Descubra el costo promedio de capacitar a un empleado nuevo en 2025, incluidos los puntos de referencia actualizados, los factores que afectan los costos y las formas de optimizar su presupuesto de capacitación.
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Formación de un nuevo empleado no se trata solo de mostrarles cómo funcionan, sino que se trata de una inversión que puede influir en la productividad de su equipo y en sus resultados finales.
En 2025, los costos de capacitación varían ampliamente según el tamaño de la empresa, la industria y los métodos de capacitación. Algunas empresas gastan menos de 400 dólares por persona, mientras que otras gastan más de 1000 dólares. (Fuente)
Conocer el costo promedio y qué lo impulsa le ayuda a planificar de manera más inteligente y evitar gastos excesivos.
Analicemos las cifras más recientes, lo que significan para su empresa y cómo puede hacer que cada dólar cuente.
A partir de 2024, los datos anuales más recientes disponibles, costo promedio para capacitar a un nuevo empleado se encuentra en 774$ por alumno, una disminución notable con respecto a 954 dólares en 2023 (Fuente)
Desglosando esto por tamaño de la empresa:
Este cambio muestra una tendencia mayor: a pesar de que los costos de formación por alumno disminuyeron en general, aún existen grandes diferencias entre las empresas de diferentes tamaños.
Cómo han cambiado los costos a lo largo del tiempo:
De 2023 a 2024, el costo promedio cayó de 954 a 774 dólares, lo que muestra presupuestos más ajustados o esfuerzos para reducir costos a medida que cambiaban las prioridades empresariales
La inflación y los impactos pospandémicos:
Los informes recientes no vinculan claramente estos cambios con la inflación o la recuperación de la pandemia, pero otras señales muestran que la capacitación está cambiando.
En 2024, las organizaciones gastaron más en tecnología de capacitación y aprendizaje subcontratada, a pesar de que los presupuestos totales disminuyeron (Aprenda a los expertos).
Esto apunta a un cambio hacia el uso de recursos digitales o externos, lo que probablemente permitirá ahorrar dinero y adaptarse a los estilos de trabajo híbridos que crecieron después de la pandemia.
El costo de la formación no es el mismo para todas las empresas. Depende de una combinación de necesidades internas, las demandas de la industria y la forma en que se imparte la capacitación.
Este es un desglose con ejemplos reales de cada factor.
Una startup de 50 personas que dirige un solo taller de servicio al cliente puede gastar 5000$ en total, es decir, 100$ por empleado.
Una empresa global con 5000 empleados que ofrezca el mismo taller podría gastar 300 000$, incluso si la tarifa por persona es más baja debido a los precios al por mayor.
Los presupuestos más grandes pueden permitir herramientas avanzadas, mientras que las empresas más pequeñas pueden necesitar recurrir a métodos más simples, como los formadores internos.
En el comercio minorista, la capacitación puede centrarse en el conocimiento del producto, los consejos de ventas y las habilidades de servicio al cliente, que se pueden tratar en unas pocas sesiones breves.
En la industria de la tecnología, la incorporación de un nuevo ingeniero de software puede requerir semanas de campamentos de programación, capacitación en seguridad y talleres específicos de productos.
Los roles complejos suelen necesitar un contenido más detallado, lo que alarga y encarece el proceso.
Un retiro de liderazgo presencial puede costar 20.000$ para viajes, alojamiento y comidas, y espacio para eventos. El mismo contenido que se entrega en línea podría cuestan 5000$ para herramientas de webinars, materiales digitales y tarifas de facilitador.
Un programa híbrido podría tener inicios presenciales con módulos de seguimiento en línea para equilibrar el costo y la participación.
Se puede impartir una capacitación de cumplimiento de medio día una vez y cuesta 2.000 dólares. Por el contrario, un programa de incorporación de seis semanas para nuevos gerentes con talleres semanales, tutoría y proyectos finales podría cuestan 15 000 dólares o más.
Una formación más prolongada también significa que los empleados pasan más tiempo fuera de su trabajo principal, lo que aumenta los costos indirectos.
Contratar a un entrenador local podría cuesta 500$ por sesión. Traer a un conocido experto de la industria podría cuesta 5.000 dólares o más para un solo día.
Los materiales también importan, imprimir algunos folletos es económico, pero crear vídeos personalizados, simulaciones interactivas o manuales de marca puede costar miles de dólares.
Una empresa pequeña puede usar un LMS gratuito como Google Classroom. Una gran empresa puede invertir en un LMS de primera calidad, como SAP Litmos o Docebo, que puede costar entre 10 000 y 50 000 dólares al año.
Los costos adicionales provienen de las licencias de herramientas como Zoom, Kahoot o Articulate Storyline para contenido interactivo.
Los costos de capacitación se dividen en dos categorías principales: directa y indirecto.
Los costos directos son los gastos obvios y visibles. Estos incluyen las tarifas de los instructores, los materiales de capacitación impresos o digitales y las suscripciones de software para herramientas de aprendizaje. Puedes rastrearlos fácilmente porque aparecen como partidas en tu presupuesto.
Los costos indirectos son menos visibles, pero con frecuencia son más significativos.. Incluyen la pérdida de productividad cuando los empleados abandonan su trabajo habitual para asistir a una formación, el tiempo que los supervisores dedican a guiar y supervisar a las nuevas contrataciones y los períodos de incorporación más prolongados que retrasan la plena productividad.
En muchos casos, los costos indirectos superan a los directos. Por ejemplo, pagar 2000$ por un instructor es sencillo, pero si un equipo de 10 personas dedica dos días completos a capacitarse, las horas de trabajo perdidas podrían costar mucho más.
Para encontrar el coste total real por alquiler, sume los costos directos e indirectos y, a continuación, divida por el número de nuevos empleados capacitados.
Este cálculo le brinda una imagen más clara de la inversión requerida para que cada nuevo empleado esté completamente al día.
Cómo reducir los costos de capacitación de los empleados sin sacrificar la calidad
Reducir los gastos de formación no tiene por qué significar bajar los estándares. La clave es tomar decisiones inteligentes sobre la entrega, los recursos y el seguimiento.
Una forma es implementar el aprendizaje combinado, que combina módulos en línea para mayor flexibilidad con sesiones presenciales para una participación más profunda. Esto reduce los costos de viajes y lugares de reunión y, al mismo tiempo, mantiene una interacción sólida.
Estandarización de los materiales de incorporación también ahorra dinero. Crear un conjunto coherente de diapositivas, vídeos y listas de verificación significa que puedes reutilizarlos para cada nuevo empleado en lugar de empezar desde cero.
Puedes utilice la capacitación y la tutoría entre pares para aprovechar las habilidades de los empleados con experiencia. Esto no solo reduce los honorarios de los formadores externos, sino que también refuerza el intercambio interno de conocimientos.
Aprovechar las herramientas digitales gratuitas o de bajo costo como Google Workspace, Trello o Zoom pueden reemplazar el software caro. Muchas de estas herramientas ofrecen funciones útiles para la capacitación a un costo mínimo o gratuito.
Por último, rastrea el ROI del entrenamiento midiendo las mejoras de rendimiento, las tasas de retención y las ganancias de productividad. Esto le ayuda a ver qué programas funcionan mejor para que pueda centrar el gasto en lo que ofrece un valor real.
Al combinar estas estrategias, puede mantener la eficacia y el atractivo de la capacitación y, al mismo tiempo, reducir el costo total por alumno.
Los gastos de formación pueden variar mucho según la industria. Los trabajos que requieren habilidades o certificaciones especializadas suelen costar más que los puestos con requisitos más simples.
Industrias altamente cualificadas como la tecnología y la atención médica, suelen tener costos más altos. En el sector tecnológico, los empleados pueden necesitar semanas de formación sobre sistemas complejos, lenguajes de codificación o protocolos de ciberseguridad. En el sector sanitario, la formación puede incluir habilidades clínicas, el uso de equipos médicos y procedimientos de seguridad del paciente. Ambos requieren instructores expertos, herramientas avanzadas y, a veces, tasas de licencia.
Industrias poco cualificadas como la hostelería o el comercio minorista, tienden a tener costos de capacitación más bajos. Los programas suelen centrarse en el servicio al cliente, la seguridad básica y el conocimiento de los productos, que pueden enseñarse rápidamente y con menos recursos.
Industrias reguladas se enfrentan a gastos aún más altos. Sectores como la aviación, las finanzas y la atención médica deben cumplir con estrictas normas de cumplimiento y seguridad. Esto significa tiempo adicional, contenido especializado y cursos de actualización frecuentes para cumplir con los estándares legales.
Ejemplos de rangos de costos específicos del sector:
Conocer el rango de costos de su industria le ayuda a presupuestar de manera realista y planificar programas más efectivos.
Cuando piensas en la formación, es natural que te fijes en el precio. Pero el costo por sí solo no te dice si vale la pena. También necesita medir el ROI o el retorno de la inversión. El ROI compara los beneficios de la formación con lo que gastas en ella.
Por ejemplo, un programa que cuesta 1000$ por empleado puede, de hecho, ahorrarle dinero. Si reduce los errores, mejora la productividad o ayuda a los empleados a permanecer más tiempo, el valor puede ser mucho mayor que el costo.
Para medir el ROI, haga un seguimiento de más que su presupuesto. Mira:
Una incorporación más corta significa que las personas comienzan a contribuir antes. Un mejor rendimiento puede aumentar la producción. Una menor rotación ahorra en costos de contratación y capacitación.
Una vez que veas los resultados, podrás decidir qué hacer a continuación. Conserve los programas que funcionan bien. Mejore o reemplace los que no funcionan.
Al centrarse en el ROI, se asegura de que la formación no sea solo un gasto. Se convierte en una inversión inteligente que respalda el éxito a largo plazo.
Los métodos de formación cambiarán en 2025 para ser más flexibles, personales y rentables.
Un cambio clave es pasar de las clases largas y presenciales a módulos en línea más cortos y bajo demanda. Usted o su equipo pueden aprender cuando se adapte a su horario. Esto ahorra en los gastos de viaje y sede.
Otra tendencia es usar Plataformas de aprendizaje impulsadas por IA, como Coursebox.ai. Esta es una herramienta que le ayuda a diseñar y administrar los cursos uso de inteligencia artificial.
Puede generar esquemas, videos, cuestionarios e incluso ayudantes de tutores rápidamente. Esto le ahorra tiempo y hace que el contenido sea más personal para cada alumno.
También está creciendo uso de VR y AR, es decir, realidad virtual y aumentada, en campos prácticos como la salud, la aviación y la fabricación. Le permiten practicar tareas de la vida real en un entorno virtual seguro. Reduce el riesgo y te permite repetir los pasos hasta que estés seguro.
Esto es lo que debes ver en 2025:
Estas tendencias tienen como objetivo costos más bajos al tiempo que ayuda a los alumnos a mantenerse involucrados y recordar realmente lo que aprenden.
Conocer el costo promedio de capacitar a un nuevo empleado comienza con el seguimiento de sus propios números. Primero, haz una lista de costos directos. Esto incluye las tarifas de los formadores, los materiales impresos o digitales, las suscripciones de software y los gastos de viaje.
A continuación, haz una lista de tus costos indirectos. Se trata de cosas como el tiempo que los empleados pasan fuera de su trabajo normal, las horas que los gerentes dedican a guiar a los nuevos empleados y el tiempo adicional que pasa antes de que un nuevo empleado sea completamente productivo.
Una vez que tengas ambas listas, suma cada categoría y combínalas para obtener un total. Luego divide ese número por el número total de empleados que capacitaste en el mismo período, como un trimestre o un año. Esto te da el costo por empleado.
Ejemplo:
Para que este proceso sea sencillo:
Si sigue estos pasos, puede ver exactamente a dónde va su dinero para la capacitación y encontrar formas de ahorrar mientras mantiene una alta calidad.
El costo promedio de capacitar a un nuevo empleado en 2025 puede oscilar entre unos pocos cientos de dólares y más de mil dólares.
La cantidad exacta depende del tamaño de su empresa, de la industria en la que se encuentre y de la forma en que capacite a las personas. Cuando comprenda qué es lo que impulsa estos costos y utilice métodos de capacitación inteligentes, puede mejorar la productividad sin sobrepasar el presupuesto.
El objetivo no es solo gastar menos, sino gastar de una manera que ayude a los empleados a trabajar mejor y a ponerse al día más rápido.
1. ¿Cuál es el costo promedio de capacitar a un nuevo empleado en 2025?
El costo promedio de capacitar a un nuevo empleado es de alrededor de 774 dólares por persona, según los datos más recientes de 2024. Los costos varían según el tamaño de la empresa: las pequeñas empresas suelen gastar más de 1000$ por contratación, mientras que las grandes gastan menos de 400$. Estas diferencias provienen de la escala, los recursos y los métodos de capacitación.
2. ¿Por qué los costos de formación difieren entre las pequeñas y las grandes empresas?
Las empresas más pequeñas tienden a gastar más por empleado porque no pueden distribuir los costos entre miles de contrataciones. También es posible que tengan que recurrir a capacitadores externos o a programas puntuales. Las empresas más grandes se benefician de los precios al por mayor y de los sistemas estandarizados que reducen el costo por persona.
3. ¿Qué factores influyen en el costo de capacitar a los nuevos empleados?
Los costos de capacitación dependen de varios factores, como el tamaño de la empresa, el sector, el formato de la capacitación, la duración de la incorporación y la experiencia de los formadores. La tecnología también desempeña un papel importante, ya que los sistemas de gestión del aprendizaje de primera calidad o las simulaciones de realidad virtual aumentan los costes en comparación con la formación interna básica. Los gastos directos, como los honorarios de los formadores, son importantes, pero los costes indirectos, como la pérdida de productividad, suelen ser incluso mayores.
4. ¿Cómo pueden las empresas reducir los costos de formación sin reducir la calidad?
Las empresas pueden ahorrar dinero al combinar la capacitación en línea y presencial, la estandarización de los materiales de incorporación y el uso de la tutoría entre pares. Aprovechar las herramientas digitales gratuitas o de bajo costo es otra forma de reducir los gastos. El seguimiento del ROI ayuda a centrar el gasto en métodos que realmente mejoran el rendimiento y la retención.
5. ¿Cuál es el ROI de la formación de los empleados?
El ROI, o retorno de la inversión, mide el valor que proporciona la capacitación en comparación con su costo. Un programa puede costar 1000$ por empleado, pero se amortiza solo si reduce los errores, acorta el tiempo de incorporación o mejora la retención. Cuando las empresas miden el ROI, la capacitación deja de ser un gasto y se convierte en una inversión a largo plazo para el crecimiento.
