Una formazione di qualità dei dipendenti è indispensabile per il successo organizzativo. Scopriamo come migliorarla con la nostra checklist per l'audit della formazione.
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Se il tuo programma di formazione non sta producendo i risultati attesi, è probabile che ci sia una lacuna nella sua progettazione o esecuzione. Il modo migliore per identificare e risolvere il problema è attraverso un audit di formazione, un processo di valutazione sistematico che valuta il valore, la pertinenza e l'impatto delle iniziative di formazione.
Ma cosa comporta un audit sulla formazione e come si esegue uno in modo efficace? Se sei confuso, ti forniremo un elenco di punti di controllo per esaminare i tuoi attuali piani di formazione. Continua a leggere e crea piani di formazione che funzionino.
Prima di eseguire l'audit effettivo, è fondamentale concentrarsi su come deve essere eseguito. Una preparazione completa garantisce che l'audit si svolga senza intoppi, fornisce informazioni preziose e porta a miglioramenti attuabili. Vediamo come prepararsi per il prossimo audit di formazione nella tua organizzazione.
Il primo passo nella preparazione dell'audit formativo è definirne lo scopo e la portata. Ogni organizzazione ha un orizzonte di crescita a lungo termine e obiettivi che l'azienda vuole raggiungere. È essenziale che la formazione implementata sia in linea con questi scopi e obiettivi.
Comprendere l'ambito della formazione non è solo una panoramica a livello superficiale. L'organizzazione dovrebbe fare un'analisi dettagliata di come modulo di formazione si inserisce nella visione organizzativa generale. È inoltre fondamentale capire in che modo la formazione influirà sulle capacità e competenze dei dipendenti.
Non si tratta solo di iniziare e completare diversi moduli di formazione. Ogni modulo di formazione deve essere pianificato strategicamente e servire a uno scopo specifico.
Un programma di formazione efficace deve rispettare vari requisiti di conformità legali e specifici del settore. A seconda del settore, le organizzazioni potrebbero dover rispettare gli standard stabiliti da organismi di regolamentazione come l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA), il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e le certificazioni ISO. Molti settori hanno anche requisiti obbligatori di formazione continua, mandati di formazione per pari opportunità di lavoro e formazione sulla sensibilizzazione alla sicurezza informatica.
La documentazione completa è uno dei requisiti più importanti prima di iniziare un audit di formazione. Le organizzazioni dovrebbero garantire che le politiche di formazione, i registri di formazione dei dipendenti, i materiali dei corsi, i registri delle presenze, i risultati delle valutazioni e le qualifiche dei formatori siano ben documentati e facilmente accessibili.
Un approccio sistematico alla conservazione dei registri tramite mezzi digitali semplifica il processo di audit. I sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) e le soluzioni di archiviazione basate su cloud possono svolgere un ruolo chiave nel mantenimento e nell'organizzazione dei precedenti registri di formazione.
Un audit di formazione di successo coinvolge più parti interessate, come il dipartimento delle risorse umane, i formatori e i dipendenti. Le parti interessate dovrebbero essere ben informate sul processo di audit e sui rispettivi ruoli nel garantire la conformità.
Le organizzazioni dovrebbero tenere riunioni preparatorie per discutere le aspettative e affrontare le preoccupazioni. Incoraggiare la comunicazione e la collaborazione aperte crea un processo di audit più trasparente.
Ecco gli elementi di una checklist di controllo della formazione di successo che devi prendere in considerazione.
I contenuti di formazione costituiscono la spina dorsale dei tuoi corsi. Durante gli audit, è fondamentale garantire che i contenuti insegnati siano in linea con gli scopi e gli obiettivi organizzativi generali. Allo stesso modo, dovrebbe riflettere le ultime tendenze del settore, in modo che i dipendenti non vengano lasciati indietro.
Le aziende stanno già investendo in modo significativo nel miglioramento delle competenze dei dipendenti con nuove tecnologie. Solo Google ha finanziato Formazione sull'IA con 70 milioni di dollari, sottolineando la crescente importanza dell'istruzione tecnologica.
Dovresti anche consultare i dipendenti se notano miglioramenti. Le revisioni dettagliate della qualità dei moduli di formazione mettono in evidenza tutti i punti deboli e aiutano a creare corsi che trasmettono conoscenze preziose.
Ecco cosa dovrebbe comportare questa recensione:
L'esame approfondito delle risposte degli studenti e delle statistiche sulla formazione può migliorare in modo significativo l'audit e aiutarti a trarne il massimo vantaggio vantaggi dell'e-learning per i dipendenti. Ecco alcune domande da porre quando si analizza un programma di formazione:
Se un modulo si guasta su entrambi i fronti, è necessario modificarlo o addirittura sostituirlo completamente. Diversi interventi, come contenuti video, migliori istruzioni e altro ancora, possono contribuire a migliorare i corsi.
La valutazione dei metodi di formazione e erogazione è una parte fondamentale del processo di audit. È essenziale perché non esiste un approccio valido per tutti alla formazione dei dipendenti.
Un dipendente potrebbe imparare bene guardando i video, mentre l'altro farebbe meglio con i contenuti scritti. Un LMS di qualità può rendere molto più semplice la formazione personalizzata; non c'è da stupirsi 40% delle aziende Fortune 500 usali. Per valutare con successo i dati di formazione e i metodi di erogazione, considera i seguenti approcci:
Una realtà inevitabile della tecnologia è che si evolve nel tempo. Di conseguenza, a volte finisci per utilizzare software obsoleti e disgiunti che ostacolano i tuoi sforzi di formazione. Con Il 98% delle organizzazioni utilizza la formazione online, devi stare all'avanguardia in questo mercato altamente competitivo.
Se si considera che la tecnologia crea efficienze, è facile rendersi conto di quanto sia cruciale questo passaggio. È necessario analizzare tutte le strumenti tecnologici di formazione per dipendenti aziendali e consigliare le modifiche necessarie.
Ecco cosa dovresti guardare:
La formazione bilancio è fondamentale per il tuo programma perché spesso riceve tagli durante lo stress finanziario. Se guardi i numeri, pari le aziende più piccole spendono 374.207 dollari in formazione, che è un importo significativo.
In qualità di leader o istruttore, è tuo compito comprendere appieno in che modo la tua formazione contribuisce all'organizzazione e dimostrare quel valore ai superiori. Ciò implica anche una comprensione approfondita delle finanze destinate alla formazione e del motivo per cui sono fondamentali per far funzionare tutto.
L'audit di bilancio di L&D di solito si concentra su quanto segue:
Il ritorno sull'investimento significa confrontare i soldi spesi per la formazione dei dipendenti (creazione di contenuti, commissioni LMS e altro) con i vantaggi tangibili che ne derivano. Ad esempio, il ROI di una formazione sulla sicurezza misurerà i costi rispetto ai benefici in termini di riduzione degli incidenti, con conseguente riduzione dei costi.
L'analisi fondamentale ti aiuterà a sostenere con forza gli investimenti in L&D di fronte al management. Se fate un buon lavoro, vi assicurerete i finanziamenti, anche se l'organizzazione subisce tagli al budget.
Quando crei un programma di formazione, stimi tutti i costi coinvolti, come materiali, tecnologia, spese per gli insegnanti e simili. Tuttavia, dopo l'implementazione, i costi effettivi potrebbero essere superiori o inferiori al previsto. L'audit ha esaminato queste discrepanze per determinare se si sono verificate spese eccessive o insufficienti e per analizzarne le ragioni.
Il revisore confronta quindi i benefici attesi dalla formazione, come la riduzione degli incidenti, con i risultati effettivi. Se i risultati non soddisfano le aspettative iniziali, l'audit identifica le aree di miglioramento. A volte, il programma richiede più investimenti del previsto ma offre risultati eccellenti. In questo caso, potrebbe valere la pena aumentare il budget la prossima volta.
Al contrario, un programma costoso ma inefficace necessita di miglioramenti dell'efficienza o di alternative convenienti.
Esiste un numero infinito di KPI di formazione utilizzati dalle organizzazioni; tracciarli tutti non è possibile. Ciò su cui dovresti concentrarti sono i KPI che offrono il massimo rapporto qualità-prezzo e sono strettamente correlati al tipo di formazione che offri.
Una metrica formativa fondamentale da monitorare è se i dipendenti conservano ciò che hanno appreso. Molte organizzazioni testano la comprensione subito dopo la formazione, ma ciò fornisce solo un quadro a breve termine. Un audit di formazione di alta qualità valuta anche se i dipendenti conservano le conoscenze a lungo termine.
Ecco come si può fare:
È accettabile un calo delle conoscenze inferiore al 10% tra il primo e l'ultimo test. Se è pari o superiore al 20%, la formazione richiede un rinforzo.
È fondamentale verificare se i dipendenti mostrano un miglioramento misurabile delle loro prestazioni dopo aver subito una formazione. Le prestazioni possono essere valutate utilizzando i dati sulla produttività (attività completate), i tassi di errore, la velocità di completamento delle attività, il feedback dei clienti e le valutazioni della direzione. Un notevole miglioramento indica che la formazione ha colmato con successo le lacune di conoscenze o competenze.
Raccogli dati sulle prestazioni dai KPI per ogni ruolo, come i tempi di risposta dell'assistenza clienti, il tasso di conversione delle vendite, il tasso di difetti di produzione e simili. Confronta i numeri precedenti e successivi alla formazione per misurare il miglioramento.
Questo KPI si basa sull'input e sulla percezione dello studente. Anche se le conoscenze sono state trasferite con successo, una scarsa soddisfazione dello studente può portare a una bassa motivazione, alla resistenza all'apprendimento futuro o alla mancanza di fiducia nell'applicazione di ciò che è stato appreso.
Il modo migliore per misurare la soddisfazione degli studenti è attraverso sondaggi post-formazione. Chiedi ai partecipanti di valutare aree come la pertinenza dei contenuti, l'efficacia degli insegnanti, l'interattività, il ritmo del corso e altro ancora.
L'esecuzione di questo audit può rivelare se l'insoddisfazione è concentrata in pochi dipendenti o è diffusa. Se ricevi ripetutamente valutazioni basse su larga scala, significa che i corsi e i metodi attraverso i quali vengono erogati necessitano di una revisione.
Per stare al passo con la concorrenza nel moderno ambiente aziendale, sono necessari audit di formazione di alta qualità. Gli audit di formazione assicurano che i programmi di formazione rimangano pertinenti e forniscano informazioni preziose agli studenti. Inoltre, consentono alle organizzazioni di identificare le aree di miglioramento e allineare le iniziative di formazione all'evoluzione delle esigenze aziendali.
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Le cinque C dell'audit sono:
L'audit della formazione è fondamentale per determinare l'efficacia di un programma di formazione. Identifica i punti deboli e suggerisce possibili miglioramenti.
Per verificare adeguatamente un programma di formazione, segui questi passaggi:
Un piano di formazione è uno schema ben definito che descrive come raggiungere obiettivi di apprendimento specifici. È una tabella di marcia dettagliata non solo per la progettazione, ma anche per l'implementazione di piani di formazione.
