Préembarquer les employés de la bonne façon : un guide simple

Nous avons tous entendu parler de l'intégration, mais avez-vous entendu parler du préembarquement ? C'est l'étape souvent négligée qui peut ouvrir la voie à la satisfaction et à la réussite à long terme des employés. Le préembarquement a lieu avant le premier jour de travail, ce qui permet aux nouveaux employés de se sentir bien accueillis et préparés.

La recherche montre qu'un processus de préembarquement solide peut augmenter la rétention jusqu'à 82 %. Ce guide explique ce qu'est le préembarquement, en quoi il diffère de l'intégration et pourquoi il joue un rôle clé dans le maintien de l'engagement des employés. Nous partagerons également des conseils sur la manière dont les équipes RH peuvent créer une expérience de préembarquement qui donne aux nouvelles recrues le sentiment d'être valorisées dès le départ.

Qu'est-ce que le préembarquement des employés ?

Le préembarquement est le processus qui se déroule entre la signature de l'offre d'emploi par le candidat et son premier jour de travail. Il s'agit de motiver les nouvelles recrues et de les préparer à intervenir afin qu'elles se sentent confiantes et enthousiastes lorsqu'elles franchissent la porte.

Il est facile de se concentrer uniquement sur l'intégration, mais le préembarquement peut être tout aussi important. Des études montrent que près de un nouvel employé sur quatre quitte son emploi dans les 45 premiers jours. Ce qui est encore plus inquiétant, c'est que 65 % des employeurs ont indiqué que les nouveaux employés ne se présentent pas dès le premier jour. Le préembarquement permet de réduire le taux de rotation en résolvant ces problèmes dès le début, afin de maintenir l'engagement des nouveaux employés avant même qu'ils ne commencent.

La recherche montre également que 80 % des travailleurs ressentent de l'anxiété en attendant de commencer un nouvel emploi, ce qui peut nuire à leur enthousiasme et à leur productivité. En fait, 28 % des professionnels ont renoncé à une offre d'emploi avant de commencer, ce qui rend le préembarquement encore plus important. Lorsqu'il est bien fait, il suscite l'anticipation, renforce la relation entre les employés et l'entreprise et permet aux nouvelles recrues de réussir.

Préembarquement et intégration : quelle est la différence ?

Préembarquement et intégration jouent un rôle important pour aider les nouveaux employés à réussir, mais ils surviennent à des moments différents et ont des objectifs différents.

Quand cela se produit

Le préembarquement commence après la signature de l'offre d'emploi et se termine avant le premier jour de travail. Il prépare les nouvelles recrues pour leur premier jour. L'intégration commence une fois que le nouvel employé commence à travailler et se poursuit au fur et à mesure qu'il s'adapte à son poste.

Objectifs principaux

L'objectif du préembarquement est d'enthousiasmer et d'informer les nouveaux employés, en veillant à ce qu'ils sachent à quoi s'attendre et qu'ils disposent de tous les détails nécessaires. Pratiques d'intégration notamment en aidant les employés à apprendre rapidement leur travail, à se familiariser avec l'entreprise et à commencer à travailler de manière autonome.

Conseil de pro : Vous pouvez gérer les deux opérations beaucoup plus rapidement en utilisant Outils d'intégration alimentés par l'IA disponible sur le marché.

Ce sur quoi ils se concentrent

Le préembarquement consiste à faire en sorte que les nouveaux employés se sentent les bienvenus et à répondre à leurs questions avant le premier jour. L'intégration aide les employés à comprendre leurs tâches et à exercer leurs fonctions de manière efficace.

Combien de temps durent-ils

Le préembarquement peut durer de quelques heures à plusieurs semaines, selon l'entreprise et le poste. L'intégration dure généralement trois mois ou plus, selon le poste.

En résumé, le préembarquement prépare les nouveaux employés mentalement et pratiquement à leur rôle. L'intégration les aide à évoluer dans le monde du travail et dans l'entreprise.

Le préembarquement des employés fonctionne-t-il ?

Imaginez que vous acceptez une offre d'emploi, que vous signez le contrat et que vous n'ayez aucune nouvelle de la part de l'entreprise pendant des semaines. Ce manque de contact peut vous faire sentir ignoré ou incertain quant à votre choix.

Maintenant, imaginez une entreprise qui reste en contact avec vous après la signature du contrat. Ils vous tiennent informés et enthousiastes quant à votre nouveau rôle, vous permettant ainsi de vous sentir valorisé et prêt pour votre premier jour. Ce type de préembarquement aide les nouveaux employés à s'en tenir à leur décision et à se présenter dès le premier jour.

En résumé, les équipes RH ont besoin d'un bon plan de préembarquement pour :

• Gardez l'enthousiasme des nouvelles recrues : Des mises à jour régulières donnent envie aux nouveaux employés de commencer et leur rappellent qu'ils ont fait le bon choix.
• Partagez des informations importantes : Le préembarquement vous donne l'occasion de fournir toutes les informations dont les nouveaux employés ont besoin, comme les formulaires à remplir ou à quoi s'attendre le premier jour.
• Présentez le copain : Si votre entreprise dispose d'un système de jumelage, présentez le nouvel employé à son partenaire avant qu'il ne commence. Cela rend leur premier jour moins intimidant.
• Terminez les formalités administratives plus tôt : Préparez tous les documents lors du préembarquement afin que les nouveaux employés ne se sentent pas dépassés une fois qu'ils ont commencé.
• Aidez-les à rencontrer leur équipe : Le préembarquement permet aux nouveaux employés d'entrer en contact avec leurs futurs coéquipiers et de comprendre la culture de l'équipe. Cela facilite la première journée.
• Évitez de les perdre au profit de vos concurrents : Un nouvel employé sur cinq ne se présente pas le premier jour. Sans une solide expérience de préembarquement, ils peuvent choisir une autre entreprise qui leur fera sentir le bienvenu.

Le préembarquement aide les nouveaux employés à se sentir prêts, enthousiastes et engagés dans leur nouvel emploi. Cela ouvre la voie à un bon départ. La meilleure partie ? Vous pouvez y parvenir rapidement et facilement en utilisant un système de gestion de l'apprentissage pour les ressources humaines.

Avantages du préembarquement des employés

Un bon processus de préembarquement peut faire toute la différence en termes d'engagement des nouveaux employés, de durée de leur séjour et de fluidité de leur première journée. Voici comment il aide les managers former les nouveaux employés avant même qu'ils ne commencent à travailler :

Une meilleure connexion

Le préembarquement aide les nouveaux employés à entrer en contact avec leur future équipe avant le premier jour. En partageant la culture de l'entreprise, en personnalisant la communication et en les invitant à des événements d'entreprise, les employés se sentent accueillis et valorisés avant même de commencer.

Réduction du chiffre d'affaires

Perdre de nouvelles recrues à un stade précoce est un gros problème. Dans certains secteurs, les taux de rotation peuvent atteindre 500 % par an. Un processus de pré-intégration bien planifié contribue à renforcer la confiance et à créer des liens, réduisant ainsi les chances que les nouvelles recrues abandonnent avant de commencer, en particulier pour les postes indépendants et contractuels où la fidélité peut être faible.

Un premier jour plus fluide

La première journée devrait être consacrée à la rencontre de l'équipe, à la découverte de la culture de l'entreprise et à l'enthousiasme pour le travail, sans remplir de paperasse ou s'occuper de la logistique du bureau. Le préembarquement s'occupe de tout cela à l'avance afin que les nouvelles recrues puissent se lancer directement dans l'apprentissage et la contribution.

Moins de nerfs

Ne pas savoir à quoi s'attendre peut rendre les nouveaux employés nerveux. Un bon processus de préembarquement permet de répondre rapidement à leurs questions, que ce soit par le biais d'un kit de bienvenue, d'un simple e-mail contenant les questions fréquemment posées ou d'une rapide session en ligne. Cela permet aux nouveaux employés de se sentir confiants et prêts à commencer au lieu d'être inquiets ou confus.

Productivité plus rapide

Lorsque les nouveaux employés passent leur première journée à gérer des documents, ils ne se rendent pas au travail. Le préembarquement gère toutes les tâches administratives avant qu'elles ne commencent, afin que les nouveaux employés puissent se concentrer immédiatement sur les tâches importantes. Les formations préalables à l'embarquement, telles que les modules d'orientation ou de conformité, les aident à se familiariser encore plus rapidement.

Meilleures stratégies pour le préembarquement des employés

Le préembarquement aide les nouveaux employés à se sentir les bienvenus et les prépare pour leur premier jour.

Un processus de préembarquement clair et bien planifié stimule l'engagement et garantit un succès à long terme. Voici comment élaborer un excellent plan de préembarquement :

1. Créez une liste de contrôle pour le préembarquement

Avant de commencer, listez toutes les tâches à effectuer. Cette liste de contrôle garantit que tout est couvert :

• Configurez les comptes informatiques et l'accès à la messagerie.
• Envoyez des e-mails de bienvenue et tous les documents nécessaires.
• Désignez un ami ou un mentor.
• PARTAGEZ matériel de formation pour les employés et les politiques de l'entreprise.

2. Présentez tôt un ami

Aidez les nouveaux employés à se sentir soutenus en leur présentant leur ami avant le premier jour. Ce membre expérimenté de l'équipe sera la personne à contacter pour les questions suivantes :

• Présentez-vous par chat ou appel vidéo.
• Configurez un canal pour faciliter la communication.
• Encouragez les conversations ouvertes afin de réduire la nervosité du premier jour.

3. Annonce de la nouvelle recrue

Informez tout le monde de la nouvelle recrue avant qu'elle ne commence. Cela permet à la nouvelle personne de se sentir immédiatement intégrée à l'équipe :

• Partagez leur rôle, leur date de début et une anecdote amusante.
• Incluez des liens vers leur profil LinkedIn pour faciliter le réseautage.
• Utilisez votre plateforme de communication préférée, comme le courrier électronique ou Slack.

4. Restez connecté pendant le préembarquement

Restez en contact pendant que les nouveaux employés attendent de commencer. Cela permet d'éviter le désengagement :

• Envoyez des mises à jour, des bulletins d'information ou des vidéos.
• Faites en sorte qu'il soit facile pour eux de poser des questions.
• Assurez-vous que son ami est également disponible pour obtenir de l'aide.

5. Partagez des documents importants

Donnez accès à des documents importants tels que le manuel de l'employé et le guide des avantages sociaux. Les nouveaux employés seront prêts à acquérir les connaissances dont ils ont besoin :

• Comprenez la culture et les valeurs de l'entreprise.
• Renseignez-vous sur les avantages tels que les soins de santé et les congés payés.
• Familiarisez-vous avec les politiques du lieu de travail.

6. Fournir une formation préalable à l'embarquement

La formation en ligne peut préparer rapidement les employés à leur rôle :

• Enseignez l'éthique, les outils et les logiciels de l'entreprise.
• Expliquez les objectifs et la structure de l'entreprise.
• Familiarisez les nouvelles recrues avec les plateformes internes.

7. Envoyez un e-mail de bienvenue chaleureux

Un e-mail amical et de bienvenue donne un ton positif. Envisagez d'ajouter un message vidéo de la direction pour le rendre plus personnel.

8. Planifiez le premier jour et la première semaine

Créez un plan pour guider le nouvel employé au cours de ses premiers jours :

• Incluez des réunions, des présentations d'équipe et des sessions de formation.
• Assurez-vous que toutes les personnes impliquées connaissent leurs responsabilités.

9. Effectuez les formalités préalables à l'emploi le plus tôt possible

Gérez tous les documents avant le premier jour. Les nouveaux employés peuvent réviser et signer les documents à leur propre rythme :

• Envoyez des formulaires fiscaux et d'emploi.
• Fournir les politiques et les ressources de l'entreprise.

10. Préparer l'environnement de travail

Assurez-vous que tout est prêt pour le premier jour du nouvel employé :

• Configurez leur espace de travail et leur équipement.
• Confirmez l'accès au logiciel, à la messagerie et au réseau.
• Préparez une trousse de bienvenue et d'autres outils essentiels.

11. Informez l'équipe de la nouvelle recrue

Assurez-vous que l'équipe connaît le nouveau membre :

• Donnez des détails sur leur rôle et leurs responsabilités.
• Encouragez les membres de l'équipe à les accueillir.
• Invitez la nouvelle recrue à une réunion d'équipe ou à un événement social avant le premier jour.

12. Créez un plan de 30 à 60 à 90 jours

UNE Plan de 30 à 60 à 90 jours donne aux nouvelles recrues une structure et des objectifs clairs pour leurs premiers mois :

• Aidez-les à comprendre les attentes et la culture d'entreprise.
• Faites-leur part du plan dès le début afin qu'ils sachent ce qui les attend.

En suivant ces étapes, vous élaborerez un solide programme de préembarquement qui permettra aux nouveaux employés de rester enthousiastes, informés et préparés pour un départ réussi.

Construisons ensemble un programme de préembarquement réussi !

Concluons les choses en expliquant apprentissage asynchrone et synchrone car ils sont associés au préembarquement et à l'intégration.

L'apprentissage asynchrone donne aux employés la liberté d'apprendre à leur propre rythme sans avoir à être en ligne à des heures précises. C'est l'idéal pour le préembarquement, car les nouveaux employés peuvent suivre une formation avant d'entrer en fonction.

La formation synchrone, quant à elle, oblige les employés à participer à des heures planifiées, ce qui permet une interaction en direct avec les formateurs ou les collègues. Pour le préembarquement, la formation asynchrone est souvent préférable, car elle est flexible et pratique, permettant aux nouveaux employés de se mettre au courant à leur propre rythme.

Pour créer un programme de préembarquement réussi, suivez ces trois étapes :

Étape 1 : Conception du cours de préembarquement

La formation préalable à l'embarquement se concentre sur deux domaines clés :

• Formation de bienvenue : Cela initie les nouveaux employés à la culture, aux valeurs, au leadership et aux politiques clés de l'entreprise. Un cours de préembarquement structuré permet aux employés de se familiariser avec la mission de l'organisation avant même de commencer. Lorsque les nouveaux employés comprennent les objectifs de l'entreprise, ils gagnent en confiance et se sentent plus engagés, ce qui leur permet de s'intégrer plus rapidement.
• Formation en matière de conformité : Formation à la conformité pour les employés aide à minimiser les risques juridiques, à garantir la sécurité sur le lieu de travail et à définir les attentes dès le premier jour. Lorsque les employés comprennent les exigences de conformité à l'avance, ils peuvent se concentrer immédiatement sur leur rôle. Cela réduit le risque de problèmes par la suite et aide les employés à s'y retrouver facilement dans les politiques de l'entreprise.

Étape 2 : Créez des supports d'apprentissage attrayants

L'élaboration d'un programme de préembarquement structuré ne doit pas être difficile. Avec la modernité, outils d'IA disponibles gratuitement comme Coursebox AI, même sans compétences en codage, il devient facile de créer une expérience amusante.

Coursebox AI vous permet de :

• Transformez les présentations PowerPoint en cours d'apprentissage en ligne attrayants avec des éléments cliquables, des animations et un apprentissage à votre rythme.
• Enregistrez des vidéos pour présenter la culture de l'entreprise ou des didacticiels sur les outils d'intégration, en ajoutant des voix off, des légendes et des effets pour une meilleure compréhension.
• Créez simulations de jeux de rôle interactifs pour aider les employés à naviguer dans des scénarios du monde réel, tels que des discussions sur les ressources humaines ou des interactions avec les clients.
• Créez des questionnaires pour s'assurer que les nouveaux employés comprennent les politiques clés et les valeurs de l'entreprise, en offrant un feedback instantané pour renforcer l'apprentissage.
• Développez des modules de microlearning adaptés aux appareils mobiles, en proposant aux employés un contenu de petite taille adapté à leur emploi du temps chargé.

Étape 3 : Diffuser du contenu de préembarquement aux nouveaux employés

Un cours de préembarquement n'est efficace que si les employés peuvent y accéder facilement.

Mise en œuvre d'un système de gestion de l'apprentissage (LMS) comme Coursebox, l'IA permet d'automatiser des tâches telles que l'envoi d'invitations, l'attribution de cours et le suivi des progrès. Il fournit également un accès sur tous les appareils afin que les employés puissent suivre la formation à leur convenance, même hors ligne.

Le préembarquement n'est pas qu'une simple liste de contrôle ; il est essentiel pour la rétention des employés. Un processus bien structuré réduit le stress du premier jour, stimule l'engagement et aide les nouveaux employés à s'adapter rapidement.

Faites du préembarquement une priorité et vous obtiendrez des résultats : des employés confiants, un engagement accru et une transition plus fluide. Si vous n'avez pas encore commencé le préembarquement, réservez une démo gratuite de Coursebox AI et découvrez à quel point il peut être facile de lancer votre formation en ligne.