Ti stai chiedendo come evitare le costose sanzioni HIPAA? Scopri come condurre corsi di formazione HIPAA per gli audit e formare il tuo personale utilizzando Coursebox.
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Per un'organizzazione sanitaria, non c'è niente di più importante della conformità HIPAA. Mantiene le informazioni sanitarie protette (PHI) riservate, intatte e sempre disponibili. Inoltre, la non conformità può comportare multe che vanno da da 141 a 2,1 milioni di dollari per violazioni ripetute.
Gli audit HIPAA sono un ottimo modo per garantire che il tuo team segua tutte le normative pertinenti. Inoltre, ti consente di identificare lacune e vulnerabilità nella tua attuale strategia di conformità. In questo modo, la tua organizzazione sarà completamente preparata per qualsiasi audit da parte dell'Ufficio per i diritti civili (OCR).
In questa guida, ti spiegheremo come condurre audit HIPAA regolari come parte del tuo
L'Office for Civil Rights (OCR) garantisce la conformità con l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Il loro compito è proteggere le informazioni sanitarie dei pazienti, indagare sulle violazioni della privacy e, soprattutto, condurre audit per valutare la conformità HIPAA di un'organizzazione.
Esistono quattro tipi più comuni di audit HIPAA che puoi aspettarti come organizzazione:
Il primo passo per prepararsi a qualsiasi tipo di audit HIPAA è sapere cosa ne scatena uno. Ecco le cause più comuni.
Sotto il Regola di notifica delle violazioni, la tua organizzazione deve segnalare le violazioni relative al PHI all'OCR. Potresti essere soggetto o meno a un audit a seconda del numero di registrazioni interessate, della durata dell'esposizione e delle azioni correttive intraprese. Nel 2021, l'OCR ha ricevuto 609 segnalazioni di violazioni che hanno avuto un impatto circa 37 milioni di persone.
Anche i reclami dei pazienti o dei dipendenti sulle violazioni dell'HIPAA possono innescare audit. Ad esempio, qualcuno potrebbe segnalare l'uso o la divulgazione non consentiti del PHI, il mancato accesso alle cartelle cliniche o l'uso non autorizzato del PHI per il marketing. Nel 2021, l'OCR ha ricevuto oltre 34.000 reclami di questo tipo — un aumento del 39% in cinque anni
La tua organizzazione potrebbe essere soggetta a un audit se non conduci analisi approfondite dei rischi o non disponi dei giusti sistemi di sicurezza per il PHI elettronico. Le indagini OCR hanno rilevato che molte violazioni avrebbero potuto essere evitate con un'adeguata valutazione del rischio.
Se la tua organizzazione ha una storia di violazioni, è più probabile che tu debba affrontare controlli di follow-up. Ciò consente all'OCR di assicurarsi che tu stia aderendo ai piani di azioni correttive (CAP), anche imponendo costose sanzioni per problemi di conformità irrisolti.
Se vuoi evitare audit mirati e mantenere la conformità HIPAA prima di un audit, dovrai implementare strategie di conformità proattive. Ecco come le aziende possono implementare la formazione HIPAA per tutta la forza lavoro.
L'OCR afferma che la maggior parte delle violazioni della privacy può essere evitata con un piano completo di valutazione del rischio. Ciò è particolarmente vero per le aziende che si occupano di PHI elettronici, poiché sono più vulnerabili alle violazioni. È necessario valutare tutti i luoghi in cui ePHI viene creato, ricevuto, gestito o trasmesso per individuare potenziali attacchi informatici o errori umani.
Una volta individuati i punti deboli del sistema, puoi implementare le protezioni giuste, che si tratti di crittografia o firewall, e formare i dipendenti ad affrontare questi rischi quando si presentano. Soprattutto, è necessario documentare l'intera valutazione come prova dell'OCR.
Lo sapevate che politiche e procedure inadeguate sono i motivi più frequenti per non superare gli audit HIPAA? Esistono tre tipi di politiche e procedure su cui dovresti concentrarti:
Soprattutto, la tua organizzazione deve rivedere e aggiornare queste politiche regolarmente, soprattutto se c'è stato un cambiamento nell'HIPAA. Gli esperti affermano che gli amministratori sanitari dovrebbero mirare a un aggiornamento delle politiche almeno una volta all'anno, anche se le normative sono le stesse.
Che si tratti di PHI fisici o ePHI, la tua organizzazione dovrebbe disporre delle giuste misure di sicurezza per la sua protezione. La scelta più comune è la crittografia, che protegge i dati sia in transito che in archivio.
L'implementazione di controlli di accesso avanzati, come l'autenticazione a più fattori, è un'altra buona pratica poiché aiuta a prevenire l'accesso non autorizzato a ePHI. Le aziende devono inoltre tenere d'occhio chi utilizza la rete e disporre di sistemi di rilevamento delle intrusioni per identificare potenziali violazioni prima che si verifichino.
Per le strutture che archiviano dati fisici, è assolutamente fondamentale disporre dei sistemi giusti per prevenire furti o accessi non autorizzati.
Infine, è necessario creare una cultura della conformità all'interno della propria organizzazione sanitaria. Gli studi dimostrano che le organizzazioni con sicurezza informatica programmi di formazione e sensibilizzazione mostra un Riduzione del 70% degli incidenti legati alla sicurezza.
I dipendenti devono ricevere una formazione HIPAA su politiche e procedure per comprendere il loro ruolo nella protezione delle PHI. Puoi creare corsi di sensibilizzazione sulla sicurezza online utilizzando strumenti come Scatola dei corsi per consentire ai dipendenti di ricevere una formazione in mobilità.
Se sei stato informato di un imminente audit HIPAA per la tua struttura, ecco cosa puoi fare per prepararti:
La prima cosa che l'OCR chiederà durante l'audit è la documentazione che dimostri i tuoi sforzi di conformità. Ecco perché è necessario conservare una documentazione aggiornata delle politiche, delle procedure e dei registri di formazione dei dipendenti. Ciò include la conformità alle regole sulla privacy, sulla sicurezza e sulla notifica delle violazioni.
Soprattutto, dovresti avere i documenti delle tue valutazioni del rischio. Nel 2017, 66% delle organizzazioni non disponeva dei documenti di valutazione del rischio giusti, il che può aumentare le possibilità di fallimento. Infine, non dimenticate di mantenere validi i Business Associate Agreements (BaaS).
Puoi anche condurre audit interni per individuare le lacune nei tuoi sforzi di conformità prima che l'audit effettivo avvenga effettivamente. Le liste di controllo HIPAA e i corsi di conformità online sono ottimi modi per scoprire cosa manca nella tua strategia attuale. Gli audit interni regolari possono scoprire carenze in aree come la crittografia o l'autenticazione a più fattori (MFA), che Il 50% delle organizzazioni non riesce a implementare.
Il responsabile della conformità della tua struttura fungerà da punto di contatto tra te e l'OCR. Assicurati che abbiano accesso alla documentazione pertinente, come i registri di formazione, i registri di sicurezza e i rapporti sugli incidenti. Dovrebbero inoltre essere pronti a rispondere con sicurezza a qualsiasi domanda sulle politiche e sulle procedure HIPAA della tua organizzazione.
Durante gli audit, l'OCR valuterà la conformità dell'organizzazione alle norme amministrative, fisiche e tecniche menzionate nell'HIPAA. Le aree di interesse più comuni includono la crittografia (carente nel 26% delle organizzazioni) e sicurezza della posta elettronica (27% non conforme). Esamineranno inoltre le vostre valutazioni del rischio, i BaaS, i registri sulla gestione degli incidenti e le politiche per informare i pazienti interessati in caso di violazioni.
I tuoi sforzi non finiscono una volta superato l'audit. In effetti, la conformità all'HIPAA dovrebbe essere una pratica costante, non solo in preparazione alle visite OCR. Ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente dopo l'audit:
Essere all'avanguardia rispetto agli audit HIPAA ha più vantaggi che evitare sanzioni: sarai anche in grado di mantenere la fiducia dei pazienti proteggendo la loro privacy. Un approccio proattivo, con controlli regolari e una solida formazione, fa la differenza.
Se vuoi rendere la formazione HIPAA un problema per il tuo team, usa Coursebox per creare semplici corsi online che semplifichino la conformità.
