Scopri come integrare l'apprendimento nel flusso di lavoro per aumentare la produttività, la fidelizzazione e le prestazioni in tempo reale. Strategie e strumenti pratici per il 2025.
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Quasi la metà dei dipendenti afferma di non avere tempo per imparare sul lavoro, secondo il Workplace Learning Report 2020 di LinkedIn.
Suona familiare? Non sei l'unico.
Il lavoro procede velocemente. La maggior parte delle persone è troppo occupata per assistere a lunghe sessioni di allenamento. Ecco perché la formazione tradizionale non funziona più.
Questo è dove apprendimento nel flusso di lavoro entra.
Significa imparare mentre svolgi il tuo lavoro, non allontanarti per andare a lezione. Invece di sospendere il lavoro, l'apprendimento si adatta ai tuoi strumenti, alle tue attività e al tuo tempo.
Potresti vedere apparire un suggerimento in Slack. Oppure un breve video dimostrativo sull'utilizzo di Salesforce. Questo tipo di apprendimento ti aiuta a crescere senza rallentarti.
Ecco perché è importante:
In questa guida scoprirai:
Cominciamo, al tuo ritmo.
Il termine apprendimento nel flusso di lavoro è stato introdotto per la prima volta da Josh Bersin, un noto esperto di risorse umane e formazione. Significa imparare qualcosa esattamente quando ne hai bisogno, mentre lavori, invece di fermarti a seguire un corso o partecipare a una sessione di formazione.
Questo è diverso dall'apprendimento tradizionale, in cui potresti sederti in classe o accedere a un lungo corso online. Con l'apprendimento nel flusso di lavoro, ottieni piccole informazioni utili, proprio quando ne hai bisogno.
Inoltre, non è la stessa cosa dell'e-learning. Sebbene l'e-learning sia online, spesso richiede di sospendere il lavoro. L'apprendimento nel flusso di lavoro avviene durante le attività. Si fonde con la tua giornata.
Ecco alcune caratteristiche principali:
Questo metodo si adatta al modo in cui le persone lavorano oggi. Sei occupato e il tuo tempo è limitato. L'apprendimento nel flusso di lavoro ti dà ciò di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno, senza rallentarti (Bersin, 2018).
L'apprendimento nel flusso di lavoro non è solo comodo: è efficace. Avvantaggia sia i dipendenti che le organizzazioni in modi reali, aiutando le persone a crescere e continuando a lavorare. Ecco come fa la differenza:
Quando impari qualcosa proprio quando ne hai bisogno, è più probabile che tu lo ricordi. Questo perché il tuo cervello collega nuove informazioni a ciò che stai facendo in quel momento. Questo tipo di apprendimento si chiama apprendimento contestuale.
Ad esempio, se stai cercando di risolvere un problema e ottenere subito un suggerimento o una risposta rapida, è più facile capirlo e riutilizzarlo in un secondo momento.
La formazione tradizionale spesso distoglie le persone dalle loro attività quotidiane. Con l'apprendimento nel flusso di lavoro, non è necessario sospendere la giornata lavorativa per una lunga sessione. Ottieni contenuti brevi e utili rimanendo concentrato sul tuo lavoro. Ciò significa meno tempi di inattività e più lavoro da svolgere.
Imparare in modo utile e tempestivo sembra più significativo. Non ti viene chiesto di seguire un corso di cui potresti non aver bisogno: stai ricevendo un aiuto adatto al tuo lavoro. Questo tipo di supporto fa sentire le persone più sicure e apprezzate. Può anche ridurre la frustrazione, perché le risposte sono più facili da trovare.
Quando l'apprendimento fa parte della routine quotidiana, diventa un'abitudine. Le persone continuano a crescere, anche in piccoli modi, giorno dopo giorno. Questo è importante nei luoghi di lavoro che devono adattarsi rapidamente. Nuovi strumenti, nuove idee e nuovi obiettivi richiedono spesso un apprendimento rapido.
Un sistema che supporta sviluppo agile—che significa risposte rapide e flessibili al cambiamento—richiede questo tipo di apprendimento continuo.
Quando i dipendenti possono apprendere e applicare nuove competenze senza interrompere il flusso di lavoro, tutti ne traggono vantaggio. Le organizzazioni ottengono un team più competente e agile. I dipendenti si sentono supportati e più capaci. E insieme, sono pronti per tutto ciò che verrà dopo.
Questo metodo di apprendimento non sostituisce tutta la formazione, ma aggiunge un potente livello, in grado di soddisfare il ritmo frenetico del lavoro odierno.
L'apprendimento nel flusso di lavoro viene già utilizzato in molti lavori. Aiuta le persone a imparare mentre lavorano, senza fermarsi per lunghe sessioni di formazione. Ecco alcuni esempi reali:
Questi esempi mostrano come l'apprendimento nel flusso di lavoro supporti le attività quotidiane. Ti aiuta a ottenere ciò di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno, senza interrompere l'intera giornata.
L'apprendimento nel flusso di lavoro è possibile grazie a strumenti intelligenti che si adattano perfettamente alle attività quotidiane. Questi strumenti ti aiutano a trovare le informazioni giuste al momento giusto, senza interrompere ciò che stai facendo. Ecco quattro tipi principali di tecnologia che fanno funzionare questo tipo di apprendimento:
Gli LXP sono sistemi di apprendimento che ti mostrano contenuti in base al tuo lavoro, alle tue competenze o ai tuoi obiettivi. Usano i dati per suggerirti cosa potresti voler imparare in seguito.
A differenza dei vecchi sistemi che si limitano a elencare i corsi, gli LXP offrono brevi video, articoli o guide che corrispondono al tuo lavoro. Ad esempio, se sei un project manager, il tuo LXP potrebbe suggerirti un rapido suggerimento su come organizzare meglio le riunioni di gruppo.
Una base di conoscenza è come una biblioteca digitale che memorizza contenuti utili. L'intelligenza artificiale semplifica la ricerca e la ricerca delle risposte di cui hai bisogno.
I chatbot sono strumenti in cui puoi digitare una domanda e rispondono immediatamente. Sono realizzati con l'intelligenza artificiale, quindi diventano più intelligenti nel tempo.
Coursebox.ai, ad esempio, utilizza l'intelligenza artificiale per aiutarti a creare strumenti di apprendimento velocemente e consente agli studenti di accedere alle informazioni giuste senza aspettare.
Ciò significa collegare l'apprendimento agli strumenti che già utilizzi, come Notion, Google Workspace o Microsoft Teams.
Invece di passare a un'altra app per imparare qualcosa, l'apprendimento mostra dove stai lavorando. Potresti visualizzare un suggerimento in Slack o una breve guida in Google Docs. Ti fa risparmiare tempo e ti mantiene concentrato.
Il push learning si verifica quando i contenuti ti vengono inviati in base a una pianificazione, ad esempio un'email di formazione settimanale. Il pull learning è quando cerchi qualcosa da solo.
Per l'apprendimento basato sul flusso di lavoro, pull funziona meglio. La risposta si ottiene quando si presenta il problema, non ore dopo.
Questi strumenti funzionano silenziosamente in background per aiutarti a imparare mentre svolgi il tuo lavoro, un piccolo passo alla volta.
Rendere l'apprendimento parte del lavoro quotidiano richiede un po' di pianificazione, ma non deve essere complicato. Si tratta di aiutare il team a trovare le informazioni giuste al momento giusto, senza interrompere il lavoro. Ecco come farlo passo dopo passo:
Inizia osservando come lavora il tuo team durante il giorno. Fai domande come:
Puoi chiedere direttamente ai dipendenti o seguire qualcuno per un giorno. Ad esempio, se un agente del servizio clienti chiede spesso come gestire una richiesta di rimborso, questa è una lacuna. Mostra dove può essere utile una guida rapida e chiara. Comprendere questi piccoli momenti ti aiuta a capire dove dovrebbe avvenire l'apprendimento.
Scegli gli strumenti che si adattano al flusso di lavoro quotidiano del tuo team. Se il tuo team lavora in Slack o Microsoft Teams, utilizza strumenti che si connettono a tali app. In questo modo, l'apprendimento avviene proprio dove si svolge il lavoro.
Ad esempio Coursebox.ai ti consente di creare e condividere contenuti didattici che appaiono all'interno dei tuoi strumenti esistenti. Può essere una breve lista di controllo, un video dimostrativo o un quiz che appare al momento giusto.
Microlearning significa contenuti brevi e mirati che risolvono un problema. Pensa a un video di 2 minuti su «Come inviare una fattura» o a un breve grafico che mostra la tua politica di restituzione.
Mantieni il contenuto semplice e facile da usare. Puoi aggiungerlo al tuo centro assistenza, aggiungerlo in un canale del team o persino collegarlo a un foglio di calcolo che le persone usano quotidianamente.
I manager aiutano a dare il tono. Dovrebbero essere formati per individuare quando qualcuno ha bisogno di aiuto e sapere come condividere la risorsa giusta.
Ad esempio, se un membro del team ha difficoltà con un nuovo strumento, il manager potrebbe condividere un breve video dettagliato invece di chiedergli di partecipare a una formazione completa in un secondo momento. Ciò consente di risparmiare tempo e di continuare a lavorare.
Dopo aver aggiunto l'apprendimento alle attività quotidiane, tieni traccia di come procede. Guarda:
Ad esempio, se condividi una breve guida in Slack e viene visualizzata spesso, è un buon segno che è utile. Ma se nessuno la usa, potrebbe non essere posizionata nel posto giusto o forse è troppo difficile da capire.
Inserire l'apprendimento nel flusso di lavoro sembra semplice, ma non è sempre facile. Ci sono sfide reali che possono rallentare le cose. Ecco come affrontare quelle più comuni:
Molti team di apprendimento e sviluppo (L&D) sono abituati a programmi di formazione strutturati. Passare a una formazione più breve e immediata può sembrare rischioso o poco familiare. Alcuni potrebbero temere che non si tratti di un allenamento «reale».
Per aiutarti, inizia in piccolo. Mostra come un breve suggerimento o un video possono risolvere un problema reale, ad esempio ridurre gli errori in un modulo o migliorare l'uso di uno strumento. Condividi i risultati. Col tempo, le persone potrebbero iniziare a vederne il valore.
Troppi contenuti possono confondere le persone. Se non è utile o aggiornato, smetteranno di usarlo. Concentrati su ciò che è necessario in questo momento.
Parla regolarmente con il tuo team. Quali compiti sono difficili? Cosa sta cambiando? Mantieni i contenuti brevi e utili e rivedili spesso.
Volete una certa struttura, ad esempio chiari obiettivi di apprendimento, ma anche spazio sufficiente per consentire alle persone di apprendere a modo loro. Prova a offrire un mix di contenuti pianificati e suggerimenti su richiesta.
Ad esempio, potresti pubblicare un suggerimento settimanale in Teams mantenendo anche una libreria ricercabile per quando le persone hanno bisogno di aiuto.
I leader possono chiedere: «Perché cambiare ciò che già funziona?» Aiuta a collegare l'apprendimento ai risultati. Mostra come l'apprendimento integrato fa risparmiare tempo, riduce gli errori o aiuta i nuovi assunti a prepararsi più velocemente.
Usa brevi report, esempi reali o persino citazioni dei membri del team.
Ecco una breve lista di controllo da tenere a mente:
Questi passaggi possono aiutarti a rimanere aggiornato e a rendere l'apprendimento parte del lavoro quotidiano.
Tendenze future: quali sono le prospettive per l'apprendimento nel flusso di lavoro
L'apprendimento nel flusso di lavoro sta crescendo rapidamente e il futuro offre ancora più modi per renderlo più intelligente e utile. Ecco quattro tendenze da tenere d'occhio.
L'IA (intelligenza artificiale) può aiutaci a creare un apprendimento adatto a te. Può tenere traccia di ciò che già sai, su cosa stai lavorando e in cosa vuoi migliorare. Quindi, suggerisce la prossima cosa migliore da imparare.
Ad esempio, se rispondi male a un quiz, l'intelligenza artificiale potrebbe consigliarti subito un breve video o una guida. Oppure, se stai iniziando un nuovo ruolo, può creare un percorso di apprendimento solo per te.
Alcuni strumenti ora utilizzano i dati per indovinare quali competenze ti serviranno presto. Analizzano il tuo modo di lavorare, i progetti in arrivo o le competenze di tendenza nel tuo campo.
Questo aiuta il tuo team a rimanere pronto invece di recuperare il ritardo in un secondo momento. Un rapporto di Deloitte (2023) afferma che i sistemi predittivi possono ridurre le lacune di competenze più rapidamente rispetto alla pianificazione tradizionale.
AR (realtà aumentata) e VR (realtà virtuale) rendono possibile imparare facendo, anche in lavori rischiosi o complessi. Ad esempio, un operatore sul campo potrebbe indossare occhiali intelligenti che mostrano istruzioni dettagliate mentre ripara una macchina.
Questo tipo di apprendimento è già utilizzato in settori come l'assistenza sanitaria, l'aviazione e la produzione.
L'analisi dell'apprendimento significa utilizzare i dati per capire cosa funziona. Puoi vedere quali lezioni le persone usano di più, dove hanno difficoltà e in che modo l'apprendimento influisce sulle prestazioni.
Questo aiuta i team L&D a fare scelte migliori: cosa migliorare, cosa rimuovere e dove investire tempo.
L'apprendimento non dovrebbe essere un'interruzione, dovrebbe far parte del lavoro. Apprendimento nel flusso di lavoro aiuta i dipendenti a crescere rimanendo produttivi, coinvolti e allineati agli obiettivi aziendali.
Integrando l'apprendimento nei flussi di lavoro quotidiani e utilizzando strumenti intelligenti, le aziende possono rendere la propria forza lavoro a prova di futuro e coltivare una cultura del miglioramento continuo.
Inizia in piccolo, resta agile e ricorda: il miglior apprendimento avviene spesso quando meno ce lo aspettiamo, proprio nel bel mezzo del lavoro.
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