監査のためのHIPAAトレーニング:データセキュリティへの積極的なアプローチ

医療機関にとって、HIPAAコンプライアンスほど重要なものはありません。これにより、保護対象の医療情報 (PHI) の機密性が損なわれず、いつでも利用できるようになります。さらに、コンプライアンス違反には次のような罰金が科せられる可能性があります。 違反を繰り返した場合は1億4,100万ドルから210万ドル。

HIPAA監査は、チームが関連するすべての規制に従っていることを確認するための優れた方法です。さらに、現在のコンプライアンス戦略におけるギャップや脆弱性を特定できます。これにより、組織はあらゆる事態に対して万全の準備を整えることができます。 公民権局（OCR）による監査。

このガイドでは、その一環として定期的なHIPAA監査を実施する方法を説明します

HIPAA 監査について

公民権局（OCR）は、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）の遵守を義務付けています。彼らの仕事は、患者の健康情報を保護し、プライバシー侵害を調査し、そして最も重要なのは、組織のHIPAAコンプライアンスを評価するための監査を実施することです。

組織として期待できるHIPAA監査には、最も一般的な4つのタイプがあります。

• デスク監査: デスク監査では、オンラインポータルを通じて、ポリシー、手順、コンプライアンスの証拠などの特定の文書を提供するだけで済みます。この書類は、組織が監査を受けてから 10 営業日以内に提出する必要があります。
• オンサイト監査: このとき、OCR監査人が医療施設を直接訪問します。現場監査はより包括的であり、担当者にインタビューし、施設を物理的に検査し、保護医療情報（PHI）がどのように取り扱われているかを観察することがあります。これらは通常3～5日間続きます。
• 対象を絞った監査: 対象を絞った監査は、報告された違反、苦情、または以前のコンプライアンス違反の問題など、特定のイベントによって開始されます。
• ランダム監査: また、OCRは、業界全体のコンプライアンス状況を把握するために、監査対象となる医療施設をランダムに選択します。2016 年と 2017 年に、彼らは評価を行いました。 対象事業体166社および事業提携先41社 理由なしに。短い休止期間の後、ランダム監査が行われる 2024年に再開されました。

あらゆるタイプのHIPAA監査に備えるための第一歩は、何が監査の引き金となるのかを知ることです。最も一般的な原因は次のとおりです。

違反報告と苦情

の下に 違反通知規則、組織はPHI関連の違反をOCRに報告する必要があります。影響を受けた記録の数、漏洩期間、および取られた是正措置に応じて、監査の対象となる場合とされない場合があります。2021年、OCRは影響を受けた侵害の報告を609件受けました。 人口は約3,700万人。

HIPAA違反に関する患者または従業員の苦情も監査のきっかけとなります。たとえば、PHI の使用や開示が許可されないこと、医療記録へのアクセスを提供しなかったこと、マーケティングを目的とした PHI の不正使用などを誰かが報告する可能性があります。2021年には、OCRが承認されました このような苦情は34,000件を超えています — 5年間で 39% の増加

セキュリティリスク評価と管理

徹底的なリスク分析を行わなかったり、電子PHIに適したセキュリティシステムを備えていなかったりすると、組織が監査の対象となる可能性があります。OCR の調査により、適切なリスク評価を行えば多くの侵害を防止できたはずであることがわかりました。

過去のコンプライアンス違反

組織に違反の履歴があると、フォローアップ監査を受ける可能性が高くなります。これにより、OCR は未解決のコンプライアンス問題に対して高額な罰則を課すことさえでき、是正措置計画 (CAP) を順守していることを確認できます。

コンプライアンスを確保するための積極的なHIPAAトレーニング

対象を絞った監査を避け、監査前にHIPAAコンプライアンスを維持したい場合は、積極的なコンプライアンス戦略を実施する必要があります。ここでは、企業が従業員全体にHIPAAトレーニングを実施する方法をご紹介します。

定期的なリスク評価の実施

OCRによると、ほとんどのプライバシー侵害は徹底的なリスク評価計画によって回避できるとされています。特に、電子PHIを扱う企業は侵害を受けやすいため、この傾向は顕著です。サイバー攻撃や人為的ミスの可能性を見つけるには、ePHIが作成、受信、保守、送信されるすべての場所を評価する必要があります。

システムの弱点を見つけたら、それが暗号化であろうとファイアウォールであろうと、適切な保護を実装し、これらのリスクが発生したときに対処するように従業員を訓練することができます。最も重要なのは、OCR の証拠として評価全体を文書化する必要があるということです。

包括的なポリシーと手順の策定と維持

知ってた？ 不十分なポリシーと手続き HIPAA監査で不合格になる理由として最も多いのは何か？注目すべき方針と手続きには、次の 3 種類があります。

• プライバシールール: これには、医療記録へのアクセスや開示の制限を要求する権利などの患者の権利が含まれます。
• セキュリティルール: これらは、技術的、管理的、および物理的な方法によるePHIの保護に焦点を当てています。
• 違反通知: これらのポリシーでは、影響を受けた患者へのタイムリーな通知と、違反が発生した場合のOCRが義務付けられています。

とりわけ、特にHIPAAに変更があった場合は、組織はこれらのポリシーを定期的に見直して更新する必要があります。専門家によると、医療管理者はポリシーの更新を目指すべきだそうです。 少なくとも年に1回たとえ規則が同じであっても。

強固なセキュリティ対策の実施

物理的な PHI と ePHI のどちらを扱うにしても、組織は適切なセキュリティ対策を講じて保護する必要があります。最も一般的な選択肢は暗号化で、転送中と保管中の両方でデータを保護します。

多要素認証などの強力なアクセス制御を実装することは、ePHIへの不正アクセスを防ぐのに役立つため、もう1つの優れた方法です。また、企業は自社のネットワークを誰が利用しているかを注意深く監視し、侵入検知システムを導入して潜在的な侵害を未然に防ぐ必要があります。

物理データを保管する施設では、盗難や不正アクセスを防ぐための適切なシステムを導入することが絶対に重要です。

従業員研修と啓発

最後に、医療機関内でコンプライアンスの文化を築く必要があります。サイバーセキュリティを導入している組織は、調査によって明らかになっています。 研修および啓発プログラム ショーA セキュリティ関連のインシデントが 70% 減少。

従業員は、PHIの保護における自分の役割を理解するために、ポリシーと手順に関するHIPAAトレーニングを受ける必要があります。次のようなツールを使用して、オンラインセキュリティ意識向上コースを作成できます。 コースボックス 従業員が外出先でもトレーニングを受けられるようにします。

HIPAA 監査の準備

施設のHIPAA監査が間近に迫っていることを知らされたら、次の準備をしておきましょう。

コンプライアンスへの取り組みの文書化

OCRが監査で最初に求めるのは、コンプライアンスへの取り組みを証明する書類の提出です。そのため、ポリシー、手順、および従業員研修記録に関する最新の文書を保管しておく必要があります。これには、プライバシー、セキュリティ、および違反通知規則の遵守も含まれます。

最も重要なのは、リスクアセスメントの文書を用意しておくことです。2017年、 66% の組織 適切なリスク評価文書を持っていなかったため、失敗する可能性が高まります。最後に、有効なビジネスアソシエイト契約 (BaaS) を維持することを忘れないでください。

内部監査の実施

また、内部監査を実施して、実際の監査が実際に行われる前にコンプライアンスへの取り組みのギャップを見つけることもできます。現在の戦略に欠けているものを見つけるには、HIPAA チェックリストとオンラインコンプライアンスコースが最適です。定期的な内部監査により、暗号化や多要素認証 (MFA) などの分野における欠陥が明らかになることがあります。 50% の組織が導入に失敗している。

監査対応計画の策定

施設のコンプライアンス担当者がお客様とOCRの間の窓口となります。研修記録、セキュリティログ、インシデントレポートなどの関連文書にアクセスできることを確認してください。また、組織の HIPAA ポリシーと手順に関する質問に自信を持って答えられるように準備しておく必要があります。

監査プロセスと期待されることの理解

監査中、OCRは組織がHIPAAに記載されている管理上、物理的、および技術的に遵守しているかどうかを評価します。一般的な重点分野には暗号化があります (26% の組織に欠けている）とメールセキュリティ（27% が非準拠）。また、リスクアセスメント、BaaS、インシデント処理記録、および違反が発生した場合に影響を受ける患者に通知するためのポリシーも確認します。

監査後のアクションと継続的改善

監査に合格しても、努力は終わりません。実際、HIPAA コンプライアンスは OCR 訪問の準備だけでなく、継続的に実施すべきです。監査後に留意すべきヒントをいくつかご紹介します。

1. 組織は、監査結果に基づいて是正措置計画（CAP）を作成する必要があります。この計画には、特定された問題を解決し、責任を割り当て、期限を設定するためにとられる正確な手順がまとめられています。OCR はフォローアップレビューでこの計画を求めることがあります。
2. 公式の規制が変更されていなくても、ポリシーレビューは継続的な取り組みでなければなりません。さらに重要なのは、企業はアクセスログを注意深く監視して、誰がネットワークを使用しているかを確認し、潜在的なデータ侵害を早期に発見する必要があるということです。
3. 医療施設のリーダーは、従業員が報復を恐れずに違反行為を安心して報告できるようなコンプライアンス文化を築く必要があります。さらに重要なのは、Courseboxのオンラインコースを活用して、患者のプライバシーを強化するためのトレーニングを受ける必要があるということです。
4. 組織は、HHS Webサイト、業界ニュースレター、またはコンプライアンスソフトウェアツールを通じて、HIPAA規制の変更に関する情報を常に入手する必要があります。HIPAA が更新されました。 つい最近の2025年。

結論

HIPAA監査で先手を打つことには、罰則を回避する以外にも多くのメリットがあります。また、患者のプライバシーを保護することで、患者の信頼を維持することもできます。定期的な検査としっかりしたトレーニングによる積極的なアプローチが、大きな違いをもたらします。

HIPAAトレーニングをチームにとって頭痛の種にならないようにしたいなら、Courseboxを使って簡単なオンラインコースを作成し、コンプライアンスを簡単にしましょう。