10 invites AI pour Excel pour une analyse détaillée des performances de l'entreprise

Créez des cours de haute qualité qui se vendent réellement.

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Excel est incroyablement puissant pour l'analyse des données, mais il peut aussi sembler écrasant. Formules, tableaux croisés dynamiques, tableaux de bord... il est facile de se retrouver bloqué et de ne pas savoir quoi faire.

C'est là qu'interviennent les messages de l'IA.

Avec les bons messages-guides, vous n'avez pas à deviner quelle formule utiliser ou comment structurer votre analyse. Au contraire, vous pouvez guider l'IA pas à pas sur ChatGPT et obtenir des résultats clairs et exploitables. Vous pouvez ensuite utiliser ces résultats générés par l'IA pour effectuer une analyse approfondie des performances de votre entreprise.

En fait, vous pouvez même transformer vos flux de travail, vos invites et vos résultats Excel en leçons structurées pour formation des employés à l'aide d'un créateur de cours d'IA.

Dans ce billet, nous allons discuter de 10 excellents messages-guides pour Excel et de la façon dont vous pouvez les utiliser pour créer un cours en ligne.

Comment fonctionnent les invites d'IA pour Excel

Lorsque j'ai commencé à utiliser l'IA avec Excel, j'ai commis l'erreur de poser des questions vagues et génériques.

Au fil du temps, je me suis rendu compte que les messages-guides structurés qui guident l'IA étape par étape sont les plus efficaces. Une bonne invite Excel comprend généralement l'aspect de votre ensemble de données, ce que vous voulez calculer ou analyser, et le format de sortie (formule, étapes, explication).

Par exemple, au lieu de demander : "Calculez le chiffre d'affaires", vous devriez demander : "Créez une formule Excel pour calculer le chiffre d'affaires mensuel en utilisant le type d'abonnement et expliquez comment cela fonctionne".

Cette petite différence change tout. L'IA devient moins un outil qu'un assistant guidant votre flux de travail.

Pour vous aider à mieux comprendre cela, je vais prendre un seul ensemble de données et utiliser différentes invites autour de celui-ci. En s'en tenant à un seul ensemble de données, chaque invite s'appuie sur la précédente, comme dans un véritable flux de travail.

Pour que cela soit pratique, je travaille avec un ensemble de données d'applications de fitness.

https://drive.google.com/drive/folders/1ggID5PrXtvcODTDmL_VPpSpNriJ3-KLC?usp=drive_link

Cet ensemble de données comprend

• Abonnements des utilisateurs (gratuit, de base, premium)
• Recettes mensuelles
• Comportement à l'entraînement
• Engagement (séances par semaine)
• Données démographiques sur les utilisateurs
• Données sur le désabonnement

10 meilleures invites AI pour Excel

Les invites ci-dessous suivent un véritable flux d'analyse sur Excel, depuis les données brutes jusqu'aux informations exploitables. Vous pouvez utiliser ces invites AI pour Excel afin d'exécuter une série de fonctions avec un minimum d'effort.

1. Invitation au nettoyage des données

Lorsque je commence mon analyse d'un ensemble de données, je commence toujours par nettoyer les données. Voici l'invite que j'utilise pour le nettoyage des données :

"Je dispose d'un ensemble de données Excel comprenant des colonnes telles que Type d'abonnement, Frais mensuels, Sessions par semaine, Date d'inscription et Churned. Identifiez les problèmes de données possibles (valeurs manquantes, doublons, problèmes de formatage), suggérez comment nettoyer l'ensemble de données dans Excel et fournissez des instructions étape par étape en utilisant les fonctionnalités d'Excel. Recommander les meilleures pratiques pour le nettoyage des données.

2. Structuration et formatage des données Invite

Il ne suffit pas d'avoir des données propres, il faut aussi les structurer correctement. Pour structurer et formater mes données, je m'appuie sur cette invite AI pour Excel :

"Aidez-moi à structurer cet ensemble de données dans Excel. Suggérez un formatage approprié pour les dates, les nombres et les catégories, recommandez l'organisation des colonnes et expliquez comment créer des tableaux dans Excel. Proposez des conventions de dénomination et préparez l'ensemble de données pour l'analyse."

3. Calcul des recettes Prompt

Maintenant, nous commençons à extraire la valeur. Cette invite est la plus efficace pour calculer les recettes :

"Créez des formules Excel pour calculer le chiffre d'affaires à partir de cet ensemble de données. Calculez le chiffre d'affaires total et le chiffre d'affaires mensuel récurrent (MRR). Montrez les formules utilisant la logique SUM et la logique conditionnelle et expliquez chaque formule étape par étape. Supposez que les types d'abonnement ont des prix différents."

4. Invite à la segmentation des utilisateurs

C'est ici que l'analyse devient intéressante. Utilisez cette invite pour la segmentation des utilisateurs :

"Segmenter les utilisateurs dans Excel en fonction du type d'abonnement, de l'âge et du pays. Suggérez comment regrouper les utilisateurs, fournissez des formules (IF, IF imbriqué ou filtres) et expliquez comment créer des segments. Suggérez des informations à extraire de la segmentation. Restez simple et pratique.

5. Analyse du taux de désabonnement

Comprendre le taux de désabonnement est essentiel pour les entreprises qui proposent des abonnements. Utilisez cette invite pour l'analyse du taux de désabonnement :

"Analysez le taux de désabonnement dans cet ensemble de données à l'aide d'Excel. Calculer le taux de désabonnement, segmenter le désabonnement par type d'abonnement, et identifier les modèles ou les tendances. Suggérer des formules et des tableaux croisés dynamiques et expliquer les résultats en termes simples."

6. Tableau croisé dynamique

C'est dans les tableaux croisés dynamiques qu'Excel devient puissant. Cette invite génère les tableaux croisés dynamiques les plus complets :

"Créez des tableaux croisés dynamiques pour cet ensemble de données dans Excel. Proposez 3 tableaux croisés dynamiques utiles, expliquez quels champs utiliser (lignes, colonnes, valeurs) et montrez comment analyser le chiffre d'affaires et le taux d'attrition. Fournissez des instructions étape par étape et mettez l'accent sur les perspectives commerciales."

7. Graphique et visualisation

Les données sont beaucoup plus faciles à comprendre visuellement. Il s'agit de la meilleure aide à la visualisation des données :

"Proposez des graphiques pour visualiser cet ensemble de données dans Excel. Recommandez des types de graphiques (barres, lignes, camembert), expliquez ce que chaque graphique doit montrer et fournissez les étapes pour les créer dans Excel. Suggérez des moyens d'améliorer la clarté et de vous concentrer sur des visuels prêts à être présentés."

8. Tableau de bord des indicateurs de performance clés (KPI)

L'élaboration d'un tableau de bord des indicateurs clés de performance est au cœur de l'analyse des performances de l'entreprise. Utilisez cette invite à cette fin :

"Aidez-moi à construire un tableau de bord KPI dans Excel pour cet ensemble de données. Suggérez des indicateurs clés (chiffre d'affaires, taux de désabonnement, engagement), recommandez une mise en page pour le tableau de bord et expliquez comment connecter les graphiques et les tableaux croisés dynamiques. Fournissez des instructions étape par étape. Faites en sorte qu'il soit facile à utiliser pour les débutants.

9. Formule avancée

Nous allons maintenant approfondir les fonctionnalités d'Excel. Saisissez cette invite dans ChatGPT :

"Fournissez des formules Excel avancées pour cet ensemble de données. Utilisez IF, VLOOKUP ou XLOOKUP et MOYENNE, expliquez clairement chaque formule et montrez des cas d'utilisation réels à partir de l'ensemble de données. Suggérez quand utiliser chaque formule. Veillez à ce que les explications soient simples.

10. Aperçu des activités de l'entreprise

Enfin, vous avez besoin d'informations sur l'ensemble des données pour identifier les forces et les faiblesses de votre marque, ainsi que les risques et les opportunités. Alimentez ChatGPT avec ces données pour obtenir des informations commerciales complètes :

"Agissez en tant qu'analyste de données et résumez les informations tirées de cet ensemble de données. Mettez en évidence les principales tendances, identifiez les risques et les opportunités, et fournissez 3 à 5 recommandations exploitables. Expliquer les idées dans un langage non technique sous la forme d'un bref rapport d'activité."

Conseils pour rédiger les meilleures propositions d'IA pour Excel

Lorsqu'il s'agit d'Excel, la qualité de vos invites influe directement sur l'exploitabilité du résultat. Contrairement aux tâches générales d'IA, Excel exige de la précision : les formules, les étapes et la structure ont toutes leur importance.

Voici les conseils que je suis lorsque messages d'encouragement à l'écriture pour Excel:

• Décrivez clairement la structure de votre ensemble de données : Mentionnez toujours le nom de vos colonnes et ce qu'elles représentent. Les invites Excel fonctionnent mieux lorsque l'IA comprend la disposition de vos feuilles. Même une simple liste de colonnes peut améliorer considérablement la précision.
• Demandez des formules exactes (et pas seulement des explications) : Ne vous contentez pas de demander "comment calculer ceci ?". Demandez plutôt la formule Excel exacte (par exemple, SUM, IF, XLOOKUP) ainsi que l'endroit où l'appliquer. Le résultat est ainsi immédiatement utilisable dans votre feuille de calcul.
• Indiquez les fonctions Excel que vous souhaitez utiliser : Si vous êtes en train d'apprendre ou de vous entraîner, mentionnez les fonctions que vous souhaitez voir incluses. Par exemple, demandez des solutions utilisant IF, VLOOKUP ou des tableaux croisés dynamiques. Cela vous permet de développer des compétences Excel spécifiques au lieu d'obtenir des réponses génériques.
• Demander des instructions étape par étape : Excel est une application pratique, les étapes sont donc importantes. Demandez à l'IA de vous expliquer exactement ce qu'il faut cliquer, où saisir les formules et comment structurer votre feuille. C'est particulièrement utile pour les débutants.
• Demandez des exemples de cas d'utilisation réels : Au lieu de formules abstraites, demandez à l'IA de les appliquer à votre ensemble de données. Par exemple, "calculer le taux de désabonnement à l'aide de cette colonne" est bien mieux que "expliquer le désabonnement". Cela rend l'apprentissage pratique.
• Décomposer les tâches complexes en plus petites tâches : N'essayez pas de tout faire en une seule fois. Par exemple, séparez le nettoyage des données, les calculs et la création des tableaux de bord. Les résultats sont ainsi plus clairs et plus faciles à suivre.
• Demander des conseils sur le formatage des résultats : Demandez comment structurer votre feuille Excel, et pas seulement ce qu'il faut calculer. Cela inclut le format des tableaux, l'organisation des colonnes et les conventions d'appellation. Une bonne structure facilite les choses par la suite.

Comment transformer les invites de l'IA en un cours complet

Vous pouvez utiliser toutes les invites ci-dessus pour générer un cours complet à l'aide d'un générateur de cours d'IA. Chaque invite ci-dessus produit trois choses à la fois : un concept (ce qui est enseigné), un processus (comment le faire) et un exemple (à quoi cela ressemble dans la pratique).

Au lieu d'organiser d'abord le contenu, j'associe chaque invite à un objectif d'apprentissage. Par exemple, "nettoyer un ensemble de données", "interpréter les tendances" ou "présenter les résultats aux parties prenantes". Une fois ces objectifs définis, la structure se construit d'elle-même.

Voici comment je transforme les messages-guides en cours à l'aide de Boîte à outilsl'un des principaux constructeurs de cours d'IA :

1. Lancez chaque invite et enregistrez les meilleures réponses : extraits de code, explications, graphiques et résumés. Je ne modifie pas trop ces réponses et je les considère comme du matériel de cours brut.
2. Attribuez une compétence simple à chaque élément (par exemple, "les bases de l'AED", "la segmentation", "la narration"). Cela devient le titre de la leçon et l'objectif d'apprentissage.
3. Ordonnez les leçons du plus simple au plus avancé afin que les apprenants acquièrent rapidement de l'assurance. Vous remarquerez que de nombreux messages-guides sont naturellement de plus en plus complexes.
4. Collez le contenu organisé dans Coursebox. Ce créateur de cours d'IA transformera automatiquement ce contenu en un cours structuré avec des leçons, des quiz, et matériel de formation.

Coursebox ajoute même des éléments visuels et interactifs dans les cours, ce qui permet de gagner beaucoup de temps. En utilisant les sorties de ChatGPT avec Coursebox, vous pouvez transformer vos informations commerciales en un cours attrayant sur l'analyse des données Excel.

FAQ sur les invites AI pour Excel