Treinamento HIPAA para auditorias: uma abordagem proativa à segurança de dados

Para uma organização de saúde, não há nada mais importante do que a conformidade com a HIPAA. Ele mantém suas Informações de Saúde (PHI) protegidas confidenciais, intactas e sempre disponíveis. Além disso, a não conformidade pode levar a multas que variam de $141 a $2,1 milhões por violações repetidas.

As auditorias da HIPAA são uma ótima maneira de garantir que sua equipe siga todas as regulamentações relevantes. Além disso, ele permite que você identifique lacunas e vulnerabilidades em sua estratégia de conformidade atual. Dessa forma, sua organização estará totalmente preparada para qualquer auditorias do Escritório de Direitos Civis (OCR).

Neste guia, mostraremos como conduzir auditorias regulares da HIPAA como parte de sua

Compreendendo as auditorias da HIPAA

O Escritório de Direitos Civis (OCR) impõe a conformidade com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA). Seu trabalho é proteger as informações de saúde dos pacientes, investigar violações de privacidade e, o mais importante, realizar auditorias para avaliar a conformidade de uma organização com a HIPAA.

Existem quatro tipos mais comuns de auditorias da HIPAA que você pode esperar como organização:

• Auditorias de mesa: Em uma auditoria documental, você só precisa fornecer determinada documentação, como políticas, procedimentos e evidências de conformidade, por meio de um portal on-line. Você deve enviar isso dentro de 10 dias úteis após a auditoria de sua organização.
• Auditorias no local: É quando um auditor de OCR visitará pessoalmente suas instalações de saúde. As auditorias no local são mais abrangentes: elas podem entrevistar o pessoal, inspecionar fisicamente a instalação e observar como as informações de saúde protegidas (PHI) são tratadas. Normalmente duram de 3 a 5 dias.
• Auditorias direcionadas: As auditorias direcionadas são acionadas por determinados eventos, como violações relatadas, reclamações ou problemas anteriores de não conformidade.
• Auditorias aleatórias: O OCR também seleciona aleatoriamente instalações de saúde para auditorias para entender o estado de conformidade em todo o setor. Em 2016 e 2017, eles avaliaram 166 entidades cobertas e 41 parceiros de negócios sem causa. Após um breve hiato, auditorias aleatórias retomado em 2024.

O primeiro passo para se preparar para qualquer tipo de auditoria da HIPAA é saber o que desencadeia uma. Aqui estão as causas mais comuns.

Relatórios de violação e reclamações

Sob o Regra de notificação de violação, sua organização precisa denunciar violações relacionadas ao PHI ao OCR. Você pode ou não estar sujeito a uma auditoria, dependendo do número de registros afetados, da duração da exposição e das ações corretivas tomadas. Em 2021, o OCR recebeu 609 denúncias de violações impactando aproximadamente 37 milhões de pessoas.

Reclamações de pacientes ou funcionários sobre violações da HIPAA também podem desencadear auditorias. Por exemplo, alguém pode denunciar o uso ou divulgação inadmissíveis de PHI, falha em fornecer acesso aos registros médicos ou uso não autorizado de PHI para marketing. Em 2021, o OCR recebeu mais de 34.000 dessas reclamações — um aumento de 39% em cinco anos

Avaliações e gerenciamento de riscos de segurança

Sua organização pode estar sujeita a uma auditoria se você não realizar análises de risco completas ou não tiver os sistemas de segurança corretos para PHI eletrônicas. As investigações de OCR descobriram que muitas violações poderiam ter sido evitadas com avaliações de risco adequadas.

Não conformidade histórica

Se sua organização tem um histórico de violações, é mais provável que você enfrente auditorias de acompanhamento. Isso permite que o OCR garanta que você esteja aderindo aos Planos de Ação Corretiva (CAPs), até mesmo impondo penalidades caras para problemas de conformidade não resolvidos.

Treinamento proativo da HIPAA para garantir a conformidade

Se você quiser evitar auditorias direcionadas e manter a conformidade com a HIPAA antes de uma auditoria, precisará implementar estratégias proativas de conformidade. Veja como as empresas podem implementar o treinamento HIPAA em toda a força de trabalho.

Conduzindo avaliações de risco regulares

O OCR afirma que a maioria das violações de privacidade pode ser evitada com um plano completo de avaliação de risco. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que lidam com PHI eletrônicas, pois elas são mais vulneráveis a violações. Você deve avaliar todos os locais onde o ePHI é criado, recebido, mantido ou transmitido para encontrar possíveis ataques cibernéticos ou erro humano.

Depois de descobrir os pontos fracos do seu sistema, você pode implementar as proteções certas, seja criptografia ou firewall, e treinar seus funcionários para lidar com esses riscos quando eles surgirem. Mais importante ainda, você deve documentar toda a avaliação como prova de OCR.

Desenvolvendo e mantendo políticas e procedimentos abrangentes

Você sabia disso? políticas e procedimentos inadequados são os motivos mais frequentes para falhar nas auditorias da HIPAA? Há três tipos de políticas e procedimentos nos quais você deve se concentrar:

• Regra de privacidade: Eles abrangem os direitos do paciente, como o acesso aos registros médicos e o direito de solicitar restrições às divulgações.
• Regra de segurança: Eles se concentram em proteger o ePHI por meio de métodos técnicos, administrativos e físicos.
• Notificação de violação: Essas políticas exigem notificação oportuna aos pacientes afetados e OCR em caso de violação.

Acima de tudo, sua organização deve revisar e atualizar essas políticas regularmente, especialmente se houver uma mudança na HIPAA. Especialistas dizem que os administradores de saúde devem buscar uma atualização da política pelo menos uma vez por ano, mesmo que os regulamentos sejam os mesmos.

Implementando medidas de segurança robustas

Se você está lidando com PHI físico ou ePHI, sua organização deve ter as medidas de segurança certas para sua proteção. A opção mais comum é a criptografia, que protege os dados em trânsito e em repouso.

Implementar controles de acesso robustos, como autenticação multifatorial, é outra boa prática, pois ajuda a impedir o acesso não autorizado ao ePHI. As empresas também devem ficar de olho em quem está usando sua rede e ter sistemas de detecção de intrusões para identificar possíveis violações antes que elas aconteçam.

Para instalações que armazenam dados físicos, ter os sistemas certos para evitar roubo ou acesso não autorizado é absolutamente crucial.

Treinamento e conscientização de funcionários

Por fim, você deve criar uma cultura de conformidade em sua organização de saúde. Estudos mostram que organizações com cibersegurança programas de treinamento e conscientização mostrar um Redução de 70% nos incidentes relacionados à segurança.

Os funcionários devem receber treinamento da HIPAA sobre políticas e procedimentos para entender suas funções na proteção de PHI. Você pode criar cursos on-line de conscientização sobre segurança usando ferramentas como Coursebox para permitir que seus funcionários recebam treinamento em qualquer lugar.

Preparando-se para uma auditoria da HIPAA

Se você foi informado sobre uma futura auditoria da HIPAA para sua instalação, veja o que você pode fazer para se preparar:

Documentando os esforços de conformidade

A primeira coisa que o OCR solicitará em sua auditoria é que documentos comprovem seus esforços de conformidade. É por isso que você deve manter a documentação atualizada de políticas, procedimentos e registros de treinamento de funcionários. Isso inclui a conformidade com as Regras de Privacidade, Segurança e Notificação de Violações.

Mais importante ainda, você deve ter documentos de suas avaliações de risco. Em 2017, 66% das organizações não tinha os documentos corretos de avaliação de risco, o que pode aumentar suas chances de falhar. Por fim, não se esqueça de manter os Contratos de Parceiros Comerciais (BaaS) válidos.

Conduzindo auditorias internas

Você também pode realizar auditorias internas para encontrar lacunas em seus esforços de conformidade antes que a auditoria real realmente aconteça. As listas de verificação da HIPAA e os cursos de conformidade on-line são ótimas maneiras de descobrir o que está faltando em sua estratégia atual. Auditorias internas regulares podem revelar deficiências em áreas como criptografia ou autenticação multifator (MFA), que 50% das organizações falham na implementação.

Desenvolvendo um plano de resposta à auditoria

O oficial de conformidade da sua instalação atuará como um ponto de contato entre você e o OCR. Certifique-se de que eles tenham acesso à documentação relevante, como registros de treinamento, registros de segurança e relatórios de incidentes. Eles também devem estar preparados para responder a quaisquer perguntas sobre as políticas e procedimentos da HIPAA da sua organização com confiança.

Compreendendo o processo de auditoria e o que esperar

Durante as auditorias, o OCR avaliará a conformidade de sua organização com as normas administrativas, físicas e técnicas mencionadas na HIPAA. As áreas de foco comuns incluem criptografia (inexistente em 26% das organizações) e segurança de e-mail (27% não compatível). Eles também analisarão suas avaliações de risco, BaaS, registros de tratamento de incidentes e políticas para notificar os pacientes afetados em caso de violações.

Ações pós-auditoria e melhoria contínua

Seus esforços não terminam quando você passa pela auditoria. Na verdade, a conformidade com a HIPAA deve ser uma prática contínua, não apenas na preparação para visitas de OCR. Aqui estão algumas dicas que você deve ter em mente após a auditoria:

1. As organizações devem criar um Plano de Ação Corretiva (CAP) com base nas conclusões da auditoria. Esse plano descreverá as etapas exatas tomadas para resolver os problemas identificados, atribuir responsabilidades e definir prazos. O OCR pode solicitar esse plano em análises posteriores.
2. As revisões de políticas devem ser um esforço contínuo, mesmo que os regulamentos oficiais não tenham mudado. Mais importante ainda, sua empresa deve acompanhar de perto os registros de acesso para ver quem está usando sua rede e detectar possíveis violações de dados logo no início.
3. Os líderes de sua unidade de saúde devem criar uma cultura de conformidade em que os funcionários se sintam à vontade para denunciar possíveis violações sem medo de retaliação. Mais importante ainda, eles devem ser treinados para reforçar a privacidade do paciente com a ajuda de cursos on-line no Coursebox.
4. As organizações devem se manter informadas sobre as mudanças nas regulamentações da HIPAA por meio do site do HHS, boletins informativos do setor ou ferramentas de software de conformidade. A HIPAA foi atualizada tão recentemente quanto 2025.

Conclusão

Estar à frente das auditorias da HIPAA tem mais benefícios do que apenas evitar penalidades — você também poderá manter a confiança do paciente protegendo sua privacidade. Uma abordagem proativa, com verificações regulares e treinamento sólido, faz toda a diferença.

Se você quiser que o treinamento HIPAA seja menos uma dor de cabeça para sua equipe, use o Coursebox para criar cursos on-line fáceis que facilitam a conformidade.