Découvrez les avantages de la formation polyvalente des employés dans l'espace de l'entreprise. Découvrez les conseils et les meilleures pratiques pour réussir vos programmes d'entraînement.
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Si vous examinez la dynamique de l'espace de travail actuel, il ne sera pas faux de dire que l'avenir du travail appartient aux équipes agiles, où les individus ne sont pas cantonnés à des rôles restreints mais habilités à voir plus grand, à agir plus rapidement et à résoudre les problèmes sous de multiples angles. La formation polyvalente des employés permet de libérer ce potentiel.
C'est bien plus qu'un simple partage de compétences. Il s'agit plutôt de constituer une main-d'œuvre résiliente qui s'épanouit grâce à la collaboration et à la curiosité. Lorsque les employés comprennent le système dans son ensemble et pas seulement leur part du système, ils prennent des décisions plus intelligentes et détectent les opportunités que les autres ratent.
Le guide ci-dessous vous explique dix étapes pratiques pour démarrer la formation polyvalente des employés. À la fin, vous serez prêt à assurer la pérennité de vos effectifs.
Croix former les employés signifie apprendre aux membres de l'équipe à accomplir des tâches et à assumer des responsabilités en dehors de leurs rôles principaux. Cependant, cela ne signifie pas que vous remplaceriez des personnes. Il s'agit plutôt d'élargir leurs capacités et de créer un lieu de travail plus adaptable et collaboratif.
Ainsi, chaque personne a toujours une spécialité, mais elle possède également les compétences nécessaires pour intervenir dans différentes fonctions en cas de besoin. Par conséquent, l'équipe est moins perturbée lorsque les choses changent de façon inattendue.
Supposons qu'un coordinateur marketing apprenne les bases de l'analyse des données. Elle ne devient pas data scientist du jour au lendemain, mais elle acquiert la capacité d'interpréter plus efficacement les indicateurs de performance des campagnes.
La formation polyvalente contribue également à la planification de la continuité. Supposons que votre responsable des stocks soit absent de façon inattendue. Si un responsable des opérations a été formé aux bases de ce rôle, votre chaîne d'approvisionnement ne s'arrête pas.
Cependant, l'entraînement croisé ne doit pas être réactif. Il doit plutôt s'agir d'une stratégie de gestion des talents avant-gardiste qui encourage les employés à sortir de leur zone de confort et à renforcer leurs connaissances institutionnelles.
Voici quelques conseils utiles que vous pouvez utiliser pour former vos employés de manière polyvalente. Bien que tous ces conseils ne s'appliquent pas à tous les lieux de travail, vous pouvez choisir ce qui vous convient le mieux.
Pour commencer, vous devez comprendre le paysage des compétences de votre organisation. Quelles sont les compétences de base dont dépend chaque équipe ? Quelles tâches sont cloisonnées inutilement ?
Définissez ensuite les rôles et les responsabilités. Par exemple, les équipes financières et opérationnelles peuvent toutes deux s'appuyer largement sur la communication des données et l'optimisation des processus. Il existe donc un espace d'apprentissage partagé.
Après avoir identifié ces intersections, vous pouvez voir où l'entraînement croisé aura le plus d'impact. Idéalement, plus les connaissances sont partagées, plus les ministères sont susceptibles de collaborer.
Se lancer dans un entraînement croisé sans plan précis, c'est comme apprendre à nager à quelqu'un en le jetant dans les profondeurs. Vous devez avoir une stratégie que tout le monde peut suivre.
Identifiez d'abord vos objectifs commerciaux, tels que l'amélioration de la résilience opérationnelle, la stimulation de l'innovation grâce à une collaboration interdisciplinaire ou la préparation à des transitions de direction. Ensuite, hiérarchisez les équipes et les fonctions sur lesquelles vous concentrer.
Par exemple, pendant les hautes saisons où assistance à la clientèle est crucial, vous pouvez former le personnel des départements les moins actifs afin de soutenir les équipes de première ligne. De même, si un membre clé de l'équipe est sur le point de prendre sa retraite, trouvez quelqu'un pour commencer à le suivre et à acquérir ses connaissances.
Votre stratégie doit inclure des boucles de feedback, des objectifs mesurables, des délais et une réévaluation constante. Ces composants rendront l'entraînement croisé très efficace.
La formation croisée ne signifie pas que tout le monde doit tout apprendre. Une formation polyvalente réussie implique de sélectionner les employés en fonction de leurs intérêts, de leurs aptitudes et de leur impact potentiel, et pas seulement de leur disponibilité.
Recherchez des personnes naturellement curieuses ou qui ont manifesté leur intérêt à élargir leurs compétences. Par exemple, si un graphiste s'intéresse au marketing numérique, associez-le à votre équipe de campagne pendant quelques semaines.
L'approche fonctionne mieux lorsque les employés ont l'impression de grandir et pas seulement de combler des lacunes. Alors, donnez-leur leur mot à dire. Demandez-leur quels rôles ou fonctions ils souhaitent en savoir plus, puis offrez-leur des opportunités de formation pertinentes.
Les parcours d'apprentissage structurés sont essentiellement des feuilles de route que les employés doivent suivre au cours de leur parcours de formation. Ils donnent une orientation et un objectif au processus.
Décomposez le rôle cible en tâches et en compétences. Par exemple, que doit savoir la personne au cours de sa première semaine ? De quels outils auraient-ils besoin ? Ensuite, adaptez les parcours d'apprentissage à ces exigences.
Supposons que vous donniez une formation polyvalente à un assistant administratif pour qu'il contribue à la communication interne. Leur parcours d'apprentissage pourrait inclure la rédaction de mises à jour internes et l'apprentissage de l'utilisation d'outils de gestion de projet tels que Trello et Asana.
Structuré parcours d'apprentissage aident également les managers à suivre le développement. Ils peuvent utiliser des évaluations de performance ou des conversations sur la planification de carrière pour voir si l'employé acquiert les compétences et les connaissances souhaitées.
Pour que ces parcours d'apprentissage fonctionnent, il devrait y avoir une combinaison de formation en cours d'emploi et de connaissances théoriques. Ce dernier est rendu possible grâce à des outils de création de cours tels que Boîte de cours. Vous pouvez utiliser le générateur de cours IA pour créer des cours à partir de zéro ou utiliser des documents existants.
Ensuite, utilisez ses fonctionnalités telles que Évaluations de l'IA, une notation par IA, une marque blanche et un tuteur en IA pour aider et évaluer les employés pendant le processus de formation. Coursebox permet également aux enseignants de fournir des commentaires aux apprenants, afin que vous puissiez également créer des boucles de feedback cohérentes.
L'un des moyens les plus efficaces de favoriser la compréhension est de laisser les employés marcher un kilomètre dans la peau de quelqu'un d'autre. L'observation au poste offre une exposition en temps réel à un autre rôle, tandis que la rotation des rôles permet une expérience pratique plus approfondie sur une plus longue période.
Grâce à la rotation des rôles, vous pouvez laisser un membre junior de l'équipe passer un mois dans différents départements. Cela les aidera à développer une perspective plus large, qui pourra éventuellement perfectionner leurs compétences en matière de leadership.
Comme nous l'avons mentionné plus haut, la pratique devrait être associée à des cours pour renforcer la formation croisée sous plusieurs angles. Vous pouvez toutefois aller plus loin en fournissant une documentation accessible aux apprenants.
Par exemple, utilisez des listes de contrôle, des guides de référence rapide, des vidéos de présentation et des procédures opérationnelles normalisées pour fournir un filet de sécurité aux stagiaires. De cette façon, s'ils se retrouvent face à un obstacle, ils peuvent se référer à des informations utiles.
Encouragez également les employés à contribuer à l'amélioration de la documentation pendant leur formation. Un regard neuf permet souvent de repérer des lacunes ou des informations périmées. Lorsque les membres de l'équipe contribuent au matériel pédagogique, ils améliorent leur propre compréhension tout en facilitant la tâche de la personne suivante.
La formation polyvalente donne de meilleurs résultats dans une culture d'ouverture. Les équipes devraient partager leurs connaissances librement au lieu de les garder comme un terrain pour aider l'ensemble de l'organisation à monter de niveau. Créez des espaces réguliers permettant aux équipes d'échanger des informations, tels que des déjeuners et des conférences interfonctionnels ou des wikis internes partagés.
Un exemple simple est celui des équipes informatiques qui organisent des sessions sur les bases de la cybersécurité à l'intention du personnel non technique. Le service marketing peut ensuite démontrer comment il utilise les outils d'analyse.
Il est important de définir le succès de chaque expérience d'entraînement croisé, puis définir des métriques pour déterminer le succès en question. Par exemple, si votre objectif est de pourvoir un poste pendant les vacances, vous pouvez suivre le succès en mesurant le nombre de tâches accomplies ou les taux de satisfaction des clients au cours de cette période.
Le suivi des progrès montre également la croissance des employés. C'est suffisamment motivant pour les inciter à continuer à participer à des formations croisées.
Les employés n'ont pas nécessairement à occuper de nouveaux postes ou à les remplacer en période de crise. Donc, s'ils font ces choses, vous devez les récompenser et les reconnaître.
Mettez en valeur les membres de l'équipe ayant reçu une formation polyvalente lors de réunions générales. Même de petits gestes, comme des mentions spéciales dans des bulletins d'information internes, peuvent donner aux gens le sentiment d'être valorisés et les motiver à poursuivre leur excellent travail.
Vous pouvez également proposer des mesures incitatives en matière de format. Ils peuvent prendre la forme d'allocations de développement ou d'opportunités de direction de projet.
La formation polyvalente ne deviendra pas la base même de votre lieu de travail dès la première fois que vous l'aurez essayée. Cependant, comme vous le faites à plusieurs reprises, votre objectif devrait être d'intégrer cette culture à votre organisation.
L'apprentissage interprofessionnel devrait devenir la norme afin que votre personnel ne le considère pas comme une corvée supplémentaire, mais comme une partie intégrante de leur travail.
Voici quelques conseils pour faire du cross-training une pratique régulière :
Comme le montre notre guide, la formation polyvalente des employés permet de constituer une main-d'œuvre prête à tout. Il vous aide à passer d'une définition rigide des rôles à une main-d'œuvre dynamique où les employés peuvent apporter leur contribution de multiples manières.
Les avantages de la formation polyvalente sont nombreux, notamment la réduction des interruptions, une collaboration plus étroite et une résolution plus rapide des problèmes. De plus, l'impact à long terme est d'autant plus important que vous créez une culture d'objectif commun et d'adaptabilité.
Outre le mentorat, le coaching et la formation interne, la formation polyvalente devrait également inclure un apprentissage théorique. Avec Coursebox, cela devient facile et accessible. Les employés peuvent même utiliser l'application mobile de la plateforme pour apprendre en déplacement et obtenir des commentaires instantanés de la part de leurs seniors.
