Vous vous demandez comment éviter de coûteuses pénalités HIPAA ? Apprenez à organiser une formation HIPAA pour les audits et à former votre personnel à l'aide de Coursebox.
.webp)
Pour un établissement de santé, rien n'est plus important que la conformité à la loi HIPAA. Il permet de garder vos informations de santé protégées (PHI) confidentielles, intactes et toujours disponibles. De plus, la non-conformité peut entraîner des amendes allant de 141 à 2,1 millions de dollars pour des violations répétées.
Les audits HIPAA sont un excellent moyen de s'assurer que votre équipe respecte toutes les réglementations pertinentes. De plus, il vous permet d'identifier les lacunes et les vulnérabilités de votre stratégie de conformité actuelle. De cette façon, votre organisation sera parfaitement préparée à toute audits réalisés par le Bureau des droits civils (OCR).
Dans ce guide, nous vous expliquerons comment effectuer des audits HIPAA réguliers dans le cadre de votre
L'Office des droits civils (OCR) veille au respect de la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA). Leur travail consiste à protéger les informations médicales des patients, à enquêter sur les violations de la vie privée et, surtout, à effectuer des audits pour évaluer la conformité HIPAA d'une organisation.
Il existe quatre types d'audits HIPAA les plus courants auxquels vous pouvez vous attendre en tant qu'organisation :
La première étape pour se préparer à tout type d'audit HIPAA est de savoir ce qui déclenche un audit. Voici les causes les plus fréquentes.
Dans le cadre de la Règle de notification des violations, votre organisation doit signaler les violations liées au PHI à l'OCR. Vous pouvez être soumis ou non à un audit en fonction du nombre d'enregistrements concernés, de la durée de l'exposition et des mesures correctives prises. En 2021, l'OCR a reçu 609 signalements de violations ayant un impact environ 37 millions de personnes.
Les plaintes de patients ou d'employés concernant des violations de la loi HIPAA peuvent également déclencher des audits. Par exemple, quelqu'un pourrait signaler une utilisation ou une divulgation non autorisée des RPS, un défaut d'accès à des dossiers médicaux ou une utilisation non autorisée des PHI à des fins de marketing. En 2021, l'OCR a reçu plus de 34 000 plaintes de ce type — une augmentation de 39 % en cinq ans
Votre organisation peut faire l'objet d'un audit si vous n'effectuez pas d'analyses de risques approfondies ou si vous ne disposez pas des systèmes de sécurité appropriés pour les PHI électroniques. Les enquêtes OCR ont révélé que de nombreuses violations auraient pu être évitées grâce à des évaluations des risques appropriées.
Si votre organisation a des antécédents de violations, vous êtes plus susceptible de faire l'objet d'audits de suivi. Cela permet à l'OCR de s'assurer que vous respectez les plans d'actions correctives (CAP), voire d'imposer des sanctions coûteuses pour les problèmes de conformité non résolus.
Si vous souhaitez éviter les audits ciblés et maintenir la conformité HIPAA avant un audit, vous devez mettre en œuvre des stratégies de conformité proactives. Voici comment les entreprises peuvent mettre en œuvre la formation HIPAA auprès de leur personnel.
L'OCR indique que la plupart des atteintes à la vie privée peuvent être évitées grâce à un plan d'évaluation des risques approfondi. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui utilisent des PHI électroniques, car elles sont plus vulnérables aux violations. Vous devez évaluer tous les emplacements où ePHI est créé, reçu, maintenu ou transmis afin de détecter les risques de cyberattaques ou d'erreurs humaines.
Une fois que vous avez identifié les faiblesses de votre système, vous pouvez mettre en œuvre les protections appropriées, qu'il s'agisse d'un cryptage ou d'un pare-feu, et former vos employés à faire face à ces risques lorsqu'ils se présentent. Plus important encore, vous devez documenter l'ensemble de l'évaluation comme preuve de l'OCR.
Saviez-vous que politiques et procédures inadéquates quelles sont les raisons les plus fréquentes d'échec des audits HIPAA ? Il existe trois types de politiques et de procédures sur lesquels vous devriez vous concentrer :
Avant tout, votre organisation doit revoir et mettre à jour ces politiques régulièrement, en particulier en cas de modification de la loi HIPAA. Les experts affirment que les administrateurs de la santé devraient viser à mettre à jour leurs politiques au moins une fois par an, même si les réglementations sont les mêmes.
Qu'il s'agisse de PHI physiques ou d'ePHI, votre organisation doit mettre en place les mesures de sécurité appropriées pour sa protection. Le choix le plus courant est le cryptage, qui protège les données à la fois en transit et au repos.
La mise en œuvre de contrôles d'accès stricts, tels que l'authentification multifactorielle, est une autre bonne pratique car elle permet d'empêcher tout accès non autorisé à ePHI. Les entreprises doivent également surveiller de près les utilisateurs de leur réseau et disposer de systèmes de détection des intrusions pour identifier les violations potentielles avant qu'elles ne se produisent.
Pour les installations qui stockent des données physiques, il est absolument crucial de disposer des systèmes appropriés pour empêcher le vol ou l'accès non autorisé.
Enfin, vous devez créer une culture de conformité au sein de votre établissement de santé. Des études montrent que les organisations dotées de cybersécurité programmes de formation et de sensibilisation afficher un Baisse de 70 % des incidents liés à la sécurité.
Les employés doivent suivre une formation HIPAA sur les politiques et procédures afin de comprendre leur rôle dans la protection des données personnelles. Vous pouvez créer des cours de sensibilisation à la sécurité en ligne à l'aide d'outils tels que Boîte de cours pour permettre à vos employés de suivre une formation en déplacement.
Si vous avez été informé d'un prochain audit HIPAA pour votre établissement, voici ce que vous pouvez faire pour vous y préparer :
La première chose que l'OCR demandera lors de son audit est de fournir des documents prouvant vos efforts de conformité. C'est pourquoi vous devez tenir à jour la documentation des politiques, des procédures et des dossiers de formation des employés. Cela inclut le respect des règles de confidentialité, de sécurité et de notification des violations.
Plus important encore, vous devez disposer de documents attestant de vos évaluations des risques. En 2017, 66 % des organisations ne disposait pas des bons documents d'évaluation des risques, ce qui peut augmenter vos chances d'échec. Enfin, n'oubliez pas de conserver les contrats de partenariat commercial (BaaS) en cours de validité.
Vous pouvez également effectuer des audits internes pour détecter les lacunes dans vos efforts de conformité avant que l'audit ne soit réellement effectué. Les listes de contrôle HIPAA et les cours de conformité en ligne sont d'excellents moyens de découvrir ce qui manque à votre stratégie actuelle. Des audits internes réguliers peuvent révéler des lacunes dans des domaines tels que le cryptage ou l'authentification multifactorielle (MFA), qui 50 % des organisations ne parviennent pas à mettre en œuvre.
Le responsable de la conformité de votre établissement fera office de point de contact entre vous et l'OCR. Assurez-vous qu'ils ont accès à la documentation pertinente, telle que les dossiers de formation, les journaux de sécurité et les rapports d'incidents. Ils doivent également être prêts à répondre à toutes les questions concernant les politiques et procédures HIPAA de votre organisation en toute confiance.
Au cours des audits, l'OCR évaluera la conformité de votre organisation aux normes administratives, physiques et techniques mentionnées dans la loi HIPAA. Les domaines d'intérêt courants incluent le chiffrement (absente dans 26 % des organisations) et la sécurité du courrier électronique (27 % de non-conformité). Ils examineront également vos évaluations des risques, vos BaaS, vos dossiers de gestion des incidents et vos politiques visant à informer les patients concernés en cas de violation.
Vos efforts ne s'arrêtent pas une fois que vous avez réussi votre audit. En fait, la conformité à la loi HIPAA devrait être une pratique continue, et pas seulement pour la préparation des visites d'OCR. Voici quelques conseils à garder à l'esprit après l'audit :
Garder une longueur d'avance sur les audits HIPAA présente bien plus d'avantages que d'éviter les sanctions : vous serez également en mesure de conserver la confiance des patients en protégeant leur vie privée. Une approche proactive, avec des contrôles réguliers et une solide formation, fait toute la différence.
Si vous souhaitez simplifier la formation HIPAA pour votre équipe, utilisez Coursebox pour créer des cours en ligne simples qui facilitent la conformité.
