17 modi comprovati per misurare l'efficacia della formazione

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La maggior parte dei programmi di formazione vengono giudicati in base a parametri sbagliati.

I tassi di completamento, i punteggi di soddisfazione e i numeri delle presenze potrebbero apparire positivi in un report.

Tuttavia, non dicono se la formazione abbia effettivamente cambiato qualcosa sul lavoro.

Ecco perché ho stilato questa lista di 17 metodi comprovati per misurare l'efficacia dell'allenamento.

Questi metodi sono pratici e progettati per mostrare cosa funziona (e cosa no) senza aggiungere inutili complessità.

1. Osservare i comportamenti addestrati sul lavoro

Questo è il primo modo in cui valuto se l'efficacia della formazione è visibile nel lavoro reale.

Non inizio con sondaggi o punteggi dei test. Tutto quello che faccio è porre una semplice domanda: Cosa dovrebbero fare diversamente le persone al lavoro dopo questa formazione?

Poi fisso questi comportamenti prima ancora che inizi l'addestramento.

Esempio: formazione sulla privacy dei dati o sulla conformità

Obiettivo di allenamento: Migliora le conversazioni di scoperta delle vendite.

Comportamenti osservabili che monitoro:

• I dipendenti utilizzano la checklist approvata per la condivisione dei dati.
• I file sensibili vengono archiviati solo nei sistemi approvati.
• Le richieste di dati dei clienti vengono registrate e approvate.

Quindi, per verificarlo, controllerei le posizioni dei file di controllo, esaminerei i registri di accesso e controllerei a campione le checklist completate.

2. Eseguire lo stesso test prima e dopo l'allenamento

Quando voglio confermare che l'apprendimento sia effettivamente avvenuto, eseguo lo stesso test prima e dopo l'allenamento.

Non è un esame lungo o una prova accademica.

Solo una breve serie di domande che riflettono direttamente ciò che le persone devono sapere per svolgere al meglio il proprio lavoro.

Fonte: ResearchGate

Esempio: inserimento di nuovi assunti

Obiettivo di allenamento: Assicurarsi che i nuovi assunti comprendano i processi fondamentali

Formato del test:

• 5 brevi domande di scenario
• Un'azione corretta per domanda

Domanda di esempio: Un cliente richiede un aggiornamento che richiede l'approvazione. Cosa fai ora?

In questo modo misuriamo chi è migliorato, quali domande creano ancora confusione e dove i contenuti necessitano di essere rafforzati.

Se i punteggi non migliorano, correggo la formazione, non gli studenti.

Le mie regole per queste domande sono semplici:

• Mantieni i test brevi (massimo 5-7 domande)
• Riutilizzare le stesse domande per evitare confusione.
• Monitora la percentuale di miglioramento.
• Esaminare i dati a livello di domanda.

Tuttavia, quando questo tipo di misurazione viene eseguito manualmente, spesso si interrompe. È meglio aggiungerli al flusso di formazione in modo che possano essere riutilizzati senza ulteriori configurazioni.

Ad esempio, utilizzando una piattaforma come Coursebox è più facile eseguire lo stesso cortometraggio Valutazione dell'IA prima e dopo l'allenamento.

3. Testare le decisioni utilizzando scenari reali

È qui che distinguo la memorizzazione dall'apprendimento vero e proprio.

Al lavoro, la performance dipende dal giudizio, non dalla memoria. Quindi, invece di chiedere alle persone cosa ricordano, verificate come decidono in situazioni realistiche.

Esempio: Formazione per l'assistenza clienti

Obiettivo di allenamento: Migliorare la gestione dei problemi e le decisioni di escalation

Scenario che utilizzo:

Un cliente segnala un problema di fatturazione che riguarda i dati personali e inizia a innervosirsi. Cosa fai per prima cosa?

Opzioni

• A. Inoltrare immediatamente la richiesta
• B. Scusarsi e risolvere senza effettuare l'accesso
• C. Verificare l'identità e seguire la checklist di escalation
• D. Chiedi al cliente di richiamare più tardi

Decisione corretta: C

Ciò ci consente di misurare l'efficacia della formazione monitorando:

• Percentuale di scelta dell'opzione migliore prima dell'allenamento
• Percentuale di coloro che lo scelgono dopo l'allenamento
• Miglioramento della qualità delle decisioni

4. Misurare la velocità con cui gli studenti raggiungono la competenza

Quando voglio capire come formazione efficace in realtà, misuro quanto tempo ci vuole perché le persone diventino competenti in modo indipendente.

Il tempo necessario per raggiungere la competenza è uno degli indicatori più chiari dell'efficacia della formazione nei ruoli operativi.

Non cerco la velocità fin dal primo giorno. Di solito il mio obiettivo principale è misurare il tempo necessario per raggiungere l'indipendenza.

È il punto in cui qualcuno può svolgere il lavoro senza aiuto.

Fonte: Settore dell'eLearning

Esempio: inserimento di nuovi assunti

Obiettivo di allenamento: Rendi pienamente operative le nuove assunzioni

Cosa significa “competente” (definirlo in anticipo)

• Completa il flusso di lavoro principale senza errori
• Non necessita di una guida passo passo
• Soddisfa gli standard qualitativi di base

Cosa misuro in questa situazione:

• Tempo medio per raggiungere la competenza prima dell'aggiornamento della formazione: 45 giorni
• Tempo medio dopo l'aggiornamento della formazione: 28 giorni

Questa riduzione ci dice che l'addestramento ha migliorato la reale prontezza.

Per tracciare questo, definisco prima competenza utilizzando criteri osservabili. Quindi, tengo traccia del numero di giorni trascorsi dal completamento dell'addestramento all'indipendenza e confronto le coorti.

5. Riduzione degli errori critici

Se l'allenamento funziona, mi aspetto di vedere meno errori gravi, soprattutto quelli che comportano dei rischi.

Non tengo traccia di ogni errore; tengo traccia solo del piccolo numero che conta davvero.

Ecco alcuni di questi, di cui chiedo ai miei manager di tenere traccia:

• Sono stati condivisi dati errati con i clienti
• Mancato rispetto delle regole di escalation
• Documentazione richiesta mancante

Di solito mi assicuro di misurare in anticipo 3-5 errori critici, di confrontare la frequenza prima e dopo l'allenamento e di esaminare le tendenze.

Fonte: ResearchGate

6. Collega ogni corso a un KPI aziendale

Ogni corso che approvo è legato a una metrica aziendale.

Se non riesco a collegare un corso a un risultato aziendale, non mi aspetto che la dirigenza lo prenda sul serio.

Ad esempio, per un programma di formazione per l'abilitazione alle vendite, il KPI aziendale che probabilmente utilizzerei è il "tasso di conclusione degli affari".

In tal caso, il tasso di vittoria prima dell'allenamento potrebbe essere del 18%, per poi salire al 26% dopo l'allenamento. In tal caso, ciò dimostra che l'allenamento è stato efficace.

Questo mi fornisce una linea diretta tra apprendimento e risultati.

È meglio misurare il KPI sia prima che qualche giorno dopo l'allenamento per determinare i risultati.

Fonte: Generatore di dashboard

7. Confronta i gruppi addestrati con quelli non addestrati

Quando ho bisogno di prove più concrete dell'efficacia della formazione, confronto le persone che hanno completato la formazione con quelle che non l'hanno fatto.

In questo modo si eliminano le congetture.

Esempio: Formazione sul miglioramento dei processi

Obiettivo di allenamento: Migliorare la precisione del flusso di lavoro

Per fare ciò, puoi dividere i dipendenti in due gruppi:

• Gruppo A: Formazione completata
• Gruppo B: Non ha ancora completato la formazione

Successivamente, il mio team avrebbe confrontato i tassi di errore, tassi di completamento dei corsie punteggi di qualità di entrambi i gruppi.

Quando si vede che il Gruppo A supera costantemente il Gruppo B, l'impatto è evidente.

Per riuscirci, segui questi suggerimenti:

• Mantenere i gruppi simili per ruolo ed esperienza
• Misurare gli stessi risultati
• Allenare il secondo gruppo in seguito per l'equità

Fonte: MDPI

8. Monitorare l'insegnamento informale tra pari

Uno dei segnali più forti dell'efficacia della formazione è quando gli studenti iniziano ad aiutare gli altri senza che gli venga chiesto.

L'insegnamento informale tra pari avviene quando le persone si sentono sufficientemente sicure di spiegare un processo, rispondere a domande o condividere suggerimenti in situazioni lavorative reali.

Infatti, secondo la piramide dell'apprendimento, gli studenti conservano 90% di informazioni in più insegnando agli altri.

Nella mia esperienza, quando apprendimento tra pari aumenta, spesso è correlato a una maggiore adozione e a minori problemi a valle.

Per monitorarlo nella pratica, ecco come puoi fare:

• Chiedi ai manager di annotare quando i membri del team aiutano gli altri con competenze acquisite
• Esaminare i canali di collaborazione per i collaboratori ricorrenti
• Includere una semplice domanda nei colloqui di verifica con i manager: "Chi ha aiutato gli altri ad applicare questa formazione?"

9. Rivalutare le conoscenze dopo 30-60 giorni

Resterai sorpreso nello scoprire che i punteggi dei test immediati possono essere fuorvianti.

Ciò che conta davvero è ciò che le persone ricordano ancora settimane dopo, quando l'allenamento non è più così fresco.

Ci sono anche ricerche che dimostrano che la conoscenza svanisce rapidamente senza rinforzo. Secondo l' curva dell'oblio, gli studenti possono perdere fino al 50% delle nuove informazioni nel giro di pochi giorni.

Fonte: Settore dell'eLearning

Ecco perché i test ritardati sono un indicatore così affidabile del vero apprendimento.

Ecco come funziona in pratica:

1. Un breve controllo delle conoscenze viene ripetuto 30-60 giorni dopo la formazione
2. Vengono utilizzate le stesse domande o domande molto simili
3. I risultati vengono confrontati con i punteggi originali post-allenamento

Quando utilizzo questo metodo per i miei studenti, solitamente mi accorgo che una piccola valutazione di follow-up rivela lacune che non sarebbero state evidenziate da un semplice test immediato.

10. Monitorare le violazioni della conformità dopo la formazione

Per formazione sulla conformità programmi, l'efficacia della formazione si riflette in ultima analisi nei dati sugli incidenti.

Gli enti di regolamentazione si aspettano abitualmente che le organizzazioni dimostrino che la formazione porta a una riduzione misurabile dei rischi.

Negli ambienti regolamentati, le violazioni ripetute dopo la formazione spesso indicano che l'apprendimento non era chiaro, non era pratico o non veniva applicato nei flussi di lavoro reali.

Le cose che chiedo ai miei manager di monitorare dopo la formazione includono:

• Violazioni delle policy relative all'argomento della formazione
• Risultati di audit o fallimenti di controllo
• Incidenti segnalati legati a procedure errate

Fonte: Squadra di diapositive

Se vuoi applicare questa tecnica senza strumenti aggiuntivi, ecco cosa farei:

• Utilizzare report di audit, legali o di sicurezza esistenti
• Esaminare le tendenze trimestralmente anziché settimanalmente
• Condividi i risultati riassuntivi con le parti interessate per mostrare l'impatto

Quando la formazione sulla conformità è efficace, riduce silenziosamente il rischio in background. Il monitoraggio delle violazioni rende tale impatto visibile e giustificabile.

11. Tieni traccia della frequenza con cui gli studenti chiedono aiuto dopo la formazione

Uno dei primi segnali che la formazione non ha avuto successo è il flusso continuo di richieste di chiarimenti.

Ciò è particolarmente vero per le attività che sono state esplicitamente trattate.

In media, un lavoratore spende 19% del loro tempo alla settimana cercando informazioni o chiedendo aiuto ai colleghi.

Fonte: Archbee

Ciò significa che questo è il numero che devi ridurre attraverso la formazione dei dipendenti. Se non si procede nella direzione opposta, l'efficacia della formazione è scarsa.

Invece di contare ogni domanda, mi piace osservare gli schemi ricorrenti. Questi potrebbero essere:

• Richieste ripetute per lo stesso compito.
• Affidamento ai manager per i passaggi fondamentali.
• Messaggi frequenti di tipo "solo controllo".

Un calo visibile di questi segnali indica solitamente che l'allenamento ha eliminato l'attrito.

Questa metrica funziona particolarmente bene all'inizio perché fa emergere la confusione molto prima che i dati sulle prestazioni o i KPI inizino a cambiare.

12. Confronta i punteggi di fiducia con le prestazioni

La fiducia è persuasiva, ma non è affidabile di per sé.

Decenni di ricerche sull'autovalutazione indicano che spesso le persone giudicano male le proprie capacità.

Ciò significa che le persone con prestazioni inferiori spesso sopravvalutano le proprie competenze, mentre quelle con prestazioni superiori le sottovalutano.

In questo caso, misurare la fiducia insieme alle prestazioni effettive diventa una necessità.

Per farlo:

1. Chiedere agli studenti di valutare la loro sicurezza prima e dopo la formazione utilizzando una scala semplice.

2. Misurare separatamente le prestazioni utilizzando:

• Osservazioni comportamentali
• Valutazioni
• Risultati di lavoro o controlli di qualità

3. Confronta i punteggi di fiducia con i risultati effettivi

Quando vedi aumentare la fiducia e migliorare le prestazioni, significa che il tuo allenamento è stato estremamente efficace.

13. Monitorare l'uso effettivo di strumenti o processi formati

Se la formazione è efficace, ciò si riflette nel comportamento degli strumenti che le persone già utilizzano.

I certificati di completamento non hanno importanza se i dipendenti tornano silenziosamente ai vecchi flussi di lavoro.

Il modo più diretto per misurare l'efficacia della formazione in questo caso è verificare se il processo di formazione viene effettivamente seguito.

Concentratevi su una o due azioni critiche che la formazione è stata progettata per cambiare.

Per misurarlo:

1. Identificare l'azione esatta introdotta dalla formazione.
2. Controlla la frequenza con cui si è verificata quell'azione prima dell'allenamento.
3. Rivedere la stessa azione 30-60 giorni dopo l'addestramento.
4. Confronta la costanza, non solo la prima settimana di utilizzo.

Questo metodo elimina completamente il giudizio soggettivo e considera solo il comportamento reale.

14. Monitora la rapidità con cui gli studenti rilevano e correggono gli errori

La maggior parte dei team tiene traccia di quanti errori si verificano.

Tuttavia, mi interessa quanto velocemente questi errori vengano notati.

Nella mia esperienza, la formazione inizia a funzionare quando le persone smettono di aspettare revisioni o audit per individuare i problemi.

Esistono anche solide ricerche a sostegno di questa tesi. Gli studi indicano che gli errori vengono individuati precocemente in un processo costano 5-10 volte meno per correggere gli errori scoperti in seguito.

Fonte: fonti profonde

Considerando quanto detto finora, perché un'azienda non dovrebbe cercare di individuare i problemi prima?

Come misurarlo

Tempistica degli errori di tracciamento:

1. Identificare 2-3 errori ad alto impatto correlati alla formazione
2. Per ogni errore, registra quando si è verificato, quando è stato rilevato e chi lo ha rilevato.
3. Confronta il tempo medio di rilevamento prima e dopo l'allenamento

Una volta che si inizia a vedere che gli errori vengono individuati più vicino al punto di lavoro e che un numero sempre minore di problemi viene sottoposto a revisioni formali, ecco che si può parlare di miglioramento.

Ho anche visto l'addestramento fallire silenziosamente quando il conteggio degli errori è rimasto invariato ma il tempo di rilevamento è diminuito drasticamente.

15. Calcola il ROI solo per i programmi ad alto impatto

Per la maggior parte della formazione non calcolo il ROI, e lo faccio intenzionalmente.

Semplicemente perché il ROI perde significato quando viene applicato ovunque.

Dovresti utilizzarlo solo quando si prevede che la formazione influisca sui ricavi, riduca i costi o influisca sull'esposizione alla conformità.

Se vuoi usare il ROI come misura dell'efficacia della formazione, puoi farlo in questo modo:

• Identificare un risultato aziendale a cui mira la formazione
• Misurare il cambiamento post-formazione utilizzando i dati aziendali esistenti
• Convertire tale modifica in termini finanziari
• Sottrai il costo totale della formazione

16. Raccogliere feedback strutturati dai colleghi sui comportamenti osservabili

Alcuni dei segnali più chiari che la formazione è stata applicata con successo provengono dagli stessi colleghi.

L'ho visto ripetutamente: i colleghi notano i cambiamenti di comportamento molto prima che si manifestino nelle revisioni formali.

Tuttavia, il problema principale del feedback tra pari è garantire che venga raccolto in modo da evitare pregiudizi e supposizioni.

È possibile farlo funzionare solo se il feedback si concentra su azioni osservabili piuttosto che sulla personalità o sullo sforzo.

Se un tuo pari non riesce ad osservarlo chiaramente, non misurarlo.

Puoi farlo utilizzando un semplice modulo di valutazione tra pari.

Fonte: Modifica.org

In questo sondaggio vengono poste ai colleghi domande chiuse su una scala da 1 a 5.

Puoi ripeterlo mensilmente; tuttavia, io preferisco farlo ogni 45 giorni. Ognuno ha preferenze e ambienti di lavoro diversi.

Alla fine, cercate la coerenza tra le risposte e non solo tra i singoli commenti.

17. Confronta le tendenze della soddisfazione del cliente

La formazione raramente modifica le metriche dei clienti dall'oggi al domani. Ecco perché considero le tendenze piuttosto che i picchi casuali.

C'è un motivo per cui questo è importante.

Bain & Company La ricerca dimostra che aumentare la fidelizzazione dei clienti del 5% può aumentare i profitti dal 25% al 95%.

Come utilizzare correttamente i dati dei clienti

Ciò vale solo quando la formazione influisce direttamente sulle interazioni con i clienti.

1. Stabilire una linea di base prima dell'allenamento
2. Tieni traccia del CSAT, NPS o del volume dei reclami su più periodi
3. Confronta i team formati con quelli non formati o formati successivamente
4. Leggi i commenti per i riferimenti ai comportamenti addestrati

Per quanto mi riguarda, non considero mai i punteggi dei clienti come prove a sé stanti. Li uso come conferma quando le metriche comportamentali interne mostrano già un miglioramento.

Fonte: Usernap

Riassumendo

Per misurare l'efficacia dell'allenamento non servono modelli complessi o dati perfetti.

È necessario scegliere i segnali giusti e prestare attenzione a come cambia effettivamente il lavoro dopo l'allenamento.

Ricordatevi che non è necessario utilizzare tutti i metodi contemporaneamente. Programmi diversi richiedono misure diverse.

Basta selezionare una misura basata sul comportamento e associarla a un risultato per misurare l'effettiva efficacia dei tuoi programmi di formazione per i tuoi dipendenti.

Domande frequenti

1. Quanto tempo dopo la fine dell'allenamento dovrei misurarne l'efficacia?

L'efficacia della formazione non può essere misurata in un unico momento. Subito dopo la formazione, è possibile verificare la comprensione, ma questo dimostra solo un ricordo a breve termine. La vera efficacia si manifesta settimane dopo, quando gli studenti devono applicare la formazione senza supporto.

2. È possibile riutilizzare lo stesso test prima e dopo l'allenamento?

Sì, riutilizzare lo stesso test non è solo accettabile, ma spesso necessario. Utilizzare le stesse domande elimina la confusione e rende più visibili i miglioramenti. Lo scopo non è mettere alla prova la memoria, ma misurare la comprensione. Quando i punteggi migliorano, l'apprendimento è avvenuto.

3. Come posso misurare l'efficacia della formazione senza interrompere il lavoro quotidiano?

Il modo migliore per misurare l'efficacia della formazione è utilizzare dati già esistenti. Invece di aggiungere sondaggi o attività extra, è consigliabile analizzare audit, controlli di qualità, registri di utilizzo degli strumenti o osservazioni dei responsabili già esistenti. Questo approccio riduce gli attriti e mantiene la misurazione realistica.

4. Devo calcolare il ROI per ogni programma di formazione?

No, il ROI dovrebbe essere utilizzato in modo selettivo. Calcolare il ROI per ogni programma di formazione spesso genera numeri fuorvianti. Il ROI funziona meglio per la formazione ad alto impatto legata al fatturato, alla riduzione dei costi o al rischio di non conformità. Per la maggior parte dei programmi, il miglioramento delle prestazioni fornisce prove più concrete dell'efficacia della formazione.