordeling? Een uitgebreide gids

Of het nu gaat om financiële verslaggeving, gegevensprivacy, milieuregels of veiligheid op de werkplek, elke sector werkt volgens een reeks voorschriften. Het niet naleven van deze regels leidt tot forse boetes, reputatieschade en zelfs verlies van het vertrouwen van je klanten.

Daarom is nalevingsbeoordeling essentieel. Een gestructureerde nalevingsbeoordeling fungeert als een routekaart voor uw organisatie. Het identificeert de wet- en regelgeving die relevant is voor uw bedrijf, de huidige status van uw organisatie en legt hiaten in de naleving van uw organisatie bloot.

Deze gids leidt u in detail door de risicobeoordeling van de naleving. Aan het einde van deze handleiding weet u wat een nalevingsbeoordeling is, waarom deze belangrijk is en hoe u deze moet uitvoeren.

Wat is een compliance-risicobeoordeling?

Nalevingsbeoordeling is een systematische evaluatie van de vraag of uw organisatie voldoet aan de wettelijke vereisten en het interne beleid. Het meet in feite uw huidige nalevingsstatus. Op deze manier worden risico's onder de aandacht gebracht voordat ze escaleren tot enorme boetes, datalekken en reputatieschade.

Regelmatige evaluatie brengt hiaten aan het licht die uw organisatie kwetsbaar kunnen maken voor risico's. Het bevat een gedetailleerd rapport over hoe niet-naleving van wettelijke regels en voorschriften gevolgen kan hebben voor uw bedrijf.

Neem het voorbeeld van British Airways om te begrijpen waarom naleving van de regelgeving en de regelmatige beoordeling ervan noodzakelijk zijn. In 2018 British Airways kreeg een boete van £20 miljoen door het Information Commissioner's Office (ICO) in het kader van de GDPR. Dit was het gevolg van een datalek waarbij persoonlijke informatie van meer dan 400.000 klanten werd onthuld. Het laat zien hoe het niet identificeren en dichten van hiaten in de naleving kan leiden tot hoge boetes in de regelgeving en verlies van het vertrouwen van klanten.

Waarom is een nalevingsbeoordeling noodzakelijk?

Naast het identificeren van tekortkomingen helpt nalevingsbeoordeling organisaties om de verantwoordelijkheid en het vertrouwen te versterken. Hier zijn drie redenen waarom u prioriteit moet geven aan de beoordeling van de naleving:

1. Voorkom wettelijke sancties

Een van de belangrijkste redenen om nalevingsbeoordelingen uit te voeren is het vermijden van dure boetes. Alleen al de GDPR-boetes zijn hoger In totaal €6,2 miljard aan boetes vanaf medio 2025. Andere regelgevende instanties in de VS, waaronder CPSC, EPA, FDA, OSHA, FTC en SEC, hebben ook hun regels aangescherpt.

Zelfs een enkele gemiste vereiste kan leiden tot dure rechtszaken. Nalevingsbeoordeling helpt door een systematische beoordeling van beleid, regels en voorschriften te bieden, zodat u ze kunt corrigeren voordat de toezichthouders dit opmerken.

2. Operaties verbeteren

Wanneer organisaties nalevingsprocessen evalueren, ontdekken ze ook operationele inefficiënties die van invloed zijn geweest op de productiviteit op de werkplek. Dit kan te wijten zijn aan onnodige documentatie, gebrek aan samenwerking of zelfs een gebrek aan opleiding van werknemers.

Door middel van assessments kunnen bedrijven dieper inzicht krijgen in hun activiteiten. Daarna kunt u de operationele problemen erkennen en gerichte oplossingen toepassen om ze op te lossen. Op deze manier worden nalevingsbeoordelingen ingezet tegen organisatorische risico's en dragen ze tegelijkertijd productief bij aan de groei van het bedrijf.

3. Verhoog de reputatie van het bedrijf

Klanten, leidinggevenden en belanghebbenden observeren hoe bedrijven omgaan met gevoelige gegevens, risico's beheren en aan de regelgeving voldoen. Sterke naleving zorgt voor geloofwaardigheid voor het bedrijf, wat het vertrouwen van klanten en belanghebbenden versterkt.

In belangrijke sectoren zoals de gezondheidszorg, financiën en technologie is compliance zelfs nog belangrijker. Deze sectoren hebben voortdurend te maken met zaken waar veel op het spel staat, met gevolgen die variëren van situaties van leven en dood tot gevoelige datalekken. Regelmatige nalevingsbeoordelingen kunnen u beschermen tegen deze beschuldigingen en uw merkreputatie beschermen.

Stapsgewijze handleiding voor nalevingsbeoordeling

Een goed gestructureerde nalevingsbeoordeling geeft uw bedrijf vertrouwen om veilig en legaal te opereren. Hier is een stapsgewijs proces om de conformiteit van uw bedrijf te beoordelen:

1. Definieer de reikwijdte en doelstellingen

De eerste stap is om aan te geven welke nalevingsgebieden u beoordeelt. De reikwijdte van de beoordeling kan worden bepaald door afdelingen, processen of voorschriften, zoals de AVG voor gegevensprivacy of OSHA voor de veiligheid van werknemers. Ondertussen richten de doelstellingen zich op de reden waarom u de beoordeling uitvoert. De doelstellingen kunnen variëren van de voorbereiding op een komende audit tot het reageren op wijzigingen in de regelgeving.

TIP VAN EEN PRO: Interview topmanagers en leiders voor gedetailleerde inzichten. Stel ze vragen, zoals: Welke functies lopen volgens hen het meeste risico? Wat zijn de huidige operationele controles in het bedrijf? Hoe wordt er op de werkplek gerapporteerd? Hoe vaak wordt een compliance-training gegeven?

2. Risico-identificatie

Zodra de reikwijdte en doelstellingen zijn vastgesteld, is de volgende taak het identificeren van risico's waarbij nalevingsfouten kunnen optreden. Incidentbeoordelingen uit het verleden, interne audits en branchegegevens kunnen helpen bij het identificeren van potentiële risico's. Het Verizon Data Breach Investigations Report benadrukt bijvoorbeeld dat de menselijke factor is de belangrijkste oorzaak van de uitsplitsing van de naleving. Verder blijkt dat phishing en misbruik tot de grootste risico's behoren.

Het in kaart brengen van risico's helpt ook bij het toewijzen van taken aan deskundige teamleden om risico's te beperken. Ga na op welke afdelingen of functies het risico het meest van invloed is en wijs de controle toe aan deskundige medewerkers. Risico-identificatie zorgt ervoor dat middelen worden gericht op gebieden met de grootste potentiële impact.

3. Bekijk de huidige bedieningselementen

Dit omvat het verzamelen van documentatie, zoals beleid, trainingsrecords, auditlogboeken en werkinstructies. Vergeet niet te controleren of de controleprocedures consistent worden toegepast in de hele organisatie.

Enquêtes onder werknemers en persoonlijke gesprekken over compliancetraining en -kennis kunnen uitwijzen of het personeel de nalevingsstrategieën begrijpt en toepast. Het is niet genoeg dat er een beleid bestaat. Het moet ook effectief zijn om potentiële risico's te beperken.

4. Analyse van hiaten

In de analyse van hiaten worden bestaande controles vergeleken met wettelijke wetten, industriestandaarden en intern beleid. Compileer de gegevens die u hebt verzameld en analyseer deze om hiaten in de naleving op te sporen. U kunt het ook indelen in grafieken en diagrammen om het rapportageproces te vergemakkelijken.

In plaats van teams te overweldigen met een lange nalevingschecklist, helpt een gap-analyse om problemen te prioriteren. Bezoek de site om de niet-naleving zelf te observeren om de urgentie van het probleem te controleren.

5. Bevindingen rapporteren

Het hele doel van het beoordelen van de naleving van de risico's is om tijdige actie mogelijk te maken. Dit kan alleen worden gedaan als de bevindingen worden gerapporteerd aan de relevante autoriteiten. De rapportage moet echter worden aangepast, afhankelijk van de autoriteit aan wie je rapporteert. Leidinggevers eisen een beknopte samenvatting van de belangrijkste risico's, wettelijke wetten en vereiste beslissingen. Aan de andere kant hebben de leiders van het controleteam gedetailleerde bewijzen en specifieke controlemaatregelen nodig om ze uit te voeren.

Zorg ervoor dat je je bevindingen rangschikt in een professionele presentatie die gemakkelijk te begrijpen is zonder jargon. Rangschik de risico's bovendien op basis van de ernst, zodat de belanghebbenden weten wat onmiddellijke aandacht behoeft. Betrek de belanghebbenden en leiders bij de presentaties en moedig hen aan om vragen te stellen.

6. Nalevingsstrategieën bijwerken en controleren

In plaats van dit als een jaarlijkse verplichting te behandelen, moet de conformiteitsbeoordeling regelmatig worden uitgevoerd. Dit betekent dat er een op risico gebaseerd monitoringschema moet worden opgesteld dat periodieke beoordelingen van domeinen met een hoog en laag risico omvat. Hulpmiddelen voor nalevingsbeoordeling kunnen helpen door dit proces te automatiseren, terugkerende controletests in te plannen en te melden wanneer zich problemen voordoen.

Continue monitoring betekent ook het geven van feedback om het proces te verbeteren. Documenteer incidenten, updates van regelgeving en auditresultaten om het beleid en de controles bij te werken. Bovendien de voortgang van de compliance-training volgen om het voltooiingspercentage te bepalen en hoe goed uw medewerkers de concepten begrijpen. Hierdoor kunnen organisaties zich snel aanpassen aan veranderende regelgeving en bedrijfsomstandigheden.

5 belangrijke strategieën om nalevingsrisico's te beheersen

Door deze vijf strategieën toe te passen, kunt u de nalevingsrisico's beheersen zonder hoge boetes te betalen of rechtszaken te hoeven afhandelen.

1. Voer regelmatig evaluaties uit

Regelmatige nalevingsbeoordelingen tonen aan of beleid, processen en controles werken of niet. Investeren in routinematige evaluaties kan kwetsbaarheden in de organisatie vroegtijdig aan het licht brengen, voordat externe auditors ze ontdekken.

Daarnaast worden bij beoordelingen criteria voor het bedrijf vastgesteld op basis van industrienormen en -voorschriften. Het laat leiders zien waar ze hun aandacht op moeten richten. Met de juiste aanpak kunnen bedrijven overstappen van reactieve naleving naar proactieve naleving, waardoor risicobewuste besluitvorming mogelijk wordt.

2. Technologie gebruiken

Innovatieve technologieën, zoals risicobeoordelingsplatforms in de cloud, AI en blockchain, kunnen het beoordelingsproces verbeteren. Deze tools maken het eenvoudiger om de verantwoordelijkheid bij te houden, toe te wijzen en te meten door controles in kaart te brengen op risico's. Automatisering via AI versnelt de detectie en respons van incidenten verder. Dit helpt ook om kosten en handmatige fouten te verminderen.

Technologie houdt ook alle afdelingen op de hoogte. Juridische, financiële, beveiligings- en HR-afdelingen zijn allemaal met elkaar verbonden via een gedeeld dashboard en rapportage. Met de juiste tools kan het conformiteitsbeoordelingsproces dus worden vereenvoudigd en efficiënter worden beheerd.

3. Train je medewerkers

Geen enkele hoeveelheid beheersmaatregelen zal uw bedrijf helpen als uw werknemers ze niet begrijpen en niet correct toepassen. Volgens een enquête uit 2023 42% van de professionals op het gebied van compliance en risico beschouw het opleiden van werknemers over beleid als de moeilijkste managementuitdaging. Nalevingstraining zorgt ervoor dat uw werknemers hun verantwoordelijkheden kennen, evenals het belang van naleving van de regelgeving.

De opleiding moet rolspecifiek zijn, waarbij werknemers alleen in hun domein worden opgeleid. Financiële teams moeten bijvoorbeeld worden opgeleid in wetgeving inzake gegevensbescherming, terwijl IT-leden op de hoogte moeten zijn van relevante cyberbeveiligingsmaatregelen. Hoe je de training geeft, is ook een belangrijke factor om de training productief te maken. Maken plezier in compliancetrainingen door middel van microlearning, gamification, rollenspeloefeningen en interactieve sessies.

Coursebox AI-trainingsplatform: Coursebox biedt professionele compliance-trainingen voor uw werknemers met een reeks AI-gestuurde functies. Je kunt professionele compliance-trainingen bouwen, geven en controleren met behulp van AI-gestuurde functies, zoals een AI-videogenerator, een quizgenerator en een chatbot.

4. Blijf op de hoogte van wijzigingen in de regelgeving

Bedrijven die de veranderende regelgeving niet bijhouden, riskeren ernstige gevolgen. Om gelijke tred te houden met wijzigingen in de regelgeving, hebt u gestructureerde informatie over de regelgeving nodig. Dit kan geautomatiseerde waarschuwingen en actieve deelname aan branchegroepen omvatten die toekomstige wijzigingen in de regelgeving voorspellen.

Deze vooruitziende blik stelt leiders in staat middelen te budgetteren, processen aan te passen en veranderingen effectief te communiceren. Daarnaast vereist veranderingsmanagement in de regelgeving ook het toekennen van verantwoordelijkheid binnen de organisatie. De leiders moeten snel handelen en de nieuwe regels omzetten in praktisch intern beleid. Terwijl de werknemers moeten worden opgeleid en de kennis moeten toepassen in de bedrijfsvoering.

5. Zorg voor de juiste documentatie

Zonder de juiste documentatie hebben organisaties moeite om aan te tonen dat ze aan de regels voldoen wanneer ze worden gecontroleerd. Daarom is het belangrijk om een gecentraliseerde beleidsbibliotheek bij te houden met wijzigingen in de regelgeving, geïmplementeerde controles en gegevens over de opleiding van werknemers.

De gegevens over de voltooiing van de training bewijzen de betrokkenheid van werknemers, wat aantoont dat uw werknemers goed geïnformeerd zijn over veranderende regelgeving. Goede documentatie is ook nodig om belanghebbenden gerust te stellen dat het bedrijf in goede handen is. Hiermee kunnen organisaties hun gegevens verantwoorden in geval van een incident.

Evalueer nalevingsrisico's voor een veiliger bedrijf

Nalevingsbeoordeling brengt alle blinde vlekken van uw organisatie aan het licht. Het versterkt ook de verantwoordelijkheid en behoudt het vertrouwen van belanghebbenden, waardoor uw bedrijf een concurrentievoordeel krijgt.

Om risico's beter te beheersen, moet u een werkomgeving creëren waar naleving niet gevreesd wordt. Uw werknemers moeten nieuwsgierig zijn om meer te weten te komen over de veranderende regelgeving en deze toe te passen in de dagelijkse bedrijfsvoering.

Wilt u een geschoold personeelsbestand opbouwen dat weet hoe u risico's proactief kunt beheren door middel van nalevingsstrategieën? Coursebox is de perfecte optie. Met dit AI-aangedreven platform kun je compliance-trainingen geven die teams in staat stellen om de belangrijkste bedreigingen in de sector te beheersen.

Begin vandaag nog met je gratis proefperiode!

Veelgestelde vragen

1. Wat zijn de 3 C's van naleving?

De drie C's van compliance zijn samenwerking, begrip en communicatie.

• De samenwerking is gericht op het betrekken van topmanagers en afdelingshoofden voordat een intern nalevingsbeleid wordt opgesteld.
• Begrip betekent ervoor zorgen dat het beleid duidelijk, praktisch en gemakkelijk te begrijpen is voor elke medewerker, op alle afdelingen.
• Communicatie maakt gebruik van trainingen en quizzen na de training om ervoor te zorgen dat alle werknemers op de hoogte zijn van het beleid.

2. Wat is een nalevingschecklist?

Een nalevingschecklist beschrijft wet- en regelgeving met betrekking tot specifieke afdelingen in een organisatie. Het biedt een gestructureerd kader om audits voor te blijven en de naleving van de regelgeving te handhaven. Het omvat het herzien van veiligheidsnormen, belastingwetten, voorschriften voor gegevensprivacy en arbeidsreglementen.

3. Hoe meet je compliance-KPI's?

Het meten van compliance-KPI's omvat het beoordelen van enkele belangrijke statistieken via technische compliance-platforms. Deze omvatten:

• Het exacte aantal keren dat het beleid is herzien en bijgewerkt.
• Gedetailleerde beoordeling van beleidsovertredingen.
• Percentages voor het voltooien van het trainingsprogramma.
• Testresultaten na de training.
• Rapportagepercentages.

4. Wat zijn enkele veelvoorkomende nalevingsproblemen?

Enkele veelvoorkomende nalevingsproblemen zijn onder meer het achterlopen van wijzigingen in de regelgeving, inefficiënte training van werknemers en datalekken. Gelukkig kunt u deze problemen gemakkelijk oplossen door regelmatige nalevingsbeoordelingen te doen en professionele nalevingstrainingen op uw werkplek te implementeren.

Coursebox is een uitstekende optie voor het samenstellen en geven van compliance-trainingen op maat. Het biedt een reeks AI-gestuurde functies die helpen bij het beheren van de training en het waarborgen van de productiviteit.