In che modo la formazione basata sui ruoli rende i dipendenti più produttivi? Scopri come l'apprendimento mirato migliora le prestazioni lavorative e massimizza il ROI della formazione.
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La maggior parte delle aziende forma i propri dipendenti allo stesso modo: un corso generico e la speranza che ognuno scelga in qualche modo ciò di cui ha bisogno.
Ma la realtà è diversa.
Ogni ruolo richiede competenze, strumenti e risultati diversi. Ecco perché esiste la formazione basata sui ruoli. Abbina i risultati dell'apprendimento alle effettive esigenze del lavoro.
Invece di scaricare informazioni sui dipendenti, si concentra sulle responsabilità, gli strumenti e i risultati specifici richiesti per il loro lavoro. Quando la formazione diventa pertinente, i dipendenti si sentono più sicuri e motivati.
Tuttavia, se ti stai chiedendo cos'è esattamente e come puoi convincere i tuoi dipendenti a partecipare, ci vorranno solo pochi minuti. Continuate a leggere.
La formazione basata sui ruoli è un approccio di apprendimento mirato che fornisce ai dipendenti le competenze, gli strumenti e le conoscenze esatte necessarie per il loro ruolo lavorativo specifico. Consideralo un apprendimento personalizzato per il posto di lavoro.
Questa formazione si concentra su ciò che conta per le loro responsabilità e prestazioni quotidiane. È importante perché una formazione irrilevante fa perdere tempo e uccide il coinvolgimento.
In effetti, gli studi dimostrano che 74% dei dipendenti sentono di non raggiungere il loro pieno potenziale perché non hanno le giuste opportunità di sviluppo. Ciò dimostra che la formazione sul posto di lavoro è direttamente legata al fatto che i dipendenti si sentono più capaci e sicuri di sé.
Per far funzionare la formazione basata sui ruoli, è necessario seguire una chiara sequenza di passaggi. Ognuna si basa su quella precedente, in modo che i dipendenti ricevano esattamente la formazione giusta per il loro ruolo. Ecco quattro elementi che ogni programma dovrebbe includere:
Innanzitutto, devi identificare chiaramente ogni ruolo lavorativo all'interno della tua organizzazione e capire esattamente cosa fa quel ruolo. Ciò significa suddividere la posizione nelle sue responsabilità principali, nelle attività quotidiane, negli strumenti chiave e nei risultati attesi.
Ad esempio, un ruolo di «Specialista dell'assistenza clienti» potrebbe richiedere la gestione dei ticket di supporto, l'utilizzo del software CRM e l'escalation dei problemi. Al contrario, un ruolo di «Product Manager» comporterebbe la pianificazione della roadmap del prodotto, il coordinamento interfunzionale delle parti interessate e il processo decisionale.
Una volta che conosci il ruolo, il passo successivo è sviluppare un quadro di competenze e mappare le abilità e i comportamenti specifici richiesti per il successo in quel ruolo. Un quadro di competenze definisce l'aspetto di una buona prestazione, ad esempio la conoscenza che distingue un buon interprete da uno eccezionale.
La mappatura delle competenze collega quindi ciascuna competenza alle effettive esigenze di formazione. La ricerca dimostra anche che 66% delle organizzazioni utilizzano strumenti di mappatura delle competenze per garantire che la loro forza lavoro abbia le competenze necessarie per gestire l'incertezza.
Una volta identificati i ruoli e mappate le competenze, puoi quindi progettare un curriculum personalizzato che fornisca la formazione necessaria. Questo curriculum è personalizzato in base al mix unico di competenze del ruolo, che includono competenze tecniche, comportamentali, procedurali e basate sugli strumenti moduli di formazione.
Un esempio è un ruolo di vendita per il quale potresti progettare moduli sulla conoscenza del prodotto, sull'utilizzo del CRM e sulla vendita digitale. Ogni modulo si basa su quello precedente, quindi lo studente passa dai livelli base a quelli più avanzati in modo coerente.
Infine, la scelta dei giusti metodi di consegna garantisce che il curriculum personalizzato raggiunga i dipendenti in un modo che si adatti al loro stile di apprendimento. I metodi di erogazione possono includere workshop in aula, moduli di e-learning, formazione sul posto di lavoro, simulazioni, microlearning e mobile learning.
Ad esempio, un tecnico dell'assistenza sul campo può trarre vantaggio da simulazioni pratiche, mentre un rappresentante di vendita remoto potrebbe preferire brevi moduli video. Un metodo che funziona meglio è l'apprendimento misto, che ha dimostrato di aumentare i risultati fino al 60%.
Quando la formazione parla direttamente delle responsabilità di un dipendente, tutto diventa più semplice. Questo, a sua volta, aumenta la produttività, migliora le prestazioni e la formazione inizia finalmente a generare un ROI.
Ecco i principali vantaggi che le aziende ottengono quando passano alla formazione basata sui ruoli.
La formazione basata sui ruoli migliora direttamente le prestazioni perché i dipendenti apprendono le competenze esatte necessarie per avere successo nel loro ruolo specifico. Invece di assistere a una sessione generica ricca di informazioni teoriche, i dipendenti vengono formati sulle attività del mondo reale.
Quando le persone sanno cosa fare e come farlo, la fiducia aumenta e gli errori diminuiscono. Ad esempio, il team di vendita potrebbe apprendere le strategie di qualificazione dei lead, gestione delle obiezioni e chiusura. I dipendenti possono acquisire competenze che possono utilizzare immediatamente.
Questa rilevanza è ciò che determina il miglioramento delle prestazioni. Le persone agiscono più velocemente, prendono decisioni migliori ed eseguono le attività con precisione.
Una delle maggiori frustrazioni per le organizzazioni è la lentezza dell'onboarding. I dipendenti impiegano settimane, a volte mesi, per ambientarsi completamente nei propri ruoli. Ciò comporta un costo in termini di tempo e denaro per l'azienda. Ma la formazione basata sui ruoli risolve il problema fornendo ai nuovi assunti informazioni mirate sin dal primo giorno.
Imparano solo ciò che devono sapere per iniziare a esibirsi, piuttosto che essere sommersi da contenuti non necessari. Un percorso di onboarding così strutturato aiuta i dipendenti a comprendere rapidamente le aspettative, i flussi di lavoro e i criteri di successo.
Gli studi dimostrano anche che un processo di onboarding sistematico aumenta ritenzione fino all'82%. Quando l'onboarding è specifico, i nuovi assunti non sanno indovinare. Funzionano e la tua organizzazione riduce i tempi di inattività e accelera la creazione di valore.
La maggior parte dei dipendenti non desidera seguire corsi di formazione che non si applicano a loro. È noioso, frustrante e indica che l'azienda non apprezza il proprio tempo. La formazione basata sui ruoli, tuttavia, dimostra che l'organizzazione si preoccupa di aiutarli a crescere nel loro ruolo e ad avere successo nel loro percorso professionale.
Inoltre, i dipendenti che si sentono supportati con una formazione pertinente diventano più motivati e coinvolti. Inoltre si sentono più sicuri di sé e sono più felici di fare il loro lavoro. Anche semplici modifiche, come addestrarli sugli strumenti esatti che usano ogni giorno, possono migliorare notevolmente il morale.
I dipendenti soddisfatti rimangono più a lungo perché si preoccupano delle loro prestazioni. E diventano sostenitori interni della cultura della tua organizzazione.
La formazione è utile solo quando si traduce in prestazioni migliori e risultati misurabili. Il problema è che molte aziende sprecano i budget destinati alla formazione in programmi generici che sembrano impressionanti ma hanno un impatto minimo.
I dipendenti restano seduti per ore su materiale irrilevante e, una volta terminata la sessione, non cambia nulla. Nessun cambiamento di comportamento, nuove competenze o miglioramento delle prestazioni.
La formazione basata sui ruoli cambia questa situazione indirizzando le risorse di formazione solo a ciò che conta di più. Se formi tutti su tutto, formi persone specifiche con le competenze esatte richieste dai loro ruoli.
Un migliore utilizzo delle risorse significa anche che i dipendenti non sono sommersi da contenuti non necessari e l'organizzazione evita di pagare per corsi che non apportano alcun valore.
Gli errori di conformità sono costosi. Possono comportare sanzioni, problemi legali o danni alla reputazione dell'azienda. La formazione basata sui ruoli aiuta a prevenirlo fornendo ai dipendenti istruzioni chiare e personalizzate in base alle loro responsabilità.
Per semplificare le cose per i dipendenti, le regole di conformità sono presentate in piccoli moduli legati a situazioni reali. Per il team finanziario, la regola potrebbe consistere nell'apprendere le procedure normative in materia di segnalazione e prevenzione delle frodi.
Nel frattempo, un team di magazzino potrebbe apprendere i protocolli di sicurezza, la gestione dei materiali pericolosi e le regole di funzionamento delle apparecchiature.
Prima di passare alla creazione di contenuti per la formazione, è importante seguire un approccio strutturato. Ciò garantisce che la formazione sia precisa, pertinente e in linea con gli obiettivi prestazionali della tua azienda.
Detto questo, discutiamo passo dopo passo come implementare in modo efficace la formazione basata sui ruoli.
Inizia identificando ciò che richiede ogni ruolo. Ciò include le responsabilità, gli strumenti utilizzati, le aspettative di rendimento e le competenze necessarie per raggiungere tali risultati.
UN analisi delle esigenze di formazione confronta ciò che i dipendenti dovrebbero essere in grado di fare con ciò che possono fare attualmente. Il divario tra i due diventa il fulcro della formazione.
Durante questa fase, intervista i responsabili, rivedi le descrizioni delle mansioni e osserva i flussi di lavoro. L'obiettivo è scoprire quali competenze fanno davvero la differenza nelle prestazioni per quel ruolo specifico.
Una volta che sai quali competenze richiede ogni ruolo, il passo successivo è progettare in modo pertinente materiali per la formazione dei dipendenti. Ciò include la creazione di moduli, attività di apprendimento, lezioni basate su SOP, procedure dettagliate sugli strumenti e valutazioni legate a ciascuna competenza.
È qui che conta l'efficienza. Piuttosto che creare corsi da zero, piattaforme come Coursebox possono aiutare a generare corsi di formazione interattivi in pochi minuti utilizzando l'intelligenza artificiale. Puoi caricare facilmente i file esistenti e lo strumento li converte in moduli di apprendimento strutturati.
Il processo elimina innumerevoli ore di creazione manuale dei corsi e garantisce che i contenuti didattici rimangano in linea con le competenze di ruolo.
Una volta che il contenuto è pronto, scegli come distribuirlo. Strumenti diversi richiedono metodi di distribuzione diversi. Ad esempio:
Anche in questo caso Coursebox dà una mano. Funziona anche come LAMPADE AD ARIA, il che significa che puoi assegnare i corsi a ruoli diversi, automatizzare i promemoria ed emettere certificati. In breve, è una piattaforma completa che elimina la necessità di più sistemi.
Prima di estendere la formazione a livello aziendale, conduci un progetto pilota con un piccolo gruppo per ogni ruolo. Lo scopo del progetto pilota è semplice:
Durante questo processo, chiedi se il contenuto era pertinente, se ci sono state confusioni e cosa possono migliorare. Feedback da un questionario di analisi dei fabbisogni formativi può aiutarti a perfezionare i moduli prima del lancio.
Dopo aver completato il miglioramento, ridimensiona il programma e aggiorna regolarmente i contenuti.
Anche il miglior piano di allenamento basato sui ruoli incontra ostacoli. Tuttavia, se li prevedi in anticipo, puoi rispondere con semplici soluzioni. Ecco le sfide più comuni che potresti incontrare durante il tentativo di implementare questo corso di formazione:
La formazione basata sui ruoli non è più facoltativa. È il modo più intelligente per creare una forza lavoro qualificata, ridurre i tempi di onboarding e migliorare le prestazioni dei dipendenti. Ma creare e gestire questo tipo di formazione manualmente può essere un'impresa ardua.
È qui che Coursebox semplifica tutto.
Con la creazione di corsi basata sull'intelligenza artificiale, le valutazioni automatiche e un LMS integrato per assegnare la formazione, Coursebox semplifica l'intero processo.
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Le aziende utilizzano LMS, piattaforme di mappatura delle competenze e strumenti di creazione di contenuti per gestire la formazione basata sui ruoli. Piattaforme come Coursebox semplificano la creazione di corsi di formazione personalizzati in pochi minuti, il caricamento di contenuti e la valutazione dell'apprendimento dei dipendenti. Alcune aziende integrano anche sistemi HR e dashboard di analisi per monitorare lo sviluppo delle competenze e il ROI.
Sì, la formazione basata sui ruoli può essere erogata online. In effetti, in molte organizzazioni, l'erogazione digitale aumenta effettivamente il coinvolgimento e la flessibilità. I dipendenti possono apprendere al proprio ritmo, accedere a moduli specifici per ruolo e completare sessioni di microapprendimento da qualsiasi dispositivo. La distribuzione online supporta anche lezioni video, simulazioni, quiz e risorse scaricabili.
La formazione regolare è ampia e spesso generica, il che significa che tutti ricevono lo stesso materiale indipendentemente dal lavoro svolto. La formazione basata sui ruoli è personalizzata e si concentra solo sulle conoscenze e le competenze necessarie per un ruolo specifico. Invece di «imparare tutto», i dipendenti imparano cosa influisce direttamente sulle loro prestazioni. Ciò rende la formazione pertinente e attuabile.
La formazione basata sui ruoli dovrebbe essere rivista e aggiornata regolarmente, idealmente ogni trimestre o ogni volta che gli strumenti, le regole di conformità o le aspettative di performance cambiano. L'aggiornamento della formazione garantisce che i dipendenti rimangano in linea con gli obiettivi aziendali e gli standard del settore. Se viene introdotto un nuovo strumento, aggiornamento software o flusso di lavoro, il contenuto della formazione deve essere rivisto immediatamente.
