Qué es la capacitación externa: tipos, ejemplos y cómo implementarla

Las empresas ahora invierten en torno a 98 mil millones de dólares en formación de empleados a nivel mundial, con un gasto de 1.300 dólares en cada persona. Gran parte de esta formación proviene de fuentes externas, como formadores profesionales o institutos educativos.

La capacitación externa simplemente significa que los empleados están aprendiendo desde algún lugar fuera de su organización. Podría ser a través de talleres, seminarios, conferencias, cursos en línea o programas de certificación.

Los empleados también conocen a personas de otras organizaciones, lo que puede ampliar las perspectivas y fomentar diferentes formas de pensar. Si bien la capacitación externa requiere tiempo y recursos, los empleados suelen regresar con técnicas y conocimientos útiles que afectan a su forma de trabajar y resolver problemas.

Analicemos este enfoque de la formación en detalle, junto con sus tipos y ejemplos.

¿Qué es la formación externa?

La capacitación externa es cuando los empleados asisten a programas de aprendizaje fuera de su propia empresa. Estas sesiones pueden tener lugar en aulas, plataformas en línea, talleres o conferencias. Como se mencionó anteriormente, pueden ser cursadas por otros profesionales o empresas especializadas.

La atención se centra en perfeccionar las habilidades y los conocimientos que la organización no proporciona internamente. Los empleados también se reúnen con compañeros de otras empresas, lo que les puede aportar nuevas ideas y enfoques.

La formación externa es muy diferente de la formación interna o en el puesto de trabajo. Esta última suele estar dirigida por altos directivos o personal directivo y se lleva a cabo dentro de la empresa.

Por ejemplo, el aprendizaje en el trabajo se lleva a cabo durante las tareas laborales diarias, y los empleados aprenden a medida que desempeñan sus funciones. Sin embargo, cuando los empleados reciben formación externa, dedican tiempo dedicado a ella. También reciben orientación profesional, y es posible que se trate de contenido estructurado. En muchos casos, las credenciales reconocidas siguen el programa de aprendizaje.

5 tipos de programas de formación externos

Las organizaciones tienen muchas opciones cuando se trata de formación externa. Sin embargo, no debes elegir uno por capricho.

Esto es lo que ofrece cada tipo y cuándo elegirlo.

1. Talleres y cursos cortos (presenciales o virtuales)

Los talleres y cursos cortos son sesiones específicas que duran desde unas pocas horas hasta un par de días. Por lo general, incluyen ejercicios prácticos, debates interactivos, aprendizaje basado en escenarios, y ejemplos de la vida real.

Estas sesiones se pueden llevar a cabo en persona o en línea. Por lo general, están dirigidas a habilidades o temas específicos, como la gestión de proyectos o las herramientas de software.

Cuándo usar: Estos programas funcionan bien para los equipos que necesitan actualizaciones rápidas de habilidades o técnicas prácticas. Utilízalos cuando un grupo pequeño de empleados necesite una orientación específica sin tener que comprometerse con programas más largos.

2. Seminarios y conferencias de varios días

Los seminarios y conferencias son bastante comunes en industrias como la tecnología y el marketing. Duran varios días y reúnen a grupos más grandes de participantes. La mayoría de ellos cuentan con ponentes expertos, mesas redondas, sesiones de trabajo y oportunidades para establecer contactos.

Los participantes no están ahí para una sola habilidad. Por lo general, estas conferencias están destinadas a cubrir las tendencias recientes y las mejores prácticas. También pueden compartir los avances de la industria.

Cuándo usar: Las organizaciones utilizan estos eventos para exponer a los empleados a un conocimiento más amplio del sector y a las tendencias actuales. Son adecuados cuando el objetivo es inspirar nuevas ideas, ampliar las redes profesionales, mantenerse al día con las tendencias o exponer múltiples temas en un período corto.

3. Cursos de certificación

Los cursos de certificación proporcionan un reconocimiento formal en un campo específico. Pueden cubrir el cumplimiento, las habilidades técnicas, la gestión de proyectos o los estándares industriales especializados.

Muchos programas ofrecen exámenes o evaluaciones que validan la experiencia de los empleados y demuestran su competencia ante los clientes o los reguladores.

Cuándo usar: Estos cursos son útiles cuando los empleados deben cumplir con los estándares profesionales o los requisitos legales. Las organizaciones suelen elegir cursos de certificación para estandarizar las habilidades de los equipos.

4. Cursos en línea ofrecidos por proveedores externos

Los cursos en línea de proveedores externos permiten a los empleados aprender a su propio ritmo. Incluyen videoconferencias, cuestionarios, calificaciones entre pares, paneles de discusión y, a veces, sesiones en vivo con instructores.

Las organizaciones pueden decidir qué cursos quieren ofrecer. Por ejemplo, pueden proporcionar a los empleados acceso a cursos relacionados con habilidades blandas como el liderazgo y la comunicación. Del mismo modo, pueden elegir temas más técnicos como la IA o el análisis de datos. La elección depende de la habilidad que te falte en tu equipo.

Cuándo usar: Los programas en línea son los mejores para las organizaciones con equipos dispersos o empleados que necesitan horarios flexibles. Funcionan cuando el desarrollo continuo de habilidades es importante o cuando no es posible viajar para asistir a sesiones presenciales.

5. Eventos de capacitación interempresarial o para todo el sector

Los programas interempresariales reúnen a empleados de diferentes organizaciones. Los empleados suelen aprender sobre los desafíos compartidos y las prácticas de la industria. Los participantes pueden compartir sus experiencias y aprender de compañeros ajenos a su organización.

Estos eventos también fomentan la creación de redes, lo que es útil tanto para la empresa como para el empleado. Pueden generar nuevas ideas que los empleados puedan aportar a sus equipos.

Cuándo usar: Si desea ampliar las perspectivas y fomentar la innovación a través de la colaboración externa, este tipo de formación puede funcionar.

Ejemplos de formación externa

Las diferentes organizaciones seleccionan programas de capacitación externos que coinciden con sus objetivos. A continuación se muestran algunos ejemplos.

• Empresas de tecnología: Pueden enviar a los empleados a campamentos de programación, talleres de ciberseguridad, cursos de certificación de computación en la nube o sesiones de capacitación para proveedores de software.
• Organizaciones de atención médica: Los hospitales pueden impartir formación externa sobre la seguridad de los pacientes, Cumplimiento de la HIPAA, certificaciones de codificación médica, nuevos procedimientos clínicos o avances de la industria.
• Firmas financieras: Pueden inscribir al personal en seminarios y conferencias de gestión de riesgos. Del mismo modo, pueden dar acceso a cursos de terceros sobre normas contables o inscribir a los empleados en talleres sobre cumplimiento.
• Empresas minoristas y de servicios: Sus empleados pueden asistir a programas de capacitación en ventas o talleres de liderazgo. También pueden asistir a seminarios de servicio al cliente y a eventos de networking intersectoriales.

Cómo ofrecer formación externa a los empleados

Si bien la capacitación externa cambia las reglas del juego para la mayoría de los equipos, solo es efectiva cuando se realiza de manera estratégica. A continuación, te explicamos cómo hacerlo bien.

Identifique primero las brechas de habilidades

Todo comienza con la identificación de las habilidades que realmente necesita tu equipo. Lleve a cabo un análisis de brechas de habilidades para encontrar brechas que la formación interna no pueda cubrir. Por ejemplo, un equipo de marketing puede necesitar estrategias avanzadas de SEO. Del mismo modo, un equipo de cumplimiento puede necesitar una certificación reglamentaria actualizada.

Cuando sepas qué carencias de habilidades hay en tu equipo, puedes planificar la capacitación en consecuencia.

Elija los programas de formación adecuados

Una vez que conozca las brechas, haga coincidir los programas con sus objetivos. Por ejemplo, si necesita una certificación, elija un proveedor respetado. Sin embargo, para mejorar sus habilidades, puede enviar a sus empleados a un taller o inscribirlos en un curso en línea.

Si necesitas mejorar el desarrollo del equipo, opta por programas de liderazgo o talleres colaborativos. Pueden mejorar la comunicación y la toma de decisiones. La regla general es seleccionar programas que se ajusten a las responsabilidades actuales de los empleados y al potencial de crecimiento futuro.

Planifique la logística con cuidado

Asegúrese de planificar la logística con cuidado cuando imparta capacitación externa a los empleados. Programa la capacitación de manera que no interrumpa las operaciones clave. Y lo que es más importante, proporcione instrucciones y expectativas claras para que los empleados puedan prepararse con antelación.

Los equipos remotos pueden aprovechar los cursos en línea que permiten horarios flexibles. Los talleres presenciales o las conferencias de varios días pueden requerir viajes, así que coordine con anticipación y proporcione instrucciones claras.

Apoye el aprendizaje durante el programa

Aliente a los empleados a aplicar los nuevos conocimientos en tiempo real. Los gerentes pueden reservar pequeños proyectos para practicar o poner en contacto a los participantes con mentores o compañeros de equipo para que los guíen. Pide a los empleados que compartan las principales conclusiones con el equipo para que puedan revisar lo que han aprendido.

Mida el impacto

Mientras lo haces, mide también el impacto de la capacitación. Realiza un seguimiento de las mejoras en el rendimiento, como el aumento de habilidades. También puedes recopilar comentarios de los empleados sobre la relevancia del programa.

Supongamos que envías a tu equipo a una conferencia de liderazgo. Cuando regresen, pregúntales si les resultó útil. Luego, un mes después, los gerentes pueden informar sobre la diferencia que han notado en la colaboración en equipo o en la toma de decisiones.

Promover el desarrollo continuo

La formación externa debe formar parte de la cultura de aprendizaje de su organización. Aliente a los empleados a compartir sus ideas con el equipo y a aplicar las nuevas habilidades en proyectos reales. También puedes sugerir programas futuros que aborden las necesidades actuales.

Este enfoque convierte la formación puntual en un crecimiento a largo plazo tanto para las personas como para la organización. Es una situación en la que ambas partes salen ganando.

Cómo Coursebox simplifica los programas de formación externa

Coursebox facilita la formación externa para dos tipos principales de organizaciones: las que quieren vender cursos en línea a las empresas y las que quieren ofrecer una formación estructurada a los empleados sin crear programas desde cero.

Ya no tiene que pasar semanas produciendo materiales de capacitación. La plataforma basada en inteligencia artificial solo necesita vídeos o cualquier contenido existente, que luego puede convertir en un curso completo. También admite elementos interactivos como cuestionarios, tarjetas didácticas, debates y contenido incrustado para mantener a los alumnos interesados.

También hay muchas otras funciones de IA. Por ejemplo, el Generador de cuestionarios de IA crea evaluaciones al instante, mientras que el Motoniveladora AI los marca con tu rúbrica. Un chatbot de IA puede responder a las consultas de tus empleados en tiempo real, sin esperar a que haya un formador disponible.

Las organizaciones también pueden alinear los cursos con los estándares de competencia, lo que facilita el cumplimiento de los requisitos de certificación o los puntos de referencia de habilidades. Y lo que es más importante, las opciones de marca blanca permiten ofrecer una experiencia de marca.

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Preguntas frecuentes sobre la formación externa y sus tipos

¿Cuáles son los tipos de formación externa más populares?

Las organizaciones suelen utilizar talleres, conferencias de varios días, programas de certificación, cursos en línea y sesiones interempresariales. El tipo de programa de capacitación externa que elija una organización dependerá de sus objetivos y de las habilidades actuales de los empleados.

¿Cuáles son los beneficios de la formación externa?

Los empleados se exponen a nuevas ideas, mejores prácticas, tendencias actuales, avances tecnológicos y conocimientos de la industria. Estos programas pueden mejorar la confianza, el trabajo en equipo, la resolución de problemas y la comunicación. Los empleados también pueden aprender de sus compañeros y aplicar estos nuevos conocimientos en el lugar de trabajo.

¿Cuánto duran los programas de formación externa?

La duración del programa varía. Los talleres pueden durar unas horas, los cursos cortos unos días o semanas, las conferencias de varios días varios días y los cursos de certificación semanas o meses. Los eventos del sector suelen durar una semana o un fin de semana.

¿Se puede personalizar la formación externa para las necesidades específicas de la empresa?

Si bien algunos programas son genéricos, muchos proveedores permiten la personalización para centrarse en temas relevantes para la empresa. Con herramientas como Coursebox, resulta rentable y rentable personalizar las rutas de aprendizaje y el material didáctico en función de las competencias, los flujos de trabajo, las necesidades y los estándares internos.

¿Se puede combinar la formación externa con los programas de aprendizaje internos?

Las organizaciones pueden combinar los programas externos con el seguimiento interno o la tutoría. Por ejemplo, después de terminar un curso o una certificación, los empleados pueden solicitar las clases inmediatamente en el trabajo. Pueden compartir experiencias con sus colegas o ser mentores de sus compañeros.