La formación de calidad de los empleados es indispensable para el éxito de la organización. Exploremos cómo puede mejorarla con nuestra lista de verificación para la auditoría de la capacitación.
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Si su programa de capacitación no ofrece los resultados esperados, es probable que haya una brecha en su diseño o ejecución. La mejor manera de identificar y abordar el problema es mediante una auditoría de capacitación, un proceso de evaluación sistemática que evalúa el valor, la relevancia y el impacto de las iniciativas de capacitación.
Pero, ¿qué implica una auditoría de formación y cómo se lleva a cabo de forma eficaz? Si está confundido, le proporcionaremos una lista de puntos de control para analizar sus planes de formación actuales. Sigue leyendo y crea planes de formación que funcionen.
Antes de realizar la auditoría propiamente dicha, es crucial que se concentre en cómo se va a realizar. Una preparación exhaustiva garantiza que la auditoría se desarrolle sin problemas, proporcione información valiosa y conduzca a mejoras viables. Veamos cómo puede prepararse para la próxima auditoría de formación en su organización.
El primer paso en la preparación de la auditoría de capacitación es definir su propósito y alcance. Cada organización tiene un horizonte de crecimiento a largo plazo y los objetivos que la corporación quiere alcanzar. Es esencial que la capacitación que implemente se alinee con estas metas y objetivos.
Comprender el alcance de la formación no es solo una visión general a nivel de superficie. La organización debe hacer un análisis detallado de cómo módulo de formación se ajusta a la visión organizacional general. También es crucial entender cómo la capacitación afectará las habilidades y competencias de los empleados.
No se trata solo de iniciar y completar diferentes módulos de formación. Cada módulo de capacitación debe planificarse estratégicamente y cumplir un propósito específico.
Un programa de entrenamiento efectivo debe cumplir con varios requisitos de cumplimiento legales y específicos de la industria. Según el sector, es posible que las organizaciones deban cumplir con los estándares establecidos por los organismos reguladores, como la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y las certificaciones ISO. Muchos sectores también tienen requisitos obligatorios de educación continua, mandatos de formación sobre igualdad de oportunidades en el empleo y formación en materia de concienciación sobre ciberseguridad.
La documentación exhaustiva es uno de los requisitos más importantes antes de iniciar una auditoría de formación. Las organizaciones deben asegurarse de que las políticas de capacitación, los registros de capacitación de los empleados, los materiales del curso, los registros de asistencia, los resultados de las evaluaciones y las calificaciones de los formadores estén bien documentados y sean fácilmente accesibles.
Un enfoque sistemático de mantenimiento de registros a través de medios digitales simplifica el proceso de auditoría. Los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) y las soluciones de almacenamiento basadas en la nube pueden desempeñar un papel clave en el mantenimiento y la organización de los registros de formación anteriores.
Una auditoría de formación exitosa involucra a múltiples partes interesadas, como el departamento de recursos humanos, los formadores y los empleados. Las partes interesadas deben estar bien informadas sobre el proceso de auditoría y sus respectivas funciones para garantizar el cumplimiento.
Las organizaciones deben celebrar reuniones preparatorias para analizar las expectativas y abordar las inquietudes. Fomentar la comunicación y la colaboración abiertas crea un proceso de auditoría más transparente.
Estos son los elementos de una lista de verificación de auditoría de capacitación exitosa que debe tener en cuenta.
El contenido de formación constituye la columna vertebral de sus cursos. Durante las auditorías, es fundamental garantizar que el contenido que enseñas se alinea con las metas y objetivos generales de la organización. Del mismo modo, debe reflejar las últimas tendencias del sector, para que los empleados no se queden atrás.
Las empresas ya están invirtiendo significativamente en la mejora de las habilidades de los empleados con nuevas tecnologías. Solo Google ha financiado Entrenamiento de IA con 70 millones de dólares, destacando la creciente importancia de la educación tecnológica.
También debe consultar a los empleados si notan alguna mejora. Las revisiones detalladas de la calidad de los módulos de formación ponen de manifiesto todos los puntos débiles y ayudan a crear cursos que impartan conocimientos valiosos.
Esto es lo que debe incluir esta revisión:
Examinar en profundidad las respuestas de los alumnos y las estadísticas de formación puede mejorar significativamente la auditoría y ayudarlo a aprovechar al máximo beneficios del aprendizaje electrónico para los empleados. Estas son algunas preguntas que debe hacerse al analizar un programa de capacitación:
Si un módulo falla en ambos aspectos, es necesario modificarlo o incluso reemplazarlo por completo. Varias intervenciones, como el contenido de vídeo, una mejor enseñanza y más, pueden ayudar a mejorar los cursos.
La evaluación de los métodos de capacitación y entrega es una parte fundamental del proceso de auditoría. Es esencial porque no existe un enfoque único para capacitar a sus empleados.
Un empleado podría aprender bien viendo vídeos, mientras que al otro le iría mejor con contenido escrito. Un LMS de calidad puede facilitar mucho la formación personalizada; no es de extrañar El 40% de las empresas de Fortune 500 úsalos. Para evaluar con éxito los datos de capacitación y los métodos de entrega, considere los siguientes enfoques:
Una realidad inevitable de la tecnología es que evoluciona con el tiempo. Como resultado, a veces terminas usando software heredado e incoherente que obstaculiza tus esfuerzos de formación. ¿Con El 98% de las organizaciones utilizan la formación en línea, debe mantenerse a la vanguardia en este mercado altamente competitivo.
Si tenemos en cuenta que la tecnología genera eficiencias, es fácil darse cuenta de lo crucial que es este paso. Debes analizar todos los herramientas de tecnología de formación para empleados corporativos y recomiende los cambios necesarios.
Esto es lo que deberías tener en cuenta:
La formación presupuesto es fundamental para su programa porque, a menudo, recibe recortes durante las dificultades financieras. Si nos fijamos en los números, incluso las empresas más pequeñas gastan 374.207 dólares en formación, que es una cantidad importante.
Como líder o instructor, es su trabajo comprender completamente cómo su capacitación contribuye a la organización y demostrar ese valor a los niveles superiores. Esto también implica comprender a fondo las finanzas que se destinan a la capacitación y por qué son fundamentales para que todo funcione.
La auditoría presupuestaria de L&D por lo general se centra en lo siguiente:
El retorno de la inversión significa comparar el dinero que gastas en capacitar a los empleados (creación de contenido, tarifas de LMS y más) con los beneficios tangibles que obtienes de ello. Por ejemplo, el ROI de la formación en seguridad medirá tus costes en comparación con los beneficios en términos de reducción de accidentes, lo que se traducirá en una reducción de los costes.
El análisis fundamental lo ayudará a presentar ante la gerencia argumentos sólidos a favor de las inversiones en capacitación y desarrollo. Si hace un buen trabajo, obtendrá la financiación, incluso si la organización tiene recortes presupuestarios.
Cuando creas un programa de capacitación, estimas todos los costos involucrados, como los materiales, la tecnología, las tarifas de los instructores y similares. Sin embargo, después de la implementación, los costos reales pueden ser más altos o más bajos de lo esperado. La auditoría examinó estas discrepancias para determinar si se habían realizado gastos excesivos o insuficientes y para analizar las razones que los justificaban.
Luego, el auditor compara los beneficios de capacitación esperados, como la reducción de accidentes, con los resultados reales. Si los resultados no están a la altura de las expectativas iniciales, la auditoría identifica las áreas de mejora. A veces, el programa requiere más inversión de la esperada, pero ofrece excelentes resultados. En este caso, puede valer la pena aumentar el presupuesto la próxima vez.
Por el contrario, un programa que era costoso pero ineficaz necesita mejoras de eficiencia o alternativas rentables.
Las organizaciones utilizan una cantidad infinita de KPI de capacitación; el seguimiento de todos ellos simplemente no es posible. En lo que debes centrarte son los KPI que proporcionan la mayor rentabilidad y que están estrechamente relacionados con el tipo de formación que ofreces.
Una métrica de formación fundamental a la que hay que hacer un seguimiento es si los empleados retienen lo que aprenden. Muchas organizaciones evalúan la comprensión inmediatamente después de la capacitación, pero solo proporcionan una imagen a corto plazo. Una auditoría de formación de alta calidad también evalúa si los empleados retienen los conocimientos a largo plazo.
Así es como se puede hacer:
Se acepta una disminución de conocimientos inferior al 10% entre la primera y la última prueba. Si es del 20% o más, la formación requiere un refuerzo.
Es crucial hacer un seguimiento de si los empleados muestran una mejora mensurable en su desempeño después de recibir capacitación. El desempeño se puede evaluar utilizando datos de productividad (tareas completadas), tasas de error, velocidad de finalización de las tareas, comentarios de los clientes y evaluaciones de la administración. Una mejora notable indica que la capacitación cubrió con éxito las brechas de conocimientos o habilidades.
Recopile datos de rendimiento a partir de los KPI para cada función, como los tiempos de respuesta del servicio de atención al cliente, la tasa de conversión de ventas, la tasa de defectos de fabricación, etc. Compara las cifras previas y posteriores a la capacitación para medir la mejora.
Este KPI se basa en los comentarios y la percepción del alumno. Incluso si los conocimientos se transfirieron satisfactoriamente, la falta de satisfacción de los alumnos puede provocar una baja motivación, una resistencia al aprendizaje futuro o una falta de confianza a la hora de aplicar lo aprendido.
La mejor manera de medir la satisfacción de los alumnos es mediante encuestas posteriores a la formación. Pide a los participantes que califiquen áreas como la relevancia del contenido, la eficacia de los profesores, la interactividad, el ritmo del curso, etc.
La realización de esta auditoría puede revelar si la insatisfacción se concentra en unos pocos empleados o es generalizada. Si recibes calificaciones bajas de forma repetida y a gran escala, significa que los cursos y los métodos mediante los que se imparten necesitan una revisión.
Para mantenerse por delante de la competencia en el entorno corporativo moderno, necesita auditorías de formación de alta calidad. Las auditorías de formación garantizan que los programas de formación sigan siendo pertinentes y proporcionen información valiosa a los alumnos. Además, permiten a las organizaciones identificar las áreas de mejora y alinear las iniciativas de capacitación con las cambiantes necesidades empresariales.
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Las cinco C de la auditoría son:
La auditoría de formación es crucial para determinar la eficacia de un programa de formación. Identifica las debilidades y sugiere posibles mejoras.
Para auditar adecuadamente un programa de capacitación, siga estos pasos:
Un plan de capacitación es un esquema bien definido que describe cómo lograr objetivos de aprendizaje específicos. Es una hoja de ruta detallada no solo para diseñar, sino también para implementar planes de capacitación.
