Scopri 11 informazioni sulle migliori pratiche per la gestione dei team virtuali per migliorare la comunicazione, aumentare la collaborazione e guidare efficacemente i team remoti.
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La gestione di un team virtuale non richiede solo chiamate Zoom e messaggi Slack. Si tratta di creare un team che lavori bene insieme, anche da luoghi e fusi orari diversi.
Quasi il 74% delle aziende pianifica di mantenere il lavoro a distanza a lungo termine, quindi sapere come guidare a distanza sta diventando un'abilità chiave.
In questo post, condividerò 11 pratiche semplici ed efficaci che possono aiutarti a gestire il tuo team remoto con maggiore chiarezza e sicurezza.
Che tu sia alle prime armi o desideri migliorare, questi suggerimenti possono aiutarti a creare fiducia, rimanere organizzato e far progredire il tuo team, indipendentemente da dove si trovi.
Quando il tuo team lavora da luoghi diversi, è importante chiarire le cose fin dall'inizio. Questo aiuta tutti a rimanere sulla stessa pagina ed evitare confusione in seguito.
Inizia definendo il ruolo di ogni persona e di cosa è responsabile. Ciò significa spiegare quali attività gestiranno e come si adattano agli obiettivi più ampi del team. Quando le persone sanno cosa ci si aspetta, possono concentrarsi meglio e fare di più.
Quindi, scegli come misurare il successo. Due strumenti utili sono OKR e KPI.
Entrambi consentono al tuo team di vedere più facilmente i propri progressi e rimanere motivato.
È anche intelligente concordare come e quando parlare. I team remoti hanno bisogno di regole di comunicazione chiare. Fai sapere a tutti:
Una buona comunicazione è fondamentale quando il team non è nello stesso posto. Aiuta a creare fiducia e fa sì che i progetti vadano nella giusta direzione.
Trova il tempo per i check-in regolari. Potrebbe trattarsi di chat individuali o riunioni complete del team. Queste riunioni ti aiutano a rimanere in contatto, a rispondere alle domande e a chiarire tempestivamente eventuali problemi.
Usa il giusto mix di strumenti per mantenere la comunicazione fluida:
Ogni strumento ha il suo scopo. Scegli quelli che funzionano meglio per il tuo team e assicurati che tutti sappiano come usarli.
È anche importante creare uno spazio in cui le persone si sentano sicure di parlare. Ciò significa costruire un cultura del feedback—un modo di lavorare in cui i membri del team possono dare e ricevere feedback in modo rispettoso. Puoi iniziare chiedendo tu stesso un feedback, ascoltando attentamente e apportando modifiche quando necessario.
Quando il tuo team lavora in remoto, gli strumenti giusti fanno una grande differenza. Aiutano tutti a rimanere organizzati e a parlare facilmente tra loro.
Inizia scegliendo gli strumenti che soddisfano le esigenze del tuo team. Per la comunicazione, Slack e Microsoft Teams sono popolari. Entrambi offrono messaggistica, chiamate e condivisione di file. Per la gestione dei progetti, Trello è semplice e ottimo per i piccoli team, mentre Asana e ClickUp offrono più funzionalità per il monitoraggio delle attività e delle scadenze.
Scegli strumenti facili da usare. Se qualcosa è troppo confuso, il tuo team non lo userà. Assicura che tutti abbiano accesso e conoscano le nozioni di base. Offrire brevi tutorial o guide può essere d'aiuto.
Prova a collegare i tuoi strumenti in modo che funzionino bene insieme. Questo si chiama integrazione. Significa collegare le app in modo che gli aggiornamenti di uno strumento vengano visualizzati in un altro. Ad esempio:
La cultura non è solo per i team di ufficio. Anche quando le persone lavorano da casa, vogliono comunque sentirsi parte di qualcosa. Una forte cultura remota aiuta il tuo team a sentirsi apprezzato e connesso.
Inizia festeggiando le vittorie, grandi o piccole. Se qualcuno porta a termine un grande progetto o raggiunge un obiettivo, prenditi un momento per ringraziarlo. Puoi usare una bacheca condivisa o fare una breve videochiamata per riconoscere il loro lavoro.
Pianifica semplici attività di team building che non sembrano un lavoro. Possono essere brevi e divertenti, come giochi online, chiacchierate al caffè o quiz. L'obiettivo è aiutare le persone a rilassarsi e trascorrere del tempo insieme.
Incoraggia il tempo sociale al di fuori delle attività lavorative. Ciò potrebbe significare:
Queste piccole azioni creano fiducia e aiutano le persone a sentirsi appartenenti.
Secondo il rapporto Working From Home 2025 di travelperk, 52% dei lavoratori remoti hanno detto che si sentivano meno legati ai loro colleghi.
Dedicare del tempo alla creazione di una cultura può aiutare a colmare questa lacuna e sostenere un team più sano e felice.
Quando il tuo team lavora in remoto, è meglio concentrarsi su ciò che viene fatto, non per quanto tempo qualcuno è online. Il tempo trascorso alla scrivania non significa sempre un lavoro produttivo.
Guarda output e risultati. Queste sono le attività, i progetti o i risultati che il tuo team dovrebbe completare. Se queste cose vengono eseguite bene e in tempo, di solito significa che il team sta lavorando bene.
Offri alle persone la libertà di impostazione orari flessibili, soprattutto se vivono in fusi orari diversi. Non tutti devono lavorare nello stesso orario. Quel che conta è che le persone siano disponibili quando necessario e rispettando le scadenze.
Evitare microgestione. Ciò significa fare troppo check-in o guardare ogni piccola cosa che fa la tua squadra. Anziché, stabilisci obiettivi chiari e lascia che siano loro a scegliere come raggiungerli. Questo dimostra fiducia e i team spesso lavorano meglio quando si sentono affidabili.
Per farlo funzionare, prova:
L'apprendimento non dovrebbe fermarsi solo perché il tuo team lavora da casa. In effetti, i team remoti hanno spesso bisogno di un maggiore supporto per crescere e acquisire nuove competenze.
Inizia dando al tuo team l'accesso a piattaforme di formazione online. Si tratta di siti Web che offrono corsi su argomenti come la comunicazione, la gestione dei progetti o la codifica. Alcuni popolari includono LinkedIn Learning, Coursera e Udemy. Lascia che il tuo team scelga ciò che si adatta ai propri obiettivi.
Incoraggia le persone a condividere ciò che imparano con altri. Potrebbe trattarsi di un breve suggerimento in una riunione del team o di un documento condiviso con link utili. L'apprendimento in gruppo aiuta tutti a crescere più velocemente.
Anche se non vedi il tuo team all i days, puoi comunque supportarlo crescita della carriera. Parla dei loro obiettivi in uno contro uno. Aiutali a trovare mentori o progetti che corrispondono ai loro interessi. Mostrar loro che imparare fa parte del lavoro.
Alcune idee da provare:
La fiducia è importante per qualsiasi squadra, ma lo è ancora di più quando le persone lavorano da luoghi diversi. Senza fiducia, è difficile portare a termine il lavoro o sentirsi una squadra.
Inizia a impostare un tono rispetto reciproco. Ciò significa trattare le persone in modo equo, ascoltare quando parlano e dimostrare che apprezzi il loro tempo e il loro impegno. Quando il rispetto va in entrambe le direzioni, è più facile lavorare insieme.
Usa strumenti che aiutano tutti a vedere su cosa si sta lavorando. Questi si chiamano sistemi trasparenti di monitoraggio dei progressi. Mostra attività, scadenze e aggiornamenti in tempo reale. Strumenti come Asana, Trello o ClickUp semplificano il monitoraggio dei progressi senza dover effettuare check-in costanti.
A volte, sorgono problemi. Quando lo fanno, gestiscili privatamente e rispettosamente. Parla uno contro uno invece di chiamare qualcuno in gruppo. Concentrati sui fatti e ascolta la loro opinione. Questo aiuta a risolvere il problema senza danneggiare la fiducia.
Alcune azioni semplici:
Dirigere un team remoto richiede molto più della semplice definizione degli obiettivi. Significa saper supportare le persone in modi adatti al loro stile di lavoro e alla loro situazione di vita.
Inizia con empatia. Ciò significa cercare di capire come si sente qualcuno altro. Non è necessario avere tutte le risposte, ma è necessario ascoltare e prestare attenzione. Ascolto attivo aiuta in questo. Ciò significa ascoltare senza interrompere e fare domande per assicurarsi di aver capito.
Preparati a modificare il modo in cui guidi. Alcuni membri del team potrebbero aver bisogno di ulteriori check-in. Altri potrebbero preferire più spazio. Essere flessibili e reattivi dimostra al tuo team che presti attenzione e sei disposto a supportarli.
Le tue azioni danno il tono. Dare l'esempio, soprattutto quando si tratta di comunicazione. Se sei chiaro, gentile e aperto, il tuo team probabilmente seguirà il tuo esempio.
Puoi provare:
Quando il tuo team è distribuito in diversi orari, è importante rispettare gli orari in modo equo. Le riunioni o le scadenze valide per una persona potrebbero essere troppo presto o troppo tardi per qualcun altro.
Un modo per aiutare è ruotare gli orari delle riunioni. Ciò significa modificare il programma di tanto in tanto in modo che nessuno debba sempre partecipare la mattina presto o la sera tardi. Tutti condividono il carico.
Incoraggia il tuo team ad avere orari di inizio e fine chiari alla loro giornata lavorativa. Quando le persone lavorano da casa, è facile offuscare il confine tra lavoro e riposo. Gli orari chiari aiutano a creare un sano equilibrio.
Inoltre, assicurati di rispettare i confini e il tempo offline. Se qualcuno dice di non essere disponibile in determinati orari, prova a non inviargli messaggi o chiamarlo a meno che non sia urgente.
Alcuni modi per sostenere l'equilibrio:
Quando il tuo team lavora in remoto, può essere più difficile capire come si sentono realmente le persone. Ecco perché è importante effettuare il check-in regolarmente, non solo per quanto riguarda le attività, ma anche per sapere come stanno andando le persone.
Un modo per farlo è attraverso sondaggi o check-in individuali. Mantienilo semplice. Chiedi loro cosa pensano del loro lavoro, cosa sta andando bene e cosa potrebbe esserci di meglio. Brevi sondaggi effettuati ogni poche settimane possono aiutare a individuare precocemente i problemi.
Fai attenzione esaurimento o disimpegno. Burnout significa sentirsi stanchi, stressati o demotivati per molto tempo. Se qualcuno smette di partecipare alle riunioni o arriva al lavoro in ritardo, potrebbe avere delle difficoltà.
Quando qualcuno condivide un feedback, prendilo sul serio. Prova a agisci su di esso rapidamente e con attenzione. Anche piccoli cambiamenti possono dimostrare al tuo team che stai ascoltando e che la sua voce è importante.
Prova questi semplici passaggi:
Iniziare un nuovo lavoro da remoto può sembrare opprimente. A un forte processo di onboarding aiuta i nuovi assunti a sentirsi i benvenuti e pronti a lavorare.
Cominci con un lista di controllo chiara per l'onboarding. Questa è una guida dettagliata che spiega tutto ciò che un nuovo membro del team deve sapere. Dovrebbe includere strumenti da configurare, persone da incontrare e attività da completare nella prima settimana.
Successivamente, assegna un mentore o un amico. Questa persona può rispondere alle domande, spiegare come funzionano le cose e fare il check-in regolarmente. È un modo semplice per aiutare i nuovi membri del team a sentirsi supportati e meno soli.
Usare video introduttivi e tour virtuali per dare un'idea della cultura del team e dell'azienda. Un breve video di benvenuto del manager o una panoramica dei tuoi strumenti digitali aiutano a rendere le cose più personali.
Ecco alcuni suggerimenti per l'onboarding:
Secondo Glassdoor, un forte onboarding può migliorare la fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82%. Un inizio ponderato può portare a un lavoro migliore e a connessioni più solide in seguito.
Guidare un team virtuale non deve essere come radunare gatti in tutto il mondo. Con gli strumenti, la mentalità e le strategie giuste, puoi creare un team remoto impegnato, collaborativo e ad alte prestazioni.
Questi 11 approfondimenti sulle migliori pratiche ti aiuteranno a guidare con fiducia nel 2025 e oltre. Prova a implementarne uno o due questa settimana e guarda il tuo team prosperare!
