10 consigli per la formazione incrociata dei dipendenti

Se dai un'occhiata alla dinamicità dello spazio di lavoro odierno, non sarà sbagliato affermare che il futuro del lavoro appartiene a team agili, in cui le persone non sono incatenate in ruoli ristretti ma hanno il potere di pensare in grande, muoversi più velocemente e risolvere i problemi da più angolazioni. La formazione trasversale dei dipendenti aiuta a sbloccare questo potenziale.

È molto più di una semplice condivisione delle competenze. Invece, ruota attorno alla creazione di una forza lavoro resiliente che prospera grazie alla collaborazione e alla curiosità. Quando i dipendenti comprendono il sistema in generale e non solo la loro parte, prendono decisioni più intelligenti e individuano le opportunità che gli altri perdono.

La guida seguente illustra dieci passaggi pratici per iniziare con la formazione incrociata dei dipendenti. Alla fine, sarai pronto per rendere la tua forza lavoro a prova di futuro.

Che cos'è la formazione incrociata dei dipendenti?

Croce formazione dei dipendenti significa insegnare ai membri del team a svolgere compiti e responsabilità al di fuori dei loro ruoli principali. Tuttavia, questo non significa che sostituiresti le persone. Piuttosto, si riferisce all'espansione delle loro capacità e alla creazione di un ambiente di lavoro più adattabile e collaborativo.

Quindi, ogni persona ha ancora una specialità, ma è anche dotata delle competenze per intervenire in diverse funzioni quando necessario. Di conseguenza, il team subisce meno interruzioni quando le cose cambiano inaspettatamente.

Supponiamo che un coordinatore del marketing apprenda le basi dell'analisi dei dati. Non diventa una data scientist dall'oggi al domani, ma acquisisce la capacità di interpretare le metriche di performance delle campagne in modo più efficace.

La formazione incrociata aiuta anche nella pianificazione della continuità. Supponiamo che il responsabile dell'inventario sia uscito inaspettatamente. Se un addetto alle operazioni è stato formato sui fondamenti di quel ruolo, la tua catena di fornitura non si ferma.

Tuttavia, l'allenamento incrociato non dovrebbe essere reattivo. Deve invece essere una strategia lungimirante per i talenti che incoraggi i dipendenti a uscire dalle loro zone di comfort e a rafforzare le conoscenze istituzionali.

10 consigli pratici per la formazione incrociata dei dipendenti sul posto di lavoro

Discutiamo alcuni suggerimenti utili che puoi utilizzare per formare i dipendenti in modo incrociato. Sebbene tutti questi suggerimenti non si applichino a tutti i luoghi di lavoro, puoi scegliere ciò che fa per te.

1. Identifica le competenze fondamentali e sovrapposte

Per iniziare, devi comprendere il panorama delle competenze della tua organizzazione. Quali sono le competenze chiave da cui dipende ogni team? Quali attività sono suddivise in silos inutilmente?

Quindi, traccia i ruoli e le responsabilità. Ad esempio, i team finanziari e operativi possono entrambi fare molto affidamento sulla rendicontazione dei dati e sull'ottimizzazione dei processi. Quindi, c'è un'area per l'apprendimento condiviso.

Dopo aver identificato questi incroci, puoi vedere dove il cross-training avrà il maggiore impatto. Idealmente, più le conoscenze sono condivise, più è probabile che i reparti collaborino.

2. Inizia con una strategia di formazione incrociata

Immergersi nell'allenamento incrociato senza un piano chiaro è come insegnare a qualcuno a nuotare gettandolo nel profondo. Devi avere una strategia che tutti possano seguire.

Identifica innanzitutto i tuoi obiettivi aziendali, ad esempio migliorare la resilienza operativa, stimolare l'innovazione attraverso la collaborazione interdisciplinare o prepararti per le transizioni di leadership. Quindi, dai la priorità ai team e alle funzioni su cui concentrarti.

Ad esempio, nelle stagioni di punta dove assistenza clienti è fondamentale, puoi formare in modo incrociato il personale dei reparti meno attivi per supportare in prima linea. Allo stesso modo, se un membro chiave del team sta per andare in pensione, trova qualcuno che inizi a seguirlo e ad acquisire le sue conoscenze.

La tua strategia dovrebbe includere cicli di feedback, obiettivi misurabili, tempistiche e una rivalutazione costante. Questi componenti renderanno il cross-training estremamente efficace.

3. Scegli i dipendenti giusti per i ruoli giusti

Il cross-training non significa che tutti dovrebbero imparare tutto. Una formazione incrociata di successo significa selezionare i dipendenti in base agli interessi, alle attitudini e al potenziale impatto, non solo alla disponibilità.

Cerca persone che siano naturalmente curiose o che abbiano espresso interesse ad ampliare le proprie competenze. Ad esempio, se un grafico ha mostrato interesse per il marketing digitale, associalo al team della tua campagna per alcune settimane.

L'approccio funziona meglio quando i dipendenti sentono di crescere e non si limitano a colmare le lacune. Quindi, dai loro voce. Chiedi quali ruoli o funzioni sono interessati a saperne di più e poi offri loro opportunità di formazione pertinenti.

4. Crea percorsi di apprendimento strutturati

I percorsi di apprendimento strutturati sono fondamentalmente delle tabelle di marcia che i dipendenti devono seguire nei loro percorsi di formazione. Indicano la direzione e lo scopo del processo.

Suddividi il ruolo target in compiti e competenze. Ad esempio, cosa dovrebbe sapere la persona nella prima settimana? Di quali strumenti avrebbero bisogno? Quindi, allinea i percorsi di apprendimento a questi requisiti.

Supponiamo che tu stia addestrando in modo incrociato un assistente amministrativo per aiutarti con le comunicazioni interne. Il loro percorso di apprendimento potrebbe includere la scrittura di aggiornamenti interni e l'apprendimento dell'uso di strumenti di gestione dei progetti come Trello e Asana.

Strutturato percorsi di apprendimento aiutano anche i manager a monitorare lo sviluppo. Possono utilizzare le revisioni delle prestazioni o le conversazioni sulla pianificazione della carriera per vedere se il dipendente sta acquisendo le competenze e le conoscenze desiderate.

Affinché questi percorsi di apprendimento funzionino, dovrebbe esserci una combinazione di formazione sul posto di lavoro e conoscenze teoriche. Quest'ultimo è reso possibile con strumenti per la creazione di corsi come Scatola dei corsi. Puoi utilizzare il generatore di corsi AI per creare corsi da zero o utilizzare documenti esistenti.

Quindi, usa le sue funzionalità come Valutazioni dell'IA, classificazione AI, white label e un tutor di intelligenza artificiale per assistere e valutare i dipendenti durante il processo di formazione. Coursebox consente inoltre ai docenti di fornire feedback agli studenti, in modo che anche tu possa creare cicli di feedback coerenti.

5. Usa Job Shadowing e Role Rotation

Uno dei modi più efficaci per creare comprensione è lasciare che i dipendenti camminino per un miglio nei panni di qualcun altro. Il job shadowing offre un'esposizione in tempo reale a un altro ruolo, mentre la rotazione dei ruoli consente un'esperienza più approfondita e pratica per un periodo più lungo.

Con la rotazione dei ruoli, puoi consentire a un membro junior del team di trascorrere un mese in diversi reparti. Li aiuterà a sviluppare una prospettiva più ampia, che alla fine potrà affinare le loro capacità di leadership.

6. Combina la pratica pratica con la documentazione

Come accennato in precedenza, la pratica pratica dovrebbe essere abbinata a corsi per rafforzare il cross-training da più angolazioni. Tuttavia, puoi fare un ulteriore passo avanti fornendo una documentazione accessibile agli studenti.

Ad esempio, utilizza liste di controllo, guide di riferimento rapido, video dettagliati e SOP per offrire ai tirocinanti una rete di sicurezza. In questo modo, se mai si trovassero in un posto di blocco, avranno del materiale utile a cui fare riferimento.

Inoltre, incoraggia i dipendenti a contribuire a migliorare la documentazione durante la formazione. Occhi nuovi spesso individuano lacune o informazioni obsolete. Quando i membri del team contribuiscono al materiale didattico, migliorano la propria comprensione, facilitando al contempo le cose per la persona successiva in fila.

7. Incoraggia la condivisione delle conoscenze tra i team

La formazione incrociata funziona meglio in una cultura di apertura. Per aiutare l'intera organizzazione a salire di livello, i team dovrebbero condividere liberamente le conoscenze piuttosto che custodirle come un territorio. Crea spazi regolari in cui i team possano scambiarsi informazioni, ad esempio pranzi e lezioni interfunzionali o wiki interni condivisi.

Un semplice esempio sono i team IT che svolgono sessioni sui fondamenti della sicurezza informatica per il personale non tecnico. L'ufficio marketing può quindi dimostrare come utilizzano gli strumenti di analisi.

8. Stabilisci obiettivi chiari e monitora i progressi

È importante definire il successo per ogni esperienza di cross-training e poi imposta le metriche per determinare il suddetto successo. Ad esempio, se il tuo obiettivo è ricoprire un ruolo durante le ferie, puoi monitorare il successo misurando il numero di attività completate o i punteggi di soddisfazione dei clienti durante quel periodo.

Il monitoraggio dei progressi mostra anche la crescita dei dipendenti. Questo è abbastanza motivante da indurli a continuare a partecipare alla formazione incrociata.

9. Riconosci e premia la flessibilità

I dipendenti non devono necessariamente ricoprire nuovi ruoli o ricoprire ruoli durante i momenti difficili. Quindi, se fanno queste cose, devi premiarli e riconoscerli.

Metti in evidenza i membri del team con una formazione multidisciplinare durante le riunioni a tutto campo. Anche piccoli gesti, come le menzioni in primo piano nelle newsletter interne, possono far sentire le persone apprezzate e motivarle a continuare a lavorare bene.

Puoi anche offrire incentivi per il formato. Possono assumere la forma di stipendi per lo sviluppo o opportunità di leadership di progetto.

10. Rendi il cross-training parte della tua cultura

Il cross-training non diventerà il tessuto stesso del tuo posto di lavoro sin dalla prima volta che lo proverai. Tuttavia, poiché lo fai ripetutamente, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di inserire questa cultura nella tua organizzazione.

L'apprendimento trasversale dovrebbe diventare una norma in modo che la forza lavoro non lo consideri un lavoro extra, ma piuttosto una parte integrante del proprio lavoro.

Ecco alcuni suggerimenti per rendere il cross-training una pratica regolare:

• Parla della formazione incrociata durante l'onboarding e includila nella pianificazione della carriera.
• Inseriscilo nelle revisioni delle prestazioni e nella definizione degli obiettivi.
• Celebrate i successi e riconoscete le persone che si sono allenate con successo.
• Modella la formazione incrociata al vertice (il livello dirigenziale) perché quando queste persone ruotano in diverse parti dell'azienda o intraprendono progetti sconosciuti, danno il tono a tutti gli altri.

Conclusione

Come risulta evidente dalla nostra guida, la formazione incrociata dei dipendenti aiuta a creare una forza lavoro pronta a tutto. Ti aiuta a passare da una rigida definizione dei ruoli a una forza lavoro dinamica in cui le persone possono contribuire in diversi modi.

I vantaggi della formazione incrociata sono molti, tra cui un minor numero di interruzioni, una maggiore collaborazione e una risoluzione più rapida dei problemi. Inoltre, l'impatto a lungo termine è ancora più importante poiché si crea una cultura basata su obiettivi condivisi e adattabilità.

Oltre al tutoraggio, al coaching e alla formazione interna, la formazione incrociata dovrebbe includere anche l'apprendimento teorico. Con Coursebox, questo diventa facile e accessibile. I dipendenti possono persino utilizzare l'app mobile della piattaforma per imparare mentre sono in viaggio e ottenere un feedback immediato dai loro anziani.