¿Qué es la evaluación del cumplimiento? Una guía completa

Ya se trate de informes financieros, privacidad de datos, normas ambientales o seguridad en el lugar de trabajo, cada industria opera bajo un conjunto de regulaciones. El incumplimiento de estas normas conlleva cuantiosas multas, daños a la reputación e incluso la pérdida de la confianza de los clientes.

Es por eso que la evaluación del cumplimiento es esencial. Una evaluación de cumplimiento estructurada actúa como una hoja de ruta para su organización. Identifica las leyes y reglamentos relevantes para su empresa, la situación actual de su organización y expone las brechas de cumplimiento en su organización.

Esta guía lo guiará en detalle a través de la evaluación de riesgos de cumplimiento. Al final de esta guía, sabrá qué es una evaluación de cumplimiento, por qué es importante y cómo llevarla a cabo.

¿Qué es la evaluación de riesgos de cumplimiento?

La evaluación del cumplimiento es una evaluación sistemática de si su organización cumple con los requisitos reglamentarios y las políticas internas. Básicamente, mide su estado actual de cumplimiento. De esta manera, resalta los riesgos antes de que se conviertan en enormes sanciones, violaciones de datos y daños a la reputación.

La evaluación periódica identifica las brechas que podrían dejar a su organización vulnerable a los riesgos. Proporciona un informe detallado sobre cómo el incumplimiento de las normas y reglamentos legales puede afectar a su empresa.

Para entender por qué es necesario el cumplimiento de la normativa y su evaluación periódica, tomemos el ejemplo de British Airways. En 2018, British Airways recibió una multa de 20 millones de libras por la Oficina del Comisionado de Información (ICO) en virtud del RGPD. Esto fue el resultado de una violación de datos que expuso la información personal de más de 400 000 clientes. Demuestra cómo no identificar y cerrar las brechas de cumplimiento puede conllevar enormes multas reglamentarias y la pérdida de la confianza de los clientes.

¿Por qué es necesaria la evaluación del cumplimiento?

Además de identificar las deficiencias, la evaluación del cumplimiento ayuda a las organizaciones a fortalecer la responsabilidad y la confianza. Estas son tres razones por las que debe priorizar la evaluación del cumplimiento:

1. Prevenir sanciones legales

Una de las razones más importantes para realizar evaluaciones de cumplimiento es evitar costosas sanciones. Solo las multas impuestas por el RGPD han superado 6 200 millones de euros en multas totales a mediados de 2025. Otros organismos reguladores de EE. UU., como la CPSC, la EPA, la FDA, la OSHA, la FTC y la SEC, también han endurecido sus normas.

Incluso el incumplimiento de un solo requisito puede provocar costosas demandas. La evaluación del cumplimiento ayuda al proporcionar una revisión sistemática de las políticas, normas y reglamentos, para que pueda corregirlos antes de que los reguladores se den cuenta.

2. Mejore las operaciones

Cuando las organizaciones evalúan los procesos de cumplimiento, también descubren ineficiencias operativas que han tenido un impacto en la productividad del lugar de trabajo. Podría deberse a documentación innecesaria, a la falta de colaboración o incluso a la falta de formación de los empleados.

A través de las evaluaciones, las empresas pueden obtener una visión más profunda de sus operaciones. A partir de entonces, puede reconocer los problemas operativos y aplicar soluciones específicas para resolverlos. De esta manera, las evaluaciones de cumplimiento actúan contra los riesgos organizacionales y, al mismo tiempo, contribuyen de manera productiva al crecimiento empresarial.

3. Impulsar la reputación de la empresa

Los clientes, los ejecutivos y las partes interesadas observan cómo las empresas gestionan los datos confidenciales, gestionan los riesgos y cumplen con las normativas. Un cumplimiento estricto otorga credibilidad a la empresa, lo que refuerza la confianza de los clientes y las partes interesadas.

En las principales industrias, como la atención médica, las finanzas y la tecnología, el cumplimiento es aún más importante. Estas industrias se enfrentan constantemente a casos de alto riesgo, con consecuencias que van desde situaciones de vida o muerte hasta filtraciones de datos confidenciales. Las evaluaciones periódicas del cumplimiento pueden protegerlo contra estas acusaciones y proteger la reputación de su marca.

Guía paso a paso para la evaluación del cumplimiento

Una evaluación de cumplimiento bien estructurada le da a su empresa la confianza necesaria para operar de forma segura y legal. Este es un proceso paso a paso para evaluar el cumplimiento de su empresa:

1. Defina el alcance y los objetivos

El primer paso es describir las áreas de cumplimiento que está evaluando. El alcance de la evaluación puede estar definido por departamentos, procesos o normativas, como el RGPD en materia de privacidad de los datos o OSHA para la seguridad de los empleados. Mientras tanto, los objetivos se centran en el motivo por el que se realiza la evaluación. Los objetivos pueden ir desde la preparación para una próxima auditoría hasta la respuesta a los cambios normativos.

CONSEJO PROFESIONAL: Entreviste a los principales ejecutivos y líderes para obtener información detallada. Hágales preguntas como: ¿Cuáles son las funciones que, en su opinión, corren mayor riesgo? ¿Cuáles son los controles operativos actuales de la empresa? ¿Cómo se elaboran los informes en el lugar de trabajo? ¿Con qué frecuencia se imparte la capacitación sobre cumplimiento?

2. Identificación de riesgos

Una vez establecidos el alcance y los objetivos, la siguiente tarea es identificar los riesgos en los que podrían producirse fallos de cumplimiento. Las revisiones de incidentes anteriores, las auditorías internas y los datos del sector pueden ayudar a identificar los posibles riesgos. Por ejemplo, el informe de investigación de violaciones de datos de Verizon destaca que el factor humano es la causa principal del desglose del cumplimiento. Además, revela que la suplantación de identidad y el uso indebido se encuentran entre los principales riesgos.

El mapeo de los riesgos también ayuda a asignar tareas a los miembros del equipo de expertos para mitigar los riesgos. Compruebe a qué departamentos o funciones afecta más el riesgo y asigne el control a empleados expertos. La identificación de riesgos garantiza que los recursos se dirijan a las áreas con el mayor impacto potencial.

3. Revise los controles actuales

Esto implica recopilar documentación, como políticas, registros de capacitación, registros de auditoría e instrucciones de trabajo. No olvide comprobar si los procedimientos de control se aplican de manera uniforme en toda la organización.

Las encuestas a los empleados y las entrevistas individuales sobre la capacitación y los conocimientos sobre cumplimiento pueden resaltar si el personal comprende y aplica las estrategias de cumplimiento. No basta con que exista una política. También debería ser eficaz para mitigar los riesgos potenciales.

4. Análisis de brechas

El análisis de brechas compara los controles existentes con las leyes reguladoras, los estándares del sector y las políticas internas. Recopile los datos que ha recopilado y analícelos para detectar las brechas de cumplimiento. También puedes organizarlos en gráficos y tablas para facilitar el proceso de elaboración de informes.

En lugar de abrumar a los equipos con una larga lista de verificación de cumplimiento, el análisis de brechas ayuda a priorizar los problemas. Visite el sitio para observar usted mismo el incumplimiento y comprobar la urgencia del problema.

5. Hallazgos del informe

El objetivo de evaluar el cumplimiento de los riesgos es permitir una acción oportuna. Esto solo se puede hacer cuando los hallazgos se notifican a las autoridades pertinentes. Sin embargo, la presentación de informes debe adaptarse en función de la autoridad a la que se informe. Los ejecutivos exigen un resumen conciso de los principales riesgos, las leyes reguladoras y las decisiones necesarias. Por otro lado, los líderes de los equipos de control necesitan pruebas detalladas y medidas de control específicas para implementarlas.

Asegúrese de organizar sus hallazgos en una presentación profesional que sea fácil de entender sin jerga. Además, organice los riesgos en función de la gravedad para que las partes interesadas sepan qué es lo que necesita atención inmediata. Involucre a las partes interesadas y a los líderes durante las presentaciones y anímelos a hacer preguntas.

6. Actualice y supervise las estrategias de cumplimiento

En lugar de tratarlo como una obligación anual, la evaluación del cumplimiento debe llevarse a cabo con regularidad. Esto significa crear un cronograma de monitoreo basado en el riesgo que incluya revisiones periódicas de los dominios de alto y bajo riesgo. Las herramientas de evaluación del cumplimiento pueden ayudar a automatizar este proceso, programar pruebas de control periódicas y notificar cuando surjan problemas.

La supervisión continua también significa proporcionar comentarios para mejorar el proceso. Documente los incidentes, las actualizaciones normativas y los resultados de las auditorías para actualizar las políticas y los controles. Además, supervisar el progreso de la capacitación en cumplimiento para determinar la tasa de finalización y qué tan bien sus empleados comprenden los conceptos. Esto permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a los cambios en las normativas y condiciones empresariales.

5 estrategias clave para gestionar los riesgos de cumplimiento

Al adoptar estas cinco estrategias, puede gestionar los riesgos de cumplimiento sin pagar grandes multas ni enfrentarse a demandas.

1. Realizar evaluaciones periódicas

Las evaluaciones de cumplimiento periódicas muestran si las políticas, los procesos y los controles funcionan o no. Invertir en evaluaciones rutinarias puede exponer las vulnerabilidades de la organización en forma temprana, antes de que los auditores externos las descubran.

Además, las evaluaciones establecen criterios para la empresa en función de las normas y reglamentos de la industria. Muestra a los líderes dónde deben centrar su atención. Con el enfoque correcto, las empresas pueden pasar del cumplimiento reactivo al cumplimiento proactivo, lo que permite tomar decisiones basadas en el riesgo.

2. Usa la tecnología

Las tecnologías innovadoras, como las plataformas de evaluación de riesgos basadas en la nube, la IA y la cadena de bloques, pueden mejorar el proceso de evaluación. Estas herramientas facilitan el seguimiento, la asignación y la medición de la responsabilidad al asignar los controles a los riesgos. La automatización mediante la IA acelera aún más la detección y la respuesta a los incidentes. Esto también ayuda a reducir los costos y los errores manuales.

La tecnología también mantiene a todos los departamentos informados. Los departamentos legal, financiero, de seguridad y de recursos humanos están todos interconectados a través de un panel de control e informes compartidos. Por lo tanto, con las herramientas adecuadas, el proceso de evaluación del cumplimiento se puede simplificar y gestionar de manera más eficiente.

3. Capacite a sus empleados

Ninguna cantidad de medidas de control ayudará a su empresa si sus empleados no las entienden y aplican correctamente. Según una encuesta de 2023, El 42% de los profesionales de cumplimiento y riesgo consideran que capacitar a los empleados en materia de políticas es el desafío gerencial más difícil. Capacitación en cumplimiento garantiza que sus empleados conozcan sus responsabilidades, así como la importancia del cumplimiento de la normativa.

La capacitación debe ser específica para cada rol, y los empleados solo deben recibir capacitación en sus dominios. Por ejemplo, los equipos financieros deben recibir formación sobre las leyes de protección de datos, mientras que los miembros de TI deben conocer las medidas de ciberseguridad pertinentes. La forma en que se imparte la formación también es un factor importante para que sea productiva. Haga diversión de capacitación en cumplimiento mediante microaprendizaje, gamificación, ejercicios de juego de roles y sesiones interactivas.

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4. Manténgase al tanto de los cambios regulatorios

Las empresas que no se mantienen al día con las cambiantes regulaciones corren el riesgo de sufrir graves consecuencias. Para mantenerse al día con los cambios regulatorios, necesita una inteligencia regulatoria estructurada. Esto puede incluir alertas automatizadas y la participación activa en grupos industriales que predicen los cambios regulatorios futuros.

Esta previsión permite a los líderes presupuestar los recursos, ajustar los procesos y comunicar los cambios de manera eficaz. Además, la gestión del cambio regulatorio también requiere asignar responsabilidades dentro de la organización. Los líderes deben actuar con prontitud y traducir las nuevas reglas en políticas internas prácticas. Considerando que los empleados deben capacitarse y aplicar los conocimientos en las operaciones laborales.

5. Garantice la documentación adecuada

Sin la documentación adecuada, las organizaciones luchan por demostrar el cumplimiento cuando son auditadas. Por lo tanto, es importante mantener una biblioteca de políticas centralizada con los cambios normativos, los controles implementados y los registros de capacitación de los empleados.

Los registros de finalización de la capacitación demuestran el compromiso de los empleados, lo que demuestra que sus empleados conocen los cambios en las regulaciones. También se necesita una buena documentación para garantizar a las partes interesadas que la empresa está en buenas manos. Permite a las organizaciones justificar sus registros en caso de cualquier incidente.

Evalúe los riesgos de cumplimiento para una empresa más segura

La evaluación del cumplimiento revela todos los puntos ciegos de su organización. También refuerza la responsabilidad y mantiene la confianza de las partes interesadas, lo que proporciona una ventaja competitiva a su empresa.

Para gestionar mejor los riesgos, es necesario crear un entorno de trabajo en el que no se tema el cumplimiento. Sus empleados deben sentir curiosidad por conocer las cambiantes normativas y aplicarlas en las operaciones diarias.

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Preguntas frecuentes

1. ¿Cuáles son las 3 C del cumplimiento?

Las tres C del cumplimiento son la colaboración, la comprensión y la comunicación.

• La colaboración se centra en la participación de los principales ejecutivos y jefes de departamento antes de elaborar políticas de cumplimiento internas.
• La comprensión significa garantizar que las políticas sean claras, prácticas y fáciles de entender para todos los empleados de todos los departamentos.
• La comunicación utiliza cuestionarios de capacitación y posteriores a la capacitación para garantizar que todos los empleados estén al día con las políticas.

2. ¿Qué es una lista de verificación de cumplimiento?

Una lista de verificación de cumplimiento describe las leyes y reglamentos relacionados con departamentos específicos de una organización. Proporciona un marco estructurado para anticiparse a las auditorías y mantener el cumplimiento de las normas. Incluye la revisión de los estándares de seguridad, las leyes tributarias, las regulaciones de privacidad de datos y las regulaciones laborales.

3. ¿Cómo medir los KPI de cumplimiento?

La medición de los KPI de cumplimiento implica revisar algunas métricas clave a través de plataformas tecnológicas de cumplimiento. Entre ellas se incluyen:

• El número exacto de veces que se revisaron y actualizaron las políticas.
• Revisión detallada de las infracciones de la política.
• Tasas de finalización del programa de capacitación.
• Resultados de las pruebas posteriores al entrenamiento.
• Tasas de presentación de informes.

4. ¿Cuáles son algunos de los problemas de cumplimiento más comunes?

Algunos problemas de cumplimiento comunes incluyen el retraso en los cambios normativos, la capacitación ineficiente de los empleados y las filtraciones de datos. Afortunadamente, puede superar fácilmente estos problemas mediante evaluaciones periódicas del cumplimiento e impartiendo formación profesional en materia de cumplimiento en su lugar de trabajo.

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