Todo lo que los RTO australianos deben saber sobre AVETMISS

Las organizaciones de formación registradas (RTO) de Australia deben cumplir con ciertas regulaciones y cumplir con los estándares establecidos por varias autoridades del país. Una de ellas es el Estándar Estadístico de Información para la Gestión de la Educación y la Formación Profesional de Australia (AVETMISS).

Si bien puede parecer un bocado, AVETMISS no es más que un conjunto de estándares nacionales de datos cuyo objetivo es mejorar la calidad y la coherencia de la recopilación de datos en Educación y formación profesional (VET) sector. Sin embargo, navegar por AVETMISS puede parecer como descifrar un rompecabezas complejo para muchos proveedores.

Es por eso que esta guía no solo explica qué es AVETMISS. Le muestra cómo trabajar con él de manera estratégica, no solo de manera compatible.

¿Qué es AVETMISS?

AVETMISS es la columna vertebral de los datos nacionales de formación de Australia. Son las siglas del Australian Vocational Education and Training Information Statistical Standard (Estándar Estadístico de Información sobre la Gestión de la Educación y la Formación Profesional de Australia), un nombre que indica su propósito: aportar estructura, confiabilidad y cohesión a la forma en que registramos y reportamos los resultados de la capacitación en todo el país.

La norma proporciona una forma unificada para los organismos gubernamentales y RTO australianos hablar el mismo idioma. Esta coherencia impulsa cuatro importantes recopilaciones nacionales de datos:

• La colección nacional de proveedores de FP
• Colección nacional de aprendices y aprendices
• La colección nacional de FP en las escuelas
• La recopilación nacional de datos de financiación de la FP

Sin embargo, AVETMISS no surgió de la noche a la mañana. Su andadura comenzó en 1990, cuando los ministros australianos que supervisaban la educación profesional acordaron la necesidad de establecer una norma nacional de presentación de informes.

El resultado fue un marco vivo moldeado por varios consejos consultivos nacionales a lo largo de los años. Desde entonces, se ha ajustado para reflejar las necesidades cambiantes del sector.

Desde su primer lanzamiento en 1994 (comenzando con los proveedores de TAFE financiados por el gobierno), AVETMISS ha ampliado su alcance de manera constante. En 2014, se había convertido en un requisito para todas las organizaciones de formación registradas. Se agregaron nuevas colecciones, otras se eliminaron gradualmente, pero el objetivo principal seguía siendo el mismo.

En la actualidad, AVETMISS se ha convertido en una herramienta para los RTO centrados en el futuro. Ayuda a estas organizaciones a hacer un seguimiento del rendimiento, cumplir con los requisitos de financiación y comparar la calidad.

¿Qué autoridad administra AVETMISS?

El Centro Nacional de Investigación en Educación Vocacional (NCVER) administra y mantiene AVETMISS. NCVER utiliza herramientas técnicas y recursos educativos para ayudar a las RTO de todo el país a cumplir con las obligaciones de presentación de informes de AVETMISS.

Estos son los servicios y herramientas que ofrece NCVER.

Software de validación AVETMISS (AVS)

El Software de validación AVETMISS es una plataforma basada en la web que sirve como herramienta de validación de archivos y como sistema de envío de datos. Los RTO utilizan el AVS para comprobar los datos de sus actividades formativas comparándolos con los estándares nacionales antes de enviarlos a la colección nacional de proveedores de formación profesional.

Si se encuentran incoherencias o errores, el sistema los marca. A continuación, las organizaciones pueden corregir sus archivos antes de enviarlos.

AVS también incluye acceso a la herramienta de actualización de transcripciones de la USI. Permite a los RTO corregir o actualizar el expediente académico del alumno con el identificador único de estudiante (USI) directamente desde la misma interfaz.

Herramienta de entrada de datos (DET)

Para los RTO más pequeños (aquellos con menos de 100 estudiantes), NCVER ofrece Herramienta de entrada de datos (DET). Es una aplicación basada en la web gratuita y fácil de usar diseñada para simplificar el cumplimiento de AVETMISS.

La herramienta permite a los proveedores introducir los datos de formación manualmente y generar archivos NAT compatibles con AVETMISS sin necesidad de software complejo ni de proveedores externos. El DET es adecuado para los RTO que no utilizan sistemas de gestión de estudiantes a gran escala, pero que deben cumplir con los requisitos nacionales de presentación de informes.

Servicios de soporte al cliente

El equipo de atención al cliente de NCVER ayuda a los RTO a navegar por la norma. Ofrecen asistencia directa con el proceso de presentación de informes, la comunicación de fechas límite y mucho más. Además, brindan ayuda con herramientas como DET y AVS.

Recursos de aprendizaje y hojas informativas

NCVER ha desarrollado una amplia gama de recursos para ayudar a los RTO. Entre ellos se incluyen:

• Fichas informativas que explican paso a paso los flujos de trabajo
• Webinars y guías en vídeo
• Materiales de apoyo de la USI para agilizar la identificación de los estudiantes y la precisión de los datos
• El registro de software compatible con AVETMISS, que enumera las herramientas de software verificadas alineadas con los estándares AVETMISS
• Recursos de la política nacional de datos de FP

Estas herramientas y documentos facilitan que los proveedores de formación cumplan con AVETMISS.

Criterios de notificación de AVETMISS

Independientemente del tipo de experiencias de aprendizaje que ofrezcas, la presentación de informes de AVETMISS es imprescindible en Australia. Conozcamos más sobre esta obligación.

¿Quién debe informar?

Si eres una organización de formación registrada, estás inscrito. Todos los RTO, independientemente de los acuerdos de financiación, deben presentar datos que cumplan con los requisitos de AVETMISS. Entre ellos se incluyen:

• Los RTO ofrecen programas de capacitación financiados por el gobierno
• Proveedores que ofrecen cursos de pago por servicio, ya sean para individuos o empresas
• Capacitación impartida a estudiantes nacionales y extranjeros

En otras palabras, si imparte formación reconocida a nivel nacional, forma parte del ecosistema de informes de AVETMISS.

¿A dónde van los datos?

El lugar donde se envíen sus datos de AVETMISS depende de su modelo de financiación:

• La capacitación financiada por el gobierno generalmente se informa a la Autoridad Estatal de Capacitación (STA).
• La formación de pago por servicio se envía directamente a NCVER mediante el software de validación AVETMISS (AVS).

Algunos estados ofrecen una opción de presentación de informes unificada. Puede enviar ambos tipos de datos de capacitación a través de un canal. Sin embargo, comprueba siempre los requisitos con tu STA para estar al día con las políticas estatales.

¿Con qué frecuencia debe informar?

Una vez más, la forma de informar dependerá del tipo de RTO. Las RTO financiadas deben cumplir con el calendario de presentación de informes establecido por su autoridad estatal de capacitación. Por el contrario, los RTO que no cuentan con fondos envían sus datos directamente a NCVER una vez al año. En este informe, por lo general, cubren todo el año natural.

¿Qué datos deben recopilarse?

Los datos de AVETMISS no se limitan solo a las cifras básicas de inscripción. También tienes que recopilar información detallada sobre cada estudiante y cada aspecto de su trayectoria como aprendiz.

Parte de la información que debe recopilar incluye la identificación del estudiante, los antecedentes educativos, la información del programa, unidades de competencia, el método de entrega y los resultados de finalización. Es importante que los datos que recopiles sean correctos y estén actualizados.

¿Cómo cumplir con los requisitos de presentación de informes de AVETMISS?

El cumplimiento comienza en el origen, lo que significa que debe tener en cuenta los requisitos de AVETMISS desde el principio de la creación del curso. Los pasos siguientes ayudarán a lograrlo.

Elija un sistema confiable de administración de estudiantes

La base de los informes precisos de AVETMISS comienza con las herramientas adecuadas. Un sistema confiable que cumpla con AVETMISS Sistema de gestión de estudiantes (SMS) almacenará los datos de inscripción y guiará activamente a su equipo a través de los campos de datos obligatorios. También debe marcar los errores y sincronizarse con herramientas de generación de informes como AVS.

Ya que lo haces, asegúrate de utilizar un generador de cursos diseñado para los RTO australianos. Caja de curso es una de esas opciones con sus funciones integrales, como la calificación de la IA, el diseño de la evaluación de la IA, la etiqueta blanca, las funciones interactivas, el tutor de IA y más.

Como Coursebox te permite realizar un seguimiento de los datos de los estudiantes, tienes toda la información que necesitas para los informes de AVETMISS. Además, puedes personalizar la plataforma para que se adapte a tu marca.

Obtenga datos directamente en el origen

Sus formularios de inscripción son la primera línea de defensa contra datos incompletos o inconsistentes. Estandarice estos formularios en todos los programas para que la información de los estudiantes, como los nombres, las direcciones, las USI, las necesidades de apoyo al aprendizaje y los registros de transferencias de créditos, se capture correctamente.

Además, tenga en cuenta el reconocimiento del aprendizaje previo (RPL) y conviértalo en parte de su proceso de recopilación de datos. Los registros incompletos en este caso pueden generar brechas de cumplimiento.

Valide pronto y con frecuencia

Utilice el AVS de NCVER para validar las transcripciones de USI y VET. Ayuda a identificar anomalías en los datos y se puede realizar desde el principio del proceso de inscripción.

También puede configurar comprobaciones automáticas para validar la información de los estudiantes a medida que se introduce en su sistema. La validación de AVS le da a su equipo tiempo para corregir los errores sin apresurarse ni correr el riesgo de sufrir penalizaciones.

Envíe su informe

Debe conocer su ruta de envío y seguirla de acuerdo con su tipo de RTO. Si ofreces formación con pago por servicio, tus datos van directamente a NCVER a través de AVS. Sin embargo, si el gobierno financia tu formación, la autoridad estatal de formación (STA) es el destino de la presentación de informes.

Si no se realizó ninguna capacitación durante un período, aún debe presentar una declaración nula a través de AVS. La ausencia de datos no significa que no haya responsabilidad.

Manténgase ágil con los cambios en los paquetes de capacitación

Dado que la FP cambia con regularidad, debes hacer lo mismo. Los códigos de las unidades y las calificaciones se actualizan de vez en cuando. Del mismo modo, los modos de entrega también se adaptan según las necesidades de los estudiantes y los requisitos de la industria.

Los RTO que cumplan con las normas deben mantenerse al tanto de estos cambios y reflejarlos en tiempo real en sus sistemas. Si ya tienes cursos, puedes actualizarlos con la IA de Coursebox. Solo tienes que subir el curso o los documentos y la herramienta creará un curso. Como alternativa, puedes desarrollar nuevos cursos desde cero para alinear tus materiales de formación con las nuevas tendencias.

Errores que se deben evitar al informar a AVETMISS

Incluso los RTO más experimentados pueden cometer errores cuando se trata de informar sobre AVETMISS. Entre los errores más comunes se incluyen la falta de identificadores únicos de estudiante (USI) o son incorrectos, los códigos de los paquetes de formación anticuados y la incoherencia de los datos de los estudiantes en los distintos conjuntos de datos.

Otros se olvidan de denunciar la RPL o de presentar una devolución nula cuando no se produce ninguna actividad. Apresurar los informes para que se acerquen a los plazos a menudo conduce a errores evitables.

Puede evitar estos errores validando los datos con regularidad y manteniendo los sistemas actualizados. Capacite a su personal sobre los protocolos de presentación de informes. Además, utilice herramientas compatibles con AVETMISS para proteger la financiación y garantizar la reputación de su RTO.

Conclusión

Los RTO australianos que desean crecer y cumplir con las normas deben dominar los informes de AVETMISS. La información que hemos compartido en esta guía le ayudará a entender los aspectos básicos de AVETMISS y a cumplir con sus requisitos.

Evite los errores que hemos mencionado y utilice las herramientas pertinentes para agilizar los informes de AVETMISS. El cumplimiento lo mantendrá en las buenas manos de los organismos reguladores y las fuentes de financiación.