10 dicas para treinar funcionários de forma cruzada

Se você der uma olhada na dinamicidade do espaço de trabalho atual, não será errado dizer que o futuro do trabalho pertence às equipes ágeis, nas quais os indivíduos não estão confinados em funções restritas, mas têm o poder de pensar mais alto, agir mais rápido e resolver problemas de vários ângulos. O treinamento cruzado de funcionários ajuda a liberar esse potencial.

É muito mais do que um mero compartilhamento de habilidades. Em vez disso, gira em torno da construção de uma força de trabalho resiliente que prospera com colaboração e curiosidade. Quando os funcionários entendem o sistema mais amplo e não apenas sua fatia dele, eles tomam decisões mais inteligentes e identificam oportunidades que outros perdem.

O guia abaixo mostra dez etapas práticas para começar com o treinamento cruzado de funcionários. Ao final, você estará pronto para preparar sua força de trabalho para o futuro.

O que é treinamento cruzado de funcionários?

Cruz treinando funcionários significa ensinar os membros da equipe a realizar tarefas e responsabilidades fora de suas funções principais. No entanto, isso não significa que você substituiria pessoas. Em vez disso, se refere à expansão de suas capacidades e à criação de um ambiente de trabalho mais adaptável e colaborativo.

Portanto, cada pessoa ainda tem uma especialidade, mas também está equipada com habilidades para atuar em diferentes funções quando necessário. Como resultado, a equipe tem menos interrupções quando as coisas mudam inesperadamente.

Suponha que um coordenador de marketing aprenda os fundamentos da análise de dados. Ela não se torna cientista de dados da noite para o dia, mas ganha a capacidade de interpretar as métricas de desempenho da campanha com mais eficiência.

O treinamento cruzado também ajuda no planejamento da continuidade. Digamos que seu gerente de inventário saia inesperadamente. Se alguém das operações foi treinado nos fundamentos dessa função, sua cadeia de suprimentos não é interrompida.

No entanto, o treinamento cruzado não deve ser reativo. Em vez disso, precisa ser uma estratégia de talentos com visão de futuro que incentive os funcionários a saírem de suas zonas de conforto e fortalecerem o conhecimento institucional.

10 dicas práticas para treinar funcionários no local de trabalho

Vamos discutir algumas dicas úteis que você pode usar para treinar funcionários de forma cruzada. Embora todas essas dicas não se apliquem a todos os locais de trabalho, você pode escolher o que funciona para você.

1. Identifique habilidades essenciais e sobrepostas

Para começar, você deve entender o cenário de habilidades da sua organização. Quais são as principais competências das quais cada equipe depende? Quais tarefas são isoladas desnecessariamente?

Em seguida, mapeie funções e responsabilidades. Por exemplo, as equipes de finanças e operações podem confiar muito nos relatórios de dados e na otimização de processos. Então, há uma área para aprendizado compartilhado.

Depois de identificar essas interseções, você pode ver onde o treinamento cruzado terá o maior impacto. Idealmente, quanto mais compartilhado o conhecimento, maior a probabilidade de os departamentos colaborarem.

2. Comece com uma estratégia de treinamento cruzado

Mergulhar no treinamento cruzado sem um plano claro é como ensinar alguém a nadar jogando-o no fundo do poço. Você deve ter uma estratégia para todos seguirem.

Identifique seus objetivos de negócios primeiro, como melhorar a resiliência operacional, estimular a inovação por meio da colaboração interdisciplinar ou se preparar para transições de liderança. Em seguida, priorize as equipes e funções nas quais se concentrar.

Por exemplo, nas altas temporadas, onde suporte ao cliente é crucial, você pode treinar funcionários de departamentos menos ativos para apoiar as linhas de frente. Da mesma forma, se um membro importante da equipe estiver prestes a se aposentar, encontre alguém para começar a acompanhá-lo e adquirir seus conhecimentos.

Sua estratégia deve incluir ciclos de feedback, metas mensuráveis, cronogramas e reavaliação constante. Esses componentes tornarão o treinamento cruzado altamente eficaz.

3. Escolha os funcionários certos para as funções certas

O treinamento cruzado não significa que todos devam aprender tudo. O treinamento cruzado bem-sucedido significa selecionar funcionários com base no interesse, na aptidão e no impacto potencial, não apenas na disponibilidade.

Procure pessoas que sejam naturalmente curiosas ou tenham manifestado interesse em expandir seu conjunto de habilidades. Por exemplo, se um designer gráfico demonstrou interesse em marketing digital, junte-o à sua equipe de campanha por algumas semanas.

A abordagem funciona melhor quando os funcionários sentem que estão crescendo e não apenas preenchendo lacunas. Então, dê a eles uma palavra a dizer. Pergunte sobre quais funções ou funções eles estão interessados em aprender mais e, em seguida, ofereça oportunidades de treinamento relevantes para eles.

4. Crie caminhos de aprendizagem estruturados

Os caminhos de aprendizado estruturados são basicamente roteiros para os funcionários seguirem em suas jornadas de treinamento. Eles dão direção e propósito ao processo.

Divida a função alvo em tarefas e habilidades. Por exemplo, o que a pessoa deve saber na primeira semana? De quais ferramentas eles precisariam? Em seguida, alinhe os caminhos de aprendizado com esses requisitos.

Suponha que você esteja treinando um assistente administrativo para ajudar nas comunicações internas. Seu caminho de aprendizado pode incluir escrever atualizações internas e aprender a usar ferramentas de gerenciamento de projetos como Trello e Asana.

Estruturado caminhos de aprendizagem também ajudam os gerentes a acompanhar o desenvolvimento. Eles podem usar avaliações de desempenho ou conversas sobre planejamento de carreira para ver se o funcionário está adquirindo as habilidades e os conhecimentos desejados.

Para que esses planos de aprendizagem funcionem, deve haver uma combinação de treinamento prático e conhecimento teórico. O último é possível com ferramentas de criação de cursos, como Coursebox. Você pode usar o gerador de cursos de IA para criar cursos do zero ou usar documentos existentes.

Em seguida, use seus recursos como Avaliações de IA, classificação de IA, rotulagem branca e um tutor de IA para auxiliar e avaliar os funcionários durante o processo de treinamento. O Coursebox também permite que os educadores forneçam feedback aos alunos, para que você também possa criar ciclos de feedback consistentes.

5. Use o sombreamento de tarefas e a rotação de funções

Uma das maneiras mais eficazes de criar entendimento é permitir que os funcionários andem uma milha no lugar de outra pessoa. O acompanhamento de tarefas oferece exposição em tempo real a outra função, enquanto a rotação de funções permite uma experiência prática mais profunda por um período mais longo.

Com a rotação de funções, você pode permitir que um membro júnior da equipe passe um mês em departamentos diferentes. Isso os ajudará a desenvolver uma perspectiva mais ampla, que pode eventualmente aprimorar suas habilidades de liderança.

6. Combine a prática com a documentação

Como mencionamos acima, a prática deve ser combinada com cursos para reforçar o treinamento cruzado de vários ângulos. No entanto, você pode dar um passo adiante fornecendo documentação acessível aos alunos.

Por exemplo, use listas de verificação, guias de referência rápida, vídeos passo a passo e SOPs para oferecer aos trainees uma rede de segurança. Dessa forma, se algum dia se depararem com um obstáculo, terão material útil para consultar.

Além disso, incentive os funcionários a ajudarem a melhorar a documentação à medida que treinam. Olhos frescos geralmente detectam lacunas ou informações desatualizadas. Quando os membros da equipe contribuem com os materiais didáticos, eles melhoram sua própria compreensão e, ao mesmo tempo, facilitam o trabalho para a próxima pessoa na fila.

7. Incentive o compartilhamento de conhecimento entre equipes

O treinamento cruzado funciona melhor em uma cultura de abertura. As equipes devem compartilhar o conhecimento livremente, em vez de protegê-lo como se fosse um território para ajudar toda a organização a subir de nível. Crie espaços regulares para as equipes trocarem ideias, como almoços interfuncionais ou wikis internos compartilhados.

Um exemplo simples são as equipes de TI realizando sessões sobre noções básicas de segurança cibernética para a equipe não técnica. O departamento de marketing pode então demonstrar como eles usam as ferramentas de análise.

8. Estabeleça metas claras e acompanhe o progresso

É importante definir o sucesso de cada experiência de treinamento cruzado e, em seguida, definir métricas para determinar o referido sucesso. Por exemplo, se sua meta é ocupar uma função durante as férias, você pode monitorar o sucesso medindo o número de tarefas concluídas ou os índices de satisfação do cliente durante esse período.

O acompanhamento do progresso também mostra aos funcionários seu crescimento. Isso é motivador o suficiente para que continuem participando do treinamento cruzado.

9. Reconheça e recompense a flexibilidade

Os funcionários não precisam necessariamente assumir novas funções ou substituí-las em tempos difíceis. Então, se eles fizerem essas coisas, você deve recompensá-los e reconhecê-los.

Destaque membros da equipe com treinamento cruzado durante reuniões gerais. Mesmo pequenos gestos, como menções em destaque em boletins informativos internos, podem fazer com que as pessoas se sintam valorizadas e motivá-las a continuar com o bom trabalho.

Você também pode oferecer incentivos de formato. Eles podem ser na forma de bolsas de desenvolvimento ou oportunidades de liderança de projetos.

10. Faça do treinamento cruzado parte de sua cultura

O treinamento cruzado não se tornará a estrutura do seu local de trabalho desde a primeira vez que você o experimentar. No entanto, ao fazer isso repetidamente, seu objetivo deve ser incorporar essa cultura à sua organização.

Aprender entre funções deve se tornar uma norma para que sua força de trabalho não veja isso como uma tarefa extra, mas sim como parte integrante de seu trabalho.

Aqui estão algumas dicas para tornar o treinamento cruzado uma prática regular:

• Fale sobre treinamento cruzado durante a integração e inclua-o no planejamento de carreira.
• Faça disso parte das avaliações de desempenho e do estabelecimento de metas.
• Comemore os sucessos e reconheça pessoas que treinaram de forma cruzada com sucesso.
• Modele o treinamento cruzado no topo (o nível executivo) porque, quando essas pessoas se deslocam para diferentes partes da empresa ou assumem projetos desconhecidos, elas dão o tom para todas as outras pessoas.

Conclusão

Como fica evidente em nosso guia, o treinamento cruzado de funcionários ajuda a criar uma força de trabalho pronta para qualquer coisa. Isso ajuda você a passar de uma definição rígida de funções para uma força de trabalho dinâmica, na qual as pessoas podem contribuir de várias maneiras.

Os benefícios do treinamento cruzado são muitos, incluindo menos interrupções, colaboração mais forte e solução mais rápida de problemas. Além disso, o impacto a longo prazo é ainda mais importante, pois você cria uma cultura de propósito compartilhado e adaptabilidade.

Além de orientação, coaching e treinamento interno, o treinamento cruzado também deve incluir aprendizado teórico. Com o Coursebox, isso se torna fácil e acessível. Os funcionários podem até mesmo usar o aplicativo móvel da plataforma para aprender em qualquer lugar e obter feedback instantâneo de seus idosos.