Preparando funcionários da maneira certa: um guia simples

Todos nós já ouvimos falar de integração, mas você já ouviu falar em pré-embarque? É a etapa muitas vezes esquecida que pode preparar o terreno para a satisfação e o sucesso dos funcionários a longo prazo. O pré-embarque acontece antes do primeiro dia de trabalho, dando aos novos contratados a chance de se sentirem bem-vindos e preparados.

Pesquisas mostram que um processo sólido de pré-embarque pode aumente a retenção em até 82%. Este guia explorará o que é a pré-integração, como ela difere da integração e por que ela desempenha um papel fundamental em manter os funcionários engajados. Também compartilharemos dicas sobre como as equipes de RH podem criar uma experiência de pré-contratação que faça com que os novos contratados se sintam valorizados desde o início.

O que é pré-embarcar funcionários?

O pré-embarque é o processo que acontece entre o candidato assinar a oferta de emprego e o primeiro dia de trabalho. O objetivo é deixar os novos contratados empolgados e prontos para entrar, para que se sintam confiantes e ansiosos ao entrarem pela porta.

É fácil se concentrar apenas na integração, mas a pré-integração pode ser igualmente importante. Estudos mostram que quase um em cada quatro novos funcionários deixa o emprego nos primeiros 45 dias. Ainda mais preocupante, 65% dos empregadores relataram que novas contratações não aparecem no primeiro dia. O pré-embarque ajuda a reduzir a rotatividade ao abordar esses problemas desde o início, mantendo os novos contratados engajados antes mesmo de começarem.

Pesquisas também mostram que 80% dos trabalhadores sentem ansiedade enquanto esperam para começar um novo emprego, o que pode prejudicar seu entusiasmo e produtividade. Na verdade, 28% dos profissionais desistiram de uma oferta de emprego antes de começar, o que torna o pré-embarque ainda mais importante. Quando bem feito, gera expectativa, fortalece o relacionamento entre funcionários e empresa e configura novas contratações para o sucesso.

Pré-embarque versus integração: qual é a diferença?

Pré-embarque e integração desempenham papéis importantes para ajudar as novas contratações a serem bem-sucedidas, mas elas acontecem em momentos diferentes e têm objetivos diferentes.

Quando isso acontece

O pré-embarque começa após a assinatura da oferta de emprego e termina antes do primeiro dia de trabalho. Isso prepara os novos contratados para o primeiro dia. A integração começa quando o novo contratado começa a trabalhar e continua à medida que ele se estabelece na função.

Objetivos principais

O objetivo do Preboarding é deixar os novos contratados empolgados e informados, garantindo que eles saibam o que esperar e tenham todos os detalhes necessários. Práticas de integração incluem ajudar os funcionários a aprenderem rapidamente seus trabalhos, se familiarizarem com a empresa e começarem a atuar de forma independente.

Dica profissional: Você pode lidar com as duas operações muito mais rapidamente usando Ferramentas de integração com tecnologia de IA disponível no mercado.

Em que eles se concentram

O pré-embarque consiste em fazer com que os novos contratados se sintam bem-vindos e responder suas perguntas antes do primeiro dia. A integração ajuda os funcionários a entender suas tarefas e a se tornarem eficazes em suas funções.

Quanto tempo eles duram

O pré-embarque pode durar de algumas horas a várias semanas, dependendo da empresa e da função. A integração geralmente dura três meses ou mais, dependendo da posição.

Em resumo, o pré-embarque prepara os novos contratados de forma mental e prática para sua função. A integração os ajuda a crescer no trabalho e na empresa.

O pré-embarque de funcionários funciona?

Imagine que você aceita uma oferta de emprego, assina o contrato e depois não ouve nada da empresa por semanas. Essa falta de contato pode fazer com que você se sinta ignorado ou inseguro sobre sua escolha.

Agora, imagine uma empresa que permanece em contato com você depois de assinar o contrato. Eles mantêm você informado e empolgado com sua nova função, fazendo com que você se sinta valorizado e pronto para o primeiro dia. Esse tipo de pré-embarque ajuda os novos contratados a cumprirem suas decisões e comparecerem no primeiro dia.

Resumindo, as equipes de RH precisam de um bom plano de pré-embarque para:

• Mantenha os novos contratados animados: As atualizações regulares mantêm os novos funcionários ansiosos para começar e os lembram de que fizeram a escolha certa.
• Compartilhe detalhes importantes: O pré-embarque dá a você a chance de fornecer todas as informações que os novos contratados precisam, como formulários para preencher ou o que esperar no primeiro dia.
• Apresente o amigo: Se sua empresa tiver um sistema de parceiros, apresente o novo contratado ao colega antes que ele comece. Isso torna o primeiro dia menos intimidante.
• Conclua a papelada mais cedo: Retire todos os documentos durante o pré-embarque para que os novos contratados não se sintam sobrecarregados quando começarem.
• Ajude-os a conhecer sua equipe: A pré-contratação permite que os novos contratados se conectem com futuros colegas de equipe e entendam a cultura da equipe. Isso torna o primeiro dia mais tranquilo.
• Evite perdê-los para os concorrentes: Uma em cada cinco novas contratações não aparece no primeiro dia. Sem uma forte experiência de pré-embarque, eles podem escolher outra empresa que os faça se sentirem bem-vindos.

A pré-contratação ajuda os novos contratados a se sentirem prontos, empolgados e comprometidos com o novo emprego. Isso prepara o terreno para um começo positivo. A melhor parte? Você pode fazer isso de forma rápida e fácil usando um sistema de gestão de aprendizagem para RH.

Benefícios da pré-contratação de funcionários

Um bom processo de pré-embarque pode fazer uma grande diferença na sensação de engajamento dos novos contratados, no tempo de permanência e na tranquilidade do primeiro dia. Veja como isso ajuda os gerentes treinar novos contratados mesmo antes de começarem a trabalhar:

Melhor conexão

A pré-contratação ajuda os novos contratados a se conectarem com sua futura equipe antes do primeiro dia. Ao compartilhar a cultura da empresa, personalizar a comunicação e convidá-los para eventos da empresa, os funcionários se sentem bem-vindos e valorizados antes mesmo de começar.

Menor volume de negócios

Perder novas contratações logo no início é um grande problema. Em alguns setores, as taxas de rotatividade podem chegar a 500% ao ano. Um processo de pré-contratação bem planejado ajuda a criar confiança e conexão, diminuindo as chances de os novos contratados desistirem antes de começar, especialmente em cargos autônomos e contratados, onde a lealdade pode ser baixa.

Primeiro dia mais suave

O primeiro dia deve se concentrar em conhecer a equipe, conhecer a cultura da empresa e se empolgar com o trabalho, sem preencher a papelada ou descobrir a logística do escritório. O Preboarding resolve essas coisas com antecedência para que os novos contratados possam começar a aprender e contribuir diretamente.

Menos nervos

Não saber o que esperar pode deixar os novos contratados nervosos. Um bom processo de pré-embarque responde às perguntas com antecedência, seja por meio de um kit de boas-vindas, um simples e-mail com perguntas frequentes ou uma rápida sessão on-line. Isso ajuda os novos contratados a se sentirem confiantes e prontos para começar, em vez de ansiosos ou confusos.

Produtividade mais rápida

Quando os novos contratados passam o primeiro dia lidando com a papelada, eles não estão começando a trabalhar. O Preboarding gerencia todas as tarefas administrativas antes de começarem, para que os novos funcionários possam se concentrar em tarefas importantes imediatamente. O treinamento de pré-embarque, como módulos de orientação ou conformidade, os ajuda a se familiarizar ainda mais rapidamente.

Melhores estratégias para pré-contratar funcionários

O pré-embarque ajuda os novos funcionários a se sentirem bem-vindos e os prepara para o primeiro dia.

Um processo de pré-embarque claro e bem planejado aumenta o engajamento e configura o sucesso a longo prazo. Veja como criar um ótimo plano de pré-embarque:

1. Faça uma lista de verificação de pré-embarque

Antes de começar, liste todas as tarefas que precisam ser feitas. Essa lista de verificação garante que tudo esteja coberto:

• Configure contas de TI e acesso a e-mails.
• Envie e-mails de boas-vindas e todos os documentos necessários.
• Designe um amigo ou mentor.
• Compartilhar materiais de treinamento de funcionários e políticas da empresa.

2. Apresente um amigo Early

Ajude os novos contratados a se sentirem apoiados apresentando-os aos amigos antes do primeiro dia. Esse membro experiente da equipe será a pessoa certa para tirar dúvidas:

• Apresente via chat ou videochamada.
• Configure um canal para facilitar a comunicação.
• Incentive conversas abertas para reduzir os nervos do primeiro dia.

3. Anuncie a nova contratação

Informe todos sobre a nova contratação antes de começar. Isso ajuda a nova pessoa a se sentir parte da equipe imediatamente:

• Compartilhe sua função, data de início e uma curiosidade.
• Inclua links para o perfil do LinkedIn para facilitar o networking.
• Use sua plataforma de comunicação preferida, como e-mail ou Slack.

4. Fique conectado durante o pré-embarque

Mantenha contato enquanto as novas contratações esperam para começar. Isso ajuda a evitar o desengajamento:

• Envie atualizações, boletins informativos ou vídeos.
• Facilite que eles entrem em contato com perguntas.
• Certifique-se de que seu amigo também esteja disponível para suporte.

5. Compartilhe documentos importantes

Dê acesso a documentos importantes, como o manual do funcionário e o guia de benefícios. Os novos contratados estarão prontos com o conhecimento de que precisam:

• Entenda a cultura e os valores da empresa.
• Saiba mais sobre benefícios como assistência médica e folgas remuneradas.
• Familiarize-se com as políticas do local de trabalho.

6. Forneça treinamento de pré-embarque

O treinamento on-line pode preparar os funcionários para suas funções rapidamente:

• Ensine ética, ferramentas e software da empresa.
• Explique as metas e a estrutura da empresa.
• Familiarize os novos contratados com as plataformas internas.

7. Envie um caloroso e-mail de boas-vindas

Um e-mail amigável e acolhedor dá um tom positivo. Considere adicionar uma mensagem de vídeo da liderança para torná-la mais pessoal.

8. Planeje o primeiro dia e a semana

Crie um plano para orientar o novo contratado nos primeiros dias:

• Inclua reuniões, apresentações de equipe e sessões de treinamento.
• Certifique-se de que todos os envolvidos conheçam suas responsabilidades.

9. Obtenha a documentação pré-emprego feita com antecedência

Lide com qualquer papelada antes do primeiro dia. Os novos contratados podem revisar e assinar documentos em seu próprio ritmo:

• Envie formulários fiscais e trabalhistas.
• Forneça políticas e recursos da empresa.

10. Prepare o ambiente de trabalho

Garanta que tudo esteja pronto para o primeiro dia do novo contratado:

• Configure seu espaço de trabalho e equipamento.
• Confirme o acesso ao software, ao e-mail e à rede.
• Tenha um kit de boas-vindas e outras ferramentas essenciais prontas.

11. Informe a equipe sobre a nova contratação

Certifique-se de que a equipe conheça o novo membro:

• Compartilhe detalhes sobre suas funções e responsabilidades.
• Incentive os membros da equipe a recebê-los.
• Convide o novo contratado para uma reunião de equipe ou evento social antes do primeiro dia.

12. Crie um plano de 30 a 60 a 90 dias

UM Plano de 30 a 60 a 90 dias fornece aos novos contratados uma estrutura e metas claras para os primeiros meses:

• Ajude-os a entender as expectativas e a cultura da empresa.
• Compartilhe o plano com eles desde o início para que eles saibam o que está por vir.

Ao seguir essas etapas, você criará um forte programa de pré-embarque que manterá os novos contratados animados, informados e preparados para um início bem-sucedido.

Vamos criar juntos um programa de pré-embarque bem-sucedido!

Vamos encerrar as coisas explicando aprendizagem assíncrona e síncrona porque estão associados ao pré-embarque e à integração.

O aprendizado assíncrono dá aos funcionários a liberdade de aprender em seu próprio ritmo, sem precisar estar on-line em horários específicos. É ideal para o pré-embarque, pois os novos contratados podem concluir o treinamento antes de iniciar sua função.

O treinamento síncrono, por outro lado, exige que os funcionários participem em horários programados, oferecendo interação ao vivo com treinadores ou colegas. Para o pré-embarque, o treinamento assíncrono geralmente é melhor porque é flexível e conveniente, permitindo que os novos contratados se atualizem em seu próprio ritmo.

Para criar um programa de pré-embarque bem-sucedido, siga estas três etapas:

Etapa 1: Crie o curso de pré-embarque

O treinamento de pré-embarque se concentra em duas áreas principais:

• Treinamento de boas-vindas: Isso introduz novas contratações na cultura, nos valores, na liderança e nas principais políticas da empresa. Um curso de pré-embarque estruturado garante que os funcionários se conectem com a missão da organização antes mesmo de começar. Quando os novos contratados entendem as metas da empresa, eles ganham confiança e se sentem mais engajados, permitindo que se integrem mais rapidamente.
• Treinamento de conformidade: Treinamento de conformidade para funcionários ajuda a minimizar os riscos legais, garantir a segurança no local de trabalho e estabelecer expectativas desde o primeiro dia. Quando os funcionários entendem os requisitos de conformidade de antemão, eles podem se concentrar em sua função imediatamente. Isso reduz a probabilidade de problemas posteriores e ajuda os funcionários a navegar pelas políticas da empresa com facilidade.

Etapa 2: Crie materiais de aprendizagem envolventes

Criar um programa estruturado de pré-embarque não precisa ser difícil. Com o moderno, ferramentas de IA disponíveis gratuitamente como o Coursebox AI, mesmo sem habilidades de codificação, criar uma experiência divertida se torna fácil.

O Coursebox AI permite que você:

• Transforme apresentações do PowerPoint em cursos de eLearning envolventes com elementos clicáveis, animações e aprendizado individualizado.
• Grave vídeos para apresentar a cultura da empresa ou tutoriais para ferramentas de integração, adicionando dublagens, legendas e efeitos para uma melhor compreensão.
• Criar simulações de RPG interativas para ajudar os funcionários a navegar em cenários do mundo real, como discussões de RH ou interações com clientes.
• Crie questionários para garantir que os novos contratados entendam as principais políticas e valores da empresa, oferecendo feedback instantâneo para reforçar o aprendizado.
• Desenvolva módulos de microlearning compatíveis com dispositivos móveis, oferecendo aos funcionários um pequeno conteúdo que se encaixe em suas agendas lotadas.

Etapa 3: Forneça conteúdo de pré-embarque para novos contratados

Um curso de pré-embarque só é eficaz se os funcionários puderem acessá-lo facilmente.

Implementação de um sistema de gerenciamento de aprendizagem (LMS) como o Coursebox, a IA ajuda a automatizar tarefas como enviar convites, atribuir cursos e acompanhar o progresso. Ele também fornece acesso em vários dispositivos para que os funcionários possam concluir o treinamento quando quiserem, mesmo off-line.

O pré-embarque não é apenas uma lista de verificação; é crucial para a retenção de funcionários. Um processo bem estruturado reduz o estresse no primeiro dia, aumenta o engajamento e ajuda os novos contratados a se adaptarem rapidamente.

Faça do pré-embarque uma prioridade e você verá resultados: funcionários confiantes, maior comprometimento e uma transição mais tranquila. Se você ainda não começou a pré-embarcar, reserve uma demonstração gratuita do Coursebox AI e descubra como pode ser fácil iniciar seu treinamento on-line.