HITsaがコース作成時間を67%短縮し、年間約1,000時間を取り戻すまで

HITsaは、オーストラリアの登録研修機関（RTO）です。コース作成と受講者管理をCourseboxに移行したことで、年間数百時間の手作業が減り、その時間を研修そのものに充てられるようになりました。

HITsaのインストラクショナルデザイナーは、受講者が使える状態になるまで、新しいユニット1本のリサーチと執筆に3日ほどを費やしていました。標準的なユニットで作成に30時間、規模の大きい保育分野のモジュールでは90時間を超えることもあります。HITsaは幅広い職種で年間数十本のユニットを制作するため、この時間はあっという間に積み上がっていきました。

管理業務の負担も同じくらい重いものでした。システム・プロセス管理者とそのチームが、複数拠点にまたがる受講者の申込状況と修了実績を追いかけていました。4名のスタッフが毎週、勤務時間の20%をこの作業に費やしていたのです。その大半は手入力と、連携していない2つのシステム間での記録の突き合わせでした。

HITsaは、コンテンツ制作と受講者管理の両方をCourseboxのBusinessプランに移行しました。特に効果が大きかったのは、次の2点です。

AIによるコース作成

インストラクショナルデザイナーが元資料をアップロードすると、Courseboxがそれを構造化されたコースコンテンツに変換します。これによりユニット1本の作成時間は30時間から約10時間になりました。チームはその後、AIによる評価課題の作成も使い始めており、ユニットあたりの削減率は80%に近づいています。

SMS（JobReady）とのカスタム連携

CourseboxはHITsaの受講者管理システム（JobReady）と直接つながるため、以前は毎週何時間もかかっていた手入力がなくなりました。申込情報の更新、修了実績、受講者のアクセス権は自動で同期されます。以前のプラットフォームでは、同じことをするのに面倒な回避策が必要でした。

コース制作が67%高速化

ユニット1本の作成時間は30時間から10時間に短縮されました。規模の大きい保育分野のモジュールも同程度の改善が見られています。AIによる評価課題の作成も加わったことで、チームはユニットあたりの削減率が80%に達すると見込んでいます。

年間で取り戻した時間は約1,000時間

HITsaが年間に制作する数十本のユニット全体で見ると、作成時間の短縮はチームに戻ってくる約1,000時間に相当します。AIによる評価課題作成の活用が進めば、さらに増える見込みです。

週約10時間の管理業務が不要に

4名のスタッフが、勤務時間の20%を受講者管理に充てていました。CourseboxとJobReadyの連携がその大半を自動化し、人の手が本当に必要な業務にその時間を回せるようになりました。

受講者がより深く考えるように

Courseboxの記述式自動採点は、受講者が評価課題に向き合う姿勢を変えました。最低限の記述で済ませるのではなく、より深く考えて回答するようになったとHITsaのチームは感じています。しかも、トレーナーの採点時間は一切増えていません。

HITsaはすでにCourseboxで新しいプログラムを開講しており、RSAコースでは初回の受講者15名全員が修了しました。次にチームが目指すのは、AIによる評価課題の作成を全ユニットで動かすことです。これにより削減率は67%から80%に引き上げられると見込んでいます。

管理業務の削減の大部分をもたらしたJobReadyとの連携は、拠点をまたぐプロセス業務をさらに自動化していくための出発点でもあります。