Medewerkers op de juiste manier preboarden: een eenvoudige handleiding

We hebben allemaal gehoord van onboarding, maar heb je gehoord van preboarding? Het is de stap die vaak over het hoofd wordt gezien en die de weg kan effenen voor medewerkerstevredenheid en succes op lange termijn. De preboarding vindt plaats vóór de eerste dag op het werk, waardoor nieuwe medewerkers zich welkom en voorbereid kunnen voelen.

Onderzoek toont aan dat een solide preboardingproces verhoog de retentie met maximaal 82%. In deze handleiding wordt onderzocht wat preboarding is, hoe het verschilt van onboarding en waarom het een belangrijke rol speelt om werknemers betrokken te houden. We geven ook tips over hoe HR-teams een preboarding-ervaring kunnen creëren waardoor nieuwe medewerkers zich vanaf het begin gewaardeerd voelen.

Wat is preboarding van werknemers?

Preboarding is het proces dat plaatsvindt tussen het ondertekenen van de vacature door een kandidaat en de eerste dag op het werk. Het gaat erom nieuwe medewerkers enthousiast te maken en klaar te stomen om in te stappen, zodat ze zich zelfverzekerd en enthousiast voelen wanneer ze binnenkomen.

Het is gemakkelijk om je uitsluitend te concentreren op onboarding, maar preboarding kan net zo belangrijk zijn. Studies tonen aan dat bijna een op de vier nieuwe werknemers verlaat een baan binnen de eerste 45 dagen. Nog zorgwekkender is dat 65% van de werkgevers dat meldde nieuwe medewerkers komen niet op de eerste dag. Preboarding helpt het verloop te verminderen door deze problemen in een vroeg stadium aan te pakken, zodat nieuwe medewerkers betrokken blijven voordat ze zelfs maar beginnen.

Onderzoek toont ook aan dat 80% van de werknemers voelt zich angstig in afwachting van een nieuwe baan, wat hun opwinding en productiviteit kan schaden. In feite 28% van de professionals heeft zich teruggetrokken uit een baanaanbieding voordat ze begonnen, wat preboarding nog belangrijker maakt. Als het goed wordt gedaan, zorgt het voor anticipatie, versterkt het de relatie tussen werknemer en bedrijf en zorgt het voor nieuwe medewerkers voor succes.

Preboarding versus onboarding: wat is het verschil?

Preboarding en onboarding spelen een belangrijke rol bij het helpen van nieuwe medewerkers om succesvol te worden, maar ze gebeuren op verschillende tijdstippen en hebben verschillende doelen.

Wanneer het gebeurt

De preboarding begint nadat de vacature is ondertekend en eindigt vóór de eerste dag op de baan. Het zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers klaar zijn voor hun eerste dag. De onboarding begint zodra de nieuwe medewerker aan het werk gaat en wordt voortgezet naarmate ze zich in de functie nestelen.

Voornaamste doelen

Het doel van Preboarding is om nieuwe medewerkers enthousiast en geïnformeerd te maken, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en over alle benodigde informatie beschikken. Onboarding-praktijken omvatten het helpen van werknemers om snel hun werk te leren, vertrouwd te raken met het bedrijf en zelfstandig te gaan presteren.

Tip van een professional: U kunt beide bewerkingen veel sneller uitvoeren door gebruik te maken van Onboarding-tools op basis van AI op de markt verkrijgbaar.

Waar ze zich op concentreren

Bij preboarding gaat het erom dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en hun vragen vóór de eerste dag beantwoorden. Onboarding helpt werknemers hun taken te begrijpen en effectief te worden in hun rol.

Hoe lang gaan ze mee

Preboarding kan enkele uren tot meerdere weken duren, afhankelijk van het bedrijf en de functie. Onboarding duurt meestal drie maanden of langer, afhankelijk van de functie.

Kortom, preboarding bereidt nieuwe medewerkers mentaal en praktisch voor op hun rol. Onboarding helpt hen om door te groeien naar de baan en het bedrijf.

Werkt het preboarden van werknemers?

Stel je voor dat je een baanaanbieding accepteert, het contract tekent en dan wekenlang niets van het bedrijf hoort. Door dit gebrek aan contact kun je je genegeerd of onzeker voelen over je keuze.

Stel je nu een bedrijf voor dat contact met je blijft houden na ondertekening van het contract. Ze houden je op de hoogte en enthousiast over je nieuwe rol, waardoor je je gewaardeerd voelt en klaar bent voor je eerste dag. Dit soort preboarding helpt nieuwe medewerkers om bij hun beslissing te blijven en op de eerste dag te verschijnen.

Kortom, HR-teams hebben een goed preboardingplan nodig om:

• Houd nieuwe medewerkers enthousiast: Regelmatige updates houden nieuwe werknemers enthousiast om te starten en herinneren hen eraan dat ze de juiste keuze hebben gemaakt.
• Belangrijke informatie delen: Preboarding geeft je de mogelijkheid om alle informatie te verstrekken die nieuwe medewerkers nodig hebben, zoals formulieren die je moet invullen of wat je op de eerste dag kunt verwachten.
• Stel het maatje voor: Als je bedrijf een buddysysteem heeft, stel de nieuwe medewerker dan voor aan zijn of haar buddy voordat ze beginnen. Het maakt hun eerste dag minder intimiderend.
• Papierwerk vroegtijdig afronden: Zorg ervoor dat alle documenten uit de weg zijn tijdens de preboarding, zodat nieuwe medewerkers zich niet overweldigd voelen als ze eenmaal aan de slag gaan.
• Help ze hun team te ontmoeten: Met preboarding kunnen nieuwe medewerkers in contact komen met toekomstige teamgenoten en de cultuur van het team begrijpen. Dit maakt de eerste dag soepeler.
• Voorkom dat u ze verliest aan concurrenten: Eén op de vijf nieuwe medewerkers komt niet op de eerste dag. Zonder een sterke preboarding-ervaring kunnen ze een ander bedrijf kiezen waar ze zich welkom voelen.

Preboarding helpt nieuwe medewerkers zich klaar, enthousiast en toegewijd te voelen voor hun nieuwe baan. Het vormt de basis voor een positieve start. Het beste deel? U kunt dit snel en eenvoudig bereiken door gebruik te maken van een leerbeheersysteem voor HR.

Voordelen van preboarding van werknemers

Een goed preboardingproces kan een groot verschil maken in hoe betrokken nieuwe medewerkers zich voelen, hoe lang ze blijven en hoe soepel hun eerste dag verloopt. Zo helpt het managers nieuwe medewerkers opleiden nog voordat ze aan het werk gaan:

Betere verbinding

Preboarding helpt nieuwe medewerkers om vóór de eerste dag contact te leggen met hun toekomstige team. Door de bedrijfscultuur te delen, de communicatie te personaliseren en hen uit te nodigen voor bedrijfsevenementen, voelen werknemers zich welkom en gewaardeerd, zelfs voordat ze beginnen.

Lagere omzet

Het vroegtijdig verliezen van nieuwe medewerkers is een groot probleem. In sommige bedrijfstakken kan de omzet oplopen tot 500% per jaar. Een goed gepland preboardingproces helpt om vertrouwen en verbinding op te bouwen, waardoor de kans kleiner wordt dat nieuwe medewerkers zich terugtrekken voordat ze beginnen, vooral in freelance- en contractrollen waar de loyaliteit laag kan zijn.

Soepelere eerste dag

De eerste dag moet gericht zijn op het ontmoeten van het team, het leren kennen van de bedrijfscultuur en het enthousiast worden over de baan, niet het invullen van papierwerk of het uitzoeken van de kantoorlogistiek. Preboarding regelt deze zaken van tevoren, zodat nieuwe medewerkers meteen kunnen beginnen met leren en bijdragen.

Minder zenuwen

Niet weten wat ze kunnen verwachten, kan nieuwe medewerkers zenuwachtig maken. Een goed preboardingproces beantwoordt hun vragen vroeg, of het nu gaat om een welkomstpakket, een eenvoudige e-mail met veelgestelde vragen of een snelle online sessie. Dit helpt nieuwe medewerkers zich zelfverzekerd te voelen en klaar om te beginnen in plaats van angstig of verward te zijn.

Snellere productiviteit

Wanneer nieuwe medewerkers hun eerste dag bezig zijn met het verwerken van papierwerk, komen ze niet aan het werk. Preboarding verwerkt alle administratieve taken voordat ze beginnen, zodat nieuwe medewerkers zich meteen kunnen concentreren op belangrijke taken. Preboarding-trainingen, zoals oriëntatiemodules of compliancemodules, helpen hen nog sneller aan de slag te gaan.

Beste strategieën voor preboarding van werknemers

Preboarding helpt nieuwe werknemers zich welkom te voelen en bereidt hen voor op hun eerste dag.

Een duidelijk, goed gepland preboardingproces verhoogt de betrokkenheid en zorgt voor succes op lange termijn. Zo maak je een geweldig preboardingplan:

1. Maak een preboarding-checklist

Maak voordat u begint een lijst van alle taken die moeten worden uitgevoerd. Deze checklist zorgt ervoor dat alles aan bod komt:

• Stel IT-accounts en e-mailtoegang in.
• Verstuur welkomstmails en alle benodigde documenten.
• Wijs een maatje of mentor aan.
• Delen opleidingsmateriaal voor werknemers en het bedrijfsbeleid.

2. Stel vroeg een maatje voor

Help nieuwe medewerkers zich gesteund te voelen door ze voor de eerste dag aan hun maatje voor te stellen. Dit ervaren teamlid is hun aanspreekpunt voor vragen:

• Introduceer via chat of videogesprek.
• Stel een kanaal in voor eenvoudige communicatie.
• Moedig open gesprekken aan om de zenuwen op de eerste dag te verminderen.

3. Kondig de nieuwe aanwerving aan

Breng iedereen op de hoogte van de nieuwe medewerker voordat ze beginnen. Dit helpt de nieuwe persoon zich meteen onderdeel van het team te voelen:

• Deel hun rol, startdatum en een leuk feit.
• Voeg links toe naar hun LinkedIn-profiel om eenvoudig te netwerken.
• Gebruik je favoriete communicatieplatform, zoals e-mail of Slack.

4. Blijf verbonden tijdens de preboarding

Blijf op de hoogte terwijl nieuwe medewerkers wachten om te starten. Dit helpt om ontkoppeling te voorkomen:

• Verstuur updates, nieuwsbrieven of video's.
• Maak het gemakkelijk voor hen om contact op te nemen met vragen.
• Zorg ervoor dat hun maatje ook beschikbaar is voor ondersteuning.

5. Belangrijke documenten delen

Geef toegang tot belangrijke documenten zoals het werknemershandboek en de uitkeringsgids. Nieuwe medewerkers staan klaar met de kennis die ze nodig hebben:

• Begrijp de bedrijfscultuur en -waarden.
• Lees meer over voordelen zoals gezondheidszorg en betaald verlof.
• Maak uzelf vertrouwd met het beleid op de werkplek.

6. Zorg voor een preboarding-training

Online training kan werknemers snel voorbereiden op hun rol:

• Leer bedrijfsethiek, tools en software.
• Verklaar de doelstellingen en structuur van het bedrijf.
• Maak nieuwe medewerkers vertrouwd met interne platforms.

7. Stuur een warme welkomstmail

Een vriendelijke, gastvrije e-mail zet een positieve toon. Overweeg om een videoboodschap van het management toe te voegen om het persoonlijker te maken.

8. Plan de eerste dag en week

Maak een plan om de nieuwe medewerker tijdens de eerste dagen te begeleiden:

• Omvat vergaderingen, teamintroducties en trainingssessies.
• Zorg ervoor dat alle betrokkenen hun verantwoordelijkheden kennen.

9. Zorg ervoor dat papierwerk vóór indiensttreding vroegtijdig wordt gedaan

Behandel al het papierwerk vóór de eerste dag. Nieuwe medewerkers kunnen documenten in hun eigen tempo bekijken en ondertekenen:

• Verzend belasting- en arbeidsformulieren.
• Zorg voor bedrijfsbeleid en -middelen.

10. Bereid de werkomgeving voor

Zorg ervoor dat alles klaar is voor de eerste dag van de nieuwe medewerker:

• Richt hun werkruimte en uitrusting in.
• Bevestig de software, e-mail en netwerktoegang.
• Zorg dat u een welkomstpakket en andere essentiële hulpmiddelen bij de hand hebt.

11. Informeer het team over de nieuwe aanwerving

Zorg ervoor dat het team op de hoogte is van het nieuwe lid:

• Deel informatie over hun rol en verantwoordelijkheden.
• Moedig teamleden aan om ze te verwelkomen.
• Nodig de nieuwe medewerker voor de eerste dag uit voor een teamvergadering of sociaal evenement.

12. Maak een 30-60-90-dagenplan

EEN 30-60-90-dagenplan geeft nieuwe medewerkers structuur en duidelijke doelen voor hun eerste paar maanden:

• Help hen de verwachtingen en bedrijfscultuur te begrijpen.
• Deel het plan in een vroeg stadium met hen, zodat ze weten wat er in het verschiet ligt.

Door deze stappen te volgen, bouw je een sterk preboardingprogramma op dat nieuwe medewerkers enthousiast, geïnformeerd en voorbereid houdt op een succesvolle start.

Laten we samen een succesvol preboardingprogramma samenstellen!

Laten we het afronden door het uit te leggen asynchroon en synchroon leren omdat ze geassocieerd worden met preboarding en onboarding.

Asynchroon leren geeft werknemers de vrijheid om in hun eigen tempo te leren zonder dat ze op bepaalde tijden online hoeven te zijn. Het is ideaal voor preboarding, omdat nieuwe medewerkers de training kunnen voltooien voordat ze aan hun functie beginnen.

Synchrone training vereist daarentegen dat werknemers op vaste tijden deelnemen, waarbij live interactie met trainers of collega's wordt geboden. Voor preboarding is asynchrone training vaak beter omdat deze flexibel en handig is, zodat nieuwe medewerkers in hun eigen tempo aan de slag kunnen.

Volg deze drie stappen om een succesvol preboardingprogramma te maken:

Stap 1: Ontwerp de Preboarding-cursus

De preboarding-training richt zich op twee belangrijke gebieden:

• Welkomsttraining: Dit laat nieuwe medewerkers kennismaken met de bedrijfscultuur, waarden, leiderschap en het belangrijkste beleid. Een gestructureerde preboarding-cursus zorgt ervoor dat medewerkers al vóór de start in contact komen met de missie van de organisatie. Wanneer nieuwe medewerkers de bedrijfsdoelstellingen begrijpen, krijgen ze meer vertrouwen en voelen ze zich meer betrokken, waardoor ze sneller kunnen integreren.
• Nalevingstraining: Nalevingstraining voor werknemers helpt juridische risico's tot een minimum te beperken, de veiligheid op de werkplek te waarborgen en vanaf de eerste dag verwachtingen te scheppen. Wanneer werknemers vooraf de nalevingsvereisten begrijpen, kunnen ze zich meteen op hun rol concentreren. Dit verkleint de kans op problemen later en helpt werknemers om gemakkelijk door het bedrijfsbeleid te navigeren.

Stap 2: Maak aantrekkelijk leermateriaal

Het samenstellen van een gestructureerd preboardingprogramma hoeft niet moeilijk te zijn. Met moderne, gratis beschikbare AI-tools zoals Coursebox AI, zelfs zonder codeervaardigheden, wordt het creëren van een leuke ervaring eenvoudig.

Coursebox AI stelt je in staat om:

• PowerPoint-presentaties omzetten in boeiende eLearning-cursussen met klikbare elementen, animaties en leren in je eigen tempo.
• Neem video's op om de bedrijfscultuur te introduceren of tutorials voor onboardingtools, en voeg voice-overs, bijschriften en effecten toe voor een beter begrip.
• Creëren interactieve rollenspelsimulaties om werknemers te helpen bij het navigeren door praktijkscenario's, zoals HR-discussies of klantinteracties.
• Quizzen maken om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers de belangrijkste beleidsregels en bedrijfswaarden begrijpen, door onmiddellijke feedback te geven om het leerproces te verbeteren.
• Ontwikkel mobielvriendelijke microlearningmodules die werknemers hapklare inhoud bieden die past bij hun drukke schema's.

Stap 3: Preboarding-content leveren aan nieuwe medewerkers

Een preboarding-cursus is alleen effectief als medewerkers er gemakkelijk toegang toe hebben.

Implementatie van een leerbeheersysteem (LMS) zoals Coursebox AI helpt bij het automatiseren van taken zoals het verzenden van uitnodigingen, het toewijzen van cursussen en het bijhouden van de voortgang. Het biedt ook toegang op verschillende apparaten, zodat werknemers hun training kunnen volgen wanneer het hen uitkomt, zelfs offline.

Preboarding is niet alleen een checklist; het is cruciaal voor het behoud van werknemers. Een goed gestructureerd proces vermindert stress op de eerste dag, verhoogt de betrokkenheid en helpt nieuwe medewerkers zich snel aan te passen.

Maak van preboarding een prioriteit en u zult resultaten zien: zelfverzekerde werknemers, meer betrokkenheid en een vlottere overgang. Als je nog niet bent begonnen met preboarden, boek een gratis demo van Coursebox AI en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn om je online training te starten.