Preincorporar a los empleados de la manera correcta: una guía sencilla

Todos hemos oído hablar de la incorporación, pero ¿has oído hablar de la preincorporación? Es el paso que a menudo se pasa por alto y que puede sentar las bases para la satisfacción y el éxito de los empleados a largo plazo. La preincorporación se produce antes del primer día de trabajo, lo que brinda a los nuevos empleados la oportunidad de sentirse bienvenidos y preparados.

Las investigaciones muestran que un proceso sólido de preembarque puede aumentar la retención hasta en un 82%. Esta guía analizará qué es la preincorporación, en qué se diferencia de la incorporación y por qué desempeña un papel clave para mantener el compromiso de los empleados. También compartiremos consejos sobre cómo los equipos de recursos humanos pueden crear una experiencia previa a la incorporación que haga que los nuevos empleados se sientan valorados desde el principio.

¿Qué es el preembarque de empleados?

La preincorporación es el proceso que ocurre entre la firma de la oferta de trabajo por parte de un candidato y su primer día de trabajo. Se trata de entusiasmar a los nuevos empleados y prepararlos para que se sientan seguros y ansiosos cuando entren por la puerta.

Es fácil centrarse únicamente en la incorporación, pero la preincorporación puede ser igual de importante. Los estudios demuestran que casi uno de cada cuatro nuevos empleados deja un trabajo dentro de los primeros 45 días. Lo que es aún más preocupante es que el 65% de los empleadores informaron que los nuevos empleados no se presentan el primer día. La precontratación ayuda a reducir la rotación al abordar estos problemas desde el principio y mantener la participación de los nuevos empleados incluso antes de que comiencen.

La investigación también muestra que El 80% de los trabajadores sienten ansiedad mientras esperan comenzar un nuevo trabajo, lo que puede dañar su entusiasmo y productividad. De hecho, El 28% de los profesionales se ha retirado de una oferta de trabajo antes de empezar, lo que hace que la preincorporación sea aún más crítica. Cuando se hace correctamente, genera expectación, refuerza la relación entre el empleado y la empresa y prepara a los nuevos empleados para el éxito.

La preincorporación frente a la incorporación: ¿cuál es la diferencia?

Preembarque y incorporación desempeñan un papel importante para ayudar a los nuevos empleados a tener éxito, pero ocurren en momentos diferentes y tienen objetivos diferentes.

Cuando sucede

La precontratación comienza después de la firma de la oferta de trabajo y finaliza antes del primer día de trabajo. Prepara a los nuevos empleados para su primer día. La incorporación comienza una vez que el nuevo empleado comienza a trabajar y continúa a medida que se va adaptando al puesto.

Objetivos principales

El objetivo de Preboarding es entusiasmar e informar a los nuevos empleados, asegurándose de que sepan qué esperar y de que tengan todos los detalles necesarios. Prácticas de incorporación incluyen ayudar a los empleados a aprender rápidamente su trabajo, familiarizarse con la empresa y empezar a desempeñarse de forma independiente.

Consejo profesional: Puede gestionar ambas operaciones mucho más rápido utilizando Herramientas de incorporación impulsadas por IA disponible en el mercado.

En qué se centran

El preembarque consiste en hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y responder a sus preguntas antes del primer día. La incorporación ayuda a los empleados a comprender sus tareas y a ser eficaces en sus funciones.

Cuánto duran

La preincorporación puede durar desde unas pocas horas hasta varias semanas, según la empresa y el puesto. La incorporación suele durar tres meses o más, según el puesto.

En resumen, el preembarque prepara a los nuevos empleados mental y prácticamente para su puesto. La incorporación les ayuda a crecer en el trabajo y en la empresa.

¿Funciona el preembarque de los empleados?

Imagina que aceptas una oferta de trabajo, firmas el contrato y no escuchas nada de la empresa durante semanas. Esta falta de contacto puede hacer que se sienta ignorado o inseguro acerca de su elección.

Ahora, imagine una empresa que se mantiene en contacto con usted después de firmar el contrato. Lo mantienen informado y entusiasmado acerca de su nuevo puesto, haciendo que se sienta valorado y preparado para su primer día. Este tipo de preincorporación ayuda a los nuevos empleados a mantener su decisión y a presentarse desde el primer día.

En resumen, los equipos de RRHH necesitan un buen plan de preincorporación para:

• Mantenga entusiasmados a los nuevos empleados: Las actualizaciones periódicas hacen que los nuevos empleados estén ansiosos por empezar y les recuerdan que han tomado la decisión correcta.
• Comparta detalles importantes: La contratación anticipada te brinda la oportunidad de proporcionar toda la información que necesitan los nuevos empleados, como los formularios que deben completar o qué esperar el primer día.
• Presenta al amigo: Si su empresa tiene un sistema de amigos, preséntele al nuevo empleado a su amigo antes de que comience. Esto hace que su primer día sea menos intimidante.
• Termine el papeleo con anticipación: Quita todos los documentos durante el preembarque para que los nuevos empleados no se sientan abrumados una vez que comiencen.
• Ayúdelos a conocer a su equipo: La preincorporación permite a los nuevos empleados conectarse con futuros compañeros de equipo y comprender la cultura del equipo. Esto hace que el primer día sea más fluido.
• Evite perderlos frente a la competencia: Uno de cada cinco nuevos empleados no se presenta el primer día. Sin una sólida experiencia previa al embarque, pueden elegir otra empresa que los haga sentir bienvenidos.

La preincorporación ayuda a los nuevos empleados a sentirse preparados, entusiasmados y comprometidos con su nuevo trabajo. Prepara el escenario para un comienzo positivo. ¿La mejor parte? Puede lograr esto rápida y fácilmente mediante el uso de un sistema de gestión del aprendizaje para RRHH.

Beneficios de preembarcar a los empleados

Un buen proceso de preincorporación puede marcar una gran diferencia en cuanto a la participación de los nuevos empleados, el tiempo que permanecen y la fluidez de su primer día. Así es como ayuda a los gerentes capacitar a los nuevos empleados incluso antes de que empiecen a funcionar:

Mejor conexión

La preincorporación ayuda a los nuevos empleados a conectarse con su futuro equipo antes del primer día. Al compartir la cultura empresarial, personalizar la comunicación e invitarlos a los eventos de la empresa, los empleados se sienten bienvenidos y valorados incluso antes de empezar.

Menor rotación

Perder a los nuevos empleados desde el principio es un gran problema. En algunos sectores, las tasas de rotación pueden alcanzar el 500% anual. Un proceso de preincorporación bien planificado ayuda a fomentar la confianza y la conexión, lo que reduce las probabilidades de que los nuevos empleados se retiren antes de empezar, especialmente en puestos autónomos y por contrato, donde la lealtad puede ser baja.

Un primer día más fluido

El primer día debe centrarse en reunirse con el equipo, conocer la cultura de la empresa y entusiasmarse con el trabajo, no en completar el papeleo ni en averiguar la logística de la oficina. Preboarding se ocupa de estas cuestiones con antelación para que los nuevos empleados puedan empezar directamente a aprender y contribuir.

Menos nervios

No saber qué esperar puede poner nerviosos a los nuevos empleados. Un buen proceso de preincorporación responde a sus preguntas desde el principio, ya sea mediante un kit de bienvenida, un simple correo electrónico con las preguntas más frecuentes o una sesión rápida en línea. Esto ayuda a los nuevos empleados a sentirse seguros y listos para empezar, en lugar de estar ansiosos o confundidos.

Productividad más rápida

Cuando los nuevos empleados dedican su primer día a gestionar el papeleo, no pueden ir a trabajar. Preboarding se encarga de todas las tareas administrativas antes de empezar, de modo que los nuevos empleados pueden centrarse en las tareas importantes de inmediato. La formación previa a la incorporación, como los módulos de orientación o cumplimiento, les ayuda a ponerse al día aún más rápido.

Las mejores estrategias para preincorporar a los empleados

La preincorporación ayuda a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos y los prepara para su primer día.

Un proceso de preembarque claro y bien planificado aumenta la participación y garantiza el éxito a largo plazo. A continuación, te explicamos cómo crear un excelente plan de preembarque:

1. Haga una lista de verificación previa al embarque

Antes de empezar, haz una lista de todas las tareas que hay que realizar. Esta lista de verificación garantiza que todo esté cubierto:

• Configure las cuentas de TI y el acceso al correo electrónico.
• Envía correos electrónicos de bienvenida y cualquier documento necesario.
• Asigne un amigo o un mentor.
• Compartir materiales de formación para empleados y políticas de la empresa.

2. Presenta a un amigo con anticipación

Ayude a los nuevos empleados a sentirse apoyados presentándoles a su amigo antes del primer día. Este experimentado miembro del equipo será la persona a la que acudir si tiene preguntas:

• Preséntate por chat o videollamada.
• Configure un canal para facilitar la comunicación.
• Fomente las conversaciones abiertas para reducir los nervios del primer día.

3. Anuncie la nueva contratación

Haz que todos conozcan al nuevo empleado antes de que empiecen. Esto ayuda a que la nueva persona se sienta parte del equipo de inmediato:

• Comparta su rol, fecha de inicio y un dato curioso.
• Incluya enlaces a su perfil de LinkedIn para facilitar la creación de redes.
• Usa tu plataforma de comunicación preferida, como el correo electrónico o Slack.

4. Manténgase conectado durante la preembarque

Mantente en contacto mientras los nuevos empleados esperan para empezar. Esto ayuda a evitar la desconexión:

• Envía actualizaciones, boletines o vídeos.
• Haga que sea fácil para ellos comunicarse con sus preguntas.
• Asegúrese de que su amigo también esté disponible para recibir apoyo.

5. Comparta documentos importantes

Brinde acceso a documentos importantes como el manual del empleado y la guía de beneficios. Los nuevos empleados estarán preparados con los conocimientos que necesitan:

• Comprenda la cultura y los valores de la empresa.
• Obtenga información sobre beneficios como la atención médica y el tiempo libre remunerado.
• Familiarícese con las políticas del lugar de trabajo.

6. Proporcione capacitación previa al embarque

La formación en línea puede preparar a los empleados para su puesto rápidamente:

• Enseñe ética empresarial, herramientas y software.
• Explique los objetivos y la estructura de la empresa.
• Familiarice a los nuevos empleados con las plataformas internas.

7. Envíe un cálido correo electrónico de bienvenida

Un correo electrónico amable y de bienvenida marca un tono positivo. Considera añadir un mensaje de vídeo del equipo directivo para hacerlo más personal.

8. Planifique el primer día y la semana

Crea un plan para guiar al nuevo empleado durante sus primeros días:

• Incluya reuniones, presentaciones de equipos y sesiones de capacitación.
• Asegúrese de que todos los involucrados conozcan sus responsabilidades.

9. Realice los trámites previos al empleo con anticipación

Gestione cualquier papeleo antes del primer día. Los nuevos empleados pueden revisar y firmar los documentos a su propio ritmo:

• Enviar formularios de impuestos y empleo.
• Proporcione políticas y recursos de la empresa.

10. Prepare el entorno de trabajo

Asegúrese de que todo esté listo para el primer día del nuevo empleado:

• Configure su espacio de trabajo y sus equipos.
• Confirme el acceso al software, al correo electrónico y a la red.
• Tenga a mano un kit de bienvenida y otras herramientas esenciales.

11. Informe al equipo sobre la nueva contratación

Asegúrese de que el equipo conozca al nuevo miembro:

• Comparta detalles sobre su función y responsabilidades.
• Anime a los miembros del equipo a darles la bienvenida.
• Invita al nuevo empleado a una reunión de equipo o a un evento social antes del primer día.

12. Cree un plan de 30 a 60 a 90 días

UN Plan de 30 a 60 a 90 días brinda a los nuevos empleados una estructura y objetivos claros para sus primeros meses:

• Ayúdelos a entender las expectativas y la cultura de la empresa.
• Comparta el plan con ellos desde el principio para que sepan lo que está por venir.

Al seguir estos pasos, crearás un sólido programa de preincorporación que mantendrá a los nuevos empleados entusiasmados, informados y preparados para un comienzo exitoso.

¡Construyamos juntos un programa de preembarque exitoso!

Vamos a terminar las cosas explicando aprendizaje asincrónico y sincrónico porque están asociados con la preincorporación y la incorporación.

El aprendizaje asincrónico brinda a los empleados la libertad de aprender a su propio ritmo sin tener que estar en línea en momentos específicos. Es ideal para la preincorporación, ya que los nuevos empleados pueden completar la formación antes de empezar a desempeñar su puesto.

La formación sincrónica, por otro lado, requiere que los empleados se unan en horarios programados, lo que ofrece una interacción en vivo con los formadores o colegas. En el caso de la preincorporación, la formación asincrónica suele ser mejor porque es flexible y cómoda, y permite a los nuevos empleados ponerse al día a su propio ritmo.

Para crear un programa de preembarque exitoso, sigue estos tres pasos:

Paso 1: Diseñar el curso de preembarque

La formación previa al embarque se centra en dos áreas clave:

• Entrenamiento de bienvenida: Esto introduce a los nuevos empleados en la cultura, los valores, el liderazgo y las políticas clave de la empresa. Un curso estructurado de preincorporación garantiza que los empleados se conecten con la misión de la organización incluso antes de empezar. Cuando los nuevos empleados comprenden los objetivos de la empresa, ganan confianza y se sienten más comprometidos, lo que les permite integrarse más rápidamente.
• Capacitación en cumplimiento: Capacitación sobre cumplimiento para empleados ayuda a minimizar los riesgos legales, garantizar la seguridad en el lugar de trabajo y establecer expectativas desde el primer día. Cuando los empleados comprenden de antemano los requisitos de cumplimiento, pueden centrarse en su función de inmediato. Esto reduce la probabilidad de que surjan problemas más adelante y ayuda a los empleados a entender las políticas de la empresa con facilidad.

Paso 2: Crear materiales de aprendizaje atractivos

Crear un programa estructurado de preembarque no tiene por qué ser difícil. Con lo moderno, herramientas de IA disponibles gratuitamente al igual que Coursebox AI, incluso sin conocimientos de programación, crear una experiencia divertida es fácil.

Coursebox AI te permite:

• Transforma las presentaciones de PowerPoint en atractivos cursos de aprendizaje electrónico con elementos en los que se puede hacer clic, animaciones y aprendizaje a su propio ritmo.
• Graba vídeos para presentar la cultura empresarial o tutoriales sobre herramientas de incorporación, añadiendo voces en off, subtítulos y efectos para una mejor comprensión.
• Crear simulaciones interactivas de juegos de rol para ayudar a los empleados a navegar por escenarios del mundo real, como las conversaciones de RRHH o las interacciones con los clientes.
• Crea cuestionarios para garantizar que los nuevos empleados comprendan las políticas clave y los valores de la empresa, ofreciendo comentarios instantáneos para reforzar el aprendizaje.
• Desarrolle módulos de microaprendizaje aptos para dispositivos móviles, que ofrezcan a los empleados contenido de tamaño reducido que se adapte a sus apretadas agendas.

Paso 3: Entregar contenido previo a la contratación a los nuevos empleados

Un curso de preincorporación solo es efectivo si los empleados pueden acceder a él fácilmente.

Implementación de un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) como Coursebox, la IA ayuda a automatizar tareas como el envío de invitaciones, la asignación de cursos y el seguimiento del progreso. También proporciona acceso a todos los dispositivos para que los empleados puedan completar la formación a su conveniencia, incluso sin conexión a Internet.

La preincorporación no es solo una lista de verificación; es crucial para la retención de los empleados. Un proceso bien estructurado reduce el estrés del primer día, aumenta el compromiso y ayuda a los nuevos empleados a adaptarse rápidamente.

Haga de la preincorporación una prioridad y obtendrá resultados: empleados seguros, mayor compromiso y una transición más fluida. Si aún no has empezado a preembarcarte, reserve una demostración gratuita de Coursebox AI y descubra lo fácil que puede ser iniciar su formación en línea.