Descubra cómo integrar el aprendizaje en el flujo de trabajo para aumentar la productividad, la retención y el rendimiento en tiempo real. Estrategias y herramientas prácticas para 2025.
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Casi la mitad de los empleados dicen que no tienen tiempo para aprender en el trabajo, según el Informe de aprendizaje en el lugar de trabajo de 2020 de LinkedIn.
¿Te suena familiar? No eres el único.
El trabajo se mueve rápido. La mayoría de las personas están demasiado ocupadas para permanecer sentadas durante largas sesiones de entrenamiento. Es por eso que la formación tradicional ya no funciona.
Aquí es donde aprendizaje en el flujo de trabajo entra.
Significa aprender mientras haces tu trabajo, no ir a clase. En lugar de pausar el trabajo, el aprendizaje se adapta a tus herramientas, tus tareas y tu tiempo.
Es posible que aparezca una sugerencia en Slack. O un breve vídeo explicativo mientras utilizas Salesforce. Este tipo de aprendizaje lo ayuda a crecer sin ralentizarlo.
He aquí por qué es importante:
En esta guía, aprenderás lo siguiente:
Empecemos, a tu ritmo.
El término aprendizaje en el flujo de trabajo fue presentado por primera vez por Josh Bersin, un conocido experto en recursos humanos y aprendizaje. Significa aprender algo exactamente cuando lo necesitas, mientras estás trabajando, en lugar de detenerte para tomar un curso o asistir a una sesión de formación.
Esto es diferente del aprendizaje tradicional, en el que puedes sentarte en un aula o iniciar sesión en un curso largo en línea. Con el aprendizaje en el flujo del trabajo, obtienes pequeños fragmentos de información útil justo cuando los necesitas.
Tampoco es lo mismo que el aprendizaje electrónico. Si bien el aprendizaje electrónico es en línea, a menudo requiere que pauses tu trabajo. El aprendizaje en el flujo de trabajo se produce durante las tareas. Se integra en tu día a día.
Estas son algunas de las principales funciones:
Este método se ajusta a la forma en que las personas trabajan hoy en día. Estás ocupado y tu tiempo es limitado. Aprender en el flujo del trabajo te brinda lo que necesitas, cuando lo necesitas, sin ralentizarte (Bersin, 2018).
Aprender en el flujo de trabajo es más que práctico: es efectivo. Beneficia tanto a los empleados como a las organizaciones de manera real, ya que ayuda a las personas a crecer y a mantener el trabajo en movimiento. Así es como marca la diferencia:
Cuando aprendes algo justo cuando lo necesitas, es más probable que lo recuerdes. Esto se debe a que el cerebro conecta la información nueva con lo que estás haciendo en ese momento. Este tipo de aprendizaje se denomina aprendizaje contextual.
Por ejemplo, si intentas resolver un problema y recibes un consejo o una respuesta rápida en ese momento, es más fácil entenderlo y volver a usarlo más adelante.
La formación tradicional a menudo aleja a las personas de sus tareas diarias. Con el aprendizaje como parte del flujo de trabajo, no hay necesidad de pausar la jornada laboral durante una sesión larga. Obtienes contenido breve y útil mientras te concentras en tu trabajo. Esto significa menos tiempo de inactividad y más trabajo por hacer.
Aprender que es útil y oportuno se siente más significativo. No se te pide que tomes un curso que quizás no necesites, sino que recibes ayuda que se adapta a tu trabajo. Este tipo de apoyo hace que las personas se sientan más seguras y valoradas. También puede reducir la frustración, porque las respuestas son más fáciles de encontrar.
Cuando el aprendizaje forma parte de la rutina diaria, se convierte en un hábito. Las personas siguen creciendo, incluso en pequeñas formas, día tras día. Esto es importante en los lugares de trabajo que necesitan adaptarse rápidamente. Las nuevas herramientas, las nuevas ideas y los nuevos objetivos a menudo requieren un aprendizaje rápido.
Un sistema que apoya desarrollo ágil—es decir, respuestas rápidas y flexibles al cambio— necesita este tipo de aprendizaje continuo.
Cuando los empleados pueden aprender y aplicar nuevas habilidades sin interrumpir su flujo de trabajo, todos se benefician. Las organizaciones obtienen un equipo más hábil y ágil. Los empleados se sienten apoyados y más capaces. Y juntos, se mantienen preparados para lo que venga después.
Esta forma de aprendizaje no reemplaza toda la formación, pero le añade una capa poderosa, que se adapta al ritmo acelerado del trabajo actual.
El aprendizaje en el flujo de trabajo ya se utiliza en muchos trabajos. Ayuda a las personas a aprender mientras trabajan, sin tener que hacer largas sesiones de formación. Estos son algunos ejemplos del mundo real:
Estos ejemplos muestran cómo el aprendizaje en el flujo de trabajo contribuye a las tareas diarias. Te ayuda a obtener lo que necesitas, cuando lo necesitas, sin tener que pausar todo el día.
Aprender en el flujo de trabajo es posible gracias a las herramientas inteligentes que se adaptan perfectamente a tus tareas diarias. Estas herramientas te ayudan a encontrar la información correcta en el momento adecuado, sin interrumpir lo que estás haciendo. Estos son los cuatro tipos principales de tecnología que hacen que este tipo de aprendizaje funcione:
Los LXP son sistemas de aprendizaje que le muestran contenido en función de su trabajo, habilidades u objetivos. Utilizan datos para sugerir lo que quizás quieras aprender a continuación.
A diferencia de los sistemas antiguos que solo enumeran los cursos, los LXP ofrecen videos cortos, artículos o guías que se adaptan a su trabajo. Por ejemplo, si eres director de proyectos, tu LXP podría sugerirte un consejo rápido sobre cómo organizar mejor las reuniones de equipo.
Una base de conocimientos es como una biblioteca digital que almacena contenido útil. La IA facilita la búsqueda y la búsqueda de las respuestas que necesita.
Los chatbots son herramientas en las que puedes escribir una pregunta y responden de inmediato. Están diseñados con inteligencia artificial, por lo que se vuelven más inteligentes con el tiempo.
Coursebox.ai, por ejemplo, utiliza la IA para ayudarte a crear herramientas de aprendizaje con rapidez y permite a los alumnos acceder a la información correcta sin tener que esperar.
Esto significa conectar el aprendizaje con las herramientas que ya usas, como Notion, Google Workspace o Microsoft Teams.
En lugar de cambiar a otra aplicación para aprender algo, el aprendizaje muestra dónde estás trabajando. Es posible que aparezca un consejo emergente en Slack o una guía breve en Google Docs. Ahorra tiempo y te ayuda a concentrarte.
El aprendizaje push es cuando se te envía contenido según un cronograma, como un correo electrónico de capacitación semanal. El aprendizaje basado en la atracción es cuando buscas algo por ti mismo.
Para el aprendizaje basado en el flujo de trabajo, pull es lo que mejor funciona. La respuesta se obtiene cuando aparece el problema, no horas después.
Estas herramientas funcionan silenciosamente en segundo plano para ayudarlo a aprender mientras hace su trabajo, paso a paso.
Hacer que el aprendizaje sea parte del trabajo diario requiere un poco de planificación, pero no tiene por qué ser complicado. Se trata de ayudar a tu equipo a encontrar la información correcta en el momento adecuado, sin interrumpir su trabajo. A continuación, te explicamos cómo hacerlo paso a paso:
Empieza por observar cómo trabaja tu equipo durante el día. Haz preguntas como las siguientes:
Puedes preguntar a los empleados directamente o seguir a alguien durante un día. Por ejemplo, si un agente del servicio de atención al cliente pregunta con frecuencia cómo gestionar una solicitud de reembolso, se trata de una laguna. Muestra los aspectos en los que una guía rápida y clara podría ayudar. Comprender estos pequeños momentos le ayuda a determinar dónde debe ocurrir el aprendizaje.
Elige las herramientas que se adapten al flujo de trabajo diario de tu equipo. Si tu equipo trabaja en Slack o Microsoft Teams, usa herramientas que se conecten a esas aplicaciones. De esa forma, el aprendizaje es justo donde se lleva a cabo el trabajo.
Por ejemplo, Coursebox.ai le permite crear y compartir contenido de aprendizaje que aparece en sus herramientas actuales. Puede ser una breve lista de verificación, un vídeo explicativo o un cuestionario que aparezca en el momento adecuado.
El microaprendizaje significa contenido breve y centrado que resuelve un problema. Piensa en un vídeo de 2 minutos sobre «Cómo enviar una factura» o en un gráfico rápido que muestre tu política de devoluciones.
Mantén el contenido simple y fácil de usar. Puedes añadirlo al centro de ayuda, colocarlo en un canal del equipo o incluso vincularlo a una hoja de cálculo que la gente usa a diario.
Los gerentes ayudan a establecer la pauta. Deben estar capacitados para detectar cuándo alguien necesita ayuda y saber cómo compartir el recurso correcto.
Por ejemplo, si un miembro del equipo tiene problemas con una nueva herramienta, el gerente puede compartir un video explicativo rápido en lugar de pedirle que asista a una capacitación completa más adelante. Esto ahorra tiempo y mantiene el trabajo en marcha.
Una vez que hayas agregado el aprendizaje a las tareas diarias, haz un seguimiento de cómo va. Mira:
Por ejemplo, si compartes una guía breve en Slack y se ve con frecuencia, es una buena señal de que es útil. Pero si nadie la usa, es posible que no esté en el lugar correcto o que sea demasiado difícil de entender.
Incorporar el aprendizaje al flujo del trabajo parece sencillo, pero no siempre es fácil. Hay desafíos reales que pueden ralentizar las cosas. A continuación, te explicamos cómo hacer frente a los más comunes:
Muchos equipos de aprendizaje y desarrollo (L&D) están acostumbrados a programas de capacitación estructurados. Pasar a un aprendizaje más breve y puntual puede resultar arriesgado o poco familiar. Es posible que a algunos les preocupe que no se trate de un entrenamiento «real».
Para ayudarte con esto, comienza con algo pequeño. Muestre cómo un breve consejo o un vídeo pueden resolver un problema real, como reducir los errores en un formulario o mejorar el uso de una herramienta. Comparte los resultados. Con el tiempo, las personas pueden empezar a ver el valor.
Demasiado contenido puede confundir a la gente. Si no es útil o no está actualizado, dejarán de usarlo. Concéntrese en lo que se necesita ahora mismo.
Hable con su equipo con regularidad. ¿Qué tareas son complicadas? ¿Qué está cambiando? Mantén el contenido breve y útil, y revísalo con frecuencia.
Quieres algo de estructura, como objetivos de aprendizaje claros, pero también suficiente espacio para que las personas aprendan a su manera. Intenta ofrecer una combinación de contenido planificado y consejos a pedido.
Por ejemplo, puedes publicar un consejo semanal en Teams y, al mismo tiempo, mantener una biblioteca con capacidad de búsqueda para cuando las personas necesiten ayuda.
Los líderes pueden preguntarse: «¿Por qué cambiar lo que ya funciona?» Ayuda a vincular el aprendizaje con los resultados. Demuestre cómo el aprendizaje continuo ahorra tiempo, reduce los errores o ayuda a los nuevos empleados a ponerse al día más rápido.
Usa informes breves, ejemplos reales o incluso citas de los miembros del equipo.
Esta es una lista rápida que debes tener en cuenta:
Estas medidas pueden ayudarlo a mantenerse en el buen camino y a hacer que el aprendizaje sea parte del trabajo diario.
Tendencias futuras: lo que sigue para el aprendizaje en el flujo de trabajo
El aprendizaje en el flujo de trabajo está creciendo rápidamente, y el futuro ofrece aún más formas de hacerlo más inteligente y útil. Estas son cuatro tendencias a tener en cuenta.
La IA (inteligencia artificial) puede ayudan a crear un aprendizaje que se adapte a sus necesidades. Puede rastrear lo que ya sabes, en qué estás trabajando y en qué quieres mejorar. Luego, sugiere la siguiente mejor opción para aprender.
Por ejemplo, si respondes mal a un cuestionario, la IA podría recomendarte un vídeo breve o una guía de inmediato. O bien, si vas a empezar un nuevo puesto, puede crear una ruta de aprendizaje perfecta para ti.
Algunas herramientas ahora usan datos para adivinar qué habilidades necesitarás pronto. Analizan tu forma de trabajar, qué proyectos están por venir o qué habilidades están de moda en tu campo.
Esto ayuda a tu equipo a estar preparado en lugar de ponerse al día más tarde. Según un informe de Deloitte (2023), los sistemas predictivos pueden reducir las brechas de habilidades más rápido que la planificación tradicional.
AR (realidad aumentada) y VR (realidad virtual) permiten aprender haciendo, incluso en trabajos riesgosos o complejos. Por ejemplo, un trabajador de campo puede usar gafas inteligentes que muestren instrucciones paso a paso mientras arregla una máquina.
Este tipo de aprendizaje ya se utiliza en industrias como la salud, la aviación y la fabricación.
El análisis del aprendizaje significa usar datos para entender qué es lo que funciona. Puedes ver qué lecciones usan más las personas, dónde tienen dificultades y cómo el aprendizaje afecta al rendimiento.
Esto ayuda a los equipos de capacitación y desarrollo a tomar mejores decisiones: qué mejorar, qué eliminar y dónde invertir tiempo.
El aprendizaje no debe ser una interrupción, debe ser parte del trabajo. El aprendizaje en el flujo del trabajo ayuda a los empleados a crecer sin dejar de ser productivos, comprometidos y alineados con los objetivos empresariales.
Al integrar el aprendizaje en los flujos de trabajo diarios y utilizar herramientas inteligentes, las empresas pueden preparar a sus empleados para el futuro y cultivar una cultura de mejora continua.
Comience poco a poco, manténgase ágil y recuerde: el mejor aprendizaje ocurre a menudo cuando menos lo esperamos, justo en medio del trabajo.
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