감사를 위한 HIPAA 교육: 데이터 보안에 대한 사전 예방적 접근 방식

의료 기관의 경우 HIPAA 준수보다 더 중요한 것은 없습니다.보호된 건강 정보 (PHI) 를 기밀로 유지하고 손상되지 않으며 항상 사용할 수 있도록 합니다.또한 규정을 준수하지 않을 경우 다음과 같은 벌금이 부과될 수 있습니다. 반복적인 위반 시 141달러에서 210만 달러.

HIPAA 감사는 팀이 모든 관련 규정을 준수하도록 하는 좋은 방법입니다.또한 이를 통해 현재 규정 준수 전략의 허점과 취약점을 식별할 수 있습니다.이렇게 하면 조직은 어떤 상황에도 완벽하게 대비할 수 있습니다. 시민권 사무소 (OCR) 의 감사.

이 가이드에서는 귀사의 일환으로 정기적인 HIPAA 감사를 수행하는 방법을 설명합니다.

HIPAA 감사에 대한 이해

시민권 사무소 (OCR) 는 건강 보험 양도 및 책임법 (HIPAA) 을 준수하도록 시행합니다.이들의 임무는 환자의 건강 정보를 보호하고, 개인 정보 침해를 조사하고, 무엇보다 조직의 HIPAA 규정 준수를 평가하기 위한 감사를 실시하는 것입니다.

HIPAA 감사에는 조직에서 기대할 수 있는 가장 일반적인 네 가지 유형이 있습니다.

• 데스크 감사: 데스크 감사에서는 온라인 포털을 통해 정책, 절차 및 규정 준수 증거와 같은 특정 문서를 제공하기만 하면 됩니다.이 보고서는 조직이 감사를 받은 후 영업일 기준 10일 이내에 제출해야 합니다.
• 현장 감사: 이때 OCR 심사원이 직접 의료 시설을 방문합니다.현장 감사는 좀 더 포괄적입니다. 직원을 인터뷰하고, 시설을 물리적으로 검사하고, 보호 대상 건강 정보 (PHI) 가 어떻게 처리되는지 관찰할 수 있습니다.일반적으로 3~5일 동안 지속됩니다.
• 대상 감사: 표적 감사는 신고된 위반, 불만 사항 또는 이전의 규정 미준수 문제와 같은 특정 이벤트에 의해 시작됩니다.
• 무작위 감사: 또한 OCR은 업계 전반의 규정 준수 상태를 파악하기 위해 감사 대상 의료 시설을 무작위로 선택합니다.2016년과 2017년에 이들은 다음과 같은 평가를 실시했습니다. 166개 대상 법인 및 41명의 비즈니스 관련자 이유 없이.잠시 중단된 후 무작위 감사 2024년에 재개되었습니다.

모든 유형의 HIPAA 감사를 준비하기 위한 첫 번째 단계는 감사를 유발하는 요인을 파악하는 것입니다.가장 일반적인 원인은 다음과 같습니다.

위반 신고 및 불만

언더 더 위반 알림 규칙, 조직은 PHI 관련 위반을 OCR에 보고해야 합니다.영향을 받는 기록의 수, 노출 기간, 취해진 시정 조치에 따라 감사 대상이 될 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다.2021년에 OCR은 영향을 미치는 침해에 대한 609건의 보고서를 받았습니다. 약 3천 7백만 명.

HIPAA 위반에 대한 환자 또는 직원의 불만도 감사를 촉발할 수 있습니다.예를 들어, 누군가가 PHI를 무단으로 사용 또는 공개하거나, 의료 기록에 대한 액세스를 제공하지 않거나, 마케팅에 PHI를 무단으로 사용한 사례를 신고할 수 있습니다.2021년에 OCR을 받았습니다. 이러한 불만 사항 34,000건 이상 — 5년 동안 39% 증가

보안 위험 평가 및 관리

철저한 위험 분석을 수행하지 않거나 전자 PHI에 적합한 보안 시스템을 갖추지 않은 경우 조직은 감사 대상이 될 수 있습니다.OCR 조사에 따르면 적절한 위험 평가를 통해 많은 보안 침해를 방지할 수 있었다는 사실이 밝혀졌습니다.

역사적 비준수

조직에 위반 이력이 있는 경우 후속 감사를 받을 가능성이 높습니다.이를 통해 OCR은 시정 조치 계획 (CAP) 을 준수하고 있는지 확인할 수 있으며, 해결되지 않은 규정 준수 문제에 대해 값비싼 벌금을 부과할 수도 있습니다.

규정 준수를 위한 사전 예방적 HIPAA 교육

표적 감사를 피하고 감사 전에 HIPAA 규정 준수를 유지하려면 사전 예방적 규정 준수 전략을 구현해야 합니다.기업이 직원 전체에 HIPAA 교육을 시행할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

정기적인 위험 평가 수행

OCR에 따르면 철저한 위험 평가 계획을 통해 대부분의 개인 정보 침해를 피할 수 있습니다.전자 PHI를 다루는 회사는 보안 침해에 더 취약하기 때문에 특히 그렇습니다.ePHI가 생성, 수신, 유지 또는 전송되는 모든 위치를 평가하여 사이버 공격이나 사용자 오류의 가능성을 찾아내야 합니다.

시스템의 약점을 발견하면 암호화든 방화벽이든 관계없이 적절한 보호 기능을 구현하고 이러한 위험이 발생할 때 이를 해결하도록 직원을 교육할 수 있습니다.가장 중요한 것은 전체 평가를 문서화하여 OCR에 대한 증거로 삼아야 한다는 것입니다.

포괄적인 정책 및 절차 개발 및 유지

알고 계셨나요? 부적절한 정책 및 절차 HIPAA 감사에 실패하는 가장 흔한 이유는 무엇입니까?다음과 같은 세 가지 유형의 정책 및 절차에 중점을 두어야 합니다.

• 개인 정보 보호 규칙: 여기에는 의료 기록에 대한 접근 및 공개 제한을 요청할 권리와 같은 환자의 권리가 포함됩니다.
• 보안 규칙: 이들은 기술적, 관리적, 물리적 방법을 통해 ePHI를 보호하는 데 중점을 둡니다.
• 위반 알림: 이러한 정책은 위반 발생 시 영향을 받는 환자와 OCR에 적시에 알릴 것을 요구합니다.

무엇보다도 조직은 특히 HIPAA가 변경된 경우 이러한 정책을 정기적으로 검토하고 업데이트해야 합니다.전문가들은 의료 관리자가 정책 업데이트를 목표로 삼아야 한다고 말합니다. 적어도 일 년에 한 번, 규정이 동일하더라도.

강력한 보안 조치 구현

물리적 PHI를 사용하든, ePHI를 사용하든 조직은 보호를 위한 적절한 보안 조치를 마련해야 합니다.가장 일반적인 선택은 암호화로, 전송 중인 데이터와 저장된 데이터 모두를 보호합니다.

다중 요소 인증과 같은 강력한 액세스 제어를 구현하는 것도 ePHI에 대한 무단 액세스를 방지하는 데 도움이 되기 때문에 좋은 방법입니다.또한 기업은 누가 네트워크를 사용하는지 면밀히 주시하고 잠재적 침해가 발생하기 전에 이를 식별할 수 있는 침입 탐지 시스템을 갖추어야 합니다.

물리적 데이터를 저장하는 시설의 경우 도난이나 무단 액세스를 방지할 수 있는 적절한 시스템을 갖추는 것이 매우 중요합니다.

직원 교육 및 인식

마지막으로, 의료 조직 내에서 규정 준수 문화를 조성해야 합니다.연구에 따르면 사이버 보안을 갖춘 조직은 교육 및 인식 프로그램 쇼 a 보안 관련 사고 70% 감소.

직원들은 정책 및 절차에 대한 HIPAA 교육을 받아야 PHI 보호에서 자신의 역할을 이해할 수 있습니다.다음과 같은 도구를 사용하여 온라인 보안 인식 과정을 만들 수 있습니다. 코스박스 직원들이 이동 중에도 교육을 받을 수 있도록 합니다.

HIPAA 감사 준비

시설에 대한 다가오는 HIPAA 감사에 대한 정보를 받은 경우 다음과 같이 준비할 수 있습니다.

규정 준수 노력 문서화

OCR이 감사에서 가장 먼저 요구하는 것은 규정 준수 노력을 증명할 문서를 요청하는 것입니다.그렇기 때문에 정책, 절차 및 직원 교육 기록을 최신 문서로 보관해야 합니다.여기에는 개인정보 보호, 보안 및 침해 통지 규칙 준수가 포함됩니다.

가장 중요한 것은 위험 평가 문서를 가지고 있어야 한다는 것입니다.2017년에는 66% 의 조직 올바른 위험 평가 문서가 없었기 때문에 실패 가능성이 높아질 수 있습니다.마지막으로, 유효한 비즈니스 제휴 계약 (BaaS) 을 보관하는 것도 잊지 마세요.

내부 감사 실시

또한 실제 감사가 진행되기 전에 내부 감사를 실시하여 규정 준수 노력의 허점을 찾아낼 수도 있습니다.HIPAA 체크리스트와 온라인 규정 준수 과정은 현재 전략에서 누락된 부분을 찾을 수 있는 좋은 방법입니다.정기적인 내부 감사를 통해 암호화 또는 다단계 인증 (MFA) 과 같은 영역의 결함을 발견할 수 있습니다. 50% 의 조직이 구현에 실패함.

감사 대응 계획 개발

시설의 규정 준수 책임자는 귀하와 OCR 간의 연락 창구 역할을 합니다.교육 기록, 보안 로그, 사고 보고서와 같은 관련 문서에 액세스할 수 있도록 하세요.또한 상담원은 조직의 HIPAA 정책 및 절차에 관한 질문에 자신 있게 답변할 준비가 되어 있어야 합니다.

감사 프로세스 및 예상 사항 이해

감사 중에 OCR은 조직이 HIPAA에 언급된 관리적, 물리적, 기술적 준수 여부를 평가합니다.공통 중점 영역에는 암호화가 포함됩니다 (26% 의 조직이 부족함) 및 이메일 보안 (27% 비준수).또한 위험 평가, BaaS, 사고 처리 기록 및 위반 발생 시 해당 환자에게 알리기 위한 정책을 검토합니다.

감사 후 조치 및 지속적인 개선

감사를 통과했다고 해서 여러분의 노력은 끝나지 않습니다.사실, HIPAA 규정 준수는 단순히 OCR 방문을 준비하기 위한 것이 아니라 지속적인 관행이어야 합니다.다음은 감사 후 염두에 두어야 할 몇 가지 팁입니다.

1. 조직은 감사 결과를 기반으로 시정 조치 계획 (CAP) 을 작성해야 합니다.이 계획에는 파악된 문제를 해결하고, 책임을 할당하고, 기한을 설정하기 위해 취해진 정확한 단계가 요약되어 있습니다.OCR은 후속 검토를 통해 이 계획을 요구할 수 있습니다.
2. 공식 규정이 변경되지 않았더라도 정책 검토는 지속적으로 이루어져야 합니다.더 중요한 것은 기업이 액세스 로그를 면밀히 주시하여 누가 네트워크를 사용하고 있는지 확인하고 잠재적인 데이터 침해를 조기에 발견해야 한다는 것입니다.
3. 의료 시설의 리더는 직원들이 보복에 대한 두려움 없이 잠재적 위반 사항을 신고하는 데 편안함을 느낄 수 있는 규정 준수 문화를 조성해야 합니다.더 중요한 것은 Coursebox의 온라인 과정을 통해 환자의 프라이버시를 강화할 수 있도록 교육을 받아야 한다는 것입니다.
4. 조직은 HHS 웹사이트, 업계 뉴스레터 또는 규정 준수 소프트웨어 도구를 통해 HIPAA 규정의 변경 사항을 지속적으로 파악해야 합니다.HIPAA가 업데이트되었습니다. 최근인 2025년.

결론

HIPAA 감사를 미리 방지하면 처벌을 피하는 것 외에도 더 많은 이점이 있습니다. 또한 환자의 개인 정보를 보호하여 환자의 신뢰를 유지할 수 있습니다.정기적인 점검과 탄탄한 교육을 통한 사전 예방적 접근 방식이 큰 차이를 만듭니다.

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