الإعداد المسبق للموظفين بالطريقة الصحيحة: دليل بسيط

لقد سمعنا جميعًا عن الإعداد، ولكن هل سمعت عن الصعود المسبق؟ إنها الخطوة التي غالبًا ما يتم تجاهلها والتي يمكن أن تمهد الطريق لرضا الموظفين ونجاحهم على المدى الطويل. تتم عملية الإعداد المسبق قبل اليوم الأول في العمل، مما يمنح الموظفين الجدد فرصة للشعور بالترحيب والاستعداد.

تظهر الأبحاث أن عملية الصعود المسبق القوية يمكن أن تكون زيادة الاستبقاء بنسبة تصل إلى 82%. سوف يستكشف هذا الدليل ماهية الإعداد المسبق للصعود إلى الطائرة، وكيف يختلف عن الإعداد، ولماذا يلعب دورًا رئيسيًا في الحفاظ على تفاعل الموظفين. سنشارك أيضًا نصائح حول كيف يمكن لفرق الموارد البشرية إنشاء تجربة ما قبل الصعود إلى الطائرة تجعل الموظفين الجدد يشعرون بالتقدير منذ البداية.

ما هو موظفو ما قبل الصعود إلى الطائرة؟

الإعداد المسبق هو العملية التي تحدث بين توقيع المرشح على عرض العمل وأول يوم له في العمل. الأمر كله يتعلق بجعل الموظفين الجدد متحمسين ومستعدين للانطلاق حتى يشعروا بالثقة والحماس عندما يدخلون الباب.

من السهل التركيز فقط على الإعداد، ولكن يمكن أن يكون الإعداد المسبق بنفس الأهمية. تظهر الدراسات أن ما يقرب من واحد من كل أربعة موظفين جدد يترك وظيفته خلال أول 45 يومًا. والأمر الأكثر إثارة للقلق هو أن 65% من أصحاب العمل أفادوا بذلك لا تظهر التعيينات الجديدة في اليوم الأول. يساعد الإعداد المسبق على تقليل معدل الدوران من خلال معالجة هذه المشكلات في وقت مبكر، والحفاظ على مشاركة الموظفين الجدد قبل أن يبدأوا.

تظهر الأبحاث أيضًا ذلك 80٪ من العمال يشعرون بالقلق أثناء انتظار بدء عمل جديد، مما قد يضر بالإثارة والإنتاجية. في الواقع، تراجع 28٪ من المهنيين عن عرض العمل قبل البدء، مما يجعل الإعداد المسبق أكثر أهمية. عندما يتم ذلك بشكل صحيح، فإنه يبني التوقعات، ويقوي العلاقة بين الموظف والشركة، وينشئ موظفين جدد للنجاح.

ما الفرق بين ما قبل الصعود إلى الطائرة والإعداد: ما الفرق؟

ما قبل الصعود إلى الطائرة و الإعداد تلعب أدوارًا مهمة في مساعدة الموظفين الجدد على النجاح، ولكنها تحدث في أوقات مختلفة ولها أهداف مختلفة.

عندما يحدث ذلك

تبدأ مرحلة ما قبل الصعود إلى الطائرة بعد توقيع عرض العمل وتنتهي قبل اليوم الأول من العمل. إنه يجعل الموظفين الجدد جاهزين ليومهم الأول. يبدأ الإعداد بمجرد أن يبدأ الموظف الجديد العمل ويستمر حتى يستقر في الدور.

الأهداف الرئيسية

هدف Preboarding هو جعل الموظفين الجدد متحمسين ومطلعين، مع التأكد من أنهم يعرفون ما يمكن توقعه ولديهم جميع التفاصيل المطلوبة. ممارسات الإعداد تشمل مساعدة الموظفين على تعلم وظائفهم بسرعة، والتعرف على الشركة، والبدء في الأداء بشكل مستقل.

نصيحة احترافية: يمكنك التعامل مع كلتا العمليتين بشكل أسرع باستخدام أدوات الإعداد المدعومة بالذكاء الاصطناعي متاح في السوق.

ما الذي يركزون عليه

تهدف عملية الإعداد المسبق إلى جعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب والإجابة على أسئلتهم قبل اليوم الأول. يساعد برنامج Onboarding الموظفين على فهم مهامهم وأن يصبحوا فعالين في أدوارهم.

إلى متى تدوم

يمكن أن تستمر عملية الإعداد المسبق من بضع ساعات إلى عدة أسابيع، اعتمادًا على الشركة والدور. عادةً ما تستغرق عملية الإعداد ثلاثة أشهر أو أكثر، اعتمادًا على الوظيفة.

باختصار، يعد الإعداد المسبق للموظفين الجدد عقليًا وعمليًا لدورهم. يساعدهم الإعداد على النمو في الوظيفة والشركة.

هل يعمل موظفو ما قبل الصعود إلى الطائرة؟

تخيل أنك تقبل عرض عمل، وتوقع العقد، ثم لا تسمع شيئًا من الشركة لأسابيع. يمكن أن يجعلك نقص الاتصال هذا تشعر بالتجاهل أو عدم اليقين بشأن اختيارك.

الآن، تخيل شركة تبقى على اتصال معك بعد توقيع العقد. إنها تبقيك على اطلاع ومتحمس بشأن دورك الجديد، مما يجعلك تشعر بالتقدير والاستعداد ليومك الأول. يساعد هذا النوع من الإعداد المسبق الموظفين الجدد على الالتزام بقرارهم والظهور في اليوم الأول.

باختصار، تحتاج فرق الموارد البشرية إلى خطة جيدة للإعداد المسبق من أجل:

• حافظ على حماسة الموظفين الجدد: تعمل التحديثات المنتظمة على إبقاء الموظفين الجدد متحمسين للبدء وتذكيرهم بأنهم اتخذوا القرار الصحيح.
• شارك التفاصيل المهمة: يمنحك الإعداد المسبق فرصة لتقديم جميع المعلومات التي يحتاجها الموظفون الجدد، مثل النماذج التي يجب ملؤها أو ما يمكن توقعه في اليوم الأول.
• قدم الصديق: إذا كان لدى شركتك نظام الأصدقاء، فقم بتقديم الموظف الجديد إلى رفيقهم قبل أن يبدأوا. إنه يجعل يومهم الأول أقل ترويعًا.
• إنهاء الأعمال الورقية مبكرًا: احصل على جميع المستندات أثناء الإعداد المسبق حتى لا يشعر الموظفون الجدد بالإرهاق بمجرد أن يبدأوا.
• ساعدهم على مقابلة فريقهم: تتيح خدمة الإعداد المسبق للموظفين الجدد التواصل مع زملائهم المستقبليين وفهم ثقافة الفريق. هذا يجعل اليوم الأول أكثر سلاسة.
• منع فقدانها للمنافسين: واحد من كل خمسة موظفين جدد لا يظهر في اليوم الأول. بدون تجربة قوية قبل الصعود إلى الطائرة، قد يختارون شركة أخرى تجعلهم يشعرون بالترحيب.

يساعد الإعداد المسبق الموظفين الجدد على الشعور بالاستعداد والحماس والالتزام بوظيفتهم الجديدة. إنه يمهد الطريق لبداية إيجابية. أفضل جزء؟ يمكنك تحقيق ذلك بسرعة وسهولة باستخدام نظام إدارة التعلم للموارد البشرية.

فوائد موظفي ما قبل الصعود إلى الطائرة

يمكن لعملية الإعداد المسبق الجيدة أن تحدث فرقًا كبيرًا في شعور الموظفين الجدد بالمشاركة، ومدة بقائهم، ومدى سلاسة يومهم الأول. وإليك كيفية مساعدة المديرين تدريب الموظفين الجدد حتى قبل بدء العمل:

اتصال أفضل

يساعد الإعداد المسبق الموظفين الجدد على التواصل مع فريقهم المستقبلي قبل اليوم الأول. من خلال مشاركة ثقافة الشركة وتخصيص التواصل ودعوتهم إلى أحداث الشركة، يشعر الموظفون بالترحيب والتقدير حتى قبل البدء.

معدل دوران أقل

يعد فقدان الموظفين الجدد في وقت مبكر مشكلة كبيرة. في بعض الصناعات، يمكن أن تصل معدلات الدوران إلى 500٪ سنويًا. تساعد عملية الإعداد المسبق المخططة جيدًا على بناء الثقة والتواصل، مما يقلل من فرص تراجع الموظفين الجدد قبل البدء، خاصة في الأدوار المستقلة والتعاقدية حيث يمكن أن يكون الولاء منخفضًا.

أول يوم أكثر سلاسة

يجب أن يركز اليوم الأول على مقابلة الفريق، والتعرف على ثقافة الشركة، والتحمس للوظيفة، وليس ملء الأوراق أو اكتشاف الخدمات اللوجستية المكتبية. تهتم مرحلة ما قبل الصعود إلى الطائرة بهذه الأشياء مسبقًا حتى يتمكن الموظفون الجدد من الانتقال مباشرة إلى التعلم والمساهمة.

أعصاب أقل

عدم معرفة ما يمكن توقعه يمكن أن يجعل الموظفين الجدد متوترين. إن عملية الإعداد المسبق الجيدة تجيب على أسئلتهم مبكرًا، سواء من خلال مجموعة الترحيب أو البريد الإلكتروني البسيط مع الأسئلة الشائعة أو جلسة سريعة عبر الإنترنت. وهذا يساعد الموظفين الجدد على الشعور بالثقة والاستعداد للبدء بدلاً من القلق أو الارتباك.

إنتاجية أسرع

عندما يقضي الموظفون الجدد يومهم الأول في التعامل مع الأعمال الورقية، فإنهم لا يصلون إلى العمل. يعالج الإعداد المسبق جميع المهام الإدارية قبل أن تبدأ، حتى يتمكن الموظفون الجدد من التركيز على المهام المهمة على الفور. وتساعد تدريبات ما قبل الصعود إلى الطائرة، مثل وحدات التوجيه أو الامتثال، الطلاب على الوصول إلى السرعة بشكل أسرع.

أفضل الاستراتيجيات لموظفي ما قبل الصعود إلى الطائرة

يساعد الإعداد المسبق الموظفين الجدد على الشعور بالترحيب وإعدادهم ليومهم الأول.

تعمل عملية الإعداد المسبق الواضحة والمخططة جيدًا على تعزيز المشاركة وتحقيق النجاح على المدى الطويل. فيما يلي كيفية إنشاء خطة رائعة قبل الصعود إلى الطائرة:

1. قم بعمل قائمة مرجعية لما قبل الصعود إلى الطائرة

قبل البدء، قم بإدراج جميع المهام التي يجب القيام بها. تضمن قائمة التحقق هذه تغطية كل شيء:

• قم بإعداد حسابات تكنولوجيا المعلومات والوصول إلى البريد الإلكتروني.
• أرسل رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية وأي مستندات مطلوبة.
• قم بتعيين صديق أو مرشد.
• شارك مواد تدريب الموظفين وسياسات الشركة.

2. قدِّم صديقًا مبكرًا

ساعد الموظفين الجدد على الشعور بالدعم من خلال تعريفهم بأصدقائهم قبل اليوم الأول. سيكون هذا العضو المتمرس في الفريق هو الشخص المناسب للأسئلة:

• قدم عبر الدردشة أو مكالمة الفيديو.
• قم بإعداد قناة للتواصل السهل.
• شجع المحادثات المفتوحة لتقليل أعصاب اليوم الأول.

3. أعلن عن التوظيف الجديد

اجعل الجميع على دراية بالتوظيف الجديد قبل أن يبدأ. يساعد ذلك الشخص الجديد على الشعور بأنه جزء من الفريق على الفور:

• شارك دورهم وتاريخ البدء وحقيقة ممتعة.
• قم بتضمين روابط إلى ملفهم الشخصي على LinkedIn لسهولة التواصل.
• استخدم منصة الاتصال المفضلة لديك، مثل البريد الإلكتروني أو Slack.

4. ابق على اتصال أثناء الصعود المسبق

ابق على اتصال بينما ينتظر الموظفون الجدد البدء. هذا يساعد على تجنب فك الارتباط:

• أرسل تحديثات أو رسائل إخبارية أو مقاطع فيديو.
• اجعل من السهل عليهم التواصل مع الأسئلة.
• تأكد من أن صديقهم متاح أيضًا للدعم.

5. مشاركة المستندات المهمة

امنح حق الوصول إلى المستندات المهمة مثل دليل الموظف ودليل المزايا. سيكون الموظفون الجدد جاهزين بالمعرفة التي يحتاجون إليها:

• فهم ثقافة الشركة وقيمها.
• تعرف على مزايا مثل الرعاية الصحية والإجازات المدفوعة.
• تعرف على سياسات مكان العمل.

6. توفير تدريب ما قبل الصعود إلى الطائرة

يمكن للتدريب عبر الإنترنت إعداد الموظفين لدورهم بسرعة:

• تعليم أخلاقيات الشركة والأدوات والبرامج.
• شرح أهداف الشركة وهيكلها.
• تعرّف على الموظفين الجدد بالمنصات الداخلية.

7. أرسل بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا حارًا

البريد الإلكتروني الودود والترحيبي يعطي نبرة إيجابية. ضع في اعتبارك إضافة رسالة فيديو من القيادة لجعلها أكثر خصوصية.

8. خطط لليوم الأول والأسبوع

ضع خطة لتوجيه الموظف الجديد خلال أيامه الأولى:

• قم بتضمين الاجتماعات ومقدمات الفريق وجلسات التدريب.
• تأكد من أن جميع المعنيين يعرفون مسؤولياتهم.

9. احصل على أوراق ما قبل التوظيف مبكرًا

تعامل مع أي أوراق قبل اليوم الأول. يمكن للموظفين الجدد مراجعة المستندات والتوقيع عليها وفقًا لسرعتهم الخاصة:

• أرسل نماذج الضرائب والتوظيف.
• توفير سياسات الشركة ومواردها.

10. إعداد بيئة العمل

تأكد من أن كل شيء جاهز لليوم الأول للمستأجر الجديد:

• قم بإعداد مساحة العمل والمعدات الخاصة بهم.
• قم بتأكيد الوصول إلى البرامج والبريد الإلكتروني والشبكة.
• جهز مجموعة الترحيب والأدوات الأساسية الأخرى.

11. قم بإطلاع الفريق على الموظف الجديد

تأكد من معرفة الفريق بالعضو الجديد:

• شارك التفاصيل حول دورهم ومسؤولياتهم.
• شجع أعضاء الفريق على الترحيب بهم.
• قم بدعوة الموظف الجديد إلى اجتماع الفريق أو الحدث الاجتماعي قبل اليوم الأول.

12. قم بإنشاء خطة 30-60-90 يومًا

أ خطة 30-60-90 يومًا يعطي هيكلًا جديدًا للموظفين وأهدافًا واضحة للأشهر القليلة الأولى:

• ساعدهم على فهم التوقعات وثقافة الشركة.
• شارك الخطة معهم مبكرًا حتى يعرفوا ما هو المستقبل.

من خلال اتباع هذه الخطوات، ستقوم ببناء برنامج قوي للإعداد المسبق يُبقي الموظفين الجدد متحمسين ومطلعين ومستعدين لبداية ناجحة.

دعونا نبني برنامجًا ناجحًا قبل الصعود إلى الطائرة معًا!

دعونا نختتم الأمور من خلال الشرح التعلم غير المتزامن والمتزامن لأنها مرتبطة بالإعداد المسبق للصعود إلى الطائرة والإعداد.

يمنح التعلم غير المتزامن الموظفين حرية التعلم بالسرعة التي تناسبهم دون الحاجة إلى الاتصال بالإنترنت في أوقات محددة. إنها مثالية للإعداد المسبق، حيث يمكن للموظفين الجدد إكمال التدريب قبل بدء دورهم.

من ناحية أخرى، يتطلب التدريب المتزامن من الموظفين الانضمام في أوقات محددة، مما يوفر تفاعلًا مباشرًا مع المدربين أو الزملاء. بالنسبة لمرحلة ما قبل الصعود إلى الطائرة، غالبًا ما يكون التدريب غير المتزامن أفضل لأنه مرن ومريح، مما يسمح للموظفين الجدد بمواكبة السرعة وفقًا لسرعتهم الخاصة.

لإنشاء برنامج الإعداد المسبق الناجح، اتبع الخطوات الثلاث التالية:

الخطوة 1: تصميم دورة الإعداد المسبق

يركز التدريب المسبق على مجالين رئيسيين:

• التدريب الترحيبي: هذا يعرّف الموظفين الجدد بثقافة الشركة وقيمها وقيادتها وسياساتها الرئيسية. تضمن دورة الإعداد المسبق المنظمة أن الموظفين يتواصلون مع مهمة المؤسسة حتى قبل البدء. عندما يفهم الموظفون الجدد أهداف الشركة، فإنهم يكتسبون الثقة ويشعرون بمزيد من المشاركة، مما يسمح لهم بالاندماج بسرعة أكبر.
• التدريب على الامتثال: تدريب الامتثال للموظفين يساعد في تقليل المخاطر القانونية وضمان السلامة في مكان العمل وتحديد التوقعات من اليوم الأول. عندما يفهم الموظفون متطلبات الامتثال مسبقًا، يمكنهم التركيز على دورهم على الفور. هذا يقلل من احتمالية حدوث مشكلات لاحقًا ويساعد الموظفين على التنقل في سياسات الشركة بسهولة.

الخطوة 2: إنشاء مواد تعليمية جذابة

لا يجب أن يكون إنشاء برنامج منظم قبل الصعود إلى الطائرة أمرًا صعبًا. مع الحديث، أدوات الذكاء الاصطناعي المتاحة مجانًا مثل Coursebox AI، حتى بدون مهارات الترميز، يصبح إنشاء تجربة ممتعة أمرًا سهلاً.

يتيح لك تطبيق Coursebox AI ما يلي:

• تحويل عروض PowerPoint التقديمية إلى دورات تعليمية إلكترونية جذابة مع العناصر القابلة للنقر والرسوم المتحركة والتعلم الذاتي.
• يمكنك تسجيل مقاطع الفيديو للتعريف بثقافة الشركة أو البرامج التعليمية لأدوات الإعداد وإضافة التعليقات الصوتية والتعليقات التوضيحية والتأثيرات من أجل فهم أفضل.
• ابتكر محاكاة لعب الأدوار التفاعلية لمساعدة الموظفين على التنقل في سيناريوهات العالم الحقيقي، مثل مناقشات الموارد البشرية أو تفاعلات العملاء.
• إنشاء اختبارات لضمان فهم الموظفين الجدد للسياسات الرئيسية وقيم الشركة، وتقديم ملاحظات فورية لتعزيز التعلم.
• قم بتطوير وحدات التعلم المصغر الملائمة للأجهزة المحمولة، مما يمنح الموظفين محتوى صغيرًا يتناسب مع جداولهم المزدحمة.

الخطوة 3: تقديم محتوى ما قبل الصعود إلى الطائرة للموظفين الجدد

لا تكون دورة الإعداد المسبق فعالة إلا إذا تمكن الموظفون من الوصول إليها بسهولة.

تنفيذ نظام إدارة التعلم (LMS) مثل Coursebox يساعد الذكاء الاصطناعي على أتمتة المهام مثل إرسال الدعوات وتخصيص الدورات وتتبع التقدم. كما يوفر الوصول عبر الأجهزة حتى يتمكن الموظفون من إكمال التدريب في الوقت الذي يناسبهم، حتى في وضع عدم الاتصال.

لا يعد الإعداد المسبق للصعود إلى الطائرة مجرد قائمة مرجعية؛ بل هو أمر بالغ الأهمية للاحتفاظ بالموظفين. تقلل العملية المنظمة جيدًا من ضغوط اليوم الأول، وتعزز المشاركة، وتساعد الموظفين الجدد على التكيف بسرعة.

اجعل الإعداد المسبق للصعود أولوية، وسترى النتائج: موظفون واثقون من أنفسهم، والتزام أكبر، وانتقال أكثر سلاسة. إذا لم تكن قد بدأت الصعود المسبق بعد، احجز نسخة تجريبية مجانية من Coursebox AI واكتشف مدى سهولة بدء التدريب عبر الإنترنت.