10 tips voor crosstrainingsmedewerkers

Als je kijkt naar de dynamiek van de hedendaagse werkplek, is het niet verkeerd om te zeggen dat de toekomst van werk toebehoort aan agile teams, waar individuen niet in beperkte rollen worden ingedeeld, maar in staat worden gesteld om groter te denken, sneller te handelen en problemen vanuit meerdere invalshoeken op te lossen. Het trainen van medewerkers helpt om dit potentieel te benutten.

Het is veel meer dan alleen het delen van vaardigheden. In plaats daarvan draait het om het opbouwen van een veerkrachtig personeelsbestand dat gedijt op samenwerking en nieuwsgierigheid. Wanneer werknemers het bredere systeem begrijpen en niet alleen hun deel ervan, nemen ze slimmere beslissingen en zien ze kansen die anderen missen.

De onderstaande gids leidt je door tien praktische stappen om aan de slag te gaan met cross-training voor werknemers. Aan het einde bent u helemaal klaar om uw personeel toekomstbestendig te maken.

Wat is cross-training voor werknemers?

Kruis medewerkers opleiden betekent teamleden leren om taken en verantwoordelijkheden uit te voeren die buiten hun primaire rol vallen. Dit betekent echter niet dat je mensen zou vervangen. Het verwijst veeleer naar het uitbreiden van hun capaciteiten en het creëren van een meer aanpasbare, samenwerkende werkplek.

Elke persoon heeft dus nog steeds een specialiteit, maar ze zijn ook uitgerust met vaardigheden om indien nodig verschillende functies in te zetten. Het resultaat is dat het team minder verstoringen heeft wanneer dingen onverwachts veranderen.

Stel dat een marketingcoördinator de basisprincipes van data-analyse leert. Ze wordt niet van de ene op de andere dag datawetenschapper, maar ze krijgt het vermogen om de prestatiestatistieken van campagnes effectiever te interpreteren.

Crosstraining helpt ook bij de continuïteitsplanning. Stel dat je voorraadbeheerder onverwachts weg is. Als iemand van de operationele afdeling is getraind in de basisbeginselen van die rol, komt uw toeleveringsketen niet tot stilstand.

Crosstraining mag echter niet reactief zijn. In plaats daarvan moet het een vooruitstrevende talentstrategie zijn die werknemers aanmoedigt om uit hun comfortzone te stappen en de institutionele kennis te versterken.

10 praktische tips voor cross-training van werknemers op de werkvloer

Laten we enkele handige tips bespreken die u kunt gebruiken om werknemers te trainen. Hoewel al deze tips niet op elke werkplek van toepassing zijn, kunt u zelf kiezen wat voor u werkt.

1. Identificeer kernvaardigheden en overlappende vaardigheden

Om te beginnen moet u het vaardigheidslandschap van uw organisatie begrijpen. Wat zijn de kerncompetenties waarvan elk team afhankelijk is? Welke taken worden onnodig gescheiden?

Breng vervolgens de rollen en verantwoordelijkheden in kaart. De financiële en operationele teams kunnen bijvoorbeeld beide sterk afhankelijk zijn van datarapportage en procesoptimalisatie. Er is dus een ruimte voor gedeeld leren.

Nadat je deze kruispunten hebt geïdentificeerd, kun je zien waar crosstraining de grootste impact zal hebben. Idealiter geldt dat hoe meer kennis wordt gedeeld, hoe groter de kans is dat afdelingen samenwerken.

2. Begin met een cross-trainingsstrategie

Crosstraining beginnen zonder een duidelijk plan is als iemand leren zwemmen door hem in het diepe te gooien. Je moet een strategie hebben die iedereen kan volgen.

Identificeer eerst uw bedrijfsdoelstellingen, zoals het verbeteren van de operationele veerkracht, het stimuleren van innovatie door interdisciplinaire samenwerking of het voorbereiden van leiderschapstransities. Geef vervolgens prioriteit aan de teams en functies waarop u zich moet concentreren.

Bijvoorbeeld in het hoogseizoen waar klantenondersteuning is cruciaal, je kunt personeel van minder actieve afdelingen trainen om de frontlinies te ondersteunen. Op dezelfde manier, als een belangrijk teamlid op het punt staat met pensioen te gaan, zoek dan iemand om hem te volgen en zijn kennis op te doen.

Je strategie moet feedbackloops, meetbare doelen, tijdlijnen en constante herbeoordeling omvatten. Deze componenten zullen crosstraining zeer effectief maken.

3. Kies de juiste medewerkers voor de juiste rollen

Crosstraining betekent niet dat iedereen alles moet leren. Succesvolle cross-training betekent dat werknemers worden geselecteerd op basis van interesse, geschiktheid en potentiële impact, niet alleen op basis van beschikbaarheid.

Zoek naar mensen die van nature nieuwsgierig zijn of interesse hebben getoond om hun vaardigheden uit te breiden. Als een grafisch ontwerper bijvoorbeeld interesse heeft getoond in digitale marketing, koppel hem dan een paar weken aan je campagneteam.

De aanpak werkt het beste wanneer werknemers het gevoel hebben dat ze groeien en niet alleen hiaten opvullen. Dus geef ze iets te zeggen. Vraag naar welke rollen of functies ze meer willen weten en bied hen vervolgens relevante opleidingsmogelijkheden aan.

4. Gestructureerde leerpaden creëren

Gestructureerde leertrajecten zijn in feite stappenplannen die werknemers moeten volgen tijdens hun opleidingstrajecten. Ze geven richting en doel aan het proces.

Verdeel de doelrol in taken en vaardigheden. Wat moet de persoon bijvoorbeeld in zijn eerste week weten? Welke hulpmiddelen zouden ze nodig hebben? Stem de leertrajecten vervolgens af op deze vereisten.

Stel dat je een administratief medewerker aan het trainen bent om te helpen met de interne communicatie. Hun leertraject kan bestaan uit het schrijven van interne updates en het leren gebruiken van projectmanagementtools zoals Trello en Asana.

gestructureerd leerpaden helpt managers ook bij het volgen van de ontwikkeling. Ze kunnen aan de hand van functioneringsgesprekken of gesprekken over loopbaanplanning zien of de werknemer de gewenste vaardigheden en kennis verwerft.

Om deze leertrajecten te laten werken, moet er een combinatie zijn van training op het werk en theoretische kennis. Dit laatste wordt mogelijk gemaakt met tools voor het maken van cursussen, zoals Coursebox. Je kunt de AI-cursusgenerator gebruiken om vanaf nul cursussen samen te stellen of bestaande documenten te gebruiken.

Gebruik vervolgens de functies zoals AI-beoordelingen, AI-beoordeling, whitelabeling en een AI-tutor om werknemers te helpen en te beoordelen tijdens het trainingsproces. Met Coursebox kunnen docenten ook feedback geven aan leerlingen, zodat je ook consistente feedbackloops kunt opbouwen.

5. Gebruik taakschaduw en rolrotatie

Een van de meest effectieve manieren om begrip op te bouwen, is door werknemers anderhalve kilometer in de schoenen van iemand anders te laten lopen. Job shadowing biedt realtime blootstelling aan een andere rol, terwijl rolrotatie een diepere, praktische ervaring over een langere periode mogelijk maakt.

Met rolrotatie kun je een junior teamlid een maand op verschillende afdelingen laten werken. Het zal hen helpen een breder perspectief te ontwikkelen, wat uiteindelijk hun leiderschapsvaardigheden kan verbeteren.

6. Combineer praktijkervaring met documentatie

Zoals we hierboven hebben vermeld, moet praktijkervaring worden gecombineerd met cursussen om cross-training vanuit meerdere invalshoeken te versterken. Je kunt echter nog een stap verder gaan door studenten toegankelijke documentatie te bieden.

Gebruik bijvoorbeeld checklists, beknopte handleidingen, walkthrough-video's en SOP's om stagiaires een vangnet te bieden. Op deze manier hebben ze, als ze ooit in een wegversperring terechtkomen, nuttig materiaal om naar te verwijzen.

Moedig werknemers ook aan om tijdens hun training te helpen bij het verbeteren van de documentatie. Een frisse blik ontdekt vaak hiaten of verouderde informatie. Wanneer teamleden bijdragen aan het leermateriaal, verbeteren ze hun eigen inzicht en maken ze het makkelijker voor de volgende persoon in de rij.

7. Stimuleer het delen van kennis tussen teams

Cross-training werkt het beste in een cultuur van openheid. Teams moeten kennis vrijelijk delen in plaats van deze als een grasmat te bewaken om de hele organisatie te helpen een hoger niveau te bereiken. Creëer regelmatig ruimtes voor teams om inzichten uit te wisselen, zoals multifunctionele lunch-and-lean of gedeelde interne wiki's.

Een eenvoudig voorbeeld zijn de IT-teams die sessies houden over de basisprincipes van cyberbeveiliging voor niet-technisch personeel. De marketingafdeling kan vervolgens aantonen hoe ze analysetools gebruiken.

8. Stel duidelijke doelen en houd de voortgang bij

Het is belangrijk om voor elke crosstrainingservaring succes te definiëren en vervolgens statistieken instellen om het genoemde succes te bepalen. Als het bijvoorbeeld je doel is om tijdens je vakantie een functie te vervullen, kun je het succes bijhouden door het aantal voltooide taken of de klanttevredenheid in die periode te meten.

Het bijhouden van de voortgang laat werknemers ook zien wat hun groei is. Dat is motiverend genoeg om ze te laten blijven deelnemen aan crosstraining.

9. Flexibiliteit herkennen en belonen

Werknemers hoeven niet per se nieuwe functies aan te nemen of in te vullen tijdens moeilijke tijden. Dus als ze deze dingen doen, moet je ze belonen en erkennen.

Zet getrainde teamleden onder de aandacht tijdens vergaderingen met alle handen. Zelfs kleine gebaren, zoals spotlight-vermeldingen in interne nieuwsbrieven, kunnen ervoor zorgen dat mensen zich gewaardeerd voelen en hen motiveren om door te gaan met hun goede werk.

U kunt ook formaatincentives aanbieden. Ze kunnen de vorm hebben van ontwikkelingsbeurzen of mogelijkheden voor projectleiderschap.

10. Maak crosstraining onderdeel van je cultuur

Crosstraining wordt niet het eigenlijke onderdeel van uw werkplek vanaf de eerste keer dat u het probeert. Als u dit echter herhaaldelijk doet, moet het uw doel zijn om deze cultuur in uw organisatie te verweven.

Leren in verschillende functies zou een norm moeten worden, zodat uw personeel dit niet als een extra karwei ziet, maar als een integraal onderdeel van hun werk.

Hier zijn enkele tips om van crosstraining een normale oefening te maken:

• Praat over cross-training tijdens de onboarding en neem dit mee in de loopbaanplanning.
• Maak er een onderdeel van prestatiebeoordelingen en het stellen van doelen van.
• Vier successen en erken personen die succesvol zijn gecrosstraind.
• Modelleer cross-training aan de top (op directieniveau), want wanneer deze individuen naar verschillende delen van het bedrijf rouleren of onbekende projecten aangaan, zetten ze de toon voor alle anderen.

Conclusie

Zoals blijkt uit onze gids, helpt cross-training van medewerkers om een personeelsbestand op te bouwen dat op alles voorbereid is. Het helpt u om over te stappen van een rigide roldefinitie naar een dynamisch personeelsbestand waar mensen op verschillende manieren kunnen bijdragen.

De voordelen van crosstraining zijn talrijk, waaronder minder onderbrekingen, sterkere samenwerking en snellere probleemoplossing. Bovendien is de impact op lange termijn nog belangrijker omdat je een cultuur van gedeelde doelen en aanpassingsvermogen opbouwt.

Naast mentoring, coaching en interne training moet cross-training ook theoretisch leren omvatten. Met Coursebox wordt dit eenvoudig en toegankelijk. Werknemers kunnen zelfs de mobiele app van het platform gebruiken om onderweg te leren en direct feedback te krijgen van hun senioren.