Preimbarcare i dipendenti nel modo giusto: una guida semplice

Abbiamo tutti sentito parlare di onboarding, ma tu hai sentito parlare di preboarding? È il passaggio spesso trascurato che può porre le basi per la soddisfazione e il successo a lungo termine dei dipendenti. Il preimbarco avviene prima del primo giorno di lavoro, dando ai nuovi assunti la possibilità di sentirsi accolti e preparati.

La ricerca dimostra che un solido processo di preimbarco può aumentare la fidelizzazione fino all'82%. Questa guida esplorerà cos'è il preboarding, in che modo si differenzia dall'onboarding e perché svolge un ruolo chiave nel mantenere i dipendenti coinvolti. Condivideremo anche suggerimenti su come i team delle risorse umane possono creare un'esperienza di preimbarco che faccia sentire i nuovi assunti apprezzati sin dall'inizio.

Che cos'è il Preboarding Employees?

Il preboarding è il processo che avviene tra la firma dell'offerta di lavoro da parte di un candidato e il primo giorno di lavoro. Si tratta di far sì che i nuovi assunti siano entusiasti e pronti a entrare in azienda, in modo che si sentano sicuri e impazienti quando varcano la soglia.

È facile concentrarsi esclusivamente sull'onboarding, ma il preboarding può essere altrettanto importante. Gli studi dimostrano che quasi un nuovo dipendente su quattro lascia il lavoro entro i primi 45 giorni. Ancora più preoccupante, il 65% dei datori di lavoro lo ha riferito i nuovi assunti non si presentano il primo giorno. Il preboarding aiuta a ridurre il fatturato risolvendo questi problemi nella fase iniziale e coinvolgendo i nuovi assunti prima ancora che inizino.

La ricerca dimostra anche che L'80% dei lavoratori è ansioso in attesa di iniziare un nuovo lavoro, il che può compromettere il loro entusiasmo e la loro produttività. In effetti Il 28% dei professionisti si è ritirato da un'offerta di lavoro prima di iniziare, il che rende il preboarding ancora più critico. Se fatto bene, crea aspettative, rafforza il rapporto dipendente-azienda e prepara nuove assunzioni al successo.

Preboarding vs Onboarding: qual è la differenza?

Preimbarco e onboarding svolgono un ruolo importante nell'aiutare i nuovi assunti ad avere successo, ma si presentano in momenti diversi e hanno obiettivi diversi.

Quando succede

Il preboarding inizia dopo la firma dell'offerta di lavoro e termina prima del primo giorno di lavoro. Prepara i nuovi assunti per il primo giorno. L'onboarding inizia quando il nuovo assunto inizia a lavorare e continua man mano che si ambienta nel ruolo.

Obiettivi principali

L'obiettivo di Preboarding è far appassionare e informare i nuovi assunti, assicurandosi che sappiano cosa aspettarsi e abbiano tutti i dettagli necessari. Pratiche di onboarding includono aiutare i dipendenti a imparare rapidamente il proprio lavoro, a familiarizzare con l'azienda e a iniziare a lavorare in modo indipendente.

Suggerimento professionale: È possibile gestire entrambe le operazioni molto più velocemente utilizzando Strumenti di onboarding basati sull'intelligenza artificiale disponibile sul mercato.

Su cosa si concentrano

Il preboarding consiste nel far sentire i nuovi assunti i benvenuti e nel rispondere alle loro domande prima del primo giorno. L'onboarding aiuta i dipendenti a comprendere i propri compiti e a diventare efficaci nei loro ruoli.

Quanto durano

Il preimbarco può durare da poche ore a diverse settimane, a seconda dell'azienda e del ruolo. L'onboarding dura solitamente tre mesi o più, a seconda della posizione.

In sintesi, il preboarding prepara i nuovi assunti mentalmente e praticamente per il loro ruolo. L'onboarding li aiuta a crescere nel lavoro e nell'azienda.

Il preimbarco dei dipendenti funziona?

Immagina di accettare un'offerta di lavoro, firmare il contratto e poi non ricevere notizie dall'azienda per settimane. Questa mancanza di contatto può farti sentire ignorato o incerto sulla tua scelta.

Ora, immagina un'azienda che rimane in contatto con te dopo aver firmato il contratto. Ti tengono informato ed entusiasta del tuo nuovo ruolo, facendoti sentire apprezzato e pronto per il tuo primo giorno. Questo tipo di preimbarco aiuta i nuovi assunti a mantenere la loro decisione e a presentarsi il primo giorno.

In breve, i team delle risorse umane hanno bisogno di un buon piano di preimbarco per:

• Mantieni entusiasti i nuovi assunti: Gli aggiornamenti regolari mantengono i nuovi dipendenti desiderosi di iniziare e ricordano loro di aver fatto la scelta giusta.
• Condividi dettagli importanti: Il preboarding ti dà la possibilità di fornire tutte le informazioni di cui hanno bisogno i nuovi assunti, come i moduli da compilare o cosa aspettarsi il primo giorno.
• Presenta l'amico: Se la tua azienda ha un sistema di affiliazione, presenta il nuovo assunto al suo amico prima che inizi. Rende il loro primo giorno meno intimidatorio.
• Completa le pratiche burocratiche in anticipo: Togliete di mezzo tutti i documenti durante il preimbarco in modo che i nuovi assunti non si sentano sopraffatti una volta che iniziano.
• Aiutali a incontrare il loro team: Il preboarding consente ai nuovi assunti di entrare in contatto con i futuri compagni di squadra e di comprendere la cultura del team. Questo rende il primo giorno più agevole.
• Evita di perderli a favore della concorrenza: Un nuovo assunto su cinque non si presenta il primo giorno. Senza una solida esperienza prima dell'imbarco, possono scegliere un'altra compagnia che li faccia sentire i benvenuti.

Il preboarding aiuta i nuovi assunti a sentirsi pronti, entusiasti e impegnati nel loro nuovo lavoro. Getta le basi per un inizio positivo. La parte migliore? È possibile farlo rapidamente e facilmente utilizzando un sistema di gestione dell'apprendimento per le risorse umane.

Vantaggi del preimbarco dei dipendenti

Un buon processo di preimbarco può fare una grande differenza nel modo in cui i nuovi assunti si sentono coinvolti, nella loro permanenza e nella fluidità del primo giorno. Ecco come aiuta i manager formare nuovi assunti ancor prima che inizino a lavorare:

Connessione migliore

Il preboarding aiuta i nuovi assunti a entrare in contatto con il loro futuro team prima del primo giorno. Condividendo la cultura aziendale, personalizzando la comunicazione e invitandoli agli eventi aziendali, i dipendenti si sentono accolti e apprezzati anche prima di iniziare.

Fatturato inferiore

La perdita precoce di nuove assunzioni è un grosso problema. In alcuni settori, i tassi di fatturato possono raggiungere il 500% all'anno. Un processo di pre-assunzione ben pianificato aiuta a creare fiducia e connessione, riducendo le possibilità che i nuovi assunti si ritirino prima di iniziare, soprattutto nei ruoli freelance e a contratto in cui la fidelizzazione può essere bassa.

Primo giorno più agevole

Il primo giorno dovrebbe concentrarsi sull'incontro con il team, sulla conoscenza della cultura aziendale e sull'entusiasmo per il lavoro, senza compilare documenti o capire la logistica dell'ufficio. Il preboarding si occupa di queste cose in anticipo, in modo che i nuovi assunti possano iniziare subito a imparare e contribuire.

Meno nervi

Non sapere cosa aspettarsi può rendere nervosi i nuovi assunti. Un buon processo di preimbarco risponde alle loro domande in anticipo, tramite un kit di benvenuto, una semplice e-mail con le domande frequenti o una rapida sessione online. Questo aiuta i nuovi assunti a sentirsi sicuri e pronti a iniziare invece che ansiosi o confusi.

Produttività più rapida

Quando i nuovi assunti trascorrono il primo giorno a gestire le pratiche burocratiche, non si mettono al lavoro. Preboarding gestisce tutte le attività amministrative prima che inizino, in modo che i nuovi dipendenti possano concentrarsi subito su attività importanti. La formazione preimbarcata, ad esempio i moduli di orientamento o di conformità, li aiuta ad aggiornarsi ancora più velocemente.

Le migliori strategie per il preimbarco dei dipendenti

Il preboarding aiuta i nuovi dipendenti a sentirsi i benvenuti e li prepara per il primo giorno.

Un processo di preimbarco chiaro e ben pianificato aumenta il coinvolgimento e garantisce il successo a lungo termine. Ecco come creare un ottimo piano di preimbarco:

1. Crea una lista di controllo per il preimbarco

Prima di iniziare, elenca tutte le attività che devono essere eseguite. Questa lista di controllo assicura che tutto sia coperto:

• Configura gli account IT e l'accesso alla posta elettronica.
• Invia email di benvenuto e tutti i documenti necessari.
• Assegna un amico o un mentore.
• Condividi materiali per la formazione dei dipendenti e politiche aziendali.

2. Presenta presto un amico

Aiuta i nuovi assunti a sentirsi supportati presentandoli al loro amico prima del primo giorno. Questo esperto membro del team sarà la persona di riferimento per le domande:

• Presenta tramite chat o videochiamata.
• Configura un canale per facilitare la comunicazione.
• Incoraggia le conversazioni aperte per ridurre i nervi del primo giorno.

3. Annuncia la nuova assunzione

Fai conoscere a tutti la nuova assunzione prima di iniziare. Questo aiuta la nuova persona a sentirsi subito parte del team:

• Condividi il loro ruolo, la data di inizio e un fatto divertente.
• Includi collegamenti al loro profilo LinkedIn per facilitare il networking.
• Usa la tua piattaforma di comunicazione preferita, come email o Slack.

4. Rimani connesso durante il preimbarco

Resta in contatto mentre i nuovi assunti attendono di iniziare. Questo aiuta a evitare il disimpegno:

• Invia aggiornamenti, newsletter o video.
• Fai in modo che rispondano facilmente alle loro domande.
• Assicurati che anche il loro amico sia disponibile per il supporto.

5. Condividi documenti importanti

Consenti l'accesso a documenti importanti come il manuale per i dipendenti e la guida ai vantaggi. I nuovi assunti saranno pronti con le conoscenze di cui hanno bisogno:

• Comprendi la cultura e i valori aziendali.
• Scopri i vantaggi come l'assistenza sanitaria e le ferie retribuite.
• Acquisire familiarità con le politiche sul posto di lavoro.

6. Fornire formazione prima dell'imbarco

La formazione online può preparare rapidamente i dipendenti al loro ruolo:

• Insegna etica aziendale, strumenti e software.
• Spiegare gli obiettivi e la struttura dell'azienda.
• Familiarizza i nuovi assunti con le piattaforme interne.

7. Invia una calorosa email di benvenuto

Un'e-mail amichevole e accogliente dà un tono positivo. Prendi in considerazione l'idea di aggiungere un videomessaggio della dirigenza per renderlo più personale.

8. Pianifica il primo giorno e la prima settimana

Crea un piano per guidare il nuovo assunto nei primi giorni:

• Includi riunioni, presentazioni del team e sessioni di formazione.
• Assicurati che tutte le persone coinvolte conoscano le proprie responsabilità.

9. Completa in anticipo i documenti pre-assunzione

Gestisci tutte le pratiche burocratiche prima del primo giorno. I nuovi assunti possono esaminare e firmare i documenti secondo i propri ritmi:

• Invia moduli fiscali e di lavoro.
• Fornire politiche e risorse aziendali.

10. Prepara l'ambiente di lavoro

Assicurati che tutto sia pronto per il primo giorno del nuovo assunto:

• Imposta il loro spazio di lavoro e le loro attrezzature.
• Conferma l'accesso al software, alla posta elettronica e alla rete.
• Tieni a portata di mano un kit di benvenuto e altri strumenti essenziali.

11. Informa il team sulla nuova assunzione

Assicurati che il team sia a conoscenza del nuovo membro:

• Condividete dettagli sul loro ruolo e sulle loro responsabilità.
• Incoraggia i membri del team ad accoglierli.
• Invita il nuovo assunto a una riunione del team o a un evento sociale prima del primo giorno.

12. Crea un piano di 30-60-90 giorni

UN Piano di 30-60-90 giorni offre ai nuovi assunti una struttura e obiettivi chiari per i primi mesi:

• Aiutali a comprendere le aspettative e la cultura aziendale.
• Condividi il piano con loro in anticipo in modo che sappiano cosa li aspetta.

Seguendo questi passaggi, creerai un solido programma di preimbarco che mantenga i nuovi assunti entusiasti, informati e preparati per un inizio di successo.

Costruiamo insieme un programma di preimbarco di successo!

Concludiamo le cose spiegando apprendimento asincrono e sincrono perché sono associati al preboarding e all'onboarding.

L'apprendimento asincrono offre ai dipendenti la libertà di apprendere al proprio ritmo senza dover essere online in orari specifici. È ideale per il preboarding, in quanto i nuovi assunti possono completare la formazione prima di iniziare il loro ruolo.

La formazione sincrona, invece, richiede che i dipendenti si uniscano a orari prestabiliti, offrendo un'interazione dal vivo con formatori o colleghi. Per il preboarding, la formazione asincrona è spesso migliore perché è flessibile e conveniente e consente ai nuovi assunti di aggiornarsi al ritmo che preferiscono.

Per creare un programma di preimbarco di successo, segui questi tre passaggi:

Fase 1: Progettare il corso di preimbarco

La formazione preimbarco si concentra su due aree chiave:

• Formazione di benvenuto: Ciò introduce i nuovi assunti nella cultura aziendale, nei valori, nella leadership e nelle politiche chiave. Un corso strutturato di preimbarco assicura che i dipendenti siano in contatto con la missione dell'organizzazione anche prima di iniziare. Quando i nuovi assunti comprendono gli obiettivi aziendali, acquisiscono fiducia e si sentono più coinvolti, il che consente loro di integrarsi più rapidamente.
• Formazione sulla conformità: Formazione sulla conformità per i dipendenti aiuta a minimizzare i rischi legali, a garantire la sicurezza sul lavoro e a stabilire aspettative sin dal primo giorno. Quando i dipendenti comprendono in anticipo i requisiti di conformità, possono concentrarsi subito sul proprio ruolo. Ciò riduce la probabilità che si verifichino problemi in un secondo momento e aiuta i dipendenti a orientarsi con facilità nelle politiche aziendali.

Fase 2: Creare materiali didattici coinvolgenti

La creazione di un programma di preimbarco strutturato non deve essere difficile. Con modern, strumenti AI disponibili gratuitamente come Coursebox AI, anche senza competenze di programmazione, creare un'esperienza divertente diventa facile.

Coursebox AI ti consente di:

• Trasforma le presentazioni PowerPoint in coinvolgenti corsi di eLearning con elementi cliccabili, animazioni e apprendimento personalizzato.
• Registra video per introdurre la cultura aziendale o tutorial per gli strumenti di onboarding, aggiungendo doppiaggi, didascalie ed effetti per una migliore comprensione.
• Crea simulazioni interattive di giochi di ruolo per aiutare i dipendenti a navigare in scenari reali, come le discussioni sulle risorse umane o le interazioni con i clienti.
• Costruisci quiz per garantire che i nuovi assunti comprendano le politiche chiave e i valori aziendali, offrendo un feedback immediato per rafforzare l'apprendimento.
• Sviluppa moduli di microlearning ottimizzati per dispositivi mobili, offrendo ai dipendenti contenuti di dimensioni ridotte che si adattano ai loro impegni.

Fase 3: Fornire contenuti di pre-imbarco ai nuovi assunti

Un corso di preimbarco è efficace solo se i dipendenti possono accedervi facilmente.

Implementazione di un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) come Coursebox AI aiuta ad automatizzare attività come l'invio di inviti, l'assegnazione di corsi e il monitoraggio dei progressi. Fornisce inoltre l'accesso da tutti i dispositivi in modo che i dipendenti possano completare la formazione a loro piacimento, anche offline.

Il preboarding non è solo una lista di controllo; è fondamentale per la fidelizzazione dei dipendenti. Un processo ben strutturato riduce lo stress del primo giorno, aumenta il coinvolgimento e aiuta i nuovi assunti ad adattarsi rapidamente.

Fai del preboarding una priorità e vedrai i risultati: dipendenti fiduciosi, maggiore impegno e una transizione più fluida. Se non hai ancora iniziato il preimbarco, prenota una demo gratuita di Coursebox AI e scopri quanto può essere facile avviare la tua formazione online.